VMI là gì? Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Last updated on 7 March, 2025

Quản lý hàng tồn kho luôn là bài toán khó đối với các nhà bán lẻ. Nếu nhập quá nhiều hàng, họ phải chịu chi phí lưu kho cao và bị chôn vốn. Ngược lại, nếu nhập quá ít, họ có thể mất doanh thu và làm khách hàng không hài lòng. Giải pháp cho vấn đề này chính là Vendor Managed Inventory (VMI) – mô hình cho phép nhà cung cấp chủ động quản lý tồn kho, thậm chí ngay trong kho của nhà bán lẻ.

Nhờ VMI, nhà cung cấp và nhà bán lẻ có thể phối hợp chặt chẽ hơn, giúp tối ưu chuỗi cung ứng, giảm rủi ro thiếu hoặc dư hàng, đồng thời tăng tính hiệu quả và dự báo chính xác hơn.

VMI là gì?

Khái niệm VMI

VMI (Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý – Vendor Managed Inventory) là một mô hình quản trị hàng tồn kho hiệu quả. Trong đó, nhà cung cấp chủ động quản lý lượng hàng tồn kho cho khách hàng (nhà bán lẻ, nhà phân phối) thay vì để khách tự đặt hàng. Điều này giúp tối ưu quy trình nhập hàng, giảm tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa, đồng thời tăng cường sự phối hợp giữa hai bên.

VMI hoạt động nhờ dữ liệu tự động và các thiết lập linh hoạt, giúp đảm bảo đơn hàng chính xác hơn, giảm công việc điều chỉnh. Các lợi ích nổi bật của mô hình này bao gồm:

• Hàng hóa được luân chuyển nhanh hơn
• Luôn có hàng sẵn để bán
• Tăng doanh thu
• Hạn chế biến động lớn trong chuỗi cung ứng (hiệu ứng bullwhip “roi da”)

Các thành phần chính của VMI

Tích hợp dữ liệu

VMI hoạt động hiệu quả nhờ sự tích hợp dữ liệu liền mạch giữa nhà cung cấp và khách hàng. Điều này bao gồm việc chia sẻ thông tin theo thời gian thực về mức tồn kho, dữ liệu bán hàng và xu hướng tiêu thụ sản phẩm. Các công nghệ tiên tiến như RFID và cảm biến IoT thường được sử dụng để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và cập nhật.

Tự động bổ sung hàng hóa

Một nguyên tắc cốt lõi của VMI là tự động hóa quá trình bổ sung hàng. Nhà cung cấp sẽ theo dõi lượng tồn kho và chủ động đặt hàng mà không cần chờ đơn mua hàng từ khách hàng. Cách tiếp cận này giúp giảm tình trạng hết hàng và hạn chế các đơn hàng khẩn cấp.

Lập kế hoạch hợp tác

VMI khuyến khích sự hợp tác chặt chẽ giữa nhà cung cấp và khách hàng. Cả hai bên cùng làm việc để dự báo nhu cầu chính xác và xác định mức tồn kho tối ưu. Sự phối hợp này đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn vào đúng thời điểm, giúp giảm tồn kho dư thừa và chi phí lưu kho.

Hệ thống VMI hoạt động như thế nào?

Một hệ thống VMI thành công phụ thuộc vào dữ liệu chia sẻ, các thỏa thuận rõ ràng và giao tiếp liên tục. Dưới đây là cách nó thường hoạt động:

• Nhà cung cấp và nhà bán lẻ thiết lập các chỉ số đo lường sự thành công: Cả hai bên cùng xác định mục tiêu, các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và điều khoản cho mối quan hệ hợp tác. Các KPIs phổ biến bao gồm:

• • Hiệu suất tồn kho sẵn có
  • Tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho
  • Chi phí giao dịch

• Nhà cung cấp giao lô hàng tồn kho ban đầu: Nhà cung cấp giao hàng tồn kho dựa trên các chỉ số đã định trước và cung cấp Thông báo giao hàng trước (ASN). Đây là một tài liệu sau khi giao hàng dùng để theo dõi hàng tồn kho, tự động hóa hồ sơ giao dịch và giảm thiểu sai sót kế toán.
• Nhà cung cấp theo dõi doanh số và hàng tồn kho: Nhà bán lẻ chia sẻ dữ liệu doanh số và hàng tồn kho theo thời gian thực với nhà cung cấp. Việc trao đổi dữ liệu liên tục này đảm bảo nhà cung cấp có thể điều chỉnh mức tồn kho dựa trên xu hướng bán hàng, thời gian giao hàng và biến động nhu cầu.
• Nhà cung cấp bổ sung hàng tồn kho: Dựa trên dữ liệu doanh số và các chỉ số đã thỏa thuận, nhà cung cấp bổ sung hàng tồn kho khi cần thiết. Nhà bán lẻ thanh toán theo thời gian đã thỏa thuận, có thể là khi nhận hàng hoặc sau khi bán hết hàng tồn kho.

Ai nên sử dụng mô hình VMI?

Mô hình VMI phù hợp nhất với các doanh nghiệp và tổ chức có đặc điểm hoặc nhu cầu cụ thể sau:

• Nhà bán lẻ hoặc doanh nghiệp có nhu cầu ổn định nhưng khó dự đoán: VMI lý tưởng cho các công ty muốn giảm rủi ro hết hàng hoặc tồn kho dư thừa, đặc biệt khi nhu cầu biến động nhẹ nhưng khó dự đoán chính xác (ví dụ: siêu thị, cửa hàng bán lẻ lớn).
• Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Các công ty tập trung vào việc giảm chi phí quản lý hàng tồn kho, cải thiện dòng tiền và tăng hiệu quả hoạt động (như ngành sản xuất ô tô, điện tử) sẽ hưởng lợi từ VMI.
• Nhà cung cấp muốn xây dựng quan hệ đối tác chặt chẽ: VMI phù hợp với các nhà cung cấp có khả năng quản lý dữ liệu và sẵn sàng đầu tư vào công nghệ (như hệ thống ERP) để theo dõi và bổ sung hàng tồn kho. Điều này thường thấy ở các nhà cung cấp lớn trong ngành thực phẩm, dược phẩm hoặc hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).
• Các ngành có chu kỳ bán hàng ngắn hoặc sản phẩm dễ hỏng: Ví dụ, ngành thực phẩm tươi sống hoặc thời trang nhanh (fast fashion) có thể dùng VMI để đảm bảo hàng luôn sẵn sàng mà không bị lãng phí do hết hạn sử dụng.
• Doanh nghiệp nhỏ thiếu nguồn lực quản lý hàng tồn kho: Nếu một công ty không có đội ngũ hoặc hệ thống để tự quản lý hàng tồn kho hiệu quả, họ có thể giao phó cho nhà cung cấp thông qua VMI để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Mục đích của VMI là gì?

Mục đích chính của VMI là tối ưu hóa lượng hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng cho cả nhà cung cấp (vendor) và khách hàng (nhà bán lẻ hoặc nhà phân phối).

Các mục tiêu cụ thể bao gồm:

• Giảm chi phí tồn kho: Nhà cung cấp có thể tối ưu lượng hàng dự trữ bằng cách sử dụng dữ liệu và phân tích chuyên sâu, giúp giảm thiểu tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hàng. Điều này giúp cắt giảm chi phí lưu kho cho cả hai bên.
• Cải thiện mức độ phục vụ: VMI đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn đúng thời điểm, giảm nguy cơ mất doanh thu do thiếu hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và củng cố mối quan hệ giữa nhà cung cấp và khách hàng.
• Tăng doanh số bán hàng: Khi lượng hàng tồn kho được quản lý tối ưu, khách hàng có thể đáp ứng nhu cầu tốt hơn, từ đó thúc đẩy doanh số và tăng doanh thu.
• Tối ưu hóa hoạt động chuỗi cung ứng: VMI giúp tự động hóa và tối ưu hóa các công việc quản lý hàng tồn kho, giúp cả nhà cung cấp và khách hàng có thêm thời gian tập trung vào các ưu tiên chiến lược khác.
• Củng cố quan hệ giữa nhà cung cấp và khách hàng: Hệ thống này thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ và xây dựng lòng tin giữa hai bên khi họ cùng hướng tới mục tiêu chung.

Lợi ích chính của VMI là gì?

Lợi ích lớn nhất của VMI đối với nhà bán lẻ là giảm chi phí tồn kho. Khi chuyển trách nhiệm quản lý hàng tồn kho sang nhà cung cấp, nhà bán lẻ có thể giảm số vốn bị “đóng băng” trong hàng tồn kho cũng như các chi phí lưu trữ và quản lý. Điều này giúp họ có thêm nguồn lực để đầu tư vào các lĩnh vực khác và cải thiện hiệu quả tài chính tổng thể.

Ngoài ra, VMI còn mang lại các lợi ích khác như:

• Cải thiện mức độ phục vụ: Nhà cung cấp có động lực duy trì mức tồn kho tối ưu để tránh tình trạng hết hàng, đảm bảo nhà bán lẻ luôn có sản phẩm để phục vụ khách hàng đúng lúc.
• Tăng doanh số: Khi có đủ hàng đúng thời điểm, nhà bán lẻ có thể đáp ứng nhu cầu tốt hơn, từ đó tăng doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Củng cố quan hệ với nhà cung cấp: VMI thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ và xây dựng lòng tin giữa nhà bán lẻ và nhà cung cấp.

Hạn chế của VMI là gì?

Nhược điểm lớn nhất của VMI là mức độ tin cậy và tính hợp tác cao giữa nhà cung cấp và khách hàng. Việc chia sẻ thông tin nhạy cảm như dữ liệu bán hàng, mức tồn kho và dự báo có thể khiến một số doanh nghiệp lo ngại về tính bảo mật và minh bạch.

Ngoài ra, VMI đòi hỏi đầu tư vào công nghệ, chẳng hạn như hệ thống ERP và phần mềm quản lý hàng tồn kho, có thể gây tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Cuối cùng, việc triển khai VMI có thể làm thay đổi đáng kể quy trình kinh doanh hiện tại, dẫn đến sự phản đối từ nhân viên vốn đã quen với phương thức quản lý hàng tồn kho truyền thống.

Các chỉ số đo lường trong mô hình VMI

Những chỉ số này giúp cả nhà cung cấp và khách hàng duy trì hoạt động ổn định, cắt giảm chi phí và tránh các vấn đề về tồn kho. Dưới đây là một số chỉ số quan trọng:

• Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turns): Số lần doanh nghiệp bán hết và bổ sung hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng (Fill Rate): Phần trăm đơn hàng được hoàn thành đầy đủ mà không gặp tình trạng hết hàng.
• Số lần hết hàng (Stockouts): Tần suất sản phẩm hết hàng, dẫn đến mất doanh thu.
• Thời gian giao hàng (Lead Time): Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng.
• Độ chính xác của đơn hàng (Order Accuracy): Tỷ lệ đơn hàng được giao đúng và không có sai sót.
• Tuân thủ thỏa thuận dịch vụ (SLA Compliance): Mức độ nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn dịch vụ đã thỏa thuận.
• Chi phí lưu kho (Carrying Costs): Tổng chi phí lưu trữ và quản lý hàng tồn kho.

Bằng cách theo dõi các chỉ số này, doanh nghiệp có thể đảm bảo luôn duy trì lượng hàng phù hợp, tránh phát sinh chi phí không cần thiết và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Ví dụ về Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI)

Dưới đây là một số ví dụ thực tế về VMI:

• Walmart và Procter & Gamble (P&G): Walmart áp dụng VMI với nhiều nhà cung cấp, bao gồm P&G. P&G chịu trách nhiệm theo dõi lượng hàng tồn kho của các sản phẩm như tã và nước giặt tại các cửa hàng Walmart. Khi hàng sắp hết, P&G tự động bổ sung mà không cần Walmart phải đặt hàng.
• Home Depot và các nhà cung cấp: Một số nhà cung cấp của Home Depot trực tiếp quản lý hàng tồn kho tại cửa hàng. Ví dụ, nhà cung cấp dụng cụ sẽ theo dõi số lượng sản phẩm đã bán và bổ sung kịp thời, giúp Home Depot luôn có hàng mà không cần bộ phận mua hàng can thiệp.
• Coca-Cola và các chuỗi bán lẻ: Coca-Cola sử dụng VMI với các siêu thị và cửa hàng tiện lợi. Họ theo dõi lượng sản phẩm bán ra tại từng địa điểm và tự động bổ sung để đảm bảo các mặt hàng như nước ngọt luôn có sẵn, giúp nhà bán lẻ không phải lo lắng về việc đặt hàng.
• Boeing và các nhà cung cấp linh kiện hàng không: Boeing hợp tác với các nhà cung cấp để quản lý tồn kho các bộ phận quan trọng. Nhà cung cấp đảm bảo Boeing luôn có đủ linh kiện cần thiết tại nhà máy để đáp ứng tiến độ sản xuất, giúp giảm thiểu tình trạng chậm trễ.

Trong tất cả các ví dụ trên, nhà cung cấp chủ động theo dõi và bổ sung hàng hóa, giúp khách hàng giảm bớt khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Kết luận

Vendor Managed Inventory (VMI) giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, tăng minh bạch và tiết kiệm chi phí. Dù mang lại lợi ích lớn như tối ưu nguồn lực và nâng cao trải nghiệm khách hàng, VMI cũng đối mặt với thách thức về bảo mật dữ liệu, sự thay đổi trong quy trình và tích hợp hệ thống. Trong thời đại số, hệ thống này là giải pháp hiện đại giúp chuỗi cung ứng linh hoạt hơn, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Quản trị sản xuất của OCD

• Phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất: OCD hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiện trạng, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình, từ đó giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.
• Thiết kế hệ thống quản lý sản xuất hiện đại: Xây dựng các hệ thống quản lý sản xuất thông minh dựa trên công nghệ tiên tiến, phù hợp với đặc thù từng ngành nghề.
• Áp dụng công cụ quản lý tiên tiến: OCD triển khai các công cụ quản lý như Lean, Six Sigma, và TPM, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót trong sản xuất.
• Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý: Trong dịch vụ tư vấn quản trị sản xuất, OCD cung cấp các chương trình đào tạo thực tiễn cho đội ngũ quản lý và nhân viên, giúp họ áp dụng thành công các phương pháp cải tiến sản xuất.

Tìm hiểu ngay tại:

Dịch vụ Tư vấn Quản trị Sản xuất

——————————-