6 bài học từ COVID-19: Định nghĩa lại vai trò của nhân sự

Omotenashi - Nghệ thuật chăm sóc khách hàng của người Nhật
OMOTENASHI – Nghệ thuật chăm sóc khách hàng của người Nhật
12 August, 2021
Xu hướng thu hút và tuyển dụng nhân tài thời Covid-19
7 xu hướng thu hút và tuyển dụng nhân tài trong thời đại COVID-19
22 August, 2021
Show all
Làm việc thời Covid 19

Làm việc thời Covid 19

Đại dịch COVID-19 đang lây lan ở hầu khắp các khu vực trên toàn cầu và buộc các nhà lãnh đạo nhân sự và nhóm của họ phải suy nghĩ về vai trò của nguồn nhân lực trong tổ chức. Đầu năm 2020, các công ty nhanh chóng chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa, chuyển làm việc nhóm trực tiếp chuyển sang phương pháp cộng tác trực tuyến và thực tế làm việc tại nhà là khái niệm hoàn toàn mới đối với hầu hết các nhân viên. Bất chấp tất cả những thay đổi này, ngay sau một năm, các doanh nghiệp, nơi làm việc vẫn tiếp tục phát triển để đáp ứng với COVID-19. 

Trưởng phòng nhân sự là trung tâm của những thay đổi do đại dịch này gây ra ngay từ đầu. Họ phải đưa ra các yêu cầu mới về sức khỏe và an toàn, hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình thiết lập trạng thái bình thường mới, giảm số lượng nhân viên trong một số trường hợp và theo kịp các quy trình quản lý được yêu cầu.

“Hiện tại, nhân sự và công nghệ thông tin (CNTT) được cho là hai bộ phận quan trọng nhất đối với sự sống còn của một công ty,” theo một cố vấn công nghệ đã nói chuyện với Society For Human Resources (Hiệp hội Nguồn nhân lực). “Các giám đốc điều hành muốn đảm bảo các nhân viên làm việc từ xa có đủ thiết bị công nghệ và sự hỗ trợ phù hợp tại nhà để thực hiện công việc, có nghĩa rằng dữ liệu nhân sự của họ được giữ an toàn trong môi trường làm việc tại nhà và họ giúp cho nhân viên từ xa tham gia và làm việc hiệu quả.”

Khi các tổ chức và nhóm nhân sự nhìn về phía trước, điều quan trọng là phải xem xét những gì đã thay đổi và những thay đổi đó sẽ tác động như thế nào đến tương lai của doanh nghiệp và tái tạo lại chức năng của nhân sự. COVID-19 đã có nhiều tác động tiêu cực – rủi ro về sức khỏe, tỷ lệ thất nghiệp cao, đóng cửa doanh nghiệp và giãn cách xã hội, nhưng theo nhà phân tích nhân sự Josh Bersin, bộ phận nhân sự cũng có thể tìm thấy một số kết quả tích cực.

“Các nhóm nhân sự đang phát minh ra những cách làm việc mới, những mô hình mới cho công việc, những cách học mới và những cách mới để trả lương, khuyến khích và khen thưởng cho mọi người.” Bersin viết trong HR Executive.

Đại dịch COVID-19 yêu cầu chúng ta thay đổi tổ chức trên quy mô lớn. Mặc dù những điều chỉnh này ảnh hưởng đến nhân viên cũng như các nhà lãnh đạo, nhưng điều đó có lợi cho bộ phận nhân sự là đưa những kiến thức đã biết vào sử dụng để giúp nơi làm việc phát triển và chuyển đổi theo những cách thức đổi mới.

Trong bài này, chúng tôi sẽ xem xét sáu thay đổi quan trọng và cách nhân sự có thể tận dụng tối đa những thay đổi đó trong năm 2021.

Tăng cường các quy định mới về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc

Các nhà lãnh đạo nhân sự đang được giao nhiệm vụ bám sát các hướng dẫn về đảm bảo sức khỏe và an toàn, họ cần hiểu được môi trường đang thay đổi nhanh chóng để có thể đưa ra các chính sách và thủ tục đáp ứng được yêu cầu. Nhân viên, những người bị choáng ngợp bởi hàng loạt các tin tức về COVID-19 từ địa phương và quốc gia, ngày càng tin tưởng vào bộ phận nhân sự của công ty như một nguồn cung cấp thông tin chính xác và cập nhật về đại dịch.

Một thách thức liên tục được đưa ra cho đội ngũ nhân sự là họ phải đảm bảo rằng doanh nghiệp không chỉ nhận được thông tin cần thiết để đưa ra quyết định mà nhân viên cũng được thông báo về các chính sách này. Các công ty có kế hoạch quay trở lại nơi làm việc đang thấy nhiều nhân viên của họ do dự hoặc lo lắng về việc làm đó. Trong một cuộc nghiên cứu khảo sát gần đây của KRC về nhân viên Mỹ, gần một nửa cho biết họ lo sợ rằng họ sẽ phải quay lại làm việc trước khi họ được an toàn.

Các tổ chức đang tìm đến bộ phận nhân sự để đảm bảo rằng các mối quan tâm của nhân viên về sức khỏe, an toàn và phúc lợi được giải quyết trong một môi trường luôn thay đổi. Elizabeth Adefioye , Phó Chủ tịch Cấp cao và CHRO của Ingredion, báo cáo rằng, “Kể từ đại dịch Covid-19, tôi đã trao đổi với các giám đốc điều hành chính ở các bộ phận công nghệ, tài chính, truyền thông và cơ sở vật chất về việc chúng tôi có thể trở lại nơi làm việc một cách an toàn.”

Bước tiếp theo: Khi vắc-xin COVID-19 tiếp tục được tung ra, các nhà cung cấp dịch vụ, chuyên gia y tế, quan chức địa phương và bộ phận nhân sự đều là những người dẫn đầu. Nhân sự có thể cung cấp thông tin thực tế về vắc xin cho nhân viên và chia sẻ tài liệu từ các chuyên gia và tổ chức y tế. Điều quan trọng nữa là HR phải làm việc với ban lãnh đạo để đưa ra các chính sách liên quan đến việc trở lại làm việc, các yêu cầu về vắc xin tại nơi làm việc và các chính sách khác liên quan đến sức khỏe. Hãy đảm bảo rằng các chính sách này được thông báo sớm và rõ ràng để nhân viên có nhiều thời gian chuẩn bị và tuân thủ các chính sách mới.

Triển khai các cách tiếp cận mới để rút ngắn thời gian

Tuân thủ các chỉ thị của Chính phủ đã trở thành ưu tiên hàng đầu đối với bộ phận nhân sự trong thời kỳ đại dịch. Vậy nên các tổ chức đã sửa đổi các chính sách về thời gian làm việc hay thực hiện các điều chỉnh tạm thời để đáp ứng các yêu cầu này.

Đối với một số người, trải nghiệm này cho thấy sự cần thiết của các chính sách linh hoạt. Nhân sự phải cân nhắc cẩn thận những thay đổi nào sẽ được thực hiện, thời gian thực hiện là khi nào và cách thông báo tốt nhất đến lực lượng lao động.

Adam Kemper, một luật sư của Greenspoon Marder ở Ft. Lauderdale, Florida khuyên rằng “Người sử dụng lao động nên chuẩn bị sẵn sàng kế hoạch (thời gian nghỉ) cho năm 2021, dự tính các tình huống nghỉ phép liên quan đến COVID-19 và chuẩn bị để tuân thủ luật nghỉ phép hiện hành của tiểu bang và liên bang.”

Ngoài ra, do hạn chế đi lại trong thời gian đại dịch, một số bộ phận nhân sự có thể phải đối mặt với thách thức về lực lượng lao động phải nghỉ quá thời gian nghỉ việc. HR Executive báo cáo rằng một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 47% nhân viên cho biết họ đã trải qua một năm dương lịch mà không có bất kỳ chính sách nghỉ việc có lương nào được đưa ra (PTO). Trong số những người được khảo sát, 38% cho biết họ do dự khi yêu cầu PTO trong thời kỳ COVID-19.

Bước tiếp theo: Để tránh việc giảm nhiệt huyết và giảm mức độ gắn bó của nhân viên, bộ phận nhân sự có thể khuyến khích nhân viên làm việc với cấp quản lý để xác nhận có đủ bảo hiểm, thực hiện các ngày nghỉ được trả lương bổ sung hoặc cung cấp cho nhân viên chưa tích lũy đủ thời gian có thể tùy chọn vay PTO trước.

 

Tích hợp các hệ thống để đạt hiệu quả tối đa

Để đối phó với đại dịch, các tổ chức đang nhận ra tầm quan trọng của việc đầu tư vào công nghệ mới. Hơn 2/3 các nhà lãnh đạo CNTT cho biết họ dự kiến sẽ chi tiêu nhiều hơn cho tự động hóa trong năm tới. Linda Mougalian, phó chủ tịch bộ phận cấp cao của ADP có trụ sở tại Roseland, New Jersey, tuyên bố rằng “Các tổ chức coi những khoản đầu tư vào công nghệ này là một cách khác để giúp thoát khỏi suy thoái kinh tế bằng cách tạo ra hiệu quả mới hoặc cải thiện năng suất của lực lượng lao động”.

digiiTeamW – Phần mềm quản lý công việc all in one

Tuy nhiên, chúng ta phải thực hiện công tác đào tạo để đạt được sự chấp nhận của người dùng. Việc sử dụng rộng rãi các sản phẩm hội nghị từ xa, dịch vụ tự quản lý nguồn nhân lực và kiểm soát truy cập nhờ công nghệ sinh trắc học có nghĩa là nhiều nhân viên hiện phải làm việc theo những cách mà trước đây họ không làm. Nhân sự có thể trợ giúp bằng cách cung cấp một nơi để nhân viên học hỏi, có được các kỹ năng và năng lực mới cũng như việc tương tác với đồng nghiệp của họ. Ngoài ra, việc có các công cụ ở mọi nơi cho phép các tổ chức dễ dàng phân tích dữ liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch trong tương lai.

Bước tiếp theo: Để đảm bảo rằng việc tích hợp hệ thống đang diễn ra hiệu quả và an toàn, HR cần tiếp tục hợp tác chặt chẽ với các đối tác CNTT của họ bằng cách lựa chọn và triển khai các nền tảng và quy trình làm việc mới. Hãy thực hiện việc này để xây dựng các mối quan hệ trước khi xảy ra khủng hoảng hoặc trước khi bạn đang rất cần công nghệ mới. Cách tiếp cận quan hệ này sẽ giúp nhân sự và CNTT hiểu nhu cầu của nhau và đảm bảo dữ liệu nhạy được an toàn, bảo mật và có thể truy cập theo cách hiệu quả nhất.

Tận dụng công nghệ để tăng cường tương tác

Trong khi các cơ hội giao tiếp trực tiếp thông thường không còn nữa, các nhóm nhân sự đã phải phát triển các phương pháp thay thế để nhân viên kết nối với nhau và với tổ chức, bất kể vị trí thực tế của họ là gì. Mặc dù thực hiện các cuộc khảo sát từ lâu đã trở thành một hoạt động nhân sự phổ biến để thu thập phản hồi, nhưng việc đo lường tình cảm của nhân viên và thu thập thông tin đầu vào trong thời điểm nhiều biến động như hiện nay thì nó quan trọng hơn bao giờ hết. Khi đối mặt với lực lượng lao động chủ yếu làm việc từ xa, bộ phận nhân sự phải thu thập và giải thích phản hồi của nhân viên và đưa ra các đề xuất thay đổi cho phù hợp.

May mắn thay, việc tận dụng công nghệ như hệ thống HRM (Human Resource Management – Quản trị nguồn nhân lực) cho phép HR dễ dàng quản lý các cuộc khảo sát và tạo cơ hội cho nhân viên kết nối trong các phòng trò chuyện nhóm. Trong thời kỳ COVID-19, nhiều công ty đã nhận thấy có tác động tích cực đến sự gắn bó giữa các nhân viên. Trong một cuộc khảo sát của Gallup được thực hiện vào tháng 7, mức độ gắn bó của nhân viên đã đạt mức cao nhất mọi thời đại là 40%.

Ngoài việc gia tăng giao tiếp, đại dịch đã tạo ra nhu cầu về các cơ hội học tập trực tuyến thường xuyên hơn và hấp dẫn hơn. Từ các yêu cầu về sức khỏe và an toàn đến việc đào tạo nhân viên mới , bộ phận nhân sự đã phải nâng cấp nội dung của họ và suy nghĩ lại về cách thức đào tạo được thực hiện. Ngày càng có nhiều công ty nhận ra một hệ thống quản lý học tập (LMS) mạnh mẽ có thể cung cấp nội dung đào tạo hấp dẫn, theo dõi tiến độ và đảm bảo tuân thủ là một công cụ cần phải có.

Bước tiếp theo: Trong những năm tới, việc sử dụng công nghệ để thu hút nhân viên sẽ là điều được mong đợi chứ không phải là một ngoại lệ. Ban quản lý cần quyền truy cập vào các công cụ và tài nguyên để dẫn dắt các nhóm khác nhau. Từ các nền tảng giao tiếp và cộng tác từ xa đến phần mềm theo dõi hiệu suất, bộ phận nhân sự có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo có các công cụ và các nhà lãnh đạo phải được đào tạo để quản lý nhân viên từ xa một cách hiệu quả.

Mở rộng các sáng kiến đa dạng, công bằng và hòa nhập

Khi các sự kiện trên khắp thế giới chứng tỏ căng thẳng chủng tộc gia tăng thì đa dạng, công bằng và hòa nhập (DE&I) trở thành ưu tiên hàng đầu vào năm 2020. Người tiêu dùng, khách hàng và nhân viên đều mong đợi nhiều hơn từ các tổ chức liên quan đến DE&I. Nhân sự có trách nhiệm quan trọng là thúc đẩy hoặc tăng cường một môi trường hỗ trợ, củng cố và ưu tiên DE&I — ngay cả khi quản lý lực lượng lao động từ xa hoặc kết hợp.

“Điều mà các nhà lãnh đạo (Nhân sự) đang thấy trong thời điểm độc nhất này là những rào cản đối với sự thay đổi, và sự sẵn sàng, sẵn lòng tham gia của các nhà lãnh đạo luôn ở đó, đã giảm bớt hoặc thậm chí hoàn toàn giảm xuống. Và trên thực tế, những người đứng đầu DE&I, người đã từng thúc đẩy thay đổi, hiện đang nhận được rất nhiều yêu cầu từ phía họ về các kế hoạch và hành động để thực hiện điều đó” theo Lauren Romansky, Phó Chủ tịch điều hành bộ phận Nhân sự của Gartner.

Khi bạn cân nhắc nơi cần tập trung các nỗ lực DE&I của mình, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện một số hành động chính:

  • Thuê từ xa: Thuê từ xa giúp tuyển dụng nhân viên từ nhiều nguồn gốc, văn hóa và vị trí địa lý khác nhau.
  • Giáo dục: Cung cấp đào tạo để giáo dục nhân viên về đối thoại và bất đồng mang tính xây dựng và cách DE&I tác động đến sự phát triển và đổi mới của tổ chức.
  • Xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý: Hỗ trợ các nhà quản lý học giao tiếp một cách tôn trọng theo hướng cởi mở và xây dựng lòng tin giữa các nhóm khác nhau.
  • Khuyến khích điểm mạnh của nhân viên: Thiết lập kỳ vọng rằng điểm mạnh và sự khác biệt của nhân viên được tôn vinh và coi là tài sản của tổ chức.
  • Tạo và củng cố các chính sách, hướng dẫn; kỳ vọng về tính đa dạng: Đảm bảo rằng quy tắc ứng xử của bạn phải bao gồm các hướng dẫn và yêu cầu cụ thể xung quanh việc cam kết của bạn đối với văn hóa tin cậy, tôn trọng và thuộc về tất cả nhân viên.

Bước tiếp theo: Tìm cách củng cố rằng tất cả nhân viên đều được chào đón. Thể hiện cách họ được mời đóng góp ý kiến và ý nghĩa của việc tôn trọng đồng nghiệp có quan điểm hoặc kinh nghiệm khác nhau. DE&I không chỉ là về những con số; tuy nhiên, để tiến trình thực sự diễn ra, bộ phận nhân sự cần thiết lập, giám sát và xem xét các chỉ số đo lường hiệu suất để xác định tác động của những thay đổi đang được thực hiện.

Thích ứng với sự phổ biến của công việc từ xa

Bên dưới tất cả những thay đổi này là sự thay đổi chấn động nhất: làm việc từ xa. Trước đại dịch, nhiều tổ chức vẫn còn e ngại trong việc áp dụng hoàn toàn mô hình làm việc từ xa. Nhưng khi các văn phòng và địa điểm làm việc trên toàn cầu đóng cửa với số lượng kỷ lục, nhu cầu làm việc tại nhà đã trở thành hiện thực ngay lập tức.

“Trong hầu hết các trường hợp, thử nghiệm bắt buộc xung quanh việc làm việc từ xa do COVID-19 đã phá vỡ nhận thức để chứng minh rằng hầu hết nhân viên thực sự có thể được tin tưởng để hoàn thành công việc của họ ở nhà.” Lauren Mason, một nhà tư vấn chính và cấp cao tại Mercer, nói với SHRM (Hiệp hội nghề Nhân sự).

Nhiều tổ chức (Amazon, Google, Microsoft) đã điều chỉnh và mở rộng kế hoạch làm việc tại nhà ban đầu của họ vào cuối năm 2021. Những tổ chức khác, như công ty bất động sản Zillow, đã biến công việc từ xa trở thành một lựa chọn liên tục. Theo báo cáo của SHRM, khoảng 90% trong số 5.400 người của Zillow hiện có khả năng linh hoạt khi làm việc tại nhà hơn là tại văn phòng.

Quản lý công việc thời Covid. Mùa này còn giống mùa xưa?

Bước tiếp theo: Khi bạn nghĩ về công việc từ xa và kết hợp cho tương lai, hãy lưu ý đến tính dễ truy cập, bảo mật và tác động tổng thể đến chiến lược nhân tài của bạn. Có những cơ hội tuyệt vời để tối đa hóa giá trị của công việc từ xa — chẳng hạn như nguồn nhân tài lớn hơn và giảm chi phí cho không gian. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn cần một chiến lược từ xa cụ thể để giúp bạn điều hướng các quyết định mà có thể tạo nên thành công lâu dài.

Kết luận

Đại dịch đã chứng minh rằng mọi công ty có một chỗ ngồi cho nhân sự là cần thiết, và rất xứng đáng, sau khi đã thích nghi và dẫn đầu trong cuộc khủng hoảng này. Cách bộ phận nhân sự của tổ chức tiếp tục thích nghi và phản ứng có thể quyết định rất tốt đến sự tồn tại của tổ chức. Ý tưởng về “tương lai của công việc” đã có từ vài năm nay. Bây giờ có cảm giác như câu cửa miệng đó đã thành hiện thực.

“Mặc dù năm 2020 là năm biến động nhất trong lịch sử hiện đại, chúng ta sẽ nhầm lẫn khi nghĩ rằng sự gián đoạn đã kết thúc.” theo Brian Kropp trên tạp chí HBR (Harvard Business Review – một tạp chí quản lý kinh doanh của nhà xuất bản Kinh doanh Harvard, thuộc đại học Harvard) . “Thay vào đó, khi chúng ta bước sang năm 2021 và xa hơn, tốc độ gián đoạn sẽ có khả năng tăng nhanh vì những tác động từ năm 2020 sẽ diễn ra trong vài năm tới”.

Đây là thời đại để nhân sự xây dựng dựa trên những gì họ đã học được và đưa ra các chiến lược lấy con người làm trung tâm nhằm tái tạo lại sự an toàn tại nơi làm việc, thời gian nghỉ, hệ thống, sự tham gia và DE&I. Kỹ năng mà nhân sự phải đối mặt với những thách thức chưa từng có vào năm 2020 chứng tỏ rằng họ đã sẵn sàng hơn bao giờ hết để dẫn dắt tổ chức của mình thực hiện các chính sách và thực tiễn về con người nhằm biến đổi thế giới công việc.

OCD biên dịch.

Tham khảo thêm

Lập quỹ lương dễ dàng, đối phó mùa dịch bệnh

Contact Us

//]]>