Số hóa tài liệu là gì? Tại sao cần số hóa tài liệu?

Last updated on 25 September, 2024

Số hóa tài liệu là gì? Tại sao số hóa tài liệu không còn là cụm từ quá xa lạ trong thời đại 4.0 như hiện nay. Dịch vụ số hóa tài liệu được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm bởi tính tiện ích mà nó mang lại. Với số hóa tài liệu, các phương pháp lưu trữ thủ công truyền thông đã dần được thay thế. Hãy cùng OCD tìm hiểu những giá trị thực mà số hóa tài liệu mang lại qua nội dung bài viết dưới đây. 

Số hóa tài liệu là gì? 

Tài liệu và giấy tờ luôn tăng lên và chất đống theo từng ngày, trừ khi doanh nghiệp thu dọn thường xuyên. Điều này đồng nghĩa với việc: khi quy mô công ty phát triển hơn thì số lượng giấy tờ cũng tăng theo cấp số nhân.  10 tủ hồ sơ luôn chiếm diện tích hơn 1 tủ. 100 file tài liệu cũng luôn nhẹ hơn 1 file tài liệu. Vậy, câu hỏi đặt ra là: giấy tờ càng nhiều thì lưu trữ ở đâu khi diện tích không gian có hạn? Hơn nữa, rất khó để lưu trữ khối “tài sản” khổng lồ này. Hiểu được những khó khăn này, một giải pháp mang tên số hóa tài liệu đã ra đời. 

Số hóa tài liệu là công việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng. 

Dịch vụ số hóa tài liệu được rất nhiều cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp quan tâm

1001 lý do tại sao phải số hóa tài liệu?

Có nhiều lý do dẫn đến việc số hóa tài liệu trở nên quan trọng tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Nếu bạn chưa đủ động lực để tiến hành số hóa, hãy tham khảo những lý do dưới đây:

• Trước tiên, số hóa tài liệu để giảm thiểu không gian, diện tích, tài nguyên khi lưu trữ tài liệu dưới dạng truyền thống. Hãy thử tượng tượng, văn phòng của bạn sẽ đẹp hơn biết bao khi không còn giấy tờ ngổn ngang. 
• Tài liệu sau khi được số hóa sẽ tập trung, gọn nhẹ. Do đó, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn tìm kiếm chúng. 
• Các tài liệu sau khi được số hóa luôn dễ dàng để chia sẻ hơn tài liệu thủ công. Bạn có thể gửi fax, chuyển mail mà không cần nhờ tới các đơn vị vận chuyển. Số hóa tài liệu giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Sau khi số hóa tài liệu, nhiều người và nhiều phòng ban đều có thể truy cập đồng thời, từ đó cải thiện khả năng cộng tác khi làm việc. 
• Tài liệu được lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm. Các phương pháp kỹ thuật số luôn giúp tài liệu được bảo đảm an toàn hơn các phương pháp lưu trữ thông thường.  ài liệu số hóa được lưu trữ hoặc sao lưu  trên các máy chủ từ xa có giao thức bảo mật cao. Ngoài ra, không giống như tài liệu giấy, số hóa tài liệu hầu như không có nguy cơ bị mất hoặc thất lạc. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ dựa theo cấu trúc nhất định để tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng hơn. 
• Bạn giảm thiểu được rất nhiều không gian lưu trữ. Không còn nghĩ về không gian để lưu trữ tài liệu. Không còn giấy tờ chất đống thành núi cao. Các chi phí liên quan đến việc lưu trữ các tệp giấy cũng được loại bỏ.
• Số hóa tài liệu góp phần giảm lượng giấy vào môi trường. Khi số hóa tài liệu, chất thải giấy được loại bỏ đáng kể. Hãy nhớ, tiết kiệm giấy là bảo vệ môi trường.

Vì lý do nào mà bạn quyết định số hóa tài liệu

Các yếu tố liên quan đến hoạt động Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không thể thành công nếu không xét đến các yếu tố liên quan. Các yếu tố này sẽ tác động trực tiếp đến tốc độ và kết quả của quá trình số hóa. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng: 

• Xác định mục tiêu số hóa tài liệu.

Bạn không thể “số hóa” cho vui mà không quan tâm đến mục đích cuối cùng. Bạn cũng không thể số hóa để “nới rộng không gian” mà không biết làm gì với số tài liệu đã số hóa. Cuối cùng, nhân lực và tiền bạc bị tiêu tốn nhưng không hề mang lại giá trị thực sự. Hãy xác định mục tiêu rõ ràng khi bắt đầu số hóa như: dễ dàng chia sẻ, rút ngắn quy trình làm việc,để phục vụ nghiên cứu, đào tạo hay kinh doanh; đối tượng sử dụng. 

• Lựa chọn các trang thiết bị chuyên dụng.

Nên lựa chọn các nền tảng cho phép lưu trữ và khai thác tài liệu đã được số hoá với nhiều định dạng khác nhau. Với chúng, bạn có thể dễ dàng truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.

• Lựa chọn tài liệu.

Trên thực tế, không thể nào số hóa toàn bộ các tài liệu hiện nó. Hãy lưu ý rằng chỉ nên số hóa các tài liệu cần thiết và quan trọng. Khi lựa chọn tài liệu, cần chú trọng đến nhu cầu về nội dung; các tài liệu chỉ có một bản, quý hiếm,…

• Nhân lực phục vụ số hóa tài liệu.

Lựa chọn người có khả năng  tiếp nhận và làm chủ công nghệ số hóa tài liệu là vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo các tài liệu được số hóa có chất lượng và lưu trữ trong thời gian dài. 

• Kinh phí số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không phải công việc đơn giản với chi phí thấp. Khi quyết định số hóa, bạn phải chấp nhận bỏ ra một khoản kinh phí khá lớn: mua các trang thiết bị scan chuyên dụng, phần mềm nhận dạng. Bên cạnh đó, các kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu cũng không hề nhỏ. 

Khi số hóa tài liệu, hãy quan tâm tới các yếu tố trên

Các loại tài liệu nào nên được số hóa? 

• Thư từ chính thức
• Giấy tờ tài chính
• Hợp đồng thỏa thuận
• Hồ sơ bệnh án
• Hồ sơ nhân sự
• Hóa đơn và biên lai 
• Bản đồ khảo sát
• …

Trước khi bắt đầu số hóa tài liệu, hãy cần nhắc những gì ” quan trọng” và ” kém quan trọng”. Điều này để phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những thông tin không còn giá trị. 

Số hóa tài liệu không thể thiếu các công cụ đi kèm

Bảo mật – yếu tố quan trọng khi số hóa tài liệu

Một trong những yếu tố quan trọng khi tiến hành số hóa tài liệu là tính bảo mật. Tự làm hay sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu, bạn đều cần lưu ý những điểm dưới đây:

• Thiết bị số hóa cần được bảo vệ. Điều này đơn giản là để xác định đích danh người dùng. Sẽ không ai có quyền truy cập nếu không phải chủ sở hữu hoặc được cho phép sử dụng.  
• Ổ cứng chứa tài liệu có thể bị sao lưu và phát tán. Chính vì thế, các ổ cứng cần được bảo vệ chặt chẽ để tránh hiện tượng mất cắp, hư hỏng. 
• Theo dõi và quản lý bảo mật. Bất kỳ một hệ thống nào cũng cần được con người giám sát, cho dù là tối an đến đâu. Số hóa tài liệu cũng vậy. Hãy theo dõi để tránh tình trạng thất thoát thông tin ra bên ngoài.

Chi phí số hóa tài liệu là gì?

Chi phí số hóa tài liệu không phải là con số nhỏ. Bạn phải đầu tư các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa. Điều này đảm bảo tài liệu được số hóa ổn định từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác. Bên cạnh đó, kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực cũng không hề nhỏ. Họ phải là những cá nhân biết cách sử dụng hệ thống thông tin để triển khai sử dụng hiệu quả. 

Với lượng nguồn lực phải bỏ ra như trên, việc thuê đơn vị số hóa tài liệu là hoàn toàn hợp lý. Bài toán “đi thuê” luôn đơn giản hơn là ” tự làm” khi thiếu nguồn lực và chuyên môn. Đó chính là lý do khiến nhiều công ty cung cấp dịch vụ số hóa ra đời. 

Giải pháp quản lý tài liệu sau số hóa

Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc

• Thiết lập tài khoản (theo cơ cấu tổ chức, chức danh hoặc tài khoản chưa cần gắn thông tin cơ cấu)
• Tạo hệ thống tài liệu lưu trữ theo cấu trúc (cơ chế tải lên theo file, folder)
• Cơ chế Chia sẻ (trong hệ thống, có phân quyền đối với tài liệu hoặc chia sẻ theo link ngoài hệ thống không cần tài khoản)
• Cơ chế gắn nhãn; quản lý thông tin chung của tài liệu, xem nhanh tài liệu
• Phân loại tài liệu, văn bản theo các mục (ưa thích, chia sẻ với tôi, tôi chia sẻ…
• Cơ chế lọc, tìm kiếm tài liệu
• Dashboard (tổng thể và theo cá nhân)
• Có thể cài đặt trên máy chủ nội bộ, private cloud hoặc dùng dịch vụ cloud của OOC.

Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc

Dịch vụ Lưu trữ tài liệu đám mây digiiCloud – tích hợp với digiiDoc