Quản lý hiệu suất là gì? Lợi ích, quy trình và công cụ đi kèm

Last updated on 14 April, 2025

Tại sao cùng một đội ngũ, cùng một chiến lược mà hiệu quả làm việc lại khác biệt rõ rệt giữa các doanh nghiệp? Bí quyết không nằm ở may mắn – mà ở cách họ quản lý hiệu suất. Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất nhưng lại dễ bị bỏ qua hoặc hiểu sai. Vậy quản lý hiệu suất là gì, tại sao nó ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của tổ chức, và làm thế nào để triển khai hiệu quả trong thực tế? Cùng OCD tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất (Performance Management) là một quy trình quan trọng giúp các cấp quản lý – từ lãnh đạo, quản lý đến giám sát viên – theo dõi, đánh giá và hỗ trợ nhân viên trong công việc hàng ngày. Khác với cách đánh giá nhân viên truyền thống thường diễn ra theo chu kỳ cố định, quản lý hiệu suất hiện đại mang tính liên tục và toàn diện hơn.

Thông qua quản lý hiệu suất, nhà quản lý không chỉ đánh giá kết quả công việc mà còn có cơ hội điều chỉnh, động viên và khen thưởng nhân viên kịp thời. Điều này giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh, điểm cần cải thiện và phát triển năng lực tốt hơn theo thời gian.

Một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả sẽ trao quyền cho nhân viên, giúp họ chủ động hoàn thành các mục tiêu cá nhân và cùng doanh nghiệp đạt được các mục tiêu ngắn hạn lẫn dài hạn. Các chương trình này thường đi kèm với các công cụ đo lường mục tiêu, chỉ tiêu và cột mốc, đảm bảo nhân viên làm việc đúng định hướng và duy trì năng suất cao.

6 yếu tố cốt lõi trong quản lý hiệu suất

Quản lý hiệu suất không chỉ là một quy trình quản trị – mà còn là chìa khóa để thúc đẩy thành công lâu dài của doanh nghiệp. Khi các yếu tố cốt lõi như thiết lập mục tiêu, phản hồi thường xuyên, đào tạo và ghi nhận được triển khai đúng cách, doanh nghiệp có thể xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả, gắn bó và luôn hướng đến kết quả.

Dưới đây là 6 yếu tố quan trọng trong quản lý hiệu suất mà mọi doanh nghiệp nên áp dụng:

Xác định và theo dõi KPI rõ ràng

Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là công cụ không thể thiếu để đo lường hiệu quả công việc của cả tổ chức và từng cá nhân. KPI giúp theo dõi tiến độ đạt mục tiêu, nhận diện điểm yếu, từ đó điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Mỗi ngành nghề sẽ có hệ thống KPI riêng. Ví dụ:

• Bán lẻ: doanh thu, mức độ hài lòng của khách hàng, tốc độ quay vòng hàng tồn.
• Y tế: thời gian chờ khám, số ca điều trị, sự hài lòng của bệnh nhân.
• Công nghệ: tỷ lệ giữ chân khách hàng, tiến độ phát triển sản phẩm, tăng trưởng doanh thu.

Áp dụng KPI hiệu quả giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu và liên tục tối ưu quy trình làm việc.

Chiến lược phát triển kỹ năng rõ ràng

Để đội ngũ làm việc hiệu quả, cần đầu tư vào phát triển kỹ năng liên tục. Một số chiến lược phổ biến gồm:

• Phân tích khoảng cách năng lực (Gap Analysis): xác định kỹ năng còn thiếu để lên kế hoạch bồi dưỡng.
• Đào tạo đa dạng: kết hợp khóa học online, mentoring, workshop hoặc đào tạo tại chỗ.
• Khuyến khích chia sẻ nội bộ: như chương trình “Googler to Googler” của Google – nơi nhân viên chia sẻ kỹ năng cho nhau.

Quan trọng nhất là tạo điều kiện để nhân viên áp dụng kỹ năng mới vào thực tế, giúp tăng hiệu quả công việc nhanh chóng.

Thiết lập cơ chế phản hồi tích cực

Phản hồi thường xuyên và mang tính xây dựng là nền tảng để cải thiện hiệu suất liên tục. Một cơ chế phản hồi hiệu quả nên:

• Thiết lập các buổi phản hồi định kỳ (1:1 hoặc theo nhóm).
• Tạo môi trường an toàn, cởi mở, không phán xét.
• Cung cấp phản hồi kịp thời, cụ thể, có cả điểm mạnh và đề xuất cải thiện.
• Theo dõi kết quả để đảm bảo phản hồi được áp dụng hiệu quả.

Văn hóa phản hồi tốt không chỉ giúp nâng cao hiệu suất cá nhân, mà còn tạo sự gắn kết và tinh thần học hỏi trong tổ chức.

Liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức

Để đảm bảo mọi người cùng đi đúng hướng, cần truyền thông rõ ràng mục tiêu chiến lược đến từng cấp trong doanh nghiệp. Các kênh phổ biến như: họp nội bộ, email, bảng tin công ty,…

Một ví dụ điển hình là Zappos – hãng bán lẻ nổi tiếng với văn hóa doanh nghiệp tích cực. Tại đây, mục tiêu cá nhân luôn gắn với sứ mệnh “mang lại niềm vui cho khách hàng”, giúp nhân viên có động lực và làm việc nhất quán với giá trị cốt lõi của công ty.

Tăng cường hợp tác và tinh thần làm việc nhóm

Hiệu suất cao thường đến từ sức mạnh tập thể. Để xây dựng một môi trường làm việc hợp tác:

• Thiết lập mục tiêu chung rõ ràng.
• Khuyến khích giao tiếp và phản hồi thường xuyên.
• Ứng dụng công cụ như phần mềm quản lý dự án, lịch làm việc nhóm.
• Tạo văn hóa tôn trọng đa dạng, cởi mở và đề cao tinh thần đồng đội.

Khi mỗi thành viên đều cảm thấy được lắng nghe và đóng góp, hiệu quả làm việc sẽ tăng lên đáng kể.

Duy trì văn hóa cải tiến liên tục

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần liên tục đổi mới và tối ưu quy trình. Một số cách để duy trì văn hóa cải tiến:

• Mở kênh góp ý giữa nhân viên và quản lý.
• Ghi nhận và khen thưởng sáng kiến cải tiến.
• Tổ chức đào tạo định kỳ về kỹ năng và tư duy đổi mới.
• Ứng dụng công nghệ và phân tích dữ liệu để theo dõi hiệu suất.

Văn hóa cải tiến liên tục không chỉ giúp nâng cao năng suất, mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.

Lợi ích của quản lý hiệu suất

Đối với doanh nghiệp

Nâng cao mức độ gắn kết nhân viên

Khi nhân viên được công nhận và có cơ hội phát triển, họ sẽ gắn bó hơn với doanh nghiệp. Chu trình phản hồi – phát triển – ghi nhận liên tục sẽ giúp tạo ra một văn hóa làm việc tích cực, từ đó thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển

Thông qua các buổi đánh giá hiệu suất định kỳ, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những kỹ năng còn thiếu trong đội ngũ. Từ đó, tổ chức các chương trình đào tạo phù hợp và theo dõi kết quả sau đào tạo để đảm bảo hiệu quả.

Ví dụ: Nếu đội ngũ bán hàng thường xuyên không đạt chỉ tiêu, hệ thống quản lý hiệu suất có thể giúp phát hiện ra họ cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp, từ đó tổ chức khóa huấn luyện phù hợp.

Cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý

Nếu chỉ phản hồi trong các buổi đánh giá quý hoặc năm, nhân viên sẽ cảm thấy xa cách với quản lý.
Một hệ thống quản lý hiệu suất hiện đại khuyến khích việc gặp gỡ, phản hồi hàng tuần hoặc hai tuần một lần. Việc này giúp xây dựng sự tin tưởng, trao đổi cởi mở và giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Giữ chân nhân tài

Nhân viên sẽ ở lại nơi họ cảm thấy được ghi nhận và có tương lai phát triển. Những doanh nghiệp có hệ thống quản lý hiệu suất tốt có thể giữ chân tới 85% nhân sự – theo nghiên cứu. Giảm tỷ lệ nghỉ việc cũng đồng nghĩa với việc giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo và thời gian làm quen công việc cho người mới.

Nâng cao hiệu suất chung của tổ chức

Quản lý hiệu suất giúp xác định điểm yếu kỹ năng, thiết lập mục tiêu rõ ràng, cung cấp đào tạo phù hợp và phản hồi thường xuyên.

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể trang bị thêm nền tảng hỗ trợ bán hàng hoặc tổ chức đào tạo thực chiến để giúp đội ngũ bán hàng đạt chỉ tiêu cao hơn, từ đó tăng doanh thu một cách rõ rệt.

Đối với nhân viên

Giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng

Khi nhân viên biết rõ mình được đánh giá theo tiêu chí nào, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn. Một hệ thống quản lý hiệu suất tốt sẽ đảm bảo sự minh bạch này, giúp mỗi người hiểu rõ mục tiêu cá nhân và cách chúng gắn liền với mục tiêu chung của tổ chức. Kết quả là đội nhóm phối hợp nhịp nhàng hơn và đạt kết quả cao hơn.

Tăng cường phản hồi thường xuyên

Theo nghiên cứu của Forbes, 40% nhân viên mất động lực khi không nhận được phản hồi kịp thời. Một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả sẽ tạo điều kiện cho nhà quản lý đưa ra phản hồi định kỳ, thường xuyên – giúp nhân viên nắm bắt tình hình công việc và điều chỉnh kịp thời, thay vì đợi đến cuối năm mới biết mình làm tốt hay chưa.

Tăng động lực làm việc

Hơn 70% nhân viên cho biết họ cảm thấy có động lực hơn khi được ghi nhận những nỗ lực đã bỏ ra.
Chu trình quản lý hiệu suất hiệu quả sẽ tạo ra một môi trường nơi nhà quản lý thường xuyên đưa ra phản hồi, hỗ trợ và đào tạo nhân viên. Điều này giúp nhân viên gắn bó hơn với công việc, duy trì tinh thần tích cực và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

Gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức

Quản lý hiệu suất giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh lớn của doanh nghiệp. Khi biết được công việc hàng ngày của mình đóng góp thế nào cho sự thành công chung, nhân viên sẽ cảm thấy có định hướng rõ ràng và chủ động hơn.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng 20% doanh thu trong quý, thì bộ phận HR có thể hỗ trợ nhân viên thiết lập mục tiêu cá nhân như tăng 5% doanh số mỗi tháng.

Xác định lộ trình phát triển nghề nghiệp

Chỉ 29% nhân viên cảm thấy hài lòng với cơ hội thăng tiến tại nơi làm việc. Một hệ thống quản lý hiệu suất tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng lộ trình phát triển cho từng cá nhân.

Ví dụ: Trong buổi đánh giá quý, một nhân viên hành chính nhân sự có thể bày tỏ mong muốn trở thành điều phối viên nhân sự. Nhà quản lý có thể lên kế hoạch hỗ trợ thông qua đào tạo kỹ năng và phân công thêm nhiệm vụ phù hợp như tổ chức đào tạo hội nhập hay giải quyết mâu thuẫn nội bộ.

Quy trình quản lý hiệu suất: 5 bước cốt lõi để nâng cao năng suất nhân sự

Quản lý hiệu suất là một chu trình liên tục, thường bao gồm 5 bước quan trọng, giúp doanh nghiệp định hướng, theo dõi và nâng cao năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên. Dù thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý hay hàng năm, doanh nghiệp đều cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các bước dưới đây để đạt hiệu quả cao nhất:

Lập kế hoạch (Planning)

Đây là bước khởi đầu, nơi doanh nghiệp xác định rõ ràng các mục tiêu và kỳ vọng đối với từng vị trí công việc. Các mục tiêu này cần được nêu cụ thể trong mô tả công việc để thu hút ứng viên phù hợp, đồng thời được truyền đạt một cách chi tiết khi nhân viên chính thức gia nhập tổ chức. Tùy theo đặc thù công việc, mỗi mục tiêu có thể được gán một trọng số để phục vụ cho việc đánh giá sau này.

Giám sát (Monitoring)

Sau khi mục tiêu đã được thiết lập, nhà quản lý cần thường xuyên theo dõi tiến độ và mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Việc giám sát liên tục không chỉ giúp phát hiện kịp thời những vướng mắc mà còn tạo điều kiện để điều chỉnh, hỗ trợ và định hướng lại nếu cần thiết. Sự hỗ trợ của phần mềm quản lý hiệu suất sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi dữ liệu theo thời gian thực, gia tăng hiệu quả quản lý.

Tham khảo: Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW của OOC

Phát triển (Developing)

Dựa trên kết quả giám sát, doanh nghiệp có thể triển khai các hoạt động phát triển năng lực phù hợp với từng cá nhân. Có thể bao gồm đào tạo kỹ năng, giao nhiệm vụ mang tính thử thách, hoặc thiết kế lộ trình phát triển mới. Mục tiêu là không ngừng nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời phát huy tối đa tiềm năng của từng nhân viên.

Đánh giá (Rating)

Hiệu suất làm việc cần được đánh giá một cách khách quan và định kỳ. Các hình thức đánh giá có thể bao gồm tự đánh giá, đánh giá của quản lý, đồng nghiệp (đánh giá 360 độ). Việc chấm điểm hay phân loại hiệu suất là cơ sở để đưa ra quyết định về lộ trình thăng tiến, khen thưởng hoặc cải thiện.

Ghi nhận & Khen thưởng (Rewarding)

Giai đoạn cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là việc ghi nhận và khen thưởng xứng đáng cho những cá nhân có thành tích tốt. Sự công nhận có thể đơn giản như lời cảm ơn, lời khen trước tập thể, hoặc một chương trình khen thưởng chính thức giúp duy trì động lực và khuyến khích nhân viên nỗ lực hơn trong tương lai.

Công cụ hỗ trợ quản lý hiệu suất hiện đại

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng các công cụ quản lý hiệu suất hiện đại để nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Một trong những giải pháp nổi bật là phần mềm digiiTeamW, cùng với các phần mềm khác như Base Goal, SimpleKPI, Scoro và Lattice. Dưới đây là tổng quan về các công cụ này:

digiiTeamW – Giải pháp quản lý KPI/OKR toàn diện

Được phát triển bởi OOC – digiiMS Solutions, digiiTeamW là phần mềm đa năng hỗ trợ quản lý KPI, OKR, công việc, dự án và cộng tác. Với thiết kế linh hoạt, digiiTeamW phù hợp với nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý KPI digiiTeamW của OOC

Tính năng nổi bật:

• Quản lý linh hoạt từ công việc, KPI, OKR, KRI
• Tạo chỉ tiêu hàng loạt, tiết kiệm thao tác
• Công thức tính như Excel, trọng số chỉ tiêu thông minh
• Báo cáo quản trị thông minh, tích hợp với các phần mềm khác để tự động cập nhật số liệu
• Hỗ trợ đa nền tảng, bao gồm cả ứng dụng di động trên Android và iOS

Base Goal – Nền tảng quản lý mục tiêu và hiệu suất

Base Goal là phần mềm quản lý KPI giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận. Các số liệu, chỉ tiêu KPI được thiết lập và tập trung trên cùng một nền tảng, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc.

SimpleKPI – Phần mềm quản lý KPI đơn giản và hiệu quả

SimpleKPI là ứng dụng quản lý KPI đơn giản và dễ sử dụng, được thiết kế để giúp doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu suất theo các chỉ số KPI quan trọng. Với SimpleKPI, bạn có thể tạo và quản lý các chỉ tiêu KPI cụ thể cho từng vị trí và bộ phận trong tổ chức.

Scoro – Phần mềm quản lý KPI toàn diện

Scoro là ứng dụng quản lý KPI toàn diện, được thiết kế để giúp doanh nghiệp xác định, theo dõi và đo lường hiệu suất theo các chỉ số KPI quan trọng. Với Scoro, bạn có thể tạo và quản lý mục tiêu, chỉ tiêu KPI, cũng như theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.

Lattice – Nền tảng quản lý mục tiêu và đánh giá tiến độ

Lattice là phần mềm bao gồm hai chức năng cốt lõi là quản lý mục tiêu và đánh giá tiến độ công việc, có khả năng bao quát toàn bộ chu trình quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp. Phần mềm được kỳ vọng tạo điều kiện phát triển cho một nền văn hóa làm việc dựa trên các mục tiêu cụ thể, rõ ràng.

Việc lựa chọn công cụ quản lý hiệu suất phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả.

Dịch vụ Tư vấn Hệ thống Chỉ số KPI

OCD là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn xây dựng Hệ thống Chỉ số KPI (KPI – Key Performance Indicator), OCD tự hào là công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với bề dày kinh nghiệm trong tư vấn chiến lược và xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất.

Dịch vụ tư vấn KPI

Uy tín của OCD được khẳng định qua hàng loạt dự án tư vấn Hệ thống KPI thành công cho các tên tuổi lớn như Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tập đoàn Xây dựng và Kinh doanh Địa ốc Hòa Bình, Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí (PVFCo), Tổng Công ty Điện lực Miền Trung, Tập đoàn Thương mại Dược phẩm SOHACO, Tập đoàn Dược phẩm Abipha, Tập đoàn Vitto Hoàn Mỹ…

Không chỉ dừng lại ở tư vấn, OCD còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai Hệ thống KPI thông qua Phần mềm quản lý KPI hàng đầu Việt Nam – digiiTeamW, được phát triển bởi công ty thành viên OOC Solutions.

——————————-