Quản lý dữ liệu là gì? Tầm quan trọng của quản lý dữ liệu đối với tổ chức, doanh nghiệp

Last updated on 20 September, 2024

Quản lý dữ liệu là gì? 

Quản lý dữ liệu là quá trình thu nhập, lưu trữ, tổ chức và duy trì dữ liệu trong một tổ chức. Dữ liệu – hiểu đơn giản là tập hợp các thông tin. QLDL  hiệu quả vô cùng quan trọng trong việc triển khai các hệ thống CNTT thông qua các ứng dụng kinh doanh, cung cấp thông tin phân tích để thúc đẩy quá trình ra quyết định vận hành và hoạch định chiến lược trong doanh nghiệp. Quy trình QLDL là kết hợp các chức năng khác nhau, nhằm đảm bảo dữ liệu trong các hệ thống doanh nghiệp chính xác, có sẵn và có thể truy cập được. 

Quản lý dữ liệu là gì?

Tầm quan trọng của quản lý dữ liệu

Dữ liệu là tài sản của công ty được sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, cải thiện chiến dịch tiếp thị, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Tất cả nhằm hướng tới mục tiêu tăng doanh thu và giảm chi phí. QLDL không phù hợp có thể khiến các silo dữ liệu của tổ chức (tập hợp thông tin trong một tổ chức được cách ly và không thể truy cập bởi các bộ phận khác) không tương thích. Nếu bộ dữ liệu không nhất quán sẽ làm hạn chế khả năng chạy các ứng dụng phân tích thông minh (BI) và tệ hơn là dẫn đến các kết quả bị lỗi, sai lệch.

Một số lợi ích của việc quản lý dữ liệu tốt

• Thực hiện QLDL tốt giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh tiềm năng so với các đối thủ kinh doanh của họ bằng cách cải thiện hiệu quả hoạt động và cho phép ra quyết định tốt hơn. Các tổ chức có dữ liệu được quản lý tốt có thể trở nên linh hoạt hơn, nhanh chóng phát hiện xu hướng thị trường để tận dụng các cơ hội kinh doanh  nhanh chóng.
• QLDL tốt cũng hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong công tác đánh giá, nghiên cứu thị trường: đánh giá hài lòng khách hàng, đánh giá năng lực nhân viên, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh,.. 

• QLDL hiệu quả giúp các công ty tránh vi phạm dữ liệu vướng mắc phải. Vấn đề bảo mật dữ liệu và các vấn đề tuân thủ quy định có thể gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp, thêm chi phí bất ngờ và gặp nguy hiểm về pháp lý. 

Lợi ích của QLDL

Làm sao để quản lý dữ liệu thực tiễn tốt nhất

Cách tốt nhất để QLDL là tổ chức và doanh nghiệp phải bắt đầu với “câu hỏi kinh doanh” và thu thập dữ liệu cần thiết để trả lời câu hỏi đó. Doanh nghiệp cần phải thu thập lượng thông tin  từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó thực hiện quá trình khai thác, làm sạch, lưu trữ, quản lý, phân tích và trực quan hóa ra quyết định kinh doanh. 

Với sự trợ giúp của các nền tảng quản lý dữ liệu, các tổ chức để có thể  thu thập, sắp xếp và lưu trữ thông tin, sau đó đóng gói lại theo cách trực quan hữu ích đối với họ. Các nền tảng QLDL hiệu suất hàng đầu có khả năng quản lý dữ liệu từ tất cả các nguồn dữ liệu ở một vị trí trung tâm, sau đó cung cấp cho các nhà tiếp thị và giám đốc điều hành thông tin khách hàng và doanh nghiệp chính xác nhất. Nên nhớ rằng: QLDL tốt thì phân tích mới có thể tốt. 

Tham khảo: Phần mềm BI và KPI – hợp nhất điều hành và quản lý doanh nghiệp

Một số giải pháp QLDL tối ưu: 

• Trước khi thu thập, QLDL phải tiến hành xác định mục tiêu kinh doanh
• Xây dựng kế hoạch cụ thể, các chính sách, hệ thống quy tắc cho từng quá trình, chức năng trong quản lý dữ liệu
• Phân bổ nguồn lực hợp lý, phân chia những công việc trong quản lý dữ liệu cho người đúng chuyên môn, có kĩ năng
• Đơn giản hóa cách thức tiếp nhận dữ liệu mới và cũ
• Tích hợp chuyển đổi dữ liệu; sử dụng công cụ, phương pháp kĩ thuật, công nghệ linh hoạt (BI, AI,…)
• QLDL chủ động để kịp thời ứng biến với những thay đổi, sự cố
• Khuyến khích sự phối hợp giữa các nhân viên phòng ban và nhân viên IT

Một số công cụ và kỹ thuật quản lý

Công nghệ chính được sử dụng để triển khai và quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS – Database Management System). DBMS là phần mềm hoạt động như một giao diện giữa cơ sở dữ liệu và người quản trị cơ sở dữ liệu, người dùng cuối và ứng dụng truy cập chúng. 

DBMS phổ biến nhất là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ tổ chức dữ liệu thành các bảng với các hàng và cột có chứa các bản ghi cơ sở dữ liệu. Các bản ghi liên quan trong các bảng khác nhau có thể được kết nối thông qua việc sử dụng khóa chính và khóa ngoài, tránh sự trùng lặp. 

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu NoQuery là hệ thống DBMS khác đáp ứng tính khả thi đối với loại dữ liệu khác nhau. NoQuery được xây dựng cho các mô hình dữ liệu cụ thể, có lược đồ linh hoạt để xây dựng các ứng dụng hiện đại. Cơ sở dữ liệu NoQuery được công nhận rộng rãi vì dễ phát triển, chức năng linh động và hiệu suất cao. Cơ sở dữ liệu NoQuery thường được sử dụng trong các triển khai dữ liệu lớn vì khả năng lưu trữ và quản lý các loại dữ liệu khác nhau. 

Rủi ro và thách thức

Nếu tổ chức không có cấu trúc dữ liệu được thiết kế hiệu quả thì việc QLDL sẽ nhanh chóng thất bại. Thậm chí, ngay cả những tổ chức có cấu trúc dữ liệu tốt, việc cho phép các nhà phân tích tìm và truy cập dữ liệu liên quan cũng là một thách thức, đặc biệt là khi dữ liệu được trải rộng trên nhiều cơ sở dữ liệu và hệ thống dữ liệu lớn. Để giúp việc truy cập dễ dàng hơn, nhiều nhóm QLDL tạo các danh mục dữ liệu ghi lại những gì có sẵn trong hệ thống, thường bao gồm bảng chú giải kinh doanh, từ điển dữ liệu dựa trên siêu dữ liệu và bản ghi dòng dữ liệu. 

Việc chuyển sang nền tảng đám mây có thể giảm bớt rủi ro của QLDL, nhưng nó cũng tạo ra những thách thức mới. Ví dụ, việc di chuyển sang nền tảng đám mây với nền tảng dữ liệu lớn tương đối phức tạp đối với các tổ chức cần di chuyển dữ liệu và xử lý khối lượng công việc từ các hệ thống hiện có. Chi phí cũng là một vấn đề lớn. Sử dụng hệ thống đám mây phải được giám sát chặt chẽ để đảm bảo chi phí không vượt quá số tiền ngân sách.

Lĩnh vực nghiên cứu thị trường tại công ty Tư vấn Quản lý OCD

Phần mềm quản lý tài liệu DigiiDoc

Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc (Document Management) giúp lưu trữ tài liệu tập trung, đồng bộ, giải quyết khó khăn của doanh nghiệp, tổ chức trong việc lưu trữ, tìm kiếm, quản lý tập trung và chia sẻ linh hoạt và hiệu quả. Đây là là phần mềm quản lý tài liệu tiên tiến, được thiết kế để giải quyết triệt để những nỗi đau mà doanh nghiệp đang gặp phải trong việc quản lý tài liệu.

Với digiiDoc, doanh nghiệp của bạn sẽ có một hệ thống quản lý tài liệu tập trung, an toàn, và hiệu quả, giúp nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro.

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

 Đọc thêm:  Cơ sở dữ liệu là gì? Tầm quan trọng của quản lý CSDL

——————————-