PRINCE2 là gì? Những điều cần biết về phương pháp Quản lý dự án PRINCE2

Last updated on 14 June, 2024

Tổng quan về PRINCE2 (Dự án trong Môi trường được kiểm soát)

PRINCE2 (Dự án trong Môi trường được kiểm soát) là một phương pháp quản lý dự án được công nhận toàn cầu, cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc và dựa vào quy trình để quản lý dự án. Nó cung cấp một khung làm toàn diện được thiết kế để hướng dẫn người quản lý dự án, nhóm dự án và các bên liên quan qua toàn bộ vòng đời của dự án, từ khởi đầu đến kết thúc. PRINCE2 nổi tiếng với tính linh hoạt và khả năng mở rộng, làm cho nó phù hợp cho một loạt các dự án trong nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác nhau.

7 nguyên tắc quan trọng của PRINCE2

PRINCE2 được xây dựng dựa trên một tập hợp bảy nguyên tắc cơ bản, tạo nên nền tảng cho quản lý dự án hiệu quả. Các nguyên tắc này hướng dẫn người quản lý dự án và nhóm dự án trong việc đưa ra quyết định thông tin và áp dụng phương pháp một cách thích hợp cho các dự án khác nhau. Bảy nguyên tắc PRINCE2 là:

1. Continued business justification: Đảm bảo rằng dự án vẫn khả thi và phù hợp với các mục tiêu tổ chức trong suốt vòng đời của nó.
2. Learn from experience: Sử dụng những bài học rút ra từ các dự án trước để cải thiện hiệu suất và kết quả của dự án.
3. Defined roles and responsibilities: Xác định và phân công rõ ràng các vai trò và trách nhiệm cho người tham gia dự án để đảm bảo tính chịu trách nhiệm và giao tiếp hiệu quả.
4. Manage by stages: Chia dự án thành các giai đoạn quản lý có thể kiểm soát được, với việc xem xét định kỳ để đánh giá tiến trình và đưa ra quyết định thông tin.
5. Manage by exception: Ủy quyền quyết định tập trung vào các khía cạnh cao cấp và can thiệp chỉ khi có ngoại lệ xảy ra.
6. Focus on products: Xác định và quản lý các sản phẩm của dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và đáp ứng mục đích dự kiến.
7. Tailor to suit the project environment: Điều chỉnh các quy trình và thực hành của PRINCE2 để phù hợp với các yêu cầu và đặc điểm cụ thể của dự án.

Các vai trò quan trọng trong quản lý dự án 

• Ban quản trị dự án: Một nhóm người đưa ra các quyết định cấp cao cho dự án của bạn. Thông thường, ban dự án bao gồm các giám đốc điều hành kinh doanh và trong một số trường hợp là khách hàng cuối cùng.
• Người quản lý dự án: Người quản lý dự án chịu trách nhiệm về kế hoạch, thực hiện và kết thúc dự án. Họ phối hợp và quản lý các hoạt động dự án, nguồn lực và rủi ro để đạt được dự án trong phạm vi, thời gian và ngân sách.
• Người quản lý nhóm: Người quản lý nhóm giám sát các gói công việc cụ thể hoặc các thành phần của dự án. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nhóm của họ hoàn thành các nhiệm vụ theo các tiêu chuẩn chất lượng và trong thời hạn cụ thể.
• Thành viên trong nhóm: Đây là những cá nhân chịu trách nhiệm tạo ra sản phẩm cuối cùng. Vì PRINCE2 là một phương pháp dựa trên quy trình nên việc chỉ định các vai trò cụ thể cho từng thành viên trong nhóm là rất quan trọng.
• Khách hàng: Khách hàng là người nhận được sản phẩm bàn giao cuối cùng của dự án. Đây có thể là khách hàng bên ngoài, nhà thầu hoặc nhóm nội bộ.

Quy trình trong quản lý dự án PRINCE2

Quy trình trong quản lý dự án PRINCE2

Các quy trình được tổ chức thành các nhóm dựa trên mục đích và mục tiêu của chúng. Quy trình PRINCE2 bao gồm:

1. Bắt đầu dự án (Starting Up a Project – SU): Khởi đầu dự án và đảm bảo rằng các điều kiện tiên quyết cần thiết đủ để chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
2. Khởi tạo dự án (Initiating a Project-IP ): Lập kế hoạch chi tiết cho dự án, làm rõ trương hợp kinh doanh và định nghĩa các vai trò, trách nhiệm và kênh giao tiếp với khách hàng.
3. Chỉ đạo dự án (Directing a Project – DP): Cung cấp sự giám sát và quản lý tiến độ của dự án, đảm bảo rằng dự án vẫn phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
4. Kiểm soát giai đoạn (Controlling a Stage – CS): Quản lý từng giai đoạn của dự án, theo dõi tiến trình và giải quyết vấn đề hoặc thay đổi có thể xảy ra.
5. Quản lý phân phối sản phẩm (Managing Product Delivery – MP): Xử lý việc tạo, đánh giá và phê duyệt các sản phẩm của dự án. Đảm bảo chất lượng và đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.
6. Quản lý ranh giới giai đoạn (Managing a Stage Boundary – SB): Đảm bảo việc chuyển giao mượt mà giữa các giai đoạn dự án, cập nhật kế hoạch dự án và thu thập các phê duyệt cần thiết.
7. Đóng dự án (Closing a Project – CP): Kết thúc dự án, xem xét kết quả của nó so với các mục tiêu ban đầu và kết luận bài học rút ra để có thể cải thiện việc quản lý dự án trong tương lai.

7 chủ đề trong quản lý dự án PRINCE2

Chủ đề 1: Business case (Tình huống kinh doanh)

Tình huống kinh doanh bao gồm:

• Tầm quan trọng của một trường hợp kinh doanh rõ ràng và hợp lý.
• Xác minh liên tục tính khả thi và giá trị của dự án.
• Đánh giá thường xuyên để đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh.
• Hiểu rõ lợi ích, chi phí, rủi ro và khả năng sinh lời tiềm năng.

Chủ đề 2: Organization (Tổ chức)

Tổ chức bao gồm:

• Xác định rõ vị trí và trách nhiệm của từng nhân sự.
• Phân cấp hệ thống thành các cấp bậc rõ ràng trong nhóm dự án.
• Giao tiếp và báo cáo một cách hiệu quả.
• Quản lý và giám sát dự án bởi Ban quản trị dự án.

Chủ đề 3: Quality (Chất lượng)

Chất lượng bao gồm:

• Xác định rõ mong muốn về chất lượng cho các sản phẩm dự án.
• Thiết lập tiêu chí và tiêu chuẩn chất lượng.
• Xem xét và kiểm tra chất lượng thường xuyên.
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt dự án.
• Theo dõi và cải thiện chất lượng để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Chủ đề 4: Plan (Kế hoạch)

Kế hoạch bao gồm:

• Phát triển một kế hoạch chi tiết cho dự án.
• Tạo ra một lộ trình với các mốc quan trọng được xác định rõ ràng.
• Xác định và quản lý yêu cầu về nguồn lực.
• Đặt ra critical path và những thứ liên quan đến dự án.
• Điều chỉnh kế hoạch để có thể thích ứng với sự thay đổi và không chắc chắn.

Chủ đề 5: Risk (Rủi ro)

Rủi ro bao gồm:

• Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm năng.
• Phát triển chiến lược để giảm thiểu và quản lý rủi ro.
• Xem xét và cập nhật chiến lược quản lý rủi ro thường xuyên.
• Theo dõi tình hình rủi ro và ứng phó với rủi ro mới nảy sinh.
• Cân nhắc giữa quản lý rủi ro và tiến trình và mục tiêu dự án.

Chủ đề 6: Change (Thay đổi)

Thay đổi bao gồm:

• Xử lý các thay đổi đối với phạm vi, mục tiêu hoặc yêu cầu dự án.
• Đánh giá yêu cầu thay đổi dựa trên sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
• Quản lý yêu cầu thay đổi qua quy trình kiểm soát.
• Đảm bảo rằng các thay đổi được tích hợp một cách hiệu quả vào dự án.
• Giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực của các thay đổi đối với việc thực hiện dự án.

Chủ đề 7: Progress (Tiến trình)

Tiến trình bao gồm:

• Theo dõi tiến trình của dự án so với kế hoạch.
• Quản lý hiệu suất và so sánh với các mục tiêu.
• Báo cáo về sự sai lệch và khác biệt so với kế hoạch.
• Cập nhật đều đặn cho Ban quản trị dự án và các bên liên quan.
• Thực hiện các biện pháp sửa lỗi để duy trì dự án trên đúng quỹ đạo.

Tham khảo thêm: