Quản lý dự án – 4 phương pháp phổ biến nhất

Last updated on 4 April, 2023

1. WBS

WBS là viết tắt của “Work Breakdown Structure” (cấu trúc phân rã công việc). Đây là một phương pháp quản lý dự án được sử dụng để phân tích và tổ chức các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án.

Phương pháp này giúp các nhà quản lý phân tích các công việc lớn thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và định nghĩa được mối quan hệ giữa chúng. Cấu trúc này thường được biểu diễn dưới dạng cây; các nút của cây đại diện cho các công việc; các cành của cây đại diện cho các công việc con của chúng.

WBS cũng cung cấp cơ sở để phân bổ ngân sách và tài nguyên cho các công việc, đánh giá tiến độ dự án và theo dõi hiệu quả của các hoạt động trong dự án.

2. 5W2H

5W2H là một phương pháp đưa ra câu hỏi để tìm hiểu và định hướng cho một kế hoạch, một dự án, hoặc một vấn đề nào đó. 5W2H bao gồm 7 câu hỏi cần trả lời, bao gồm:

• What? (Cái gì?): Mô tả đối tượng cần xác định.
• Why? (Tại sao?): Lý do cần thực hiện.
• Where? (Ở đâu?): Địa điểm thực hiện.
• When? (Khi nào?): Thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Who? (Ai?): Người hoặc đối tượng thực hiện.
• How? (Như thế nào?): Cách thức thực hiện.
• How much? (Bao nhiêu?): Chi phí thực hiện.

Qua đó, phương pháp 5W2H giúp đưa ra một kế hoạch cụ thể và chi tiết, giúp định hướng và thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Kết hợp WBS và 5W2H trong quản lý dự án

WBS giúp phân tích và tổ chức các công việc trong dự án thành các thành phần nhỏ hơn; trong khi, 5W2H giúp định hướng và tìm hiểu về các thông tin liên quan đến các công việc đó. Do đó, việc sử dụng cả WBS và 5W2H sẽ giúp nhà quản lý có được cái nhìn toàn diện về các công việc cần thực hiện, cách thức thực hiện, lý do thực hiện, địa điểm, thời gian, người thực hiện và chi phí để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng cách và đạt được mục tiêu đề ra.

3. Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý và cải tiến quy trình sản xuất, được phát triển bởi Toyota vào những năm 1940, với mục tiêu tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường chất lượng sản phẩm. Phương pháp Kanban dựa trên hệ thống thẻ (cards) để quản lý và giám sát tiến trình sản xuất.

Kanban được sử dụng trong quản lý dự án như một phương pháp quản lý và giám sát tiến độ. Trong Kanban, các công việc sẽ được hiển thị trên các bảng Kanban (Kanban board), trong đó các thẻ (cards) đại diện cho các công việc cần thực hiện và các cột (columns) đại diện cho các trạng thái khác nhau của công việc.

Các cột có thể được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình của dự án, ví dụ như “đang chờ xử lý”, “đang thực hiện”, “đã hoàn thành”… Người quản lý có thể sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến độ của các công việc trong dự án, đánh giá các vấn đề và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Các lợi ích của Kanban trong quản lý dự án bao gồm

• Theo dõi và đánh giá tiến độ của các công việc một cách trực quan và hiệu quả.
• Giúp tăng cường tương tác và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm dự án.
• Tăng cường khả năng phát hiện và giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện dự án.
• Cải thiện hiệu quả và năng suất của quy trình sản xuất và quản lý.

4. Agile

Agile là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và tập trung vào việc phát triển sản phẩm dịch vụ một cách nhanh chóng và liên tục, thay vì đưa ra kế hoạch dự án chi tiết từ đầu. Phương pháp Agile tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm hoạt động sớm và liên tục, từ đó khách hàng có thể cung cấp phản hồi để giúp cải thiện sản phẩm.

Một số đặc trưng của phương pháp Agile trong quản lý dự án bao gồm

• Phát triển sản phẩm một cách liên tục và linh hoạt, thay vì đưa ra kế hoạch dự án chi tiết từ đầu.
• Sử dụng các phương tiện để tương tác giữa các thành viên trong nhóm dự án như các cuộc họp ngắn (stand-up meetings); các cuộc họp đánh giá (review) và các cuộc họp hồi tưởng (retrospective).
• Đưa ra quyết định dựa trên phản hồi của khách hàng thay vì theo kế hoạch ban đầu.
• Các công việc được chia nhỏ thành các chu kỳ phát triển ngắn hạn (sprints). Mục tiêu ở đây là tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh trong mỗi chu kỳ đó.

Các lợi ích của phương pháp Agile trong quản lý dự án bao gồm

• Tăng sự linh hoạt và khả năng thích nghi của quy trình phát triển sản phẩm.
• Tăng sự tương tác và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm dự án. Điều này giúp cải thiện hiệu quả và năng suất của quy trình sản xuất và quản lý dự án.
• Cung cấp sản phẩm liên tục để khách hàng có thể đưa ra phản hồi giúp cải thiện sản phẩm.
• Tăng khả năng phát hiện và giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện dự án.
• Giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Tích hợp WBS, 5W2H, Kanban và Agile trong phần mềm quản lý dự án

Có thể tích hợp WBS, 5W2H, Kanban và Agile trong phần mềm quản lý để tạo ra một quy trình quản lý dự án toàn diện và hiệu quả. Tuy nhiên, việc tích hợp các phương pháp này phụ thuộc vào các yếu tố sau.

1. Đặc tính của dự án. Bao gồm kích thước, phạm vi, độ phức tạp, và số lượng các thành viên trong nhóm dự án.
2. Năng lực của nhóm: Một nhóm dự án có năng lực và kinh nghiệm sẽ có thể tích hợp các phương pháp khác nhau một cách hiệu quả hơn. Nếu không, các thành viên của nhóm dự án cần phải được đào tạo và huấn luyện.
3. Mức độ ưu tiên: Các phương pháp  có thể được ưu tiên theo một thứ tự nhất định, tùy thuộc vào tính ưu tiên của từng phương pháp trong dự án cụ thể. Ví dụ, với các dự án phần mềm quan trọng về thời gian, Kanban có thể được ưu tiên hơn so với WBS; trong khi, Agile có thể được ưu tiên hơn so với 5W2H.
4. Cách thức triển khai: Cần xác định cách thức triển khai phù hợp cho các phương pháp. Một số phương pháp có thể được triển khai song song với nhau, trong khi một số khác có thể được triển khai tuần tự hoặc phụ thuộc vào các điều kiện nhất định.

Tóm lại, để tích hợp các phương pháp như WBS, 5W2H, Kanban và Agile trong phần mềm quản lý cần đảm bảo tính khả thi; tính ưu tiên và cách triển khai phù hợp với từng dự án cụ thể.

Những công cụ quản lý dự án thông dụng

Có nhiều công cụ được sử dụng để hỗ trợ các quy trình quản lý dự án hiệu quả. Sau đây là một số công cụ phổ biến:

1. Microsoft Project: là một phần mềm quản lý dự án nổi tiếng của Microsoft; cung cấp các tính năng để quản lý phạm vi, tài nguyên, lịch trình, ngân sách, rủi ro và cập nhật tiến độ.
2. digiiPM: là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở các dự án khác nhau. Phần mềm cung cấp các tính năng để lập kế hoạch dự án; quản lý tiến độ, chất lượng và khối lượng của dự án; theo dõi nhân sự dự án; quản lý chi phí dự án…
3. Asana: là một công cụ trực tuyến được thiết kế để hỗ trợ cho công việc đội nhóm. Nó cung cấp các tính năng để quản lý các nhiệm vụ, dự án, lịch trình và tài liệu.
4. Trello: là một công cụ trực tuyến được thiết kế theo cách thức của Kanban. Nó cho phép bạn tạo bảng Kanban để quản lý các nhiệm vụ, lịch trình, tiến độ; và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dự án.
5. Jira: là công cụ phổ biến được sử dụng trong phát triển phần mềm Agile. Nó cung cấp các tính năng để quản lý backlog sản phẩm, lịch trình sprint, bug và yêu cầu của khách hàng.

Tham khảo: Dịch vụ Đào tạo quản lý của OCD