Lựa chọn Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS phù hợp với doanh nghiệp (Phần 1)

Last updated on 28 January, 2019

Hệ thống thông tin nhân sự HRIS ( Human Resources Informantion Technology) là phần mềm vô cùng quan trọng cho mọi doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực, hệ thống thông tin nhân sự HRIS giúp các nhà lãnh đạo quản lý các kế hoạch và thông tin cá nhân của từng nhân viên dù chỉ với nguồn lực hạn chế và nguồn dữ liệu liên tục thay đổi từng ngày.

Nhưng làm thế nào để các nhà quản lý nhân sự và các giám đốc điều hành biết rằng họ đang lựa chọn phần mềm thông tin nhân sự tốt nhất để quản lý tất cả các vấn đề về thông tin nhân sự, và liệu rằng giải pháp đó vẫn còn hiểu quả dài hạn trong tương lai? Sau đây là những câu hỏi giúp các nhà quản lý nhân sự làm rõ nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn phần mềm Thông tin Nhân sự.

1. Phần mềm Thông tin nhân sự cung cấp mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng như thế nào?

Các chuyên gia nhân sự nên xác định xem các lựa chọn phần mềm Thông tin nhân sự trên thị trường về mực độ cập nhật dữ liệu từ nhiều bảng tính Excel, các cơ sở dữ liệu khác và dễ dàng nhập liệu từ tài liệu giấy hay không? và khả năng kết nối với các loại hệ thống và dữ liệu khác khi cần thiết.

Phần mềm Thông tin nhân sự sẽ có thể lấy và lọc thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Lý tưởng nhất khi quá trình này cũng được tự động hóa. Nhiều giải pháp đăng ký trực tuyến yêu cầu dữ liệu phải được thao tác thủ công trước khi có thể cập nhật hệ thống Thông tin nhân sự. Tự động hóa định dạng cập nhật, lịch đồng bộ hóa và phương thức phân phối có thể giúp loại bỏ nhiều vấn đề phiền phức.

2. Phần mềm Thông tin nhân sự có thể phát triển và mở rộng quy mô cùng với sự phát triển của doanh nghiệp không?

Nhà quản lý nhân sự nên đánh giá khả năng phát triển của hệ thống trong trường hợp công ty thuê nhân viên mới, mở rộng văn phòng hay thay đổi chế độ đãi ngộ và các quy tắc khác. Các nhà lãnh đạo nên cân nhắc về mức độ phát triển và mở rộng của từng yếu tố này khi đứng trước các lựa chọn từ nhiều nhà cung cấp phần mềm Thông tin nhân sự HRIS.

3. Phần mềm Thông tin nhân sự có khả năng tích hợp với các hệ thống khác không?

Hệ thống tính lương, đãi ngộ; tuyển dụng, v…v thường sẽ có khả năng chia sẻ, tương tác, trao đổi thông tin với các hệ thống khác. Các nhà quản lý nhân sự có thể đạt được hiệu quả cao hơn khi tất cả dữ liệu được lưu trữ và quản lý trên một hệ thống duy nhất hoặc phần mềm Thông tin nhân sự có thể kết nối với hệ thống khác.

4. Ai chịu trách nhiệm triển khai dự án Ứng dụng phần mềm Thông tin nhân sự vào quy trình vận hành của doanh nghiệp?

Một số hệ thống Thông tin nhân sự đòi hỏi khách hàng phải rất quan tâm đến việc triển khai ban đầu, các nhà quản trị nhân sự cần phải đầu tư nhiều thời gian và công sức xây dựng hệ thống từ lúc bắt đầu dự án.

Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu tối thiểu về mức độ đào tạo và chuyên môn kỹ thuật và thời gian dự kiến của dự án. Đặt câu hỏi và khai thác từ các nhà cung cấp hệ thống Thông tin nhân sự về những chủ đề có vẻ đơn giản nhưng lại liên quan nhiều đến chuyên môn công nghệ quan trọng. Nhà quản lý nhân sự sau đó có thể hiểu rõ các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình sử dụng phần mềm Thông tin nhân sự, một số công việc có thể rất phức tạp và mất thời gian, có khả năng làm giảm giá trị của toàn bộ hệ thống và ROI (Return on investment).

5. Có mất thêm chi phí đào tạo nhân viên khi sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự ?

Chi phí đào tạo cũng nên được đánh giá, bao gồm cả thời gian đi và chi phí đi lại. Nhân sự cần phải nhận thức được tất cả các chi phí cứng và phát sinh liên quan đến việc áp dụng phần mềm thông tin nhân sự.

6. Ai sẽ sở hữu dữ liệu?

Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ là phòng nhân sự của các doanh nghiệp. Các công ty sẽ có thể chuyển dữ liệu của họ đến bất kỳ Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng ASP (Application Service Provider) nào. Nếu dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ độc quyền của bên thứ 3, đôi khi doanh nghệp có thể phải trả phí bổ nếu doanh nghiệp muốn đổi nhà cung cấp này.

Khi phần mềm Thông tin nhân sự được cài đặt trên máy trạm hoặc máy chủ tại chỗ của mỗi công ty, các bản cập nhật thường xuyên cho hệ thống đó thường được yêu cầu kèm theo và việc lập kế hoạch quản lý công việc này có thể khá cồng kềnh và phức tạp. Phần cập nhật cho hệ thống thông tin nhân sự thường được thực hiện tự động với phần mềm có sẵn trực tuyến thông qua mô hình Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP – Application Service Provider) hoặc Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service).

7. Xây dựng biện pháp bảo mật khi sử dụng Phần mềm Thông tin nhân sự?

Nếu nền tảng phần mềm Thông tin nhân sự được xây dựng có sẵn để sử dụng trực tuyến, thông qua mô hình ASP hoặc SaaS, nhà cung cấp nên cung cấp sao lưu hàng ngày, máy chủ dự phòng và thêm các lớp để bảo vệ thông tin. Các hệ thống và thủ tục bổ sung cần được áp dụng để bảo vệ thông tin khỏi bị mất hoặc bị truy cập trái phép. Các nhà quản lý nhân sự, tham khảo ý kiến các trưởng bộ phận khác để phân quyền truy cập theo mức độ và chức danh của từng nhân sự.

8. Nhân viên có thể tự đăng ký, thay đổi dữ liệu cá nhân và lựa chọn kế hoạch của riêng họ không?

Nếu nhân viên có thể tự cung cấp và cập nhật thông tin cá nhân, chức năng này của phần mềm Thông tin nhân sự sẽ tiết kiệm được một khoảng đáng kể thời gian và tiền bạc. Một hệ thống với chức năng phân quyền để tự phục vụ, sẽ hướng dẫn nhân viên một cách đơn giản và dễ dàng thông qua việc nhập thông tin về bản thân và những người phụ thuộc vào họ.

Hệ thống Thông tin nhân sự cần trình bày rõ ràng các kế hoạch có sẵn và cho phép nhân viên thực hiện các lựa chọn một cách thuận tiện, đơn giản hóa các hành động này trong suốt quá trình với hướng dẫn cụ thể.

Nhân viên cũng có thể thêm người phụ thuộc và thay đổi thông tin khi cần thiết mọi lúc, mọi nơi.

Nguồn: thebalancecareers.com

OOC digiiMS Solutions