Phần mềm quản lý doanh nghiệp: 9 nguyên nhân triển khai thất bại

Last updated on 23 October, 2024

Là một giám đốc điều hành, một người quản lý, một trưởng nhóm hoặc cung cấp hỗ trợ CNTT trong một công ty, chắc hẳn ai cũng gặp phải vô vàn thách thức trong quá trình thuyết phục nhóm hoặc nhân viên của bạn sử dụng hiệu quả các công cụ và phần mềm quản lý doanh nghiệp mới. Đừng vội bỏ cuộc, hãy đọc một vài gợi ý dựa trên kinh nghiệm nghiên cứu và trải nghiệm của chúng tôi.

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ MỚI có thể tăng năng suất nhóm của bạn, tăng doanh số và giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Sử dụng thành thạo và hiệu quả phần mềm quản lý là một điều cần thiết cho mọi công ty. Phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ không thể tự động làm tất cả công việc của bạn, bạn cần biết cách sử dụng và tối ưu phần mềm quản lý một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là 9 lý do khiến cho doanh nghiệp thất bại khi bắt đầu quá trình ứng dụng phần mềm quản lý mới tại doanh nghiệp.

TRƯỜNG HỢP 1: KHÔNG PHẢI TẤT CẢ CÁC NHÂN VIÊN ĐỀU SỬ DỤNG ĐƯỢC PHẦN MỀM MỚI

Là người khởi xướng, bạn đã bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mới một thời gian, nhưng không phải tất cả các nhân viên đều sử dụng phần mềm quản lý này đúng cách và thường xuyên được ngay.

1. QUYẾT ĐỊNH ĐƯỢC THỰC HIỆN QUÁ VỘI VÀNG

Chưa nghiên cứu thị trường phần mềm quản lý kỹ lưỡng.

Thực hiện nghiên cứu không có nghĩa là chỉ yêu cầu báo giá, so sánh giá cả và đọc các nhận xét. Mặc dù giá cả và các đề xuất cũng là những yếu tố quan trọng, bạn nên quyết định dựa trên những gì doanh nghiệp bạn cần: tính năng, hỗ trợ, mức độ tùy biến,… Đừng tìm giải pháp rẻ nhất hoặc được đề xuất nhiều nhất. Điều gì sẽ xảy ra nếu sử dụng một phần mềm đắt hơn 200 bảng mỗi tháng nhưng có thể giúp bạn kiếm thêm 10% doanh thu của cả bộ phận/công ty? Các nhà cung cấp phần mềm thường cho phép dùng thử ít nhất 2 tuần, hãy tận dụng thời gian này để đánh giá mức độ phù hợp đối với doanh nghiệp của bạn.

Lãnh đạo bỏ qua đầu vào (input) và phản hồi về việc sử dụng phần mềm quản lý mới từ các thành viên trong nhóm.

Việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp luôn khó khăn vì nó ảnh hưởng đến rất nhiều người – thành viên nhóm, người quản lý và giám đốc điều hành. Họ đều có nhu cầu và vai trò hơi khác nhau khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp. Bạn có thể đã thực hiện một nghiên cứu kỹ lưỡng và chọn giải pháp mà bạn nghĩ là tốt nhất nhưng nếu bạn quên không tham khảo phản hồi từ nhóm hay nhân viên của bạn trước khi đưa ra quyết định, hãy thực hiện ngay bây giờ.

2. NHÓM DỰ ÁN TRIỀN KHAI ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP KHÔNG HIỆU QUẢ

Sử dụng đúng người tài

Trong một số trường hợp, thay vì chọn những người giỏi nhất – giám đốc điều hành lại giao dự án triển khai phần mềm quản lý cho bất cứ ai đang có thời gian rảnh rỗi. Đánh giá thấp sự phức tạp và tầm quan trọng của dự án này là một trong những yếu tố then chốt dẫn đến thất bại. Các bên liên quan chính có thể là Giám đốc điều hành, quản lý, trưởng nhóm và hỗ trợ kỹ thuật.

Phân công trách nhiệm

Ai sẽ phụ trách cấu hình? Ai sẽ tiến hành đào tạo? Ai chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ dự án và đánh giá kết quả? Hãy nhớ rằng, giống như với bất kỳ dự án nào khác, chỉ có thể có một người quản lý dự án triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp mới tại doanh nghiệp

Xác định mục tiêu rõ ràng và thiết thực

Core team không có đủ thời gian là một trong những lý do chính khiến việc triển khai phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) thất bại. Việc thích ứng có thể mất từ ​​vài tuần cho đến vài năm (tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn và mức độ phức tạp của phần mềm quản lý). Nếu khi bắt đầu bạn không xác định rõ ràng như thế nào là triển khai phần mềm quản lý thành công thì khi kết thúc dự án sẽ khó mà đo lường được kết quả.

3. CẤU HÌNH PHÙ HỢP

Tùy biến

Không có một giải pháp phần mềm quản lý nào là phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao nói chung, các nhà cung cấp phần mềm quản lý có các tùy chọn như API (Application Programming Interface_Giao diện lập trình ứng dụng ), các tính năng tùy chỉnh, cài đặt và tích hợp. Một số lựa chọn có thể bao gồm:

• Thiết lập trường tùy chỉnh mới, dấu trang, danh mục, múi giờ, thông tin doanh nghiệp, v.v.
• Tích hợp với các công cụ hiện tại của doanh nghiệp bạn hoặc các ứng dụng mới.
• Sắp xếp bảng điều khiển, theo dõi và báo cáo tùy chỉnh của bạn.
• Thiết kế mẫu PDF (hợp đồng, hóa đơn, xác nhận đơn hàng, báo giá)

Hãy chắc chắn rằng bạn biết tất cả các tùy chọn (options) và sử dụng chúng càng nhiều càng tốt. Chọn cấu hình mặc định của phần mềm quản lý sẽ không giúp bạn tận dụng tối đa phần mềm quản lý để phù hợp nhất với mô hình doanh nghiệp của mình.

Cập nhật dữ liệu

Mỗi phần mềm quản lý mới xuất hiện dưới dạng một tờ giấy trắng. Bạn phải nhập tất cả dữ liệu từ các công cụ hiện tại của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đang không vô thức tăng gấp đôi khối lượng công việc của chính mình. Khi mọi người gặp khó khăn trong việc thích nghi với phần mềm quản lý mới, họ có thể quay lại thói quen cũ – sử dụng hệ thống cũ để hoàn thành công việc và chỉ cố gắng điền một số dữ liệu vào hệ thống mới để người quản lý xem. Để tránh điều đó, hãy rà soát lại tất cả các dữ liệu để đảm bảo tính chính xác, có tổ chức và dễ hiểu.

Nếu cần, hãy dành thời gian để chỉnh sửa và sắp xếp dữ liệu và việc này sẽ có hiệu quả lâu dài sau này. Khi mỗi thành viên trong nhóm có bảng tính riêng của họ, dữ liệu tổng thể của cả doanh nghiệp sẽ có xu hướng lộn xộn và rất phân tán. Thông thường, mọi người không muốn dành thời gian dọn dẹp dữ liệu trước khi cập nhật trên hệ thống. Nhưng đó là một sai lầm lớn – bạn sẽ không tận dụng tối đa phần mềm quản lý mới nếu dữ liệu lộn xộn hoặc không đầy đủ.

Thử nghiệm

Một số doanh nghiệp quá háo hức muốn đạt được một mục tiêu phi thực tế, do đó cắt giảm thời gian thử nghiệm phần mềm ERP xuống một nửa. Doanh nghiệp của bạn có đang mắc phải sai lầm tương tự? Bạn cần phải kiểm tra xem phần mềm quản lý mới bạn lựa chọn sử dụng đã có cấu hình phù hợp và đã sẵn sàng sử dụng chưa? Hãy chắc chắn rằng các công cụ bạn cung cấp có thể được đưa vào sử dụng ngay lập tức.

4. ĐÀO TẠO KHÔNG ĐÚNG HOẶC KHÔNG ĐỦ

Cuộc họp ra mắt

Bạn cần có thông báo chính thức cho nhóm hoặc nhân viên về những thay đổi có thể có trong phần mềm quản lý toàn công ty và yêu cầu đầu vào (input) vào của họ. Bạn cũng nên đưa ra một thông báo công khai, khi quyết định cuối cùng được đưa ra? Cuộc họp giới thiệu phần mềm quản lý mới nên bao gồm:

• Mời mọi người sử dụng phần mềm quản lý mới và tiến hành tổng quan đầu tiên.
• Giải thích sự cần thiết và lợi ích của phần mềm quản lý mới này.
• Giới thiệu các bước thực hiện trong cả quá trình và khung thời gian dự kiến.

Quá trình thực hiện

Rất nhiều nhà cung cấp có một lộ trình cho doanh nghiệp khi bắt đầu khởi tạo và sử dụng phần mềm quản lý mới, họ dạy cách tận dụng tối đa và giúp bạn những bước đi đầu tiên. Có vẻ đó là một chi phí không cần thiết, nhưng hãy yên tâm – nó chắc chắn đáng để đầu tư. Chi phí của việc không sử dụng đúng một công cụ phù hợp có khả năng cao hơn nhiều.

Đôi khi có những doanh nghiệp không muốn sắp xếp lại hoặc rút ngắn quá trình khởi tạo và hướng dẫn sử dụng. Doanh nghiệp nên tin tưởng các chuyên gia do nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp đề cử – những người đã có nhiều kinh nghiệm qua việc triển khai phần mềm quản lý mới tại nhiều doanh nghiệp khác.

Tiến hành một chương trình đào tạo chung

Như đã đề cập trước đó, phần mềm quản lý được sử dụng khác nhau dựa trên vai trò và bộ phận. Các trường hợp sử dụng khác nhau giữa vai trò quản trị và người dùng hoặc giữa các bộ phận (Eg: Marketing và Tài chính). Nếu bạn chỉ tổ chức cùng một khóa đào tạo chung cho tất cả các bộ phận và các vị trí, mọi người có thể không biết sử dụng công cụ này đúng cách và hiệu quả nhất

Một trong những điều rất quan trọng đó là các nhà lãnh đạo hoặc quản lý nhóm cần phải tham gia vào việc đào tạo và hỗ trợ những người đang thực hiện đào tạo trong dự án triển khai phần mềm quản lý mới cho doanh nghiệp. Nếu nhóm thực hiện đào tạo một mình, các nhân viên có thể không lắng nghe, hoặc họ có thể bắt đầu loại bỏ những gì họ không thích.

Quá nhiều thông tin

Nhóm của bạn có thể bị choáng ngợp bởi tất cả các thông tin mới. Đừng làm họ sợ bằng cách chia sẻ tất cả các chi tiết cùng một lúc. Hãy nhớ rằng khởi tạo phần mềm quản lý cần nhiều giai đoạn. Chia thông tin thành các email, các buổi hướng dẫn và các cuộc họp dễ hiểu.

TRƯỜNG HỢP 2: NGƯỜI DÙNG KHÔNG THẤY ĐƯỢC NHỮNG LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM MỚI

Bạn đã bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý mới một thời gian trước đây, nhưng nhóm của bạn vẫn không thấy được lợi ích vượt trội hoặc cải thiện năng suất từ phần mềm .

5. GIẢI THÍCH TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG VÀ LỢI ÍCH VƯỢT TRỘI CỦA PHẦN MỀM MỚI

Bắt đầu với những lý do “tại sao”

Là thành viên nhóm có trách nhiệm, nhân viên của bạn chỉ có thể điền vào chỗ trống mà không hiểu đầy đủ tiềm năng và lợi ích của một công cụ quản lý mới. Họ cũng có thể bị nhầm lẫn về nhu cầu bắt đầu sử dụng phần mềm mới – tại sao hệ thống mới tốt hơn hệ thống cũ?

Một số thủ thuật

Trong mọi giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp mới, có nhiều phím tắt và các chức năng có liên quan để làm cho nhóm của bạn hiệu quả hơn. Hãy dành thời gian để viết ra và giới thiệu một số điểm chính của phần mềm quản lý mới để nhân viên của bạn có thể tận dụng tối đa phần mềm mới.

6. SỬ DỤNG PHẦN MỀM MỚI MỘT CÁCH MIỀN CƯỠNG

Xác định người chậm chạp và người phản đối

Có thể người phàn nàn về phần mềm quản lý doanh nghiệp chỉ xem đó là một nhiệm vụ bổ sung và không thực sự dành thời gian để tìm hiểu kỹ tất cả các thủ thuật của phần mềm mới. Hoặc chỉ đơn giản là họ không rành về công nghệ và cần nhiều thời gian hơn để dần thích ứng với sự thay đổi. Ngoài ra còn có một nhóm khác, những người hoài nghi về tất cả những điều mới. Xác định các nhóm người này và dành thêm nhiều thời gian hơn để hỗ trợ họ có thể giả quyết được vấn đề và tạo ra sự khác biết lớn.

Hãy kiên nhẫn và tự tin

Thích nghi với một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp mới hiếm khi nhanh chóng và thuận tiện vì quá trình thực hiện có thể mất vài tuần đến vài tháng. Ban điều hành liệu có tin rằng bạn đã chọn giải pháp phù hợp? Nếu vậy, hãy kiên trì. Giải thích các lợi ích, lắng nghe các phản hồi, gửi email thông tin và lặp lại.

7. KHÔNG THEO SÁT QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM MỚI

Phản hồi không chính thức

Lộ trình khởi tạo của phần mềm quản lý doanh nghiệp mới đã được hoàn thiện và các đội bắt đầu sử dụng công cụ mới. Bạn có thể đã ăn mừng thành công quá sớm và quên theo dõi. Hãy gửi một email ngắn gọn để lắng nghe những phản hồi trung thực của nhân viên sau một thời gian dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp mới là một cách đơn giản để tìm hiểu và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn về giải pháp phần mềm mới.

Kiểm duyệt chính thức

Một thực tế khó tin là đôi lúc người ta nói dối trong vô thức. Hành động và thói quen của chúng ta sẽ tiết lộ sự thật. Bạn có thể gửi một bảng câu hỏi yêu cầu nhân viên mô tả hành vi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mới của họ hoặc tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên trong phần mềm quản lý doanh nghiệp mới

TRƯỜNG HỢP 3: NHỮNG NHÂN VIÊN MỚI ĐANG GẶP KHÓ KHĂN KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM MỚI

Bạn đã thuê một thành viên nhóm mới cách đây một thời gian, nhưng họ vẫn không thoải mái khi sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp & công cụ.

8. NHÂN VIÊN ONBOARDING VS PHẦN MỀM ONBOARDING

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mới nhiều lần

Bạn có nghĩ rằng một khi phần mềm quản lý doanh nghiệp mới đã được khởi tạo hoàn thành, và hoàn thành hướng dẫn tất cả nhân viên biết cách sử dụng thì đó là phần cuối cùng? Thật không may là không – bạn phải hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mỗi khi bạn có một thành viên nhóm mới. Hãy nhớ rằng, đào tạo phần mềm là một phần riêng biệt và không thể thiếu.

9. ĐO LƯỜNG ĐƯỜNG CONG HỌC TẬP

(Thuật ngữ “Đường cong học tập” đề cập đến mối quan hệ giữa quá trình học tập và tích lũy kinh nghiệm đối với kết quả là những tiến bộ đạt được)

Lần đầu tiên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp mới

Bạn đã bao giờ tự mặc định rằng nhân viên mới của bạn đã sử dụng một phần mềm quản lý doanh nghiệp tương tự trước đây và đã sẵn sàng để sử dụng thành thạo phần mềm quản lý doanh nghiệp mới của doanh nghệ mình ? Ngay cả khi họ có kinh nghiệm trước đây – cấu hình và quy trình kinh doanh của từng doanh nghiệp là khác nhau.

Thời gian và hỗ trợ

Mặc dù việc sử dụng phần mềm quản lý cho toàn bộ công ty có vẻ rất rõ ràng và hiển nhiên đối với bạn và nhân viên công ty, nhưng hãy nhớ rằng bạn đã trải qua khó khăn như thế nào khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý. Dành thời gian để giải thích các lợi ích, đưa ra một số lời khuyên và theo dõi những nhân viên mới. Nếu được bạn hỗ trợ nhiều hơn trong những tháng đầu tiên, nhân viên mới sẽ hòa nhập tốt hơn và hiệu quả công việc chung sẽ tăng đáng kể.

KẾT LUẬN

Khi việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp bắt đầu thất bại, lý do đầu tiên và phổ biến nhất xuất hiện trong đầu – đó là tại phần mềm quản lý dở tệ. Đôi khi đó không thực sự là lý do chính mà có thể phần mềm quản lý đó không phải là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn (tính năng, cấu hình, độ tùy biến,v…v). Để đánh giá đúng tình huống và đưa ra quyết định tốt nhất – hãy học cách nhận ra tất cả các lý do khác nhau khiến việc triển khai phần mềm quản lý mới không thành công. Thông thường, nó là sự pha trộn của các yếu tố khác nhau. Chìa khóa để giải quyết vấn đề thành công là xác định vấn đề cốt lõi.

Nguồn: scoro.com

Lược dịch bởi Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Tham khảo thêm về kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp:

Xây dựng phần mềm quản lý doanh nghiệp – Trải nghiệm và cảm xúc

Phần mềm quản lý – kinh nghiệm triển khai từ Maxtour

Đối mặt với Cách mạng Công nghệ 4.0, doanh nghiệp nên làm gì?

Phần mềm KPI – Hướng đi tất yếu để triển khai thành công KPI trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý công việc – Lợi ích của việc quản lý công việc khoa học

5 loại thông tin căn bản phần mềm thông tin nhân sự cần quản lý

Top 10 phần mềm tính lương lên ngôi 2021 / Phần mềm lương digiiC&B

——————————-

Để tìm hiểu thêm và được tư vấn Phần mềm Quản lý doanh nghiệp digiiMS, đăng ký dùng thử tại đây hoặc liên hệ:

Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC

Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn

Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting

Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn