Phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu – Xu hướng tất yếu trong quản trị doanh nghiệp

Last updated on 24 May, 2024

Quản trị nhân sự là một bài toán khó với tất cả các doanh nghiệp. Nhất là khi quy mô doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, bộ não con người dường như không thể thực hiện tốt được các công tác quản lý một số lượng lớn nhân lực trong một công ty. Từ đó, hình thành nên nhu cầu về một công cụ có thể hỗ trợ quản lý nhằm tiết kiệm thời gian, công sức nhưng vẫn đáp ứng được các yêu cầu của nhà quản trị. Phần mềm nhân sự chuyên sâu ra đời chính là xu hướng tất yếu trong quản trị doanh nghiệp ngày nay. 

Quản lý nhân sự và sự ra đời của phần mềm nhân sự chuyên sâu

Trước khi tìm hiểu về phần mềm nhân sự chuyên sâu, chúng ta hãy xem xét đến khái niệm quản lý nhân sự (HRM). Đây là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi để định nghĩa quá trình phát triển nhân lực của một doanh nghiệp hay tổ chức. Theo thuật ngữ HRM, yếu tố con người của một tổ chức được xem như tài sản, con người là yếu tố quan trọng và xứng đáng để đầu tư và phát triển.

Quá trình này bắt đầu bằng việc phân tích một công việc trong doanh nghiệp và kết thúc với việc đảm bảo về sự phát triển và hài lòng của mỗi nhân viên. Nhưng nên nhớ rằng, HRM là một vòng tròn liên tục nên nó sẽ không bao giờ kết thúc. Quá trình HRM là:

• Nhân sự
• Định nghĩa công việc
• Thiết kế lộ trình công việc
• Sự hài lòng và lợi ích của nhân viên 

Các bước trong quá trình quản lý nhân sự thường bao gồm:

• Đánh giá những việc làm cần thiết cho một công việc mới
• Lên kế hoạch miêu tả công việc
• Xác định kĩ năng và học vấn cần thiết cho vị trí đang được xem xét
• Tuyển dụng nhân tài
• Định hướng và truyền cảm hứng
• Đào tạo và phát triển
• Đánh giá mức độ thể hiện của nhân viên 
• Lên kế hoạch về lợi nhuận
• Xử lý khiếu nại và giải quyết tranh chấp
• Giao tiếp rõ ràng với tất cả nhân viên 

Nhiệm vụ của quản lý nhân sự trong một tổ chức đã phát triển mạnh mẽ trong những thập kỷ qua, với sự phát triển nhân lực đã trở thành sự ưu tiên hàng đầu của mọi tổ chức. Doanh nghiệp đã nhận ra tầm quan trọng của việc tuyển dụng, phát triển và níu giữ nhân tài, và cách mà họ có thể đóng góp đến lợi ích cũng như thành công của toàn doanh nghiệp. Vì vậy, họ luôn củng cố yếu tố này, xem chúng như tài sản của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, quá trình HRM là một quá trình tốn thời gian và sức lực để có thể hoàn thành bởi những cá nhân. Vì vậy, để giảm chi phí đầu tư thời gian và tăng sự dễ dàng trong việc quản lý, phần mềm nhân sự ra đời để giải quyết bài toán trên. 

Theo thời gian, các doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh về quy mô và tính phức tạp trong hoạt động quản lý nhân sự cũng ngày càng tăng, lúc này các tính năng thông thường như quản lý thông tin nhân viên, quản lý lương bổng, quản lý ngày công của phần mềm nhân sự thông thường không còn đủ đáp ứng các nhu cầu nhân sự mang tính chiến lược của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Vì thế, phần mềm nhân sự chuyên sâu ra đời là công cụ quan trọng giải quyết bài toán quản lý nhân sự phức tạp tại các doanh nghiệp vừa và lớn.

Phần mềm nhân sự chuyên sâu là gì?

Bất kỳ phần mềm kinh doanh nào giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự đều có thể được coi là phần mềm nhân sự. Hệ thống phần mềm nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự. Tuy nhiên, để được coi là phần mềm nhân sự chuyên sâu, nó phải được bao gồm 3 thành tố chính là: phần mềm nhân sự lõi, quản lý lực lượng lao động và chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

– Phần mềm nhân sự lõi (core HR) bao gồm ba chức năng quản lý nguồn nhân lực truyền thống: quản lý phúc lợi nhân viên, quản lý thông tin nhân sự và quản lý tiền lương. 

– Quản lý nguồn nhân lực bao gồm một loạt các giải pháp dùng để sắp xếp và theo dõi hiệu quả lực lượng lao động của doanh nghiệp. Các giải pháp này rất phù hợp cho các doanh nghiệp tổ chức nhân viên làm việc theo ca, bao gồm các tính năng theo dõi thời gian làm việc, chấm công, giám sát việc tuân thủ luật lao động, và thường bao gồm các chức năng quản lý tiền lương, hoặc phải tích hợp tốt với phần mềm quản lý tiền lương khác.

– Quản lý chiến lược nhân sự giúp công ty phát triển bằng cách thu hút nhân tài và phát triển tài năng nhân viên, cũng như tổ chức và sắp xếp tổng thể lượng lao động của công ty một cách tốt hơn. Đây là loại phần mềm nhân sự chuyên sâu giúp hợp lý hóa các quy trình quản lý nhân lực để đảm bảo công ty đang sử dụng nhân viên của mình một cách hiệu quả nhất có thể, làm cho đội ngũ nhân viên tăng trưởng về số lượng, phát triển về kỹ năng, qua đó cải thiện tỷ lệ duy trì và mức độ hài lòng của nhân viên.

Đặc điểm của phần mềm nhân sự chuyên sâu

Phần mềm nhân sự chuyên sâu khác với phần mềm nhân sự thông đường ở chỗ nó có một số đặc điểm đặc thù sau:

– Đi sâu vào từng phân hệ, từng chức năng trong quản lý nhân sự

Phần mềm nhân sự chuyên sâu bao gồm tất cả các chức năng thiết yếu phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự như: quản lý thông tin nhân viên, quản lý năng lực, quản lý KPI, quản lý đãi ngộ, cơ cấu tổ chức,… Những phân hệ này là đặc biệt quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, thay vì chỉ tích hợp các chức năng cơ bản như lương bổng, thông tin nhân viên, chấm công như phần mềm nhân sự thông thường.

– Là công cụ triển khai chiến lược của doanh nghiệp

Đặc điểm này được thể hiện rõ nhất bởi phân hệ quản lý KPI. KPI không chỉ là công cụ để đánh giá nhân viên, mà hơn hết KPI chính là công cụ quản lý, công cụ triển khai chiến lược của một doanh nghiệp, hướng doanh nghiệp đi theo chiến lược, mục tiêu đã định sẵn.

Ngoài ra, những phân hệ như đánh giá năng lực cũng bao hàm hệ thống đánh giá riêng như khung năng lực và từ điển năng lực theo ngành, tổ chức đợt đánh giá năng lực, báo cáo đánh giá, chiến lược phát triển nguồn nhân lực,…chứ không đơn thuần là quản lý hồ sơ năng lực và xây dựng chủ quan từ phía công ty.

– Hệ thống dashboard đa dạng, sinh động

Phần mềm nhân sự chuyên sâu với các báo cáo sinh động, đa dạng theo từng cấp độ, theo thời gian, có so sánh giữa các năm, cho phép thiết lập cách thức xuất dữ liệu các báo cáo đánh giá hiệu quả công việc bằng các biểu mẫu được chuẩn hóa (excel, img, pdf)

Một đặc điểm của báo cáo số hóa đó là tính thời gian thực, cập nhật liên tục. Từ đó, báo cáo chuyên sâu cung cấp cái nhìn khách quan nhất, giúp nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng.

– Có khả năng phân tích hiện trạng, dự đoán tương lai và gợi ý giải pháp

Đây là đặc điểm ít thấy nhất ở những phần mềm thông thường. Hoặc các phần mềm đơn giản, cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ chỉ dừng ở những dự đoán cơ bản. 

Các tính năng chính của phần mềm nhân sự chuyên sâu

Vì tính phổ biến trong hoạt động quản lý nhân sự ngày nay mà có nhiều phần mềm nhân sự chuyên sâu trên thị trường tích hợp rất nhiều tính năng. 

Cải thiện việc quản lý nhân lực một cách hiệu quả

• Bằng cách giảm thiểu thời gian và tăng hiệu quả của các phân khúc khác nhau
• Tổng hợp dữ liệu
• Quản lý hiệu quả các cấp doanh nghiệp, bộ phận, nhân viên
• Quản lý chiến lược và sự phát triển của doanh nghiệp
• Đánh già và quản lý năng lực nhân viên

Tự động hỗ trợ trong việc tuyển dụng 

• Lên kế hoạch và đăng tải công việc
• Quản lý ứng viên dựa trên những năng lực cần thiết đã được lập trình sẵn
• Phân tích sơ yếu lý lịch
• Giúp đỡ trong quá trình nhận chức nhờ hệ thống lưu trữ dữ liệu chi tiết

Cải thiện kiểm soát dữ liệu doanh nghiệp

Lên kế hoạch tốt hơn và dễ dàng hơn cho nhân viên

• Kiểm soát thời gian làm việc
• Lên lịch trực
• Quản lý nghỉ phép

Đánh giá năng lực

• Đánh giá sự hoàn thành của KRA’s
• Đánh giá năng lực tổng quan
• Kiểm soát năng lực nhân viên
• Theo dõi dễ dàng và hiệu quả quá trình đào tạo, phát triển của nhân viên
• Tự động báo cáo

Chuẩn hóa quy trình và phát triển doanh nghiệp

Quản lý lương bổng hiệu quả và nhanh chóng

Phân tích báo cáo hiệu quả từ đó dẫn đến việc quyết định tốt hơn

Tại sao phần mềm nhân sự chuyên sâu là xu hướng tất yếu trong quản trị doanh nghiệp?

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã có những tác động mạnh mẽ đến tình hình kinh doanh của đại đa số các tổ chức, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Những tác động này được nhìn thấy trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh, trong đó, lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực đã có những thay đổi đáng kể.

​Một trong những biểu hiện rõ nhất của công nghệ góp phần tạo nên sự “thay áo” của lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, đó là công nghệ đã làm thay đổi vai trò của việc quản lý nguồn nhân lực đến một mức độ lớn hơn. Bằng cách ứng dụng công nghệ vào các công tác quản trị nguồn lực, khối lượng công việc của các chuyên viên nhân sự được giảm thiếu nhiều hơn, tiết kiệm thời gian cho những vấn đề khác, đồng thời hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo đúng tiến độ.

Phần mềm nhân sự chuyên sâu ra đời là xu hướng tất yếu khi mà quy mô nhân sự và nhu cầu trong hoạt động quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp lớn và vừa ngày càng tăng. Nó cho phép mọi nhân viên trong toàn bộ tổ chức theo dõi sát những chỉ số thông tin, năng lượng mà mình đóng góp tại doanh nghiệp như KPIs, tiến độ công việc, lương, thưởng, ngày phép, những chính sách phúc lợi khác… một cách rõ ràng nhất.  Đồng thời, ban lãnh đạo, quản lý cấp cao cũng dễ dàng triển khai chiến lược và định hướng nhân viên đi theo một mục tiêu nào đó của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà quản lý nhân sự cũng dễ dàng hơn hơn trong việc theo sát các hoạt động, nắm bắt tình hình từng bộ phận, nhân viên của mình trong công ty để kịp thời ra quyết định, chính sách đúng đắn để phát triển doanh nghiệp lâu dài.

Phần mềm nhân sự chuyên sâu digiiHR của OOC

Phần mềm nhân sự chuyên sâu digiiHR của OOC giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể các vấn đề về nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm từ cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân sự đến đánh giá năng lực, đánh giá kết quả hay trả lương. Tính “chuyên sâu” mà OOC mang lại cho khách hàng trong phần mềm nhân sự chuyên sâu digiiHR không chỉ là bao gồm tất cả các tính năng quan trọng trong công tác quản lý nhân sự, mà đặc biệt, tính “chuyên sâu” ở đây còn là digiiiHR được xây dựng trên nền tảng kế thừa kinh nghiệm tư vấn nhân sự suốt 16 năm của đội ngũ tư vấn OCD cho hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước. Vì thế, phần mềm nhân sự chuyên sâu digiiHR là sự cộng hưởng của công cụ phần mềm tiên tiến cùng với sự cố vấn, xây dựng của đội ngũ nhân lực dày dặn chuyên môn, từng tư vấn thành công cho nhiều dự án.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Tham khảo bài viết

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mã nguồn mở