Operational Excellence là gì? 10 nguyên tắc cốt lõi

Last updated on 13 December, 2024

Operational Excellence (hay Vận hành xuất sắc) là một tư duy chiến lược và cách tiếp cận tập trung vào việc liên tục cải thiện hoạt động kinh doanh để đạt được hiệu suất vượt trội. Nó bao gồm:

• Tối ưu hóa quy trình
• Giảm lãng phí
• Tăng năng suất
• Cân bằng mọi khía cạnh của tổ chức để mang lại giá trị cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan

Trong bài viết dưới đây, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu hơn về triết lý đặc biệt này nhé!

Operational Excellence là gì?

Khái niệm về Vận hành xuất sắc (OE)

Vận hành xuất sắc (Operational Excellence) là một triết lý quản trị tập trung vào việc không ngừng cải tiến các quy trình, hệ thống và văn hóa tổ chức để đạt được hiệu suất tối ưu. Mục tiêu chính của Operational Excellence là tạo ra giá trị cao nhất cho khách hàng bằng cách nâng cao hiệu quả, giảm lãng phí, và đảm bảo chất lượng trong từng hoạt động.

Ngoài việc là một tập hợp các công cụ hoặc quy trình, vận hành xuất sắc được xem như một tư duy cần được thấm nhuần trong mọi cấp độ của tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên. Nó bao gồm việc:

• Giải quyết vấn đề một cách có hệ thống và triệt để.
• Lãnh đạo hiệu quả với vai trò định hướng và thúc đẩy sự cải tiến liên tục.
• Tập trung vào con người bao gồm xây dựng văn hóa làm việc bền vững, đề cao tính sáng tạo và sự tham gia nhiệt huyết của nhân viên.

Trong quản lý sản xuất, Operational Excellence thường gắn liền với các phương pháp như Lean (Sản xuất tinh gọn), Six Sigma, và Kaizen, giúp tổ chức đạt được sự ổn định trong hoạt động, cải thiện năng suất và khả năng cạnh tranh dài hạn.

Operational Excellence: 10 nguyên tắc cốt lõi

Hằng năm, Viện Shingo thuộc Trường Kinh doanh Jon M. Huntsman trao giải thưởng về Operational Excellence, được gọi là Giải thưởng Shingo. Giải thưởng này được đánh giá dựa trên văn hóa doanh nghiệp, kết quả hoạt động và cách mỗi nhân viên thể hiện các nguyên tắc hướng dẫn trong mô hình Shingo (Định nghĩa về vận hành xuất sắc bắt nguồn từ Mô hình Shingo) Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về 10 nguyên tắc này:

10 nguyên tắc cốt lõi trong Operational Excellence

Nguyên tắc #1: Tôn trọng mọi cá nhân

Mô hình Shingo nhấn mạnh rằng, mỗi con người đều có giá trị và tiềm năng nên họ xứng đáng được tôn trọng. Tuy nhiên, việc tôn trọng người khác không chỉ dừng lại ở thái độ, mà còn cần được thể hiện bằng hành động, hành vi, cách ứng xử. Cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng với nhân viên là cho họ tham gia vào các cải tiến cần thiết trong bộ phận của mình. Điều này giúp họ cảm thấy được trao quyền, tự tin và có động lực đóng góp tích cực vào các thay đổi doanh nghiệp.

Nguyên tắc #2: Lãnh đạo bằng sự khiêm tốn

Lãnh đạo luôn cần duy trì đức tính khiêm tốn. Khi con người thừa nhận những điểm yếu của mình và tìm kiếm giải pháp tốt hơn, những cải tiến đột phá sẽ xuất hiện. Sự khiêm tốn nằm ở việc sẵn sàng lắng nghe và đón nhận ý kiến từ tất cả mọi người, bất kể vị trí hay cấp bậc của họ trong tổ chức.

Nguyên tắc #3: Hướng tới sự hoàn hảo

Nhiều người thường phản đối nguyên tắc này vì họ cho rằng sự hoàn hảo gần như là không thể xảy ra. Tuy nhiên, việc hướng tới sự hoàn hảo không có nghĩa là bằng mọi giá phải đạt được nó. Nó chỉ đơn thuần là đặt tiêu chuẩn cao để thay đổi tư duy, góc nhìn về mọi vấn đề trong tổ chức. Khi đối mặt với một vấn đề, hãy tìm kiếm các giải pháp dài hạn và luôn cố gắng đơn giản hóa công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra.

Nguyên tắc #4: Đón nhận tư duy khoa học

Sự đổi mới đến từ việc không ngừng thử nghiệm và học hỏi. Do đó, việc khám phá, tìm tòi những ý tưởng có phương pháp, có hệ thống khoa học mới là rất quan trọng để hiểu điều gì hiệu quả và điều gì không. Nó cũng khuyến khích nhân viên tích cực thử nghiệm mà không sợ thất bại.

Nguyên tắc #5: Tập trung vào quy trình

Khi có vấn đề xảy ra, xu hướng tự nhiên của chúng ta thường là đổ lỗi cho con người. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, vấn đề thực sự nằm ở quy trình chứ không phải cá nhân. Ngay cả những nhân viên giỏi cũng không thể tạo ra kết quả công việc tốt với một quy trình kém hiệu quả. Khi phát hiện lỗi, thay vì chỉ trích nhân viên, hãy đánh giá xem lỗi phát sinh ở bước nào trong quy trình để kịp thời điều chỉnh.

Nguyên tắc #6: Đảm bảo chất lượng tại nguồn

Doanh nghiệp chỉ có thể tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cao khi mỗi bước trong quy trình được thực hiện đúng. Việc tổ chức, sắp xếp không gian làm việc sao cho các vấn đề tiềm ẩn trở nên hiện hữu ngay lập tức là điều cần thiết. Khi lỗi xảy ra, trưởng nhóm hoặc trưởng bộ phận cần dừng lại mọi hoạt động có liên quan để sửa lỗi trước khi tiếp tục.

Nguyên tắc #7: Cải thiện dòng chảy và hệ thống kéo

Mục tiêu của mọi tổ chức là mang lại giá trị tối đa cho khách hàng. Để đạt được điều này, quy trình và dòng chảy công việc cần diễn ra liên tục, tránh các gián đoạn gây lãng phí và kém hiệu quả. Đồng thời, tổ chức cần đánh giá nhu cầu của khách hàng (hệ thống kéo) để chỉ sản xuất đáp ứng đúng nhu cầu, tránh lãng phí do sản xuất dư thừa.

Nguyên tắc #8: Tư duy hệ thống

Một hệ thống gồm nhiều thành phần liên kết chặt chẽ với nhau. Việc hiểu mối quan hệ giữa các thành phần này giúp mọi người đưa ra quyết định tốt hơn. Hãy tránh tầm nhìn hạn hẹp và loại bỏ các rào cản ngăn cản dòng chảy của ý tưởng, quy trình và thông tin.

Nguyên tắc #9: Duy trì tính nhất quán về mục tiêu

Nhân viên cần được truyền thông rõ ràng về mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức từ những ngày đầu tiên. Tuy nhiên, việc nhấn mạnh những mục tiêu này không nên dừng lại ở ngày đầu mà cần tiếp tục được duy trì hàng ngày sau đó. Mỗi nhân viên cần biết chắc chắn về lý do tổ chức tồn tại, hướng đi và cách thức đạt được mục tiêu. Điều này giúp họ liên kết hành động và mục tiêu của cá nhân với tổ chức.

Nguyên tắc #10: Tạo ra giá trị cho khách hàng

Để tạo giá trị cho khách hàng, tổ chức cần hiểu rõ nhu cầu của họ. Giá trị là những gì khách hàng sẵn sàng trả tiền để nhận được. Tổ chức phải không ngừng nỗ lực để hiểu và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Một tổ chức không tiếp tục tạo ra giá trị cho khách hàng sẽ không thể tồn tại bền vững.

Các phương pháp trong Operational Excellence

Khi mô hình Shingo ngày càng trở nên phổ biến trong thế giới kinh doanh, nhiều phương pháp luận khác đã được phát triển dựa trên cách tiếp cận này và các nguyên tắc cốt lõi của Operational Excellence. Các phương pháp đó bao gồm:

Các phương pháp trong Operational Excellence

• Lean Manufacturing (Sản xuất tinh gọn): Là một phương pháp có hệ thống nhằm giảm thiểu lãng phí trong khi vẫn duy trì năng suất ổn định.
• Six Sigma: Six Sigma là tập hợp các phương pháp luận, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để cải thiện quy trình và giảm thiểu sai sót. Đôi khi, Six Sigma được kết hợp với các nguyên tắc của Lean Manufacturing và được gọi là “Lean Six Sigma”.
• Kaizen: Tập trung vào cải tiến liên tục, Kaizen nhấn mạnh tầm quan trọng của làm việc nhóm và việc chủ động chịu trách nhiệm cho các khu vực được chỉ định trong tổ chức nhằm thực hiện các cải tiến nhỏ nhưng bền vững.

Cách triển khai Operational Excellence

Các bước triển khai Operational Excellence (Vận hành xuất sắc) cần được thực hiện theo cách tiếp cận có hệ thống, tập trung vào con người, quy trình, và công nghệ. Dưới đây là các bước cơ bản để triển khai:

Bước 1: Xác định mục tiêu và tầm nhìn

• Mục tiêu: Xác định rõ tổ chức muốn đạt được điều gì thông qua vận hành xuất sắc, ví dụ như cải thiện hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí hoặc tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Tầm nhìn: Định hình tầm nhìn dài hạn để đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức có cùng hướng đi.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng

Thực hiện phân tích hiện trạng (Gap Analysis) để xác định:

• Quy trình hiện tại có những lỗ hổng nào?
• Các điểm yếu trong vận hành, như lãng phí, lỗi sai hoặc hiệu suất thấp.
• Mức độ sẵn sàng của nhân viên và hệ thống hỗ trợ.

Bạn có thể sử dụng các công cụ như phân tích SWOT hoặc Value Stream Mapping để hiểu rõ những điểm cần cải tiến.

Bước 3: Xây dựng chiến lược cải tiến

Ưu tiên cải tiến: Lựa chọn các lĩnh vực hoặc quy trình quan trọng để cải thiện trước.

Lập kế hoạch hành động: Đưa ra kế hoạch cụ thể với các bước cải tiến, phân công trách nhiệm rõ ràng.

Chỉ số đo lường: Thiết lập hệ thống KPI (Key Performance Indicators) để theo dõi tiến trình và hiệu quả cải tiến.

Bước 4: Đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên

Đào tạo kỹ năng: Cung cấp kiến thức về Lean, Six Sigma, Kaizen, hoặc các công cụ vận hành khác cho đội ngũ.

Xây dựng văn hóa cải tiến: Khuyến khích nhân viên tham gia và đóng góp ý tưởng cải tiến liên tục.

Trao quyền: Đảm bảo nhân viên có quyền ra quyết định trong một số trường hợp và nhận sự hỗ trợ cần thiết để thực hiện cải tiến.

Đào tạo và trao quyền cho nhân viên là yếu tố cực kỳ quan trọng

Bước 5: Triển khai và tối ưu hóa quy trình

Thử nghiệm: Bắt đầu triển khai các thay đổi trong phạm vi nhỏ (Pilot Test) để đánh giá tính hiệu quả.

Mở rộng: Sau khi đạt được kết quả khả quan, mở rộng triển khai trên toàn bộ tổ chức.

Tối ưu hóa: Liên tục giám sát và điều chỉnh quy trình để đạt hiệu quả tốt nhất.

Bước 6: Ứng dụng công nghệ hỗ trợ

Tự động hóa: Áp dụng các công nghệ tự động hóa để giảm lỗi, tăng hiệu suất.

Dữ liệu: Sử dụng dữ liệu và phân tích (Data Analytics) để ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Hệ thống quản lý: Cải thiện việc quản lý thông qua ERP, CRM, phần mềm KPI hoặc các phần mềm hỗ trợ khác.

Bước 7: Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Đo lường: Thường xuyên đánh giá tiến trình bằng các KPI đã thiết lập.

Phản hồi: Thu thập ý kiến từ nhân viên và khách hàng để phát hiện vấn đề hoặc cơ hội cải tiến.

Báo cáo: Tổng kết kết quả đạt được và chia sẻ thành công trong nội bộ tổ chức.

Bước 8: Duy trì và cải tiến liên tục

Duy trì kết quả: Đảm bảo các cải tiến đã đạt được được tích hợp vào quy trình hằng ngày.

Cải tiến liên tục: Tạo văn hóa không ngừng cải tiến, khuyến khích đội ngũ tìm kiếm cơ hội mới để tối ưu hóa.

Tóm lại, quá trình triển khai Operational Excellence không chỉ là một dự án ngắn hạn mà là một hành trình dài hạn. Điều quan trọng nhất là tổ chức phải xây dựng một văn hóa cải tiến, kết hợp chặt chẽ giữa con người, quy trình, và công nghệ để đạt được hiệu quả bền vững.

Trong hành trình hướng đến vận hành xuất sắc, vai trò của một hệ thống chỉ tiêu KPI rõ ràng, hiệu quả, minh bạch, sát với thực tế và dễ quản lý là điều không thể thiếu. Hệ thống chỉ số KPI không chỉ là công cụ đo lường hiệu suất, mà còn đóng vai trò như một kim chỉ nam, giúp tổ chức định hướng hành động và đảm bảo mọi nỗ lực đều hướng đến mục tiêu chung trong các dự án Operational Excellence.

Tham khảo Dịch vụ Tư vấn Hệ thống Chỉ số KPI

OCD là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn xây dựng Hệ thống Chỉ số KPI (KPI – Key Performance Indicator), OCD tự hào là công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với bề dày kinh nghiệm trong tư vấn chiến lược và xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất.

Dịch vụ tư vấn KPI

Uy tín của OCD được khẳng định qua hàng loạt dự án tư vấn Hệ thống KPI thành công cho các tên tuổi lớn như Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tập đoàn Xây dựng và Kinh doanh Địa ốc Hòa Bình, Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí (PVFCo), Tổng Công ty Điện lực Miền Trung, Tập đoàn Thương mại Dược phẩm SOHACO, Tập đoàn Dược phẩm Abipha, Tập đoàn Vitto Hoàn Mỹ…

Không chỉ dừng lại ở tư vấn, OCD còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai Hệ thống KPI thông qua Phần mềm quản lý KPI hàng đầu Việt Nam – digiiTeamW, được phát triển bởi công ty thành viên OOC Solutions.

——————————-