Mô hình chuyển đổi Bridges: Hướng dẫn chi tiết cho quá trình thay đổi

Last updated on 27 May, 2024

Trong quá trình phát triển và thành công, thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Mặc dù mang lại nhiều mặt tích cực và cơ hội, nhưng thay đổi cũng có thể gây ra sự khó chịu và chống đối cho nhân viên. Khi triển khai thay đổi, các nhà lãnh đạo tổ chức có thể sử dụng các cách tiếp cận khác nhau để quản lý thay đổi nhằm thúc đẩy những mặt tích cực của quá trình chuyển đổi và giảm thiểu khó khăn.

Bridges’ Transition Model (Mô hình Chuyển đổi Bridges) giúp lãnh đạo và nhân viên vượt qua giai đoạn chuyển đổi, đồng thời xem xét đến cách mọi người phản ứng với thay đổi. Mô hình quản lý thay đổi này giúp giảm bớt sự khó khăn của việc thay đổi bằng cách tập trung vào trải nghiệm của con người, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn nhanh chóng và hỗ trợ họ tập trung vào việc học các quy trình mới.

Mô hình chuyển đổi Bridges là gì? 

Đây là phương pháp giúp các tổ chức vượt qua giai đoạn chuyển đổi. Được phát triển bởi William Bridges, một nhà tư vấn tổ chức nổi tiếng, trong cuốn sách “Managing Transitions Making The Most Of Change” xuất bản năm 1991.

Điểm đặc biệt của mô hình này là tập trung vào cách con người phản ứng với sự thay đổi. Theo Bridges, chuyển đổi không chỉ đơn thuần là sự thay đổi, mà là cả quá trình thích nghi với sự thay đổi đó. Do đó, mô hình này đòi hỏi hiểu biết sâu sắc về phản ứng của con người về tâm lý và cảm xúc trước sự thay đổi. Nhờ vậy, nó có thể giúp giảm bớt sự khó chịu của nhân viên khi mọi thứ thay đổi. Bởi vì tập trung vào hành trình cảm xúc của cá nhân, mô hình này cũng có thể được áp dụng cho các giai đoạn chuyển đổi bên ngoài môi trường làm việc.

Ưu điểm và nhược điểm của mô hình Bridges

Ưu điểm của Mô hình Bridges

Mô hình này mang lại một số lợi ích:

• Thấu hiểu bản chất con người: Mô hình tính đến yếu tố con người là một điều quan trọng trong quản lý thay đổi. Con người có cảm xúc và phản ứng trước sự thay đổi, do đó cần được lưu ý.
• Tăng khả năng thành công: Bằng việc dự đoán phản ứng cảm xúc trước sự thay đổi, bạn có thể xây dựng kế hoạch quản lý tốt hơn, dẫn đến thành công cao hơn.
• Đơn giản và dễ hiểu: Mô hình chỉ gồm 3 giai đoạn, dễ dàng để mọi người nắm bắt và áp dụng.

Lưu ý khi sử dụng Mô hình Bridges

Mặc dù không phải nhược điểm, nhưng cần lưu ý một số điều:

• Mọi người đều khác nhau: Không phải ai cũng trải qua các giai đoạn theo cùng một thứ tự. Mỗi người có tốc độ thích nghi và phản ứng cảm xúc riêng.
• Cảm xúc và con người phức tạp: Cần linh hoạt khi sử dụng mô hình, vì cảm xúc và con người không thể gói gọn trong một khuôn mẫu nhất định.
• Không thay thế cho các khung quản lý thay đổi: Đây chỉ là một mô hình tham khảo, không thể thay thế cho các khung quản lý thay đổi toàn diện.

Đọc thêm: 9 rào cản của sự thay đổi tổ chức và Cách vượt qua chúng

Ba Giai Đoạn Chuyển Đổi Theo Mô Hình Bridges

Mô hình của Bridges phân ra ba giai đoạn chuyển đổi mà mọi người trải qua khi đối mặt với sự thay đổi. Ba giai đoạn này bao gồm:

• Kết thúc và Buông bỏ (Ending and Letting Go)
• Vùng Trung Gian (The Neutral Zone)
• Bắt Đầu Mới (The New Beginning)

Theo Bridges, mỗi người sẽ trải qua các giai đoạn này với tốc độ khác nhau. Ví dụ, những người cảm thấy thoải mái với sự thay đổi có thể nhanh chóng bước sang giai đoạn ba, trong khi những người khác có thể ở lại giai đoạn một hoặc hai lâu hơn.

Giai đoạn 1: Kết thúc và Buông bỏ (Ending and Letting Go)

Mọi sự chuyển đổi đều bắt đầu sau sự kết thúc. Đây là giai đoạn cảm xúc quan trọng, bởi nếu bạn không chấp nhận sự kết thúc và không biết cách đối mặt với mất mát, bạn sẽ khó để tiến lên phía trước để thay đổi. 

Đây là giai đoạn có nhiều biến động cảm xúc nhất trong quá trình chuyển đổi bao gồm cả cảm xúc tích cực và tiêu cực xuất hiện.

• Cảm xúc tích cực có thể bao gồm:
  • Cảm giác nhẹ nhõm
  • Háo hức
  • Hạnh phúc
  • Động lực cao
• Cảm xúc tiêu cực có thể bao gồm:
  • Giận dữ
  • Buồn bã
  • Sợ hãi
  • Thất vọng
  • Không chắc chắn

Đối với nhóm lãnh đạo, việc xử lý tốt giai đoạn này cực kỳ quan trọng. Nếu không làm được, cơ hội thành công của sự thay đổi sẽ bị ảnh hưởng đáng kể. Hãy cân nhắc lập bản đồ các cảm xúc và phản ứng tiêu cực khác nhau, và đảm bảo bạn có đủ sự hỗ trợ để giảm thiểu từng cảm xúc đó. 

Ví dụ:

• Có thể loại bỏ nỗi sợ hãi hoặc không chắc chắn bằng cách trấn an và truyền đạt kế hoạch rõ ràng.
• Giảm shock hoặc tức giận bằng cách cho nhân viên tham gia vào sớm và giải thích lý do tại sao thay đổi xảy ra.
• Vẽ ra tầm nhìn về tương lai có thể khiến những cảm xúc tích cực và động lực xuất hiện. 

Những bài học quan trọng nhất rút ra từ giai đoạn này là tập trung vào giao tiếp rõ ràng, hỗ trợ và giải thích lý do tại sao cần thay đổi, cũng như những gì sẽ diễn ra trong tương lai.

Giai đoạn 2: Vùng trung gian (The Neutral Zone)

Ở giai đoạn này, những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi thường cảm thấy bối rối, không chắc chắn và thiếu kiên nhẫn. Tùy thuộc vào cách bạn quản lý sự thay đổi hiệu quả như thế nào, họ cũng có thể phải gánh thêm khối lượng công việc lớn hơn khi làm quen với các hệ thống và cách thức làm việc mới.

Nghĩ về giai đoạn này như vượt qua một cây cầu nối giữa cái cũ và cái mới – mọi người có thể vẫn gắn bó với cách cũ, và bản chất của cái mới có lẽ vẫn chưa rõ ràng.

Trong giai đoạn này, mọi người có thể trải qua những cảm xúc tiêu cực như:

• Bực tức với sự thay đổi.
• Giảm nhiệt huyết và năng suất làm việc.
• Lo lắng về vai trò, vị trí của mình.
• Nghi ngờ về tính hiệu quả của sự thay đổi.

Tuy nhiên, giai đoạn này cũng có thể là giai đoạn của sự sáng tạo, đổi mới và hồi sinh. Đây là  thời điểm cực kỳ tốt để khuyến khích mọi người thử những cách suy nghĩ hoặc làm việc mới.

Giai đoạn 3: Bắt Đầu Mới (The New Beginning)

Giai đoạn chuyển đổi cuối cùng là giai đoạn chấp nhận và tràn đầy năng lượng. Mọi người bắt đầu chấp nhận sự thay đổi và chủ động tham gia vào nó. Họ đang xây dựng các kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả theo cách mới, và bắt đầu nhìn thấy những thành công bước đầu từ những nỗ lực của mình.

Ở giai đoạn này, mọi người có thể sẽ trải qua những điều tích cực như:

• Nhiệt huyết cao.
• Cởi mở để học hỏi những điều mới.
• Cam kết được củng cố lại đối với nhóm hoặc vai trò của họ.

Cách áp dụng mô hình Bridges vào quản trị sự thay đổi

Trong quá trình tổ chức thích nghi với những biến đổi của ngành, triển khai quy trình mới, hoặc thậm chí thay đổi đội ngũ quản lý, điều quan trọng là lãnh đạo cần nhận thức được những thay đổi này sẽ ảnh hưởng rộng rãi đến các thành viên.

Mô hình Chuyển đổi Bridges được xây dựng để phản ánh các giai đoạn mà cá nhân trải qua khi đối mặt với sự thay đổi. Mặc dù mỗi thành viên nhóm có thể trải qua những thay đổi này với tốc độ khác nhau, các tổ chức có thể xây dựng cấu trúc cho quá trình chuyển đổi để hỗ trợ nhân viên vượt qua những cảm xúc của họ trong từng giai đoạn.

Bằng cách thực hiện theo các bước sau, các nhà lãnh đạo tổ chức có thể sử dụng Mô hình Chuyển đổi Bridges để dẫn dắt tổ chức và hỗ trợ nhân viên vượt qua những thay đổi:

Cách áp dụng mô hình Bridges vào quản trị sự thay đổi

Giải quyết lo lắng và sợ hãi của nhân viên

Ngay khi thay đổi bắt đầu diễn ra, lãnh đạo cần sẵn sàng hỗ trợ nhân viên bước vào giai đoạn đầu tiên và chấp nhận những điều sắp chấm dứt. Trong giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi, nhân viên có thể cảm thấy sợ hãi, mất định hướng và thậm chí là tức giận.

Để vượt qua những cảm xúc này và tiến tới giai đoạn tiếp theo, lãnh đạo cần giao tiếp rõ ràng về chi tiết của những thay đổi, lắng nghe và giải quyết các lo lắng, nỗi sợ của nhân viên.

Nhà lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên bày tỏ cảm xúc của họ. Tạo không gian để lắng nghe những lo ngại và sẵn sàng giải thích cách thức nhân viên có thể tận dụng kiến thức và kinh nghiệm hiện có sau khi thay đổi diễn ra. Lãnh đạo càng giao tiếp cởi mở và minh bạch về những thay đổi sắp tới, các thành viên nhóm sẽ càng cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình chuyển đổi.

Đặt ra các chỉ tiêu KPI đánh giá hiệu quả quản lý thay đổi

Trong suốt quá trình chuyển đổi, việc theo dõi các chỉ số đo lường hiệu quả chính KPIs là rất quan trọng để đánh giá tiến độ. Ngay từ đầu giai đoạn chuyển đổi, các nhà lãnh đạo cần họp lại để thiết lập KPI cho việc quản lý thay đổi. Việc theo dõi các chỉ số này sẽ giúp nhóm thể hiện kết quả đạt được và điều chỉnh các cách tiếp cận quản lý thay đổi trong tương lai.

Một số ví dụ về  KPI cần theo dõi trong quản lý thay đổi:

• Thời gian triển khai thay đổi
• Số lượng sự cố liên quan đến thay đổi
• Mức độ hài lòng của nhân viên và các bên liên quan
• Tỷ lệ tham gia và hiệu quả đào tạo
• Các chỉ số đo lường hiệu quả của các dự án liên quan
• Hiệu quả truyền thông

Bằng cách theo dõi tất cả các khía cạnh này trong suốt quá trình chuyển đổi, các nhóm quản lý thay đổi có thể đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý thay đổi và tác động của chúng đến hiệu suất tổng thể của tổ chức.

Chuẩn bị cho nhân viên trước thềm thay đổi

Khi thời điểm chuyển đổi đến gần, hãy cập nhật thông tin thường xuyên cho nhân viên. Nhân viên cần hiểu rõ những gì sắp diễn ra, những lợi ích mà sự thay đổi mang lại và vai trò của họ trong quá trình chuyển đổi.

Các nhóm quản lý thay đổi cần cung cấp các bản cập nhật liên tục và tạo cơ hội để hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của nhân viên. Trong bối cảnh này, hỗ trợ có thể bao gồm nhiều hình thức khác nhau. Bao gồm các buổi hỏi đáp đơn giản đến các chương trình đào tạo toàn diện. Điều quan trọng là nhân viên cảm thấy được chuẩn bị, được hỗ trợ và thậm chí là hào hứng về những gì sắp tới.

Hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng mới

Trong giai đoạn chuyển đổi, nhân viên có thể cần học thêm các kỹ năng mới để sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi. Các nhóm quản lý thay đổi có thể hợp tác với bộ phận phát triển nhân lực để triển khai các chương trình đào tạo hoặc sử dụng phần mềm mới nhằm hướng dẫn nhân viên trong quá trình học.

Sử dụng các nền tảng số giúp nhân viên dễ dàng tiếp thu kỹ năng mới hơn thông qua việc cung cấp hướng dẫn theo thời gian thực, lộ trình học tập cá nhân hóa và trải nghiệm tương tác tốt hơn. 

Đào tạo và trang bị kỹ năng cho nhà quản lý 

Quản lý thường là những người làm việc trực tiếp với nhân viên gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi. Vì vậy, họ cần được chuẩn bị để sát cánh cùng các thành viên nhóm, cung cấp hỗ trợ và củng cố những kết quả tích cực khi quá trình chuyển đổi diễn ra.

Quản lý có thể hỗ trợ nhân viên trong giai đoạn chuyển đổi bằng cách:

• Giải quyết các câu hỏi và mối quan ngại
• Giao tiếp cởi mở và lắng nghe tích cực
• Tìm kiếm ý kiến và phản hồi từ nhân viên
• Cung cấp hỗ trợ cần thiết để thích nghi với thay đổi
• Minh bạch về kỳ vọng, thời gian và những gián đoạn tiềm ẩn
• Chú ý và ghi nhận những thành tựu đạt được trong quá trình chuyển đổi
• Nhấn mạnh những cơ hội phát triển mà sự thay đổi mang lại

Doanh nghiệp cần đảm bảo các nhà quản lý thành thạo các kỹ năng mà nhóm của họ cần học và nắm rõ chi tiết về quá trình chuyển đổi để nhân viên cảm thấy thoải mái và sẵn sàng đón nhận những điều mới mẻ.

Khuyến khích học tập và thích nghi liên tục

Sự thay đổi trong tổ chức hiếm khi diễn ra chỉ một lần. Các nhà quản lý và nhóm quản lý thay đổi cần khuyến khích văn hóa học tập liên tục để nhân viên trở nên linh hoạt hơn, sẵn sàng thích nghi và nhìn nhận sự thay đổi như một cơ hội phát triển thay vì trở ngại cần vượt qua.

Học tập liên tục cũng giúp nâng cao sự tự tin và kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên, đồng thời nuôi dưỡng khả năng sáng tạo. Điều này giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn vào khả năng xử lý thay đổi và thách thức, từ đó trao quyền cho họ tiến về phía trước một cách vững vàng.

Đánh giá hiệu quả của mô hình chuyển đổi

Khi giai đoạn chuyển đổi kết thúc, các nhóm quản lý thay đổi cần tham khảo lại các chỉ tiêu KPI, phản hồi của nhân viên, phân tích lực lượng tác động  và các số liệu khác để đánh giá hiệu quả cách tiếp cận quản lý thay đổi của tổ chức. Đây là bước cơ bản để đảm bảo thành công của bất kỳ sáng kiến nào.

Việc đánh giá này cho phép các nhóm đo lường thành công, xác định những lĩnh vực cần cải thiện, đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến thay đổi. Bằng cách theo dõi mọi khía cạnh của quá trình chuyển đổi, các nhóm quản lý thay đổi có thể đảm bảo kết quả tích cực và cải thiện cách tiếp cận cho các lần chuyển đổi trong tương lai.

Đọc thêm: Mô hình quản lý sự thay đổi: Hướng dẫn và so sánh chi tiết 10 mô hình

Kết luận

Mô hình chuyển đổi Bridges cung cấp một khung sườn quan trọng để quản lý sự thay đổi trong tổ chức. Bằng cách nhấn mạnh vào quá trình chuyển đổi tâm lý của cá nhân, mô hình giúp nhân viên và lãnh đạo hiểu rõ hơn về các giai đoạn mà mọi người trải qua khi đối mặt với sự thay đổi. Từ việc kết thúc, mất mát và buông bỏ, đến giai đoạn trung lập và cuối cùng là khởi đầu mới, mô hình này là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong việc điều hướng thành công các thách thức và cơ hội mà sự thay đổi mang lại.