Ma trận RACI là gì? Công cụ quản lý dự án phân công trách nhiệm

Last updated on 21 August, 2024

Hiện nay, có rất nhiều cách để phân chia rõ ràng trách nhiệm và vai trò trong một dự án, quy trình kinh doanh hoặc một kế hoạch thay đổi. Một số người thích sử dụng cơ cấu phân quyền; trong khi đó, một số lại thích sử dụng format ma trận như ma trận RACI. Ma trận RACI là một công cụ giúp làm rõ vai trò của mỗi người trong một nhóm làm việc hướng tới mục tiêu chung. Cùng OCD tìm hiểu kỹ hơn về ma trận này trong bài viết dưới đây nhé!

Ma trận RACI là gì?

Khái niệm ma trận RACI

Ma trận RACI là một công cụ quản lý dự án phân công trách nhiệm, giúp xác định rõ ràng vai trò của từng người trong một dự án. Nó liệt kê tất cả các nhiệm vụ, mốc thời gian quan trọng hoặc các quyết định cần thiết để hoàn thành dự án, đồng thời chỉ rõ ai sẽ:

• Chịu trách nhiệm thực hiện (Responsible) từng công việc cụ thể.
• Chịu trách nhiệm chung (Accountable) cho toàn bộ dự án.
• Tư vấn (Consulted) khi đưa ra các quyết định quan trọng hoặc thực hiện nhiệm vụ.
• Được thông báo (Informed) về tiến độ của dự án.

Từ “RACI” đại diện cho 4 vai trò chính phía trên. Ma trận RACI cung cấp cấu trúc cho việc mô tả các vai trò mà các bên liên quan đóng góp trong một dự án. Nó làm rõ trách nhiệm và đảm bảo rằng mọi thứ cho dự án được giao cho một cá nhân để thực hiện.

4 vai trò trong ma trận RACI

Responsible – Người chịu trách nhiệm thực hiện (R):

• Là những người trực tiếp thực hiện công việc.
• Phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu hoặc đưa ra quyết định.
• Cần đảm bảo không quá tải công việc cho một người và không quá nhiều người chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ.

Accountable – Người chịu trách nhiệm chung (A):

• Là người đại diện cho việc hoàn thành công việc.
• Có quyền phê duyệt hoặc xác nhận khi nhiệm vụ, mục tiêu hoặc quyết định hoàn thành.
• Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động liên quan đều được phân công rõ ràng trong ma trận.
• Có thể là người chịu trách nhiệm thực hiện nhưng cũng có thể là người khác.
• Chỉ nên có một người chịu trách nhiệm chung cho mỗi nhiệm vụ hoặc quyết định.

Consulted – Người tham vấn (C):

• Là những người có kinh nghiệm lâu năm đưa ra những tư vấn, tham mưu cho nhóm Responsible về các quyết định hoặc nhiệm vụ khi cần thiết.
• Là người trong hoặc ngoài dự án, có ảnh hưởng sâu sắc đến kết quả cuối cùng của dự án.

Informed – Người được thông báo (I):

• Là những người cần được cập nhật về tiến độ và quyết định trong dự án.
• Không cần tham gia trực tiếp vào các quyết định hoặc thực hiện nhiệm vụ.
• Chỉ cần được thông báo về kết quả dự án.

Khi nào thì nên sử dụng ma trận RACI?

Bạn có thể sử dụng ma trận RACI cho hầu hết các dự án mà các nhóm và cá nhân khác nhau phải giao tiếp và hợp tác để hoàn thành các cột mốc quan trọng. Ma trận RACI được sử dụng tốt nhất cho các dự án phức tạp trải rộng trên nhiều bộ phận và có nhiều bên liên quan tham gia. Đối với các dự án đơn giản, ma trận RACI đôi khi có thể trở nên dư thừa. Thay vào đó, một dự án đơn giản có thể được quản lý bằng phương pháp Agile hoặc phương pháp Scrum.

Ma trận RACI cũng hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của dự án. Các bên liên quan khác nhau nhận biết vai trò của mình trong dự án và được thông báo về các thông tin liên quan đến dự án. Việc có cái nhìn tổng quan như vậy cũng hữu ích trong quá trình phê duyệt, ra quyết định hoặc xin tài trợ cho dự án.

Cách tạo ra một ma trận RACI

Tạo một ma trận RACI tương đối dễ dàng và tương tự như tạo bất kỳ bảng hoặc ma trận nào. Dưới đây là các bước cần thiết để tạo một ma trận RACI cơ bản:

Các bước tạo ra ma trận RACI

Bước 1: Xác định vai trò trong dự án

Đầu tiên, hãy xác định các cá nhân cụ thể sẽ tham gia vào dự án, cho dù là thành viên thực hiện các nhiệm vụ hay bên liên quan cần được cập nhật về tiến độ dự án. Theo truyền thống, bạn sẽ xác định các vai trò – chức danh công việc – ở đầu ma trận. Một người có thể đảm nhận nhiều vai trò và ngược lại, nhiều người có thể đảm nhận vai trò tương tự nhau.

Bước 2: Xác định các nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao

Hãy tạo một danh sách tất cả các nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao cần được hoàn thành để dự án thành công. Bạn sẽ đặt tất cả những thứ này ở cột bên trái trong cùng của bảng ma trận RACI. Mặc dù bạn có thể đưa vào nhiều nhiệm vụ tùy ý, nhưng cố gắng tránh đi quá sâu vào chi tiết để giữ cho bảng biểu dễ đọc nhất có thể.

Bước 3: Gán vai trò RACI cho mỗi nhiệm vụ

Bạn cần rà soát từng nhiệm vụ và chỉ định một người hoặc một vai trò chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ chỉ nên có một vai trò/người chịu trách nhiệm. Ngoài ra, hãy suy nghĩ về những người nên tham gia tham vấn hoặc cần được thông báo trong suốt quá trình của dự án và sau khi hoàn thành các nhiệm vụ hoặc sản phẩm bàn giao.

Bước 4: Chia sẻ ma trận RACI với nhóm của bạn

Thảo luận và chia sẻ ma trận với các thành viên trong nhóm của bạn. Sau đó, bạn cần tổ chức một buổi thảo luận về vai trò và trách nhiệm của mọi người và yêu cầu phản hồi để giải quyết bất kỳ xung đột hoặc nghi vấn nào về các nhiệm vụ hoặc vai trò được giao.

Bước 5: Chia sẻ ma trận với các bên liên quan

Sau khi nhóm của bạn phê duyệt xong ma trận RACI, hãy chia sẻ ma trận với tất cả các bên liên quan. Sau đó, bạn cần nhận được sự chấp thuận của bên liên quan và xác định những người nên tham gia trao đổi hoặc tham vấn trong suốt dự án. Điều này sẽ giúp trưởng nhóm dự án quản lý được sự kỳ vọng của các bên và tránh sự nhầm lẫn, hiểu lầm có thể xảy ra.

Ví dụ về ma trận RACI

Bảng dưới đây thể hiện một ví dụ về ma trận RACI đơn giản. Mỗi hàng đại diện cho một hoạt động/nhiệm vụ cụ thể, và mỗi cột cho thấy những người tham gia và mức độ tham gia của họ. Để xây dựng một ma trận RACI cho một hoạt động, người ta phải xác định các hoạt động và các vai trò. Thông qua thảo luận với những người tham gia, thống nhất ai là người chịu trách nhiệm cho mỗi hoạt động và mức độ tham gia của họ.

Một số hoạt động có thể phân chia vai trò không rõ ràng, ví dụ khi nhiều vai trò có trách nhiệm cho hoạt động đó hoặc khi không ai xuất hiện chịu trách nhiệm. Tình huống này thường có thể được giải quyết bằng cách chia chúng thành các hoạt động nhỏ hơn.

Ưu nhược điểm của ma trận RACI

Từ quan điểm người quản lý dự án, lợi ích của việc sử dụng ma trận RACI trong một dự án vượt xa nhược điểm của nó trong hầu hết các trường hợp. Vì vậy, các nhóm nên đầu tư một khoảng thời gian ban đầu để tạo ra một biểu đồ RACI.

Ưu điểm:

• Giao tiếp rõ ràng và cởi mở với tất cả các bên liên quan.
• Tránh khiến cho các thành viên nhóm bị ngợp trong các nhiệm vụ hoặc thông tin không cần thiết.
• Tránh việc quá nhiều người cùng đưa ra ý kiến về bất kỳ một nhiệm vụ nào.
• Giúp các bên liên quan chuẩn bị cho tác động trong tương lai của dự án đối với công việc của họ.

Nhược điểm:

• Bạn có thể lãng phí thời gian không cần thiết để tạo bảng biểu cho các dự án đơn giản.
• Các vai trò là cố định và có thể không minh họa đầy đủ sự tham gia của một thành viên nhóm trong một dự án.

Bạn có thể thấy thêm những nhược điểm khi sử dụng ma trận RACI cho dự án của mình nếu nhóm của bạn mắc phải một số sai lầm phổ biến, bao gồm:

• Các bên liên quan sẽ bị nhầm lẫn nếu họ không hiểu sự khác biệt giữa các thuật ngữ, đặc biệt là Người chịu trách nhiệm (Responsible), Người chịu trách nhiệm chung (Accountable), Người tham vấn (Consulted) và Người được thông báo (Informed).
• Việc tạo ma trận RACI sẽ mang nặng tính hình thức và lãng phí thời gian nếu không ai tham khảo và sử dụng sau khi nó được phê duyệt.

Tạm kết

Một dự án có thể phức tạp, gây nhầm lẫn và hỗn loạn. Đó là lý do tại sao việc các thành viên nhóm có kỹ năng quản lý dự án là cần thiết để họ tập trung vào phần việc của mình và giúp cho dự án tiến triển. Ma trận RACI là một công cụ giúp các nhà quản lý theo dõi dự án dễ dàng và hiệu quả. Bằng cách liệt kê tất cả các bên liên quan và chỉ định mức độ tham gia cho từng nhiệm vụ, ma trận thúc đẩy việc giao tiếp rõ ràng và giúp mọi người cùng đứng trên một con thuyền.

——————————-