Ma trận EFE là gì? Hướng dẫn chi tiết các bước lập ma trận

Last updated on 3 December, 2024

Trong môi trường kinh doanh năng động và cạnh tranh ngày nay, việc nhận diện và xử lý các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến sự phát triển và thành công là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây là lúc ma trận đánh giá yếu tố bên ngoài (EFE matrix) phát huy vai trò của mình. Ma trận EFE là một công cụ quản lý chiến lược giúp doanh nghiệp đánh giá và ưu tiên các cơ hội và mối đe dọa từ bên ngoài.

Ma trận EFE là gì?

Khái niệm ma trận EFE

Ma trận EFE (“External Factor Evaluation” hay “Đánh giá yếu tố bên ngoài”) là một mô hình quản trị chiến lược giúp đánh giá và phân tích các cơ hội và mối đe dọa từ bên ngoài đối với một tổ chức. Nó cung cấp một khung có cấu trúc rõ ràng để nghiên cứu môi trường bên ngoài của doanh nghiệp. Ma trận EFE xem xét các yếu tố như sự phát triển của thị trường, mức độ cạnh tranh trong ngành, thay đổi về luật pháp, tình hình kinh tế, tiến bộ công nghệ và sở thích của khách hàng.

Ma trận EFE xác định và ưu tiên các yếu tố bên ngoài quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất và các quyết định chiến lược của tổ chức. Nó giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về vị thế cạnh tranh, tiềm năng phát triển trong tương lai và các mối đe dọa từ bên ngoài.

Hướng dẫn từng bước tạo lập ma trận EFE

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình tạo và sử dụng ma trận EFE để hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

Tạo lập ma trận EFE

Bước 1: Xác định các yếu tố bên ngoài

Bước đầu tiên trong việc phát triển ma trận EFE là xác định các yếu tố bên ngoài quan trọng ảnh hưởng đến công ty của bạn. Ví dụ như các xu hướng thị trường, mức độ cạnh tranh trong ngành, cải tiến công nghệ, tình hình kinh tế, thay đổi về luật pháp và sở thích của khách hàng. Cần nghiên cứu kỹ lưỡng và thu thập dữ liệu để đảm bảo độ chính xác và sự liên quan của các tiêu chí đến chiến lược của doanh nghiệp.

Bước 2: Gán trọng số

Khi đã xác định các yếu tố bên ngoài, bước tiếp theo là gán trọng số cho từng yếu tố. Nó tương ứng với mức độ quan trọng của từng yếu tố đối với doanh nghiệp của bạn. Hãy dành trọng số cao hơn cho những yếu tố có tác động lớn đến hiệu suất và tăng trưởng của công ty. Nếu không gán trọng số, tất cả các yếu tố sẽ được coi là quan trọng như nhau, điều này không thực tế trong đời sống.

Tổng trọng số của tất cả các yếu tố nên bằng 1 (hoặc 100%). Không nên đặt quá nhiều trọng số cho một yếu tố (trên 0,30) vì thành công trong một ngành hiếm khi phụ thuộc vào một hoặc một vài yếu tố.

Bước 3: Đánh giá từng yếu tố (Hệ số phản ứng)

Trong bước này, bạn cần đánh giá và chấm điểm cho từng yếu tố bên ngoài trên thang điểm xác định trước (ví dụ: từ 1 đến 4). Đây được gọi là hệ số phản ứng. Hệ số phản ứng trong ma trận EFE là chỉ số thể hiện mức độ hiệu quả của chiến lược hiện tại của doanh nghiệp trong việc phản ứng với các yếu tố bên ngoài (cơ hội và mối đe dọa). Nó thường được đánh giá trên thang điểm từ 1 đến 4, cụ thể là:

• 4: Phản ứng xuất sắc – doanh nghiệp có chiến lược mạnh mẽ để khai thác cơ hội hoặc đối phó với mối đe dọa.
• 3: Phản ứng tốt – chiến lược của doanh nghiệp có khả năng đáp ứng trên mức trung bình.
• 2: Phản ứng trung bình – chiến lược của doanh nghiệp đáp ứng vừa đủ với yếu tố đó.
• 1: Phản ứng kém – chiến lược của doanh nghiệp chưa phản ứng tốt hoặc chưa có biện pháp hiệu quả.

Hệ số phản ứng cho thấy doanh nghiệp hiểu và đáp ứng tốt đến đâu với các điều kiện bên ngoài, đồng thời là cơ sở để cải thiện chiến lược nhằm thích ứng tốt hơn với thị trường.

Bước 4: Tính điểm cho từng yếu tố

Để xác định điểm của một yếu tố, nhân trọng số đã gán cho từng yếu tố với hệ số phản ứng của nó. Bước này giúp định lượng tầm quan trọng của từng yếu tố so với các yếu tố khác. Điểm số này biểu thị mức độ quan trọng của từng yếu tố trong việc phản ánh khả năng của công ty trong việc ứng phó với yếu tố đó.

Bước 5: Tính tổng điểm và phân tích

Cộng tất cả điểm của các yếu tố lại để có tổng điểm chung cho công ty. Tổng điểm này cho thấy mức độ ảnh hưởng của môi trường bên ngoài đến công ty bạn. Dựa vào kết quả của ma trận EFE, bạn có thể thấy rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa mà công ty đang đối mặt. Phân tích này giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp, phân bổ nguồn lực hiệu quả và phát triển các chiến lược tăng trưởng phù hợp với bối cảnh bên ngoài.

Tổng điểm có thể dao động từ 1 đến 4:

• Điểm 4 chỉ ra rằng tổ chức đang phản ứng xuất sắc với các yếu tố bên ngoài, tận dụng cơ hội hiệu quả và giảm thiểu mối đe dọa.
• Điểm 1 cho thấy chiến lược của tổ chức không tận dụng được cơ hội hoặc không giảm thiểu được mối đe dọa một cách đầy đủ.
• Điểm trung bình tổng điểm là 2,5.

Ví dụ minh họa về một ma trận EFE

Ưu điểm của ma trận EFE

Ma trận EFE là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược phù hợp và tăng cường khả năng thích ứng với thị trường nhờ những ưu điểm sau:

• Ưu tiên yếu tố quan trọng: Bằng cách gán trọng số và điểm số cho từng yếu tố, ma trận EFE cho phép doanh nghiệp xác định các yếu tố bên ngoài nào có ảnh hưởng lớn nhất, từ đó giúp ưu tiên nguồn lực cho các yếu tố cần thiết.
• Đánh giá chiến lược hiện tại: Ma trận giúp đo lường mức độ hiệu quả của chiến lược hiện tại trong việc tận dụng cơ hội và đối phó mối đe dọa, cung cấp cái nhìn tổng quan về mức độ phù hợp của chiến lược với môi trường bên ngoài.
• Hỗ trợ ra quyết định: Ma trận EFE cung cấp cơ sở dữ liệu cụ thể để ra quyết định chiến lược sáng suốt, giúp ban lãnh đạo nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của công ty trong bối cảnh môi trường bên ngoài.
• Dễ sử dụng và triển khai: Với cấu trúc đơn giản, ma trận EFE dễ dàng xây dựng và triển khai, phù hợp cho cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ trong việc phân tích môi trường bên ngoài.
• Đánh giá cạnh tranh: Ma trận EFE còn có thể so sánh giữa các đối thủ cạnh tranh, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vị thế cạnh tranh của mình trong ngành.

Nhược điểm của ma trận EFE

Mặc dù ma trận EFE là công cụ hữu ích, nó vẫn tồn tại một số hạn chế sau:

• Tính chủ quan: Các trọng số và điểm số trong ma trận EFE được gán một cách chủ quan, dựa trên ý kiến của người đánh giá, có thể dẫn đến sự sai lệch hoặc thiên vị. Điều này ảnh hưởng đến tính chính xác của kết quả.
• Không phân tích sâu nội bộ doanh nghiệp: Ma trận EFE chỉ tập trung vào các yếu tố bên ngoài, không đánh giá các yếu tố bên trong như năng lực, tài nguyên, hay cấu trúc tổ chức. Điều này làm cho bức tranh chiến lược thiếu toàn diện nếu không kết hợp với các công cụ khác như ma trận IFE (Internal Factor Evaluation).
• Khó khăn trong việc đánh giá các yếu tố định tính: Một số yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như xu hướng thị trường hoặc sự thay đổi trong thị hiếu khách hàng, rất khó định lượng chính xác. Điều này có thể làm giảm độ tin cậy của việc đánh giá.
• Không xác định rõ mối quan hệ giữa các yếu tố: Ma trận EFE không cung cấp thông tin về cách các yếu tố bên ngoài tác động lẫn nhau, hoặc về mức độ ảnh hưởng của chúng đến nhau. Trong thực tế, các yếu tố này thường có sự tương tác phức tạp.
• Quá đơn giản: Khi chỉ nhìn vào các yếu tố bên ngoài mà không đi sâu vào nguyên nhân và tác động thực tế, doanh nghiệp có thể bị dẫn đến những kết luận đơn giản quá mức, bỏ qua các biến số quan trọng.

Ví dụ về ma trận EFE tại các doanh nghiệp

Vinamilk

Để lập bảng ma trận EFE cho Vinamilk, ta sẽ cần phải xác định các yếu tố bên ngoài quan trọng ảnh hưởng đến công ty, bao gồm các cơ hội và mối đe dọa từ môi trường bên ngoài. Sau đó, ta sẽ gán trọng số và hệ số phản ứng để đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng phản ứng của Vinamilk đối với từng yếu tố.

Dưới đây là một ví dụ giả định về bảng ma trận EFE cho Vinamilk:

Tổng điểm trọng số của ma trận EFE là 2,9, cho thấy Vinamilk phản ứng khá tốt với các yếu tố bên ngoài, nhưng vẫn có thể cải thiện để tận dụng tốt hơn các cơ hội và giảm thiểu các mối đe dọa.

Viettel

Dưới đây là ví dụ giả định về bảng ma trận EFE cho Viettel:

Tổng điểm trọng số của ma trận EFE là 3, cho thấy Viettel đang phản ứng khá tốt với các yếu tố bên ngoài, đặc biệt là trong việc tận dụng cơ hội phát triển công nghệ và mở rộng thị trường quốc tế.

Mối liên hệ giữa ma trận EFE và QSPM

• Thông tin đầu vào của QSPM: Các yếu tố bên ngoài trong ma trận EFE được chuyển trực tiếp vào ma trận QSPM để đánh giá mức độ hấp dẫn của từng chiến lược.
  • Trọng số của từng yếu tố từ EFE được giữ nguyên trong ma trận QSPM.
  • Các chiến lược thay thế được so sánh về khả năng tận dụng cơ hội hoặc ứng phó thách thức (các yếu tố trong EFE).
• Ứng dụng trong chiến lược: Ma trận QSPM giúp lượng hóa và so sánh mức độ hiệu quả của từng chiến lược khi phản ứng với các yếu tố trong EFE. Điều này đảm bảo rằng các chiến lược được đánh giá không chỉ dựa trên yếu tố nội bộ mà còn phù hợp với môi trường bên ngoài.

Dịch vụ Tư vấn Hệ thống Chỉ số KPI

Ma trận EFE giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố bên ngoài quan trọng như cơ hội từ thị trường mới hoặc mối đe dọa từ sự cạnh tranh gia tăng. Các yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các mục tiêu chiến lược cần đạt được.

Sau khi xác định các yếu tố bên ngoài quan trọng, doanh nghiệp cần có các công cụ để theo dõi, đo lường và đánh giá mức độ thực hiện chiến lược. Hệ thống chỉ số KPI là một trong những công cụ hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay làm được điều này.

OCD là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn xây dựng Hệ thống Chỉ số KPI (KPI – Key Performance Indicator), OCD tự hào là công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với bề dày kinh nghiệm trong tư vấn chiến lược và xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất.

Dịch vụ tư vấn KPI

Uy tín của OCD được khẳng định qua hàng loạt dự án tư vấn Hệ thống KPI thành công cho các tên tuổi lớn như Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tập đoàn Xây dựng và Kinh doanh Địa ốc Hòa Bình, Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí (PVFCo), Tổng Công ty Điện lực Miền Trung, Tập đoàn Thương mại Dược phẩm SOHACO, Tập đoàn Dược phẩm Abipha, Tập đoàn Vitto Hoàn Mỹ…

Không chỉ dừng lại ở tư vấn, OCD còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai Hệ thống KPI thông qua Phần mềm quản lý KPI hàng đầu Việt Nam – digiiTeamW, được phát triển bởi công ty thành viên OOC Solutions.

Kết luận

Ma trận EFE là một công cụ mạnh mẽ, cung cấp cái nhìn rõ ràng về môi trường bên ngoài. Bằng cách nhận diện và đánh giá các yếu tố bên ngoài quan trọng, các công ty có thể phát triển chiến lược tận dụng cơ hội và giảm thiểu mối đe dọa, đảm bảo sự tăng trưởng bền vững và sự hài lòng của khách hàng.

——————————-