8 lý do khiến hệ thống ERP trở nên quan trọng

Last updated on 13 June, 2024

Thị trường phần mềm ERP toàn cầu đang bùng nổ với dự kiến đạt giá trị 41,69 tỷ USD vào năm 2020, minh chứng rõ ràng cho sức ảnh hưởng to lớn của hệ thống này đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những ai chưa từng trải nghiệm ERP, có thể sẽ thắc mắc vì sao nó lại trở nên quan trọng như vậy trong thời đại công nghệ số hiện nay.

Trong bối cảnh thị trường ngày càng rộng mở và cạnh tranh gay gắt, việc tìm kiếm một công cụ hỗ trợ đắc lực để nâng cao năng lực cạnh tranh là điều vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chính là chìa khóa giúp các doanh nghiệp bứt phá và vươn lên dẫn đầu thị trường.

Công dụng của hệ thống ERP là gì?

Hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) đóng vai trò như một “bộ não” cho các tổ chức, doanh nghiệp, giúp quản lý hiệu quả mọi hoạt động kinh doanh trong một hệ thống tập trung và tích hợp. Hệ thống ERP đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng kiểm soát, cải thiện khả năng thích ứng, hỗ trợ ra quyết định sáng suốt và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) không chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất mà còn có thể được ứng dụng hiệu quả trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau như chăm sóc sức khỏe, xây dựng, du lịch,… Doanh nghiệp nào cần quản lý nhân sự, khách hàng và tình trạng tồn kho đều có thể tích hợp phần mềm ERP vào quy trình hoạt động của mình.

ERP tập trung tất cả dữ liệu đầu vào vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, giúp các bộ phận cùng sử dụng một nguồn thông tin chung. Ngoài ra, dữ liệu này có thể được hệ thống hóa, phân tích và đưa vào các báo cáo. Hệ thống ERP tích hợp các chức năng quản lý khách hàng, nguồn nhân lực, kinh doanh thông minh, quản lý tài chính, hàng tồn kho và chuỗi cung ứng vào một hệ thống duy nhất.

Tại sao nên sử dụng hệ thống ERP?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý các chức năng kinh doanh. Tuy nhiên, điểm mạnh nào giúp ERP trở nên nổi bật so với các giải pháp thay thế khác? Mặc dù ERP và các giải pháp khác đều hướng đến mục tiêu chung nhất định, 8 tính năng sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ lý do ERP được đánh giá cao hơn:

Tiết kiệm chi phí

Nhiều nhà cung cấp ERP hiện nay đã đưa ra các mức giá linh hoạt hơn, tuy nhiên, việc triển khai một hệ thống ERP trọn vẹn vẫn là một khoản đầu tư đáng kể. Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí ban đầu cao là rào cản khiến họ nghi ngờ về hiệu quả và lợi ích thực sự mà ERP mang lại. Tuy nhiên, vượt qua được rào cản chi phí ban đầu, các tổ chức sẽ nhận ra lợi ích to lớn mà ERP mang lại, với tỷ suất sinh lời (ROI) vô cùng hấp dẫn.

Đầu tiên, Hệ thống ERP đóng vai trò như một trung tâm dữ liệu, tập hợp và hệ thống hóa các chức năng vốn rải rác trong tổ chức. Nhờ vậy, nhân viên từ bộ phận phát triển sản phẩm đến bộ phận kiểm tra tài chính đều có thể dễ dàng truy cập mọi công cụ cần thiết cho công việc từ một hệ thống duy nhất.

Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm truy cập thông tin nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa quy trình. Do đó, ERP là giải pháp đầu tư thông minh cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý.

Ngoài ra, doanh nghiệp của bạn còn tiết kiệm chi phí với ERP bằng cách loại bỏ việc đào tạo nhân viên trên nhiều hệ thống khác nhau. Việc loại bỏ này giúp giảm chi phí đào tạo và các công việc hậu cần liên quan. Thay vì lên lịch nhiều buổi đào tạo với các nhà cung cấp khác nhau, bạn chỉ cần tương tác trực tiếp với một nhà cung cấp duy nhất.

Gia tăng sự hợp tác

Tính tập trung về một hệ thống cũng là yếu tố quan trọng của hệ thống ERP. Mặc dù các chức năng có thể thay đổi chút ít tùy theo phần mềm bạn chọn, nhìn chung hệ thống ERP có thể cải thiện khả năng cộng tác giữa các phòng ban. Cơ sở dữ liệu hợp nhất là một phần không thể thiếu tạo nên sự độc đáo của ERP.

Với kho lưu trữ thông tin khổng lồ, công ty có một nguồn dữ liệu đáng tin cậy và duy nhất. Việc hợp nhất dữ liệu này giúp giảm thiểu đáng kể thiệt hại do lỗi dữ liệu không chính xác.

Ngoài ra, hệ thống ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu trung tâm để giảm thiểu sự tình trạng trì trệ trong các dự án vì tất cả các thành viên nhóm đều có thể truy cập vào dữ liệu mà họ cần. Họ không cần phải tổng hợp thông tin từ nhiều hệ thống hoặc nguồn khác nhau.

Việc truy cập vào cùng một hệ thống thông tin dẫn đến sự gắn kết tốt hơn và độ chính xác tổng thể cao hơn. Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về tất cả các phòng ban trong tổ chức. Khả năng này giúp phá vỡ rào cản thông tin và thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban khác nhau.

Hệ thống ERP giúp phân tích tốt hơn

Cơ sở dữ liệu thông tin trung tâm cũng hỗ trợ cải thiện phân tích và báo cáo trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, một trong những lợi ích khác của ERP là việc ghi lại và lưu trữ dữ liệu được nhập vào, biến hệ thống này thành một công cụ BI (Business Intelligence) tuyệt vời.

Với việc nhà cung cấp cung cấp các chức năng mạnh mẽ, phần mềm ERP giúp việc tạo nhiều báo cáo trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể phát triển các báo cáo vốn có thể mất nhiều ngày nghiên cứu và tổng hợp. Hệ thống ERP sẽ giúp bạn thực hiện điều này chỉ trong vài phút.

Hầu hết các giải pháp ERP đều cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để ban giám đốc có thể xem báo cáo khi đăng nhập vào hệ thống. Các báo cáo này có thể bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo chi phí hoặc các chỉ số KPI.

Việc truy cập nhanh vào các báo cáo này thúc đẩy việc ra quyết định nhanh hơn và tốt hơn. Bạn không cần đội ngũ IT của mình để tạo các báo cáo quan trọng đó nữa. Cuối cùng, các tài liệu thường đi kèm với phân quyền truy cập, đảm bảo chỉ nhân viên có liên quan mới xem được các tài liệu giá trị của công ty. Khả năng hiển thị này cũng nhấn mạnh thêm lý do tại sao hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng

Cải thiện năng suất đáng kể

Trước đây, việc tạo báo cáo, theo dõi mức tồn kho, theo dõi bảng chấm công và xử lý đơn hàng tốn nhiều thời gian và công sức. Các công việc thủ công này khiến nhân viên tốn nhiều giờ để hoàn thành, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực.

Nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót do con người. Việc lặp đi lặp lại các thao tác đơn điệu có thể dẫn đến mất tập trung và sai sót, ngay cả đối với những nhân viên cẩn thận nhất. Điều này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, chẳng hạn như tổn thất tài chính, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu,…

Hệ thống ERP có khả năng tự động hóa nhiều nhiệm vụ tẻ nhạt, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và công sức. Nhờ cơ sở dữ liệu tiên tiến, hệ thống ERP có thể loại bỏ các thao tác nhập dữ liệu trùng lặp và thực hiện các tính toán phức tạp một cách tự động, giúp nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.

Tự động hóa, một trong những lợi ích của ERP, giúp giải phóng thời gian của các thành viên trong nhóm để thực hiện các công việc đòi hỏi tư duy hơn. Do đó, điều này làm tăng ROI của doanh nghiệp về mặt nhân công. Nhờ đó, hệ thống ERP giúp nâng cao năng suất, hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Khách hàng hài lòng hơn

Khách hàng ngày nay có xu hướng tìm kiếm thông tin và lời khuyên trên internet trong mọi khía cạnh trong cuộc sống, từ trang phục, ẩm thực đến lối sống. Do đó, việc quản lý khách hàng hiệu quả trở thành yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp trong kỷ nguyên kỹ thuật số.

Để nâng cao tỷ lệ giữ chân khách hàng, điều quan trọng nhất là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ lấy khách hàng làm trung tâm. Đồng thời, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ phù hợp để mang lại trải nghiệm khách hàng tuyệt vời. Hệ thống ERP đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện điều này thông qua nhiều hình thức hiệu quả.

Hầu hết các hệ thống ERP đều được tích hợp sẵn các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc có thể dễ dàng tích hợp với chúng. Nhờ ERP, hệ thống CRM của bạn có thể truy cập dữ liệu trên tất cả các chức năng trong hoạt động kinh doanh.

CRM không chỉ cung cấp thông tin liên hệ mà còn mang đến cho bạn nhiều thông tin chi tiết về khách hàng như lịch sử đặt hàng và thông tin thanh toán. Nhờ vậy, đội ngũ của bạn có thể hiểu rõ hơn về khách hàng, từ đó có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong muốn của họ.

Đơn giản hóa việc tuân thủ và quản lý rủi ro với hệ thống ERP

Sự phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường quốc tế đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải đối mặt với vô số thách thức trong việc theo dõi và tuân thủ các quy định pháp lý khác nhau tại mỗi quốc gia. Các doanh nghiệp trong nước cũng không ngoại lệ, họ cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về môi trường, an ninh thông tin và nhân sự.

Tin vui cho các doanh nghiệp, nhiều hệ thống ERP hiện nay được thiết kế để đáp ứng các quy định, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả ở mọi giai đoạn hoạt động. Hơn nữa, phần mềm ERP còn tích hợp sẵn các công cụ kiểm toán để ghi chép đầy đủ hồ sơ về việc sử dụng hóa chất, quy định thuế và các quy định khác.

Nhờ có các công cụ quản lý việc tuân thủ các quy định và quản lý rủi ro, việc lập báo cáo và gửi đến cơ quan quản lý liên quan trở nên vô cùng đơn giản. Giải pháp này giúp nâng cao độ tin cậy và chính xác, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu sai sót trong sổ sách kế toán.

Nhờ có công cụ dự báo, doanh nghiệp có thể dự đoán nhu cầu, nhân công và các khoản chi tiêu. Từ đó, việc lập kế hoạch ngân sách, lịch trình và phát triển sản phẩm trở nên chính xác và hiệu quả hơn.

Cải thiện việc giám sát hàng tồn kho

Việc theo dõi và giám sát mức tồn kho là một thách thức đối với các công ty đang phát triển. Hệ thống ERP tận dụng mã vạch, thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) và số serial để theo dõi hàng tồn kho của doanh nghiệp ở mọi giai đoạn trong chuỗi cung ứng.

Nhờ công cụ quản lý hàng tồn kho, bạn có thể dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn kho tại các kho riêng lẻ, xác định vị trí và trạng thái vận chuyển của từng mặt hàng. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ kiểm soát số lượng sản phẩm sẵn sàng bán cho khách hàng. Việc này sẽ tối ưu hóa đáng kể quy trình lấy hàng, đóng gói và vận chuyển, loại bỏ hoàn toàn những phỏng đoán không cần thiết.

Hệ thống theo dõi hàng tồn kho còn đóng góp vào việc nâng cao chất lượng báo cáo, do các công nghệ theo dõi và cung cấp số liệu chính xác hơn. Nhờ vậy, người dùng có thể thiết lập các chỉ số (KPI) để đo lường sản phẩm nào bán chạy nhất (có nhu cầu cao) và sản phẩm nào khiến chi phí lưu kho gia tăng.

Với khả năng cung cấp dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực cùng độ chính xác cao, hệ thống ERP hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý kho trong việc đưa ra những quyết định sáng suốt và hiệu quả.

Hệ thống ERP giúp cải thiện kế hoạch sản xuất và quản lý tài nguyên

ERP cũng có khả năng quản lý quy trình sản xuất. Hệ thống ERP dành cho sản xuất cung cấp cái nhìn chi tiết về tất cả các hoạt động sản xuất, kho bãi, hàng tồn kho và xưởng sản xuất. Việc giám sát chuyên sâu cho phép người dùng tối ưu hóa lịch trình sản xuất, thiết bị và nhân công để khai thác tối đa năng suất.

Thêm vào đó, hệ thống ERP có thể quản lý hóa đơn vật liệu (BOM – Bill of Materials) và các tải sản cố định. Doanh nghiệp có thể tạo, chỉnh sửa và theo dõi những thay đổi trong BOM. Ngoài ra, với việc quản lý tài sản cố định, doanh nghiệp có thể lên lịch bảo trì thiết bị để giảm thời gian chết của máy móc, đảm bảo lợi nhuận và duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả.

Nguồn tham khảo: selecthub.com