Phần mềm CRM là gì?

Last updated on 5 September, 2021

CRM (Customer Relationship Management) là cụm từ được viết tắt của Quản lý Quan hệ Khách hàng. CRM là phần mềm giải pháp tích hợp đầy đủ các chức năng giúp doanh nghiệp sắp xếp và truy cập vào dữ liệu của khách hàng. Ngoài ra, CRM cho phép doanh nghiệp thiết lập mọi hoạt động như ghi chép yếu tố quan trọng hay đo lường các dữ liệu. Với những tính năng này, doanh nghiệp có thể đảm bảo các đối tác của mình dễ dàng kết nối với nhiều bộ phận khác nhau, từ mảng truyền thông đến dịch vụ khách hàng thông qua một hệ thống gắn kết với nhau. Nhân viên có thể truy cập dễ dàng và nhanh chóng vào mạng lưới chung của doanh nghiệp để lấy thông tin khách hàng mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, phần mềm CRM là một chiếc cầu nối lý tưởng giữa doanh nghiệp và khách hàng.

1. Lý do mà doanh nghiệp nên dùng phần mềm CRM.  

CRM là phần mềm doanh nghiệp cho phép các nhóm và cá nhân tăng cường mối quan hệ khách hàng thông qua kênh truyền thông và bán hàng hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng hiệu quả các mối quan hệ để đáp ứng nhu cầu khách hàng tiềm năng trong một thời gian ngắn. CRM có tính năng tùy biến để đáp ứng các yêu cầu khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp. Qua đó, phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý đồng thời nhiều quy trình với các mô-đun, và nút điều hướng khác nhau để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Hơn nữa, phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi các cơ hội truyền thông và các tiềm năng để có thể giúp doanh nghiệp vươn xa hơn.

2. Những lợi ích của CRM cho doanh nghiệp

• Nâng cấp xử lý thông tin: Phần mềm CRM sẽ xác định và ghi lại tất cả các tương tác của khách hàng với doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp sẽ hiểu khách hàng hơn và có thể cung cấp giải pháp tức thì.
• Nâng cao kênh truyền thông: CRM được thiết lập dựa trên nền tảng Cloud nên người dùng có thể truy cập thông tin từ mọi thiết bị.
• Nâng cao dịch vụ khách hàng: Người quản lý có thể tập hợp mọi thông tin về hoạt động của khách hàng như tổng hợp các giao dịch gần nhất, hỗ trợ khách hàng khi cần
• Tự động hoá các nhiệm vụ hàng ngày của doanh nghiệp: Phần mềm CRM được thiết lập để giúp doanh nghiệp tự động hoá các nhiệm vụ của nhân viên. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào việc giải quyết các vấn đề của khách hàng
• Hỗ trợ làm việc hiệu quả giữa nhiều nhóm: Người dùng ở các nhóm khác nhau có thể truy cập email, nhật ký cuộc gọi và lịch làm việc chi tiết từ hệ thống điều khiển. Quan trọng hơn, CRM cho phép người dùng có thể sử dụng dữ liệu trong nhiều nhóm cùng một lúc bằng cách gắn thẻ cho nhóm yêu cầu truy cập thông tin. Qua đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa công việc cho các nhóm và tạo ra khả năng làm việc liền mạch với nhau để tăng thêm lợi nhuận.
• Cung cấp dữ liệu và báo cáo một cách chính xác: Hệ thống CRM lưu trữ dữ liệu trong hệ thống mà có khả năng phân tích dữ liệu tốt. Với tính năng trên, phần mềm có thể dễ dàng tích hợp với các plugin và tạo khả năng báo cáo tự động để tối đa hóa thời gian của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tạo được sự tin tưởng và mối quan hệ bên lâu dài với khách hàng để tạo ra doanh thu tốt trong thời gian dài.

3. Làm thế nào để lựa chọn phần mềm CRM phù hợp cho doanh nghiệp của mình?

Dưới đây là những câu hỏi mà doanh nghiệp cần phải đặt ra để cân nhắc liệu phần mềm CRM có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không

• Liệu phần mềm CRM có phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ?
• Hệ thống có những hạn chế nào đối với số lượng người dùng?
• Phần mềm có dễ sử dụng hay không?
• Hệ thống API có truy cập vào được không?
• Có những tính năng bảo mật mặc định có sẵn nào?
• CRM có dễ dàng tích hợp với các giải pháp khác mà doanh nghiệp đã sử dụng không?
• Liệu CRM có phù hợp với ngân sách của bạn?

4. Các yếu tố cần cần cân nhắc để lựa chọn CRM nào phù hợp cho doanh nghiệp

Sự thiết lập: Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch thay đổi và tích hợp phần mềm mới vào quá trình hiện tại của doanh nghiệp thì nhà quản lý nên cân nhắc chi phí của việc thiết lập như đào tạo sử dụng và dùng thử để xem có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không

Sự tiếp nhận người dùng: Người dùng cần làm quen với việc thay đổi để có thể sử dụng phần mềm mới trong thời gian nhanh nhất. Nhân viên càng có nhiều cơ hội sử dụng những phần mềm mới thì họ càng dễ dàng thích nghi với những thay đổi trong hệ thống.  

Tính lưu động: Nhân viên sẽ được áp dụng những tính năng vào công nghệ mới nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm CRM có khả năng cập nhật những thông tin và vận hành công nghệ mới nhất.

Khả năng tuỳ biến cao: Mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt trong quy trình và các yêu cầu làm việc khác nhau. Phần mềm CRM có khả năng tùy biến cao để có thể phù hợp với các quy trình làm việc của doanh nghiệp. Hơn nữa, phần mềm có thể thích ứng nhanh với những thay đổi của doanh nghiệp.

Sự tương thích: Doanh nghiệp cần phải lựa chọn phần mềm CRM tương thích với các ứng dụng sẵn có trong hệ thống của doanh nghiệp.

Bản dùng thử sản phẩm: Đây là một trong những yếu tố quan trọng để giúp nhân viên làm quen với sản phẩm mới. Qua đó, người dùng có thể hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu của sẽ giúp bạn hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của phần mềm để cân nhắc xem phần mềm có phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp hay không.

Hệ thống báo cáo: Ngoài những tính năng liên quan đến việc quản lý mối quan hệ của khách hàng, phần mềm còn cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các báo cáo để giúp doanh nghiệp phân tích, tổng hợp dữ liệu và nâng cao tính cạnh tranh.

Nguồn: itarian.com

Lược dịch bởi: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC