Lựa chọn phương thức triển khai KPI trong doanh nghiệp

Last updated on 6 August, 2024

Triển khai hệ thống KPI (Key Performance Indicators) trong doanh nghiệp là một quá trình quan trọng giúp đo lường hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là phương thức triển khai hệ thống KPI trong doanh nghiệp:

Phương thức triển khai hệ thống KPI trong doanh nghiệp?

Triển khai hệ thống KPI (Key Performance Indicators) trong doanh nghiệp là một quá trình quan trọng giúp đo lường hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là phương thức triển khai hệ thống KPI trong doanh nghiệp:

1. Xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

• Hiểu rõ sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp: Đây là bước nền tảng để đảm bảo rằng các KPI được xây dựng sẽ hỗ trợ mục tiêu chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
• Xác định các mục tiêu chiến lược cụ thể: Chẳng hạn như tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, cải thiện chất lượng dịch vụ, v.v.

2. Phân tích và lựa chọn các KPI phù hợp

• Lựa chọn các KPI phản ánh đúng các mục tiêu chiến lược: Các KPI phải đo lường được những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của doanh nghiệp.
• Đảm bảo KPI là cụ thể, đo lường được, đạt được, thực tế và có thời hạn (SMART).

3. Xây dựng hệ thống thu thập và phân tích dữ liệu

• Thiết lập các quy trình thu thập dữ liệu: Đảm bảo rằng dữ liệu cần thiết cho các KPI được thu thập một cách chính xác và liên tục.
• Sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo: Các phần mềm và công cụ phân tích dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích hiệu quả các KPI.

4. Truyền thông và đào tạo nhân viên

• Truyền đạt mục tiêu và tầm quan trọng của KPI tới toàn bộ nhân viên: Giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và lý do tại sao các KPI này quan trọng.
• Đào tạo nhân viên về cách sử dụng và theo dõi KPI: Đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp đều biết cách sử dụng hệ thống KPI.

5. Thực hiện và theo dõi KPI

• Áp dụng các KPI vào hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp: Theo dõi và báo cáo kết quả KPI định kỳ.
• Đánh giá và cải thiện liên tục: Dựa trên kết quả đạt được, điều chỉnh và cải thiện KPI nếu cần thiết để đảm bảo chúng luôn phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

6. Đánh giá và điều chỉnh hệ thống KPI

• Thường xuyên đánh giá hiệu quả của hệ thống KPI: Kiểm tra xem các KPI hiện tại có phản ánh đúng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hay không.
• Điều chỉnh và cập nhật KPI khi cần thiết: Nếu mục tiêu chiến lược thay đổi hoặc có những yếu tố mới phát sinh, hệ thống KPI cần được điều chỉnh để phản ánh những thay đổi này.

7. Ghi nhận và khen thưởng

• Ghi nhận và khen thưởng những cá nhân/đội nhóm đạt kết quả tốt: Tạo động lực cho nhân viên thông qua việc ghi nhận và khen thưởng khi họ đạt được hoặc vượt qua các mục tiêu KPI.

Triển khai một hệ thống KPI hiệu quả đòi hỏi sự cam kết và tham gia của toàn bộ tổ chức. Quá trình này không chỉ là việc thiết lập các chỉ số đo lường, mà còn là một công cụ quản lý chiến lược mạnh mẽ giúp doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu dài hạn một cách có hiệu quả.

Doanh nghiệp nên tự xây dựng KPI hay thuê dịch vụ?

Việc quyết định tự xây dựng KPI hay thuê dịch vụ bên ngoài phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm nguồn lực nội bộ, ngân sách, và mức độ chuyên môn cần thiết. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của cả hai phương thức để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định phù hợp:

Tự xây dựng KPI

Ưu điểm:

1. Hiểu biết sâu về doanh nghiệp:
   • Hiểu rõ văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp: Nhân viên nội bộ hiểu rõ hơn về mục tiêu, sứ mệnh và văn hóa doanh nghiệp.
2. Kiểm soát toàn bộ quy trình:
   • Quản lý và điều chỉnh dễ dàng: Dễ dàng thực hiện điều chỉnh khi cần thiết mà không phụ thuộc vào bên thứ ba.
3. Tăng cường năng lực nội bộ:
   • Phát triển kỹ năng cho nhân viên: Quá trình tự xây dựng KPI giúp nâng cao kỹ năng và năng lực của đội ngũ nhân viên.

Nhược điểm:

1. Thiếu kinh nghiệm và chuyên môn:
   • Rủi ro sai sót: Nếu doanh nghiệp thiếu chuyên môn, có thể dẫn đến việc xây dựng KPI không hiệu quả hoặc không phù hợp.
2. Tốn thời gian và nguồn lực:
   • Quá trình kéo dài: Việc tự xây dựng KPI có thể tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt đối với những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm.

Thuê dịch vụ bên ngoài

Ưu điểm:

1. Chuyên môn cao:
   • Đội ngũ chuyên nghiệp: Các nhà cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm và chuyên môn trong việc xây dựng và có phương thức triển khai KPI phù hợp
2. Tiết kiệm thời gian:
   • Thực hiện nhanh chóng: Dịch vụ chuyên nghiệp, có phương thức triển khai hệ thống KPI một cách nhanh chóng và hiệu quả.
3. Tiếp cận công nghệ và phương pháp hiện đại:
   • Công cụ và phương pháp tiên tiến: Các dịch vụ bên ngoài thường sử dụng các công cụ và phương pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp tiếp cận với những công nghệ mới nhất.

Nhược điểm:

1. Chi phí cao:
   • Ngân sách lớn: Thuê dịch vụ chuyên nghiệp có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
2. Phụ thuộc vào bên thứ ba:
   • Thiếu kiểm soát: Doanh nghiệp có thể phải phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh nhanh chóng khi cần.
3. Hiểu biết hạn chế về doanh nghiệp:
   • Thiếu hiểu biết sâu sắc: Dịch vụ bên ngoài có thể không hiểu rõ văn hóa và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp như nhân viên nội bộ.

Quyết định tự xây dựng KPI hay thuê dịch vụ phụ thuộc vào nguồn lực, kinh nghiệm và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp lớn, có nguồn lực mạnh và kinh nghiệm có thể lựa chọn tự xây dựng KPI để đảm bảo sự linh hoạt và kiểm soát tốt hơn. Trong khi đó, doanh nghiệp nhỏ hoặc thiếu kinh nghiệm có thể cân nhắc thuê dịch vụ bên ngoài để tận dụng chuyên môn và tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng cách tiếp cận kết hợp, tức là sử dụng dịch vụ tư vấn ban đầu để xây dựng hệ thống KPI và sau đó tự quản lý và điều chỉnh theo thời gian. Cách này giúp doanh nghiệp vừa tận dụng được chuyên môn của dịch vụ bên ngoài, vừa phát triển năng lực nội bộ.

Nếu DN sử dụng dịch vụ bên ngoài để xây dựng và triển khai KPI, DN nên sử dụng dịch vụ đào tạo, tư vấn hay phần mềm?

Khi doanh nghiệp quyết định sử dụng dịch vụ bên ngoài để xây dựng và triển khai KPI, việc lựa chọn giữa dịch vụ đào tạo, tư vấn, hoặc phần mềm phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu cụ thể, ngân sách, và khả năng của đội ngũ nhân viên. Dưới đây là một số điểm cần xem xét để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp:

1. Dịch vụ Đào tạo

Ưu điểm:

• Nâng cao năng lực nội bộ: Đào tạo nhân viên giúp họ hiểu rõ và nắm vững kiến thức về KPI, từ đó có thể tự xây dựng và quản lý hệ thống KPI sau này.
• Tăng tính linh hoạt: Nhân viên được đào tạo có thể linh hoạt điều chỉnh KPI theo yêu cầu của doanh nghiệp mà không cần phụ thuộc vào bên ngoài.
• Đào tạo lâu dài: Kiến thức và kỹ năng từ các khóa đào tạo sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Chi phí ban đầu: Chi phí cho các khóa đào tạo chuyên sâu có thể cao.
• Thời gian: Đào tạo nhân viên cần thời gian và có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc hiện tại.
• Hiệu quả phụ thuộc vào khả năng học hỏi của nhân viên: Nếu nhân viên không nắm vững kiến thức sau đào tạo, hiệu quả có thể không như mong đợi.

2. Dịch vụ Tư vấn

Ưu điểm:

• Chuyên môn cao: Các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm và chuyên môn sâu, giúp xây dựng hệ thống KPI hiệu quả và phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian: Dịch vụ tư vấn giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống KPI một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Hỗ trợ tùy chỉnh: Tư vấn có thể cung cấp các giải pháp tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Chi phí cao: Dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ.
• Phụ thuộc vào tư vấn viên: Doanh nghiệp có thể phụ thuộc vào tư vấn viên và có thể gặp khó khăn khi tư vấn viên kết thúc hợp đồng.
• Thiếu khả năng tự điều chỉnh: Nếu không có kiến thức và kỹ năng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tự điều chỉnh KPI sau này.

3. Phần mềm KPI

Ưu điểm:

• Tự động hóa và chính xác: Phần mềm KPI giúp tự động hóa quá trình thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu KPI, đảm bảo độ chính xác và nhất quán.
• Dễ dàng theo dõi và điều chỉnh: Phần mềm thường có giao diện thân thiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh KPI khi cần.
• Tiết kiệm thời gian: Giảm bớt gánh nặng công việc thủ công, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.

Nhược điểm:

• Chi phí triển khai: Phần mềm KPI chất lượng cao có thể đi kèm với chi phí đáng kể. Tham khảo phần mềm KPI digiiTeamW, chi phí phải chăng, và logic, chặt chẽ và thân thiện, dễ sử dụng 
• Đào tạo sử dụng phần mềm: Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng phần mềm hiệu quả.
• Phụ thuộc vào công nghệ: Nếu phần mềm gặp sự cố hoặc lỗi kỹ thuật, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi KPI.

Doanh nghiệp có thể cân nhắc kết hợp các loại dịch vụ để đạt hiệu quả tối ưu. Ví dụ:

• Kết hợp tư vấn và đào tạo: Thuê dịch vụ tư vấn để thiết lập hệ thống KPI ban đầu và sử dụng dịch vụ đào tạo để nâng cao năng lực nội bộ, đảm bảo doanh nghiệp có thể tự duy trì và điều chỉnh hệ thống KPI sau này.
• Sử dụng phần mềm kết hợp với đào tạo: Triển khai phần mềm KPI và cung cấp đào tạo cho nhân viên để họ sử dụng phần mềm hiệu quả và có khả năng tùy chỉnh KPI khi cần.

Việc lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, ngân sách và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.