Lỗi ngày tháng trong Excel và Google Sheet – nguyên nhân lỗi và cách khắc phục

Last updated on 18 December, 2025

Trong thế giới dữ liệu, lỗi ngày tháng (Date errors) là một trong những vấn đề gây ức chế nhất, đặc biệt trong Excel và Google Sheet. Bạn nhập “01/02”, Excel hiểu là ngày 1 tháng 2, nhưng đồng nghiệp của bạn lại thấy đó là ngày 2 tháng 1. Hậu quả là các hàm tính toán như VLOOKUP, SUMIFS hay Pivot Table đều trả về kết quả sai lệch hoàn toàn.

Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện nguyên nhân và cung cấp các giải pháp triệt để để xử lý sai sót dữ liệu ngày tháng trên Excel và Google Sheets.

Tại sao dữ liệu ngày tháng thường xuyên bị sai trong Excel và Google Sheet?

Đúng như bạn đã nêu, việc hiểu sai bản chất “con số” đằng sau ngày tháng là nguyên nhân của 90% lỗi trong bảng tính. Để giúp bạn hoặc độc giả của bạn hình dung rõ hơn và có cách xử lý triệt để, mình xin bổ sung chi tiết về cơ chế này và các tình huống phát sinh lỗi thực tế:

Bản chất hệ thống số (Serial Numbers)

Trong Excel, mỗi ngày là một con số nguyên dương.

• Giá trị 1: Tương ứng với ngày 01/01/1900.
• Giá trị 45000: Tương ứng với ngày 15/03/2023.
• Phần thập phân: Đại diện cho thời gian (ví dụ: 0.5 là 12 giờ trưa).

Lỗi thường gặp: Khi bạn thấy một dãy số như 45260 thay vì ngày tháng, đó không phải là lỗi dữ liệu mà chỉ là lỗi Format (Định dạng). Bạn chỉ cần đổi định dạng ô sang “Short Date” là xong.

Xung đột định dạng vùng (Locale Conflict)

Đây là lỗi phổ biến nhất tại Việt Nam.

• Hệ thống Mỹ (US): Tháng/Ngày/Năm. Nếu bạn nhập “13/01/2024”, Excel US sẽ không hiểu vì không có tháng 13. Nó tự động coi đây là một chuỗi văn bản (Text).
• Hệ thống Việt (VN): Ngày/Tháng/Năm.

Hệ lụy: Khi bạn dùng hàm SUMIFS để cộng doanh số trong tháng 1, Excel sẽ bỏ qua ô “13/01/2024” vì nó không coi đó là một ngày hợp lệ để lọc.

Lỗi dữ liệu dạng Văn bản (Text-formatted dates)

Dữ liệu bị coi là văn bản khi có các dấu hiệu:

• Có dấu nháy đơn ‘ ở phía trước (ví dụ: ’15/10/2023).
• Được xuất từ các phần mềm kế toán hoặc hệ thống ngân hàng mà không được định dạng lại.
• Dữ liệu bị căn lề trái một cách tự động.

Cách kiểm tra nhanh bằng công thức

Nếu bạn nghi ngờ một cột ngày tháng đang bị lỗi, hãy dùng hàm ISNUMBER:

• =ISNUMBER(A1)
• Nếu kết quả là TRUE: Ngày tháng chuẩn.
• Nếu kết quả là FALSE: Ngày tháng đang bị lỗi định dạng Text.

Cách xử lý “cực mạnh” cho mọi trường hợp

Nếu bạn có một cột ngày tháng hỗn loạn (cái thì chuẩn, cái thì text), hãy dùng công cụ Text to Columns:

1. Chọn cột dữ liệu.
2. Vào tab Data > Text to Columns.
3. Nhấn Next cho đến Bước 3.
4. Chọn mục Date và chọn đúng định dạng mà dữ liệu đang hiển thị (ví dụ: DMY).
5. Nhấn Finish. Excel sẽ ép tất cả về đúng chuẩn số cho bạn.

Cách nhận biết ngày tháng đang bị lỗi trong Excel và Goole Sheet

Trước khi bắt tay vào sửa, bạn cần thực hiện một vài “bài kiểm tra nhanh” để xác định xem ô dữ liệu đó là Giá trị ngày thực sự hay chỉ là Văn bản giả dạng ngày tháng.

Quan sát căn lề mặc định (The Alignment Test)

Đây là cách nhanh nhất và không cần dùng công thức. Trong trạng thái chưa được định dạng thủ công:

• Dữ liệu chuẩn: Excel/Google Sheets luôn tự động căn lề Phải (vì chúng coi ngày tháng là số).
• Dữ liệu lỗi (Text): Sẽ bị đẩy sang căn lề Trái.

Kiểm tra bằng định dạng Number (The Number Test)

Như bạn đã đề cập, bản chất của ngày tháng là một con số.

1. Chọn ô chứa ngày tháng.
2. Tại thẻ Home, trong nhóm Number, đổi định dạng từ Date sang Number (hoặc General).
3. Kết quả:
   • Nếu ô biến thành số (ví dụ: $44927$): Chúc mừng, đây là dữ liệu chuẩn.
   • Nếu ô vẫn giữ nguyên định dạng ngày (ví dụ: 15/12/2023): Đây là định dạng Văn bản (Text) và Excel không thể hiểu để tính toán.

Sử dụng bộ lọc (Filter Test)

Khi bạn bật tính năng Filter (Data > Filter):

• Dữ liệu chuẩn: Excel sẽ tự động gom nhóm (group) dữ liệu theo Năm > Tháng > Ngày.
• Dữ liệu lỗi: Các ngày sẽ hiển thị rời rạc, không theo phân cấp, như một danh sách tên thông thường.

Kiểm tra nhanh bằng hàm ISNUMBER

Nếu bạn có một danh sách dài hàng ngàn dòng, việc nhìn bằng mắt là không thể. Hãy dùng công thức:

=ISNUMBER(A2)

• TRUE: Dữ liệu chuẩn, có thể cộng trừ, làm Pivot Table.
• FALSE: Dữ liệu đang bị lỗi, cần xử lý ngay bằng Text to Columns hoặc hàm chuyển đổi.

Mẹo nhỏ cho bạn: Trong Google Sheets, nếu bạn nhập sai định dạng theo Locale của trang tính, ô đó thường sẽ xuất hiện một dấu tam giác màu đỏ ở góc hoặc đơn giản là không thể áp dụng các hàm như EDATE hay EOMONTH.

Cách xử lý lỗi ngày tháng trên Excel

Để bài viết chuẩn SEO của bạn thực sự chuyên nghiệp và giúp người đọc thực hiện thành công ngay lập tức, chúng ta sẽ chi tiết hóa các bước thực hiện cùng những lưu ý “sống còn” cho từng cách xử lý.

Cách 1: Sử dụng công cụ Text to Columns (Hiệu quả nhất)

Đây là phương pháp mạnh mẽ nhất vì nó có thể xử lý hàng chục ngàn dòng dữ liệu bị lỗi định dạng văn bản (Text) hoặc bị ngược ngày/tháng chỉ trong vài giây.

Các bước thực hiện chi tiết:

1. Chọn vùng dữ liệu: Bôi đen cột hoặc vùng chứa ngày tháng đang bị lỗi.
2. Mở công cụ: Vào thẻ Data trên thanh Ribbon và chọn Text to Columns.
3. Bước 1 & 2: Chọn Delimited, nhấn Next liên tiếp 2 lần để bỏ qua việc phân tách cột bằng ký tự.
4. Bước 3 (Quan trọng nhất): * Tại mục Column data format, tích chọn vào ô Date.
   • Ở danh sách thả xuống bên cạnh, chọn định dạng ĐANG HIỂN THỊ của dữ liệu lỗi.
   • Ví dụ: Nếu dữ liệu lỗi đang hiện là 31/12/2023, bạn phải chọn DMY (Day-Month-Year).
5. Hoàn tất: Nhấn Finish. Excel sẽ tự động convert toàn bộ chuỗi văn bản đó thành định dạng số ngày chuẩn.

Lưu ý: Sau khi nhấn Finish, nếu kết quả hiện ra dãy số như 45290, đừng lo lắng! Bạn chỉ cần vào Home > Number Format > chọn Short Date là sẽ hiển thị đẹp mắt.

Cách 2: Sử dụng hàm DATEVALUE

Hàm này cực kỳ hữu ích khi bạn muốn tạo một cột phụ để chuẩn hóa dữ liệu mà không làm thay đổi cột gốc.

• Công thức: =DATEVALUE(A1)
• Cơ chế: Hàm này sẽ chuyển đổi một chuỗi văn bản trông giống ngày tháng thành một số seri (Serial Number) chuẩn của Excel.
• Xử lý lỗi #VALUE!: Nếu dùng DATEVALUE mà bị báo lỗi, nguyên nhân thường do chuỗi văn bản đó có định dạng ngày/tháng ngược với cài đặt máy tính của bạn. Lúc này, hãy dùng hàm DATE kết hợp LEFT, MID, RIGHT để bóc tách:
  • =DATE(RIGHT(A1,4), MID(A1,4,2), LEFT(A1,2)) (Dành cho chuỗi dạng DD/MM/YYYY)

Cách 3: Sử dụng tính năng Find & Replace (Sửa lỗi phân cách)

Đôi khi ngày tháng bị lỗi do dấu phân cách không đúng chuẩn (ví dụ dùng dấu chấm . thay vì dấu gạch chéo /).

1. Nhấn Ctrl + H.
2. Find what: Nhập dấu chấm .
3. Replace with: Nhập dấu gạch chéo /
4. Nhấn Replace All.

Cách 4: Nhân với 1 (Mẹo cực nhanh cho dữ liệu Text)

Nếu ngày tháng bị lưu ở dạng văn bản nhưng đúng thứ tự ngày/tháng của hệ thống, bạn có thể “ép” Excel tính toán nó bằng một phép tính số học:

1. Nhập số 1 vào một ô trống bất kỳ.
2. Copy ô số 1 đó (Ctrl + C).
3. Chọn vùng ngày tháng bị lỗi.
4. Chuột phải chọn Paste Special > chọn Multiply (Nhân) > nhấn OK.

Cách xử lý lỗi ngày tháng trên Google Sheets

Google Sheets linh hoạt hơn nhưng lại dễ bị lỗi do cài đặt ngôn ngữ của tài khoản Google.

Cách 1: Thay đổi Locale (Khu vực)

Nếu bạn nhập ngày 15/12 mà Google Sheets báo lỗi, có thể trang tính đang hiểu theo kiểu Mỹ (tháng trước ngày).

1. Vào File > Settings.
2. Tại phần Locale, chuyển từ “United States” sang “Vietnam”.
3. Nhấn Save and refresh.

Cách 2: Sử dụng công cụ “Sửa định dạng”

Sử dụng tính năng Format > Number > Date để ép kiểu dữ liệu. Nếu dữ liệu vẫn cứng đầu, hãy dùng hàm REGEXREPLACE hoặc SPLIT để tách ngày/tháng/năm rồi gộp lại bằng hàm DATE.

Mẹo phòng tránh lỗi ngày tháng trên Excel và Google Sheet trong tương lai

Đừng để “mất bò mới lo làm chuồng”, hãy áp dụng các quy tắc sau để dữ liệu luôn sạch:

• Sử dụng Data Validation (Xác thực dữ liệu): Thiết lập cột ngày tháng chỉ cho phép nhập “Ngày hợp lệ”. Nếu nhập sai định dạng, Sheets/Excel sẽ từ chối hoặc cảnh báo ngay.
  • Cách làm: Data > Data Validation > Criteria: Date > is valid date.
• Thống nhất nhập liệu ISO: Tập thói quen nhập theo định dạng Năm/Tháng/Ngày (2023/12/31). Đây là định dạng chuẩn quốc tế mà bất kỳ phần mềm nào cũng hiểu đúng, bất kể cài đặt máy tính là Mỹ hay Việt.
• Sử dụng phím tắt: Nhấn Ctrl + ; để chèn ngày hiện tại. Phím tắt này luôn đảm bảo ngày được chèn đúng định dạng hệ thống.

Kết luận

Xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trên Excel và Google Sheet không khó nếu bạn hiểu được bản chất của định dạng Locale. Việc nắm vững công cụ Text to Columns trong Excel và Settings Locale trong Google Sheets sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ làm sạch dữ liệu.

Tham khảo

Hàm Excel thông dụng – Nhóm hàm Toán học và Thống kê

Quản lý công việc bằng Excel