KPI đánh giá kết quả công việc trong công ty xây dựng

Last updated on 18 November, 2024

KPI (Key Performance Indicator) là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty xây dựng. Việc thiết lập và theo dõi các chỉ tiêu KPI giúp doanh nghiệp xây dựng theo dõi tiến độ công trình, quản lý chi phí, đảm bảo chất lượng và tăng cường an toàn lao động. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về cách triển khai KPI trong công ty xây dựng, các chỉ tiêu quan trọng cần theo dõi và lợi ích mà KPI mang lại cho việc quản lý và phát triển doanh nghiệp xây dựng.

Tại sao nên áp dụng KPI đánh giá kết quả công ty xây dựng

Thách thức triển khai KPI cho công ty xây dựng

Việc triển khai KPI (Chỉ số hiệu suất chính) cho công ty xây dựng có thể gặp phải một số thách thức lớn. Dưới đây là những thách thức chính mà các công ty xây dựng thường gặp phải khi triển khai KPI:

• Khó khăn trong việc xác định KPI phù hợp:
  • Các công ty xây dựng thường có nhiều loại dự án với yêu cầu và mục tiêu khác nhau. Điều này làm cho việc lựa chọn KPI phù hợp cho từng loại công trình hoặc bộ phận trở nên khó khăn. Ví dụ, KPI cho dự án xây dựng nhà ở có thể khác hoàn toàn so với KPI cho dự án xây dựng cơ sở hạ tầng công cộng.
• Khó khăn trong việc thu thập dữ liệu chính xác:
  • Để đo lường KPI hiệu quả, cần phải có dữ liệu chính xác và kịp thời. Tuy nhiên, trong ngành xây dựng, việc thu thập và đồng bộ hóa dữ liệu từ các công trường có thể gặp khó khăn. Các dữ liệu có thể không được cập nhật đầy đủ, hoặc thiếu tính chính xác, đặc biệt là khi các công trường có nhiều bên tham gia và công tác theo dõi không thống nhất.
• Tính linh hoạt trong việc điều chỉnh KPI:
  • Các công trình xây dựng có thể gặp phải sự thay đổi trong quá trình thi công (ví dụ: thay đổi yêu cầu từ khách hàng, vấn đề về điều kiện thời tiết, sự cố bất ngờ). Điều này có thể làm ảnh hưởng đến việc đánh giá chính xác hiệu suất thông qua KPI đã thiết lập. Các KPI cần phải đủ linh hoạt để có thể điều chỉnh khi tình huống thay đổi.
• Đánh giá chất lượng và an toàn:
  • Đối với các chỉ số KPI liên quan đến chất lượng và an toàn, việc đánh giá đôi khi có thể khá chủ quan, đặc biệt khi các chỉ số này không dễ dàng định lượng. Ví dụ, trong một số trường hợp, chất lượng công trình có thể chỉ được xác định sau một thời gian dài sử dụng, hoặc an toàn có thể không được ghi nhận kịp thời nếu không có hệ thống báo cáo tai nạn hiệu quả.
• Khả năng triển khai công nghệ và phần mềm hỗ trợ:
  • Việc triển khai phần mềm quản lý dự án hoặc công nghệ theo dõi hiệu suất không phải lúc nào cũng dễ dàng trong ngành xây dựng. Các công ty xây dựng có thể thiếu hạ tầng công nghệ, hoặc nhân viên có thể không quen thuộc với các công cụ mới. Điều này khiến cho việc thu thập, phân tích và báo cáo KPI trở nên phức tạp.
• Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận:
  • Trong ngành xây dựng, các bộ phận khác nhau (như đội ngũ thi công, bộ phận tài chính, quản lý dự án,…) có thể có các mục tiêu khác nhau. Việc phối hợp và thống nhất các KPI giữa các bộ phận này có thể gặp phải sự không đồng nhất về cách hiểu và cách áp dụng KPI, làm giảm hiệu quả triển khai.
• Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả nhân sự:
  • Trong ngành xây dựng, việc đánh giá hiệu quả làm việc của các công nhân có thể gặp khó khăn, vì công việc đòi hỏi sự hợp tác của nhiều người và việc ghi nhận đóng góp của từng cá nhân có thể không chính xác. Điều này ảnh hưởng đến việc triển khai KPI cho nhân sự.
• Kháng cự từ nhân viên:
  • Một số nhân viên, đặc biệt là công nhân hoặc các trưởng nhóm thi công, có thể không nhận thức rõ ràng về mục tiêu KPI hoặc không cảm thấy KPI có thể giúp họ. Điều này dẫn đến kháng cự trong việc áp dụng các chỉ tiêu hiệu suất, từ đó ảnh hưởng đến kết quả triển khai.

Để vượt qua những thách thức này, các công ty xây dựng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn KPI phù hợp, triển khai công nghệ hỗ trợ và tạo môi trường hợp tác giữa các bộ phận. Đồng thời, cần phải có sự linh hoạt và điều chỉnh các KPI khi cần thiết để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.

iải pháp triển khai KPI đánh giá kết quả tại công ty xây dựng

Việc triển khai KPI (Chỉ số hiệu suất chính) tại công ty xây dựng có thể giúp nâng cao hiệu quả thi công, kiểm soát chi phí, và đảm bảo chất lượng công trình. Tuy nhiên, để đảm bảo triển khai KPI thành công, công ty xây dựng cần có một kế hoạch chi tiết và chiến lược rõ ràng. Dưới đây là một số giải pháp hiệu quả giúp triển khai KPI để đánh giá kết quả tại công ty xây dựng:

• Xác định rõ mục tiêu và KPI phù hợp:
  • Bước đầu tiên trong triển khai KPI là xác định rõ các mục tiêu chiến lược của công ty. Các mục tiêu này có thể bao gồm việc giảm chi phí, tăng tốc độ thi công, cải thiện chất lượng công trình, hay nâng cao mức độ an toàn. Sau khi xác định mục tiêu, cần chọn các chỉ số KPI phù hợp để đo lường những mục tiêu này. Ví dụ, tiến độ thi công (với KPI như “tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn”), chi phí (với KPI như “chi phí vượt mức dự toán”), hoặc chất lượng công trình (với KPI như “số lượng lỗi trong công trình”).
• Tích hợp công nghệ hỗ trợ theo dõi KPI:
  • Việc áp dụng phần mềm quản lý dự án hoặc hệ thống phần mềm KPI giúp tự động hóa quá trình thu thập và phân tích dữ liệu. Các phần mềm này có thể theo dõi tiến độ, chất lượng, chi phí và an toàn trong suốt quá trình thi công. Việc sử dụng công nghệ sẽ giúp công ty có cái nhìn rõ ràng hơn về các chỉ số KPI và cải thiện khả năng ra quyết định.
• Đào tạo nhân sự và tạo nhận thức về KPI:
  • Để triển khai KPI hiệu quả, cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên, từ các cấp quản lý đến công nhân thi công, đều hiểu rõ về các chỉ số KPI và tầm quan trọng của việc đạt được những chỉ tiêu này. Công ty nên tổ chức các buổi đào tạo về KPI, giúp nhân viên nắm vững cách thức hoạt động và đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu của công ty.
• Thiết lập quy trình theo dõi và báo cáo KPI định kỳ:
  • Để đánh giá kết quả KPI một cách chính xác, công ty cần thiết lập quy trình theo dõi và báo cáo KPI định kỳ (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng hoặc theo từng giai đoạn của dự án). Các nhà quản lý dự án sẽ thu thập và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra các báo cáo chi tiết về tình trạng của các chỉ số KPI, phát hiện sớm các vấn đề và đề xuất biện pháp cải thiện.
• Tạo hệ thống phản hồi và điều chỉnh KPI:
  • Trong quá trình triển khai, công ty cần thiết lập một hệ thống phản hồi để điều chỉnh KPI khi cần thiết. Các chỉ số KPI có thể cần điều chỉnh dựa trên sự thay đổi trong điều kiện công trường hoặc yêu cầu từ khách hàng. Việc này giúp KPI luôn sát với thực tế và hỗ trợ việc đánh giá hiệu quả công việc một cách chính xác hơn.
• Khuyến khích và thưởng cho kết quả tốt:
  • Công ty có thể xây dựng hệ thống thưởng hoặc các chính sách khuyến khích để động viên nhân viên đạt được các mục tiêu KPI. Việc công nhận thành tích của nhân viên hoặc đội ngũ thi công không chỉ giúp tăng cường tinh thần làm việc mà còn thúc đẩy hiệu quả công việc trong toàn công ty.
• Đánh giá KPI theo từng giai đoạn của dự án:
  • Để theo dõi hiệu quả thi công một cách chi tiết, công ty xây dựng nên phân chia KPI thành các giai đoạn của dự án (khởi công, thi công, hoàn thành). Mỗi giai đoạn sẽ có những chỉ số KPI riêng biệt và có thể được điều chỉnh tùy thuộc vào tình hình thực tế. Điều này giúp công ty dễ dàng kiểm soát tiến độ và chất lượng trong suốt vòng đời của dự án.
• Quản lý rủi ro và linh hoạt trong điều chỉnh:
  • Trong ngành xây dựng, nhiều yếu tố ngoài kiểm soát có thể ảnh hưởng đến kết quả dự án, như thay đổi về thiết kế, điều kiện thời tiết, hoặc vấn đề tài chính. Vì vậy, việc có một hệ thống KPI linh hoạt và khả năng điều chỉnh là rất quan trọng. Khi phát hiện rủi ro hoặc sự cố, công ty cần có khả năng thay đổi các chỉ số KPI để phản ánh tình hình thực tế và đảm bảo các mục tiêu chiến lược vẫn có thể đạt được.
• Đảm bảo tính minh bạch và hợp tác trong việc triển khai KPI:
  • Các bộ phận khác nhau trong công ty xây dựng (như bộ phận tài chính, thi công, an toàn, và quản lý dự án) cần phối hợp chặt chẽ trong quá trình triển khai KPI. Công ty cần tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, trong đó các chỉ số KPI được chia sẻ và theo dõi chung, giúp các bộ phận hiểu rõ kết quả và đóng góp của nhau trong việc đạt được các mục tiêu của công ty.

Việc triển khai KPI trong công ty xây dựng sẽ giúp quản lý và theo dõi hiệu quả các dự án một cách chặt chẽ và có cơ sở hơn. Để thực hiện thành công, công ty cần tập trung vào việc lựa chọn chỉ số phù hợp, sử dụng công nghệ hỗ trợ, đào tạo nhân sự, và xây dựng các quy trình đánh giá và điều chỉnh KPI linh hoạt.

Thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá kết quả KPI công ty xây dựng

Thu thập dữ liệu chính xác và kịp thời là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá kết quả KPI cho công ty xây dựng. Dưới đây là một số phương pháp và công cụ thu thập dữ liệu hiệu quả giúp đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra chính xác:

• Sử dụng phần mềm quản lý dự án: Các phần mềm như Procore, Buildertrend hay MS Project có thể giúp thu thập và theo dõi tiến độ dự án, chi phí, và các chỉ tiêu quan trọng khác. Phần mềm này cung cấp các công cụ giúp ghi lại dữ liệu trong thời gian thực từ công trường và các bộ phận liên quan.
• Hệ thống báo cáo tự động: Các báo cáo định kỳ về tiến độ thi công, chi phí, chất lượng công trình, và an toàn có thể được tự động gửi từ các phần mềm quản lý đến các nhà quản lý dự án. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong việc thu thập và xử lý dữ liệu.
• Theo dõi tiến độ công việc trực tiếp trên công trường: Việc ghi chép các mốc thời gian hoàn thành công việc, các sự kiện quan trọng hoặc thay đổi trong kế hoạch là cần thiết. Các giám sát viên và đội trưởng thi công có thể ghi lại dữ liệu này để cung cấp thông tin chính xác về tiến độ và hiệu quả.
• Sử dụng thiết bị đo đạc và công nghệ hiện đại: Các công nghệ như drone (máy bay không người lái), cảm biến IoT và GPS có thể được sử dụng để theo dõi và đo lường các yếu tố như tiến độ thi công, tình trạng tài nguyên (vật liệu, thiết bị), và kiểm tra chất lượng công trình. Các thiết bị này giúp thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất dự án.
• Khảo sát và đánh giá từ khách hàng: Để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, các công ty xây dựng có thể thực hiện các khảo sát, thu thập phản hồi từ khách hàng về chất lượng công trình, tiến độ hoàn thành và sự chuyên nghiệp của đội ngũ.
• Sổ tay công việc và nhật ký thi công: Các công nhân và đội ngũ thi công có thể ghi lại thông tin chi tiết về các công việc được hoàn thành hàng ngày, từ đó cung cấp dữ liệu về hiệu quả công việc và các vấn đề phát sinh.
• Phỏng vấn và trao đổi với các bộ phận liên quan: Các buổi họp hoặc phỏng vấn định kỳ với các bộ phận tài chính, nhân sự, an toàn và quản lý dự án sẽ giúp thu thập thông tin về chi phí, an toàn lao động và các vấn đề khác có ảnh hưởng đến kết quả KPI.
• Dữ liệu từ các báo cáo an toàn và chất lượng: Các báo cáo về tai nạn lao động, sự cố chất lượng, và các vi phạm quy trình có thể cung cấp dữ liệu quan trọng về hiệu quả công tác an toàn và chất lượng của công trình.

Việc thu thập dữ liệu từ các nguồn trên giúp công ty xây dựng có được cái nhìn tổng quan và chính xác về các chỉ số KPI, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh và cải thiện hiệu suất trong các dự án.

Sử dụng phần mềm KPI đánh giá kết quả công ty xây dựng

Sử dụng phần mềm KPI để đánh giá kết quả công ty xây dựng là một cách tiếp cận hiệu quả giúp theo dõi, phân tích và cải thiện hiệu suất dự án. Các phần mềm này cung cấp các công cụ mạnh mẽ để đo lường các chỉ số hiệu suất, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời. Dưới đây là một số lợi ích và cách sử dụng phần mềm KPI trong ngành xây dựng:

• Tích hợp dữ liệu và báo cáo tự động: Phần mềm KPI cho phép tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, như tiến độ thi công, chi phí, chất lượng công trình và an toàn. Việc này giúp tự động hóa quá trình thu thập và báo cáo dữ liệu, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Theo dõi tiến độ và chi phí dự án: Các phần mềm KPI giúp theo dõi và đánh giá tiến độ công việc theo thời gian thực, so sánh với kế hoạch ban đầu. Điều này giúp các nhà quản lý nhận diện sớm các vấn đề về tiến độ hoặc chi phí vượt mức ngân sách, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
• Chất lượng công trình và an toàn: Phần mềm KPI có thể theo dõi các chỉ số chất lượng như số lượng lỗi, yêu cầu sửa chữa, hay các sự cố an toàn xảy ra trên công trường. Các chỉ số này sẽ giúp công ty xây dựng đánh giá được mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn trong quá trình thi công.
• Đo lường hiệu suất nhân sự: Phần mềm KPI còn giúp theo dõi hiệu suất làm việc của các công nhân và đội ngũ thi công, từ đó đánh giá năng suất và sự đóng góp của từng cá nhân hoặc nhóm. Các KPI về nhân sự giúp đảm bảo rằng công ty có đủ nguồn lực và làm việc hiệu quả để đạt được các mục tiêu dự án.
• Dự báo và phân tích xu hướng: Các phần mềm KPI hiện đại có khả năng phân tích dữ liệu và dự báo các xu hướng trong tương lai, chẳng hạn như sự gia tăng chi phí, rủi ro an toàn, hoặc tình trạng tiến độ. Điều này giúp công ty xây dựng chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống thay đổi hoặc khó khăn.
• Cải thiện quyết định chiến lược: Với việc có các báo cáo và phân tích chi tiết về các chỉ số KPI, công ty xây dựng có thể ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế, chẳng hạn như tái cấu trúc quy trình thi công, tối ưu hóa chi phí, hay cải thiện chất lượng công trình.
• Hỗ trợ hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận: Phần mềm KPI giúp tạo ra một nền tảng chung để các bộ phận khác nhau trong công ty (như thi công, tài chính, an toàn, quản lý dự án) có thể theo dõi và chia sẻ thông tin về hiệu suất của dự án. Điều này giúp nâng cao sự hợp tác và minh bạch trong công ty.
• Tối ưu hóa quản lý rủi ro: Phần mềm KPI giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, từ đó hỗ trợ công ty xây dựng trong việc quản lý rủi ro. Ví dụ, nếu một chỉ số an toàn bắt đầu giảm xuống hoặc chi phí vượt quá mức dự báo, phần mềm sẽ cảnh báo và cho phép công ty can thiệp trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng.

Áp dụng phần mềm KPI như digiiTeamW giúp công ty xây dựng không chỉ cải thiện hiệu suất thi công mà còn tăng cường khả năng quản lý và ra quyết định. Bằng cách cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và dễ dàng truy cập, phần mềm KPI giúp các nhà quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ và kết quả trong suốt vòng đời của dự án.

Bảng chỉ tiêu KPI mẫu đánh giá kết quả công ty xây dựng

Dưới đây là bảng mẫu chỉ tiêu KPI đánh giá kết quả công ty xây dựng, với 20 chỉ tiêu khác nhau, có thể áp dụng để theo dõi hiệu quả của các dự án xây dựng. Các chỉ tiêu này bao gồm các yếu tố như tiến độ thi công, chi phí, chất lượng công trình, an toàn lao động, và năng suất lao động.

Bảng trên có thể được điều chỉnh để phù hợp với các dự án cụ thể hoặc yêu cầu của từng công ty xây dựng. Mỗi chỉ tiêu KPI sẽ giúp công ty theo dõi sát sao các yếu tố quan trọng trong quá trình thi công và đưa ra các biện pháp cải thiện khi cần thiết.