Hiệu quả kinh doanh là gì? Giải pháp cải thiện hiệu quả kinh doanh

Last updated on 12 September, 2024

Khi doanh nghiệp kinh doanh kém hiệu quả, nó không chỉ gây ra lãng phí cho bản thân doanh nghiệp mà còn lãng phí cho cả một nền kinh tế. Trong bối cảnh suy thoái hiện nay, doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, ngành nghề nên tìm cách tối ưu hiệu quả kinh doanh của mình.

Vậy, hiệu quả kinh doanh là gì? Đâu là các chỉ tiêu đo lường hiệu quả kinh doanh? Làm sao để doanh nghiệp cải thiện chiến lược kinh doanh giúp tăng hiệu quả kinh doanh một cách tốt nhất. Cùng OCD tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Hiệu quả kinh doanh là gì?

Khái niệm về hiệu quả kinh doanh

Hiệu quả kinh doanh là mức độ một doanh nghiệp tối đa hóa kết quả đầu ra và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình bằng các tối ưu việc sử dụng các nguồn lực như thời gian, tiền bạc, lao động, nguyên vật liệu.

Mức độ hiệu quả kinh doanh được thể hiện qua việc nhân viên có đạt năng suất lao động cao không? Liệu mỗi đồng tiền doanh nghiệp bỏ ra có được sử dụng một cách khôn ngoan? Khâu nào trong hoạt động kinh doanh gây ra nhiều lãng phí? Các doanh nghiệp luôn tìm ra giải pháp mới để đạt hiệu quả kinh doanh tốt hơn.

Tại sao cần đánh giá hiệu quả kinh doanh?

Hiệu quả kinh doanh đóng vai trò vai trọng trong doanh nghiệp bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng tồn tại của doanh nghiệp trên thị trường. Việc đo lường hiệu quả kinh doanh có ý nghĩa với nhiều bên liên quan khác nhau, bao gồm:

• Với nhà quản lý trong doanh nghiệp: Các nhà quản trị có thể đánh giá tình hình phát triển kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó, họ hiểu được đâu là những mặt tích cực cần phát huy và đâu là những mặt hạn chế cần khắc phục.
• Với nhân viên: Nhân viên tự đánh giá được hiệu suất công việc của mình và tìm ra biện pháp để cải thiện.
• Với cá nhà đầu tư: Giúp các nhà đầu tư đánh giá mức độ sinh lời của doanh nghiệp. Từ đó, họ có đủ thông tin để ra quyết định tiếp tục đầu tư hay thu hồi vốn kịp thời.
• Với các tổ chức tín dụng như ngân hàng: Giúp họ định giá doanh nghiệp xem mức độ xếp hạng tín dụng của họ ra sao. Khi đó, các ngân hàng sẽ quyết định liệu họ có thể thu hồi vốn từ doanh nghiệp và có nên tiếp tục cho vay hay không.

Các chỉ tiêu đo lường hiệu quả kinh doanh

Tỷ suất hoàn vốn (ROI)

Tỷ suất hoàn vốn ROI (Return on Investment) thể hiện doanh nghiệp tạo ra bao nhiêu lợi nhuận so với số tiền đầu tư ban đầu. Ngoài việc đo lường ROI cho các giai đoạn kinh doanh hay các dự án cũ, doanh nghiệp cũng nên đánh giá ROI cho các khoản đầu tư trong tương lai.

Ví dụ, doanh nghiệp muốn đầu tư vào nhà máy và thiết bị mới để tăng tốc độ và sản lượng sản xuất. Điều này giúp sản phẩm đến tay người tiêu dùng nhanh hơn và từ đó giúp tăng trưởng doanh thu.

Lúc này, doanh nghiệp cần ước tính lợi nhuận ròng (Doanh thu từ đầu tư trừ chi phí đầu tư) là bao nhiêu. Sau đó, so sánh nó với khoản đầu tư bỏ ra ban đầu. Nếu khoản lợi nhuận này cao hơn tức là đầu tư có hiệu quả kinh doanh tốt.

Công thức tính: ROI = ( Lợi nhuận ròng / Chi phí đầu tư ) x 100%

Hiệu quả sử dụng lao động

Nhân viên của bạn có thể hoàn thành được trung bình khối lượng công việc bao nhiêu trong một giờ? Năng suất lao động của nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi các công cụ phần mềm họ sử dụng.

Vì vậy, tự động hóa một số nhiệm vụ nhất định sẽ giúp nhân viên xử lý công việc lặp đi lặp lại nhanh chóng và chính xác hơn. Khi ấy, họ có thêm thời gian tập trung cho các công việc mang tính chiến lược và nâng cao hiệu suất làm việc đáng kể.

Hiệu quả tài chính

Hiệu quả tài chính được đo lường bằng việc xác định tỷ lệ phần trăm doanh thu được dành cho các loại chi phí. Tất nhiên, nếu chi phí cao hơn doanh thu, hiệu quả kinh doanh đang gặp vấn đề và cần giải quyết ngay lập tức. Khi cải thiện hiệu quả tài chính về mức ổn định, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để tái đầu tư cho việc mở rộng kinh doanh, sản xuất hoặc mở rộng thị trường.

Hiệu quả trong quy trình vận hành

Hoạt động vận hành là yếu tố quan trọng trong mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí vận hành thường chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu chi phí của doanh nghiệp. Vì thế, cải thiện hoạt động vận hành giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Để làm được điều này thì cần cải thiện quy trình kinh doanh hiện tại. Bạn cần xem xét đâu là quy trình phức tạp cần được loại bỏ hoặc đơn giản quá. Tối ưu hóa quy trình giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian và nguồn lực.

Các nguyên nhân dẫn đến kinh doanh không hiệu quả

Định hướng sai từ ban đầu

Không phải tự nhiên mà nghiên cứu thị trường là bước đầu tiên trong quá trình xây dựng một kế hoạch kinh doanh. Những nghiên cứu và phân tích này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất bại khi bắt đầu triển khai kế hoạch của mình. Vì thế, việc kinh doanh mà không có định hướng từ dữ liệu thị trường sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào hoàn cảnh khốn cùng.

Lãnh đạo thiếu hiệu quả

Lãnh đạo doanh nghiệp với tầm nhìn hạn hẹp hoặc thiếu khả năng tạo động lực dẫn đến thiếu định hướng cho nhân viên và làm việc thiếu hiệu quả. Điều này khiến tình trạng trì trệ trong kinh doanh trở nên nghiêm trọng hơn. Khi ấy, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh không hiệu quả và có nguy cơ đứng trên bờ vực phá sản.

Lãnh đạo thiếu hiệu quả

Thiếu mục tiêu rõ ràng

Khi các doanh nghiệp không có mục tiêu và định hướng rõ ràng, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc ưu tiên các nhiệm vụ của mình. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu hiệu quả kinh doanh vì nguồn lực và năng lượng bị phân tán cho nhiều hoạt động khác nhau mà không có trọng tâm rõ ràng.

Giao tiếp và cộng tác thiếu hiệu quả

Việc giao tiếp kém hiệu quả giữa các phòng ban và các thành viên trong đội nhóm sẽ dẫn đến trùng lặp trong công việc, phối làm làm việc không hiệu quả và chậm trễ trong việc ra quyết định. Nếu thiếu đi việc sử dụng các kênh giao tiếp và công cụ cộng tác, thông tin và ý tưởng quan trọng không thể đến được với những người cần thiết vào đúng thời điểm.

Điều này có thể dẫn đến sai lầm, thiếu sót và bỏ lỡ nhiều cơ hội. Ngoài ra, nó còn làm chậm quá trình làm việc, gây trì trệ, ảnh hưởng đến năng suất và gây lãng phí tài nguyên.

Phân bổ nguồn lực không hợp lý

Khi các nguồn lực như tài chính, nhân sự, công nghệ không được sắp xếp hợp lý, tình trạng kém hiệu quả trong công việc sẽ xảy ra. Điều này dẫn đến việc sử dụng tài nguyên không tối ưu, thiếu nguồn lực cho các nhiệm vụ trọng yếu, giảm năng suất và tạo ra nhiều chi phí không cần thiết.

Quy trình phức tạp và không cần thiết

Quy trình kinh doanh sẽ có thể trở nên quá phức tạp theo thời gian. Nếu xuất hiện thêm những yêu cầu từ khách hàng hoặc công việc, doanh nghiệp có thể phải thêm vào các bước trong quy trình. Điều này tốn nhiều công sức và giảm hiệu suất kinh doanh.

Quy trình làm việc quá phức tạp

Thiếu sự kiểm soát với chi phí

Đây là vấn đề hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải. Việc kinh doanh cần đến chi tiêu cho nhiều mảng, công việc khác nhau. Vì vậy, việc cân đối chi tiêu phù hợp giúp cân bằng dòng tiền của doanh nghiệp. Hãy bắt đầu đánh giá lại tất cả nguồn thu chi của doanh nghiệp. Từ đó, tối ưu hoặc loại bỏ những chi phí không thực sự cần thiết cho việc doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hay không.

Ít đào tạo nhân sự

Chúng tôi cho rằng tài sản lớn nhất của một tổ chức chính là con người. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không nhận thức được tầm quan trọng của việc đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân sự.

Người lao động khi không được trang bị đầy đủ kiến thức về các quy trình hiện đại và phức tạp sẽ dẫn đến sự trì trệ trong sản xuất và kinh doanh. Điều này không chỉ gây lãng phí mà còn khiến người lao động cảm thấy mất động lực phát triển.

Giải pháp cải thiện hiệu quả kinh doanh

Để đạt được hiệu quả kinh doanh như mong đợi, doanh nghiệp có thể tham khảo một số biện pháp mà chúng tôi đề xuất dưới đây:

Các giải pháp cải thiện hiệu quả kinh doanh

Lắng nghe nhân viên

Nhân viên chính là nhân tố giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động. Họ là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Thường thì việc tuyển dụng thay thế và đào tạo lại nhân viên sẽ rất tốn kém và mất thời gian. Vì vậy, việc tạo ra môi trường làm việc thú vị và hiệu quả là rất quan trọng.

Hãy hỏi nhân viên điều gì làm họ mệt mỏi và liệu họ có muốn thay đổi công việc hiện tại không. Đâu là hướng giải quyết mà họ mong muốn? Sau thời gian làm việc nhất định, mỗi nhân viên sẽ mong muốn có những đề xuất để cải thiện phòng ban của họ. Một điều rất quan trọng là doanh nghiệp cần lắng nghe nhu cầu và cảm nhận từ nhân viên. Thường thì chỉ cần một vài điều chỉnh nhỏ từ ban giám đốc đã có thể tác động tích cực lên động lực và mong muốn được cống hiến làm việc của nhân viên.

Ngoài ra, hãy hỏi nhân viên về những gì họ yêu thích về công việc của mình. Hầu như mọi người đều có thói quen phàn nàn về những vấn đề trong công việc. Tuy nhiên, việc điều hướng suy nghĩ của họ đến những khía cạnh tích cực sẽ khiến họ có nhiều nỗ lực phấn đấu hơn.

Giao tiếp hiệu quả

Với mỗi dự án kinh doanh cụ thể, nhân viên cần xác định chính xác mục tiêu và vai trò của họ trong dự án đó. Giao tiếp chính là chìa khóa giải quyết mọi hiểu lầm có thể xảy ra. Điều này giúp nhân viên có tinh thần chịu trách nhiệm cao hơn với nhiệm vụ của mình. Thảo luận trực tiếp sẽ hiệu quả hơn so với trao đổi qua email. Nó giúp nhân viên hỏi chi tiết hơn và cụ thể hóa những gì được yêu cầu từ cấp trên.

Giao tiếp đúng cách sẽ giúp nhân viên hiểu được bức tranh tổng thể và biết rằng mình ở đâu trong đó. Nó giúp họ tránh được việc phải làm theo nhiệm vụ, công việc cụ thể mà không hiểu được bối cảnh và ý nghĩa đằng sau nó.

Đào tạo nhân sự hiệu quả

Đào tạo đóng vai trò quan trọng với nhân viên vì nó giúp họ hiểu tường tận vai trò của bản thân mình trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.  Những khóa đào tạo này thường nên được giảng dạy bởi quản lý hoặc nhân sự cấp cao của doanh nghiệp. Khi ấy, nhân viên sẽ nắm được các quy trình trong kinh doanh và đạt hiệu quả công việc tốt hơn.

Hãy khuyến khích những quản lý hoặc nhân sự cấp cao có sự sẵn sàng trong việc giải đáp những thắc mắc từ cấp dưới. Phát triển kỹ năng và kiến thức của nhân viên giúp họ hiểu được các quy trình và có khả năng đảm đương thêm các vị trí hay nhiệm vụ. Điều này giúp giảm bớt áp lực cho ban quản lý và ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Tập trung vào việc đạt được kết quả kỳ vọng, không phải quá trình

Việc đặt trọng tâm vào quy trình và chính sách là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách và quy trình sao cho phù hợp với quy mô và mô hình kinh doanh của mình.

Các doanh nghiệp nhỏ nên cho phép nhân viên linh hoạt và nhanh chóng giải quyết những vấn đề không quá phức tạp. Thay vì tuân thủ theo quy chuẩn cứng nhắc, hãy khuyến khích họ sáng tạo và làm việc để hướng đến đạt được mục tiêu kinh doanh chung. Miễn là kết quả cho ra đúng như kỳ vọng thì cách thức họ tạo ra kết quả ấy cũng không còn quá quan trọng.

Tự động hóa hệ thống

Trên thị trường hiện nay, có vô vàn các lựa chọn về phần mềm công nghệ giúp tự động hóa các quy trình công việc. Ban đầu, công việc này đòi hỏi tư duy phức tạp và gây ra nhiều thách thức. Tuy nhiên, điều này là cần thiết cho sự phát triển và tăng trưởng mạnh mẽ của doanh nghiệp.

Trước khi áp dụng bất kỳ quy trình hay công nghệ mới, bạn cần trao đổi trực tiếp với nhân viên. Việc này giúp họ nắm rõ quy trình và cách áp dụng những tiêu chuẩn mới vào công việc của mình.

Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên để sử dụng phần mềm đúng cách là rất quan trọng. Họ có thể nhìn ra những lỗ hổng từ hệ thống mới và đề xuất cách khắc phục của riêng mình. Từ đó, nó giúp doanh nghiệp đạt tối đa hiệu quả kinh doanh như kỳ vọng.

Các công nghệ mới hỗ trợ cải thiện hiệu quả kinh doanh

Việc triển khai các công nghệ bổ trợ dưới đây có thể giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động kinh doanh:

Số hóa việc quản lý tài liệu

Chuyển đổi quy trình về tài liệu với các công cụ quản lý số hóa có thể mang lại lợi ích to lớn vì chúng cho phép doanh nghiệp lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu an toàn và nhanh chóng. Khả năng quét và tìm kiếm tài liệu giúp loại bỏ rắc rối khi quản lý các giấy tờ quan trọng bằng phương pháp thủ công.

Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng như nhập liệu tự động và lưu trữ các phiên bản tài liệu được sửa đổi theo thời gian.

Quản lý tài liệu điện tử là một cách an toàn để chia sẻ tài liệu bảo mật với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác. Công cụ này giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và đảm bảo việc phân quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của các tài liệu quan trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thiết lập các luồng công việc tự động để đưa tài liệu đến đúng người xem xét và phê duyệt.

Ví dụ về phần mềm quản lý tài liệu

Tham khảo: Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc

Phần mềm CRM

Việc triển khai phần mềm CRM là một cách hữu hiệu để quản lý và đo lường việc tương tác với khách hàng một cách hiệu quả và có tổ chức. Các doanh nghiệp có thể sử dụng CRM để theo dõi và cập nhật thông tin mới nhất về khách hàng theo thời gian thực. Các tương tác được ghi nhận bao gồm các cuộc gọi, email và các kênh tương tác khác.

CRM giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời và chính xác với những yêu cầu từ khách hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất và ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu có sẵn.

Một phần mềm CRM có thể hỗ trợ các hoạt động marketing trong doanh nghiệp. Nó cho phép doanh nghiệp thấu hiểu sâu sắc về nhu cầu, sở thích và hành vi của họ, cũng như tạo ra các chiến lược marketing nhắm vào đúng đối tượng. Điều này giúp tăng tỷ lệ tương tác và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi, từ đó gia tăng doanh số bán hàng.

Phân tích dữ liệu

Các công cụ phân tích dữ liệu được sử dụng để đo lường các chỉ tiêu KPI và phân tích hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các quyết định dựa trên dữ liệu cho phép doanh nghiệp xác định doanh nghiệp có đang vận hành tốt hay không. Bằng việc đo lường KPI như tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hằng năm hay tỷ lệ giữ chân khách hàng, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn trong tương lai.

Thêm vào đó, các công cụ phân tích dữ liệu hiện nay được tích hợp khả năng dự báo giúp doanh nghiệp có thể dự đoán các xu hướng trong tương lai và lên kế hoạch dự phòng cho những thay đổi của thị trường. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phân tích dữ liệu để xác định các cơ hội kinh doanh mới hay nguy cơ đối với tổ chức. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn và duy trì lợi thế cạnh tranh trong ngành của mình.

Phần mềm quản lý dự án

Đối với doanh nghiệp, việc đảm bảo luôn tập trung vào nhiệm vụ và có kế hoạch phù hợp để hoàn thành các dự án là vô cùng quan trọng. Tận dụng phần mềm quản lý dự án với việc theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và các tính năng khác có thể hỗ trợ tốt nhất cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên làm việc hiệu quả, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu dự án dễ dàng hơn.

Ví dụ về phần mềm quản lý dự án

Công cụ quản lý dự án là một lựa chọn hữu ích cho mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô. Quản lý thời gian là một phần quan trọng trong mọi nhiệm vụ của doanh nghiệp. Việc đảm bảo mỗi dự án hoàn thành hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức và nguồn lực.

Tham khảo: Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

Kết luận

Với vai trò người lãnh đạo, bạn cũng không thể hiểu hết tất cả các khía cạnh trong doanh nghiệp mình. Vì vậy, chúng tôi cho rằng việc khuyến khích nhân viên ở mọi cấp bậc tham gia đóng góp ý kiến và sáng tạo là cần thiết cho việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bạn xây dựng và tối ưu liên tục các chiến lược để nâng cao hiệu quả công việc trong hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, đây là quá trình diễn ra liên tục và có vòng lặp. Bạn nên thường xuyên đánh giá tình hình kinh doanh để đảm bảo doanh nghiệp luôn vận hành ở mức tốt nhất.

——————————-