Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS): Vai trò và chức năng của EDMS

Last updated on 25 July, 2024

Trong thời đại bùng nổ thông tin, việc tìm kiếm và thu thập dữ liệu chính xác, đầy đủ là nhu cầu thiết yếu cho mọi tổ chức. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu của McKinsey, nhân viên văn phòng hiện nay dành trung bình 1,8 tiếng mỗi ngày, tương đương 9,3 tiếng mỗi tuần chỉ cho việc tìm kiếm thông tin. Điều này đồng nghĩa với việc, trong một nhóm 5 người, chỉ có 4 người thực sự “làm việc”, còn người thứ 5 lãng phí thời gian cho những công việc tìm kiếm không hiệu quả. Đây chính là lúc Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) xuất hiện, mang đến giải pháp tối ưu cho bài toán quản lý thông tin và giải phóng tiềm năng của nguồn nhân lực.

Cùng OCD tìm hiểu chi tiết về hệ thống quản lý tài liệu điện tử qua bài viết này.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDMS là gì?

EDMS, viết tắt của “Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử”, là phần mềm chuyên dụng để lưu trữ, tổ chức và quản lý hiệu quả các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp. Nó đóng vai trò thiết yếu trong chiến lược quản lý nguồn nhân lực và vận hành tổng thể, khác biệt so với các giải pháp nhân sự thông thường chỉ tập trung vào đơn giản hóa quy trình cụ thể.

EDMS hoạt động bằng cách tập trung hóa tất cả tài liệu của tổ chức, từ hồ sơ nhân viên, chính sách nội bộ, hóa đơn, sổ tay hướng dẫn, hợp đồng, đơn đặt hàng, dữ liệu tuyển dụng, đến các loại tài liệu nội bộ khác. Hệ thống có thể được lưu trữ trên máy chủ nội bộ hoặc trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng dễ dàng lưu trữ, truy cập và tìm kiếm tài liệu từ nhiều thiết bị khác nhau. Cuối cùng, dẫn đến hiệu quả và lợi tức đầu tư (ROI) tăng cao.

Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)?

Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử mang lại nhiều lợi ích như: bảo mật hơn, hiệu quả hơn, minh bạch hơn và năng suất hơn. EDMS giúp công ty bạn hoạt động khoa học, nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao lợi nhuận. Hệ thống cũng giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tuân thủ quy định.

Vậy, ai là người quyết định triển khai hệ thống EDMS? 

Quyết định triển khai EDMS phụ thuộc vào nhiều yếu tố và có thể đến từ nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai trường hợp phổ biến nhất là:

• Phòng IT khởi xướng: Khi quy trình quản lý dữ liệu giữa các phòng ban thiếu đồng bộ, dẫn đến khó khăn trong việc truy cập và chia sẻ thông tin. EDMS sẽ giúp chuẩn hóa quy trình, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả cho toàn công ty.
• Doanh nghiệp chuyển đổi lưu trữ: Khi nhu cầu lưu trữ ngày càng tăng hoặc không gian văn phòng hạn hẹp, việc chuyển đổi từ lưu trữ vật lý sang kỹ thuật số bằng EDMS là giải pháp tối ưu. Hệ thống giúp tiết kiệm chi phí, giải phóng không gian và mở ra khả năng tự động hóa quy trình, thu thập dữ liệu và phân tích thông tin hiệu quả.

Thời điểm nào thích hợp để đầu tư vào EDMS?

Không có thời điểm cụ thể nào hoàn toàn phù hợp cho tất cả doanh nghiệp. Việc triển khai EDMS nên được cân nhắc dựa trên nhu cầu thực tế và khả năng sẵn sàng của công ty. Tuy nhiên, một số dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư vào EDMS bao gồm:

• Quy trình quản lý dữ liệu thủ công, thiếu hiệu quả và tốn thời gian.
• Khó khăn trong việc truy cập và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban.
• Nguy cơ mất mát hoặc thất thoát dữ liệu cao.
• Nhu cầu lưu trữ ngày càng tăng hoặc không gian văn phòng hạn hẹp.
• Mong muốn tự động hóa quy trình và thu thập dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định.

Nếu doanh nghiệp đang gặp phải bất kỳ vấn đề nào trong số những vấn đề trên, việc triển khai hệ thống EDMS là giải pháp hiệu quả để nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay

Các tính năng chính của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)

EDMS cung cấp nhiều tính năng giúp tổ chức cải thiện quy trình quản lý tài liệu, bao gồm:

Các tính năng chính của hệ thống quản lý tài liệu điện từ (EDMS)

Nhập và thu thập tài liệu

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp đơn giản hóa cách thức thông tin vào tổ chức của bạn, duy trì dữ liệu với độ chính xác cao hơn và cho phép bạn dễ dàng truy cập các tài liệu đã được số hóa. Tất cả những điều này đều được thực hiện thông qua các khả năng như:

• Quét và xử lý tài liệu: Các tài liệu vật lý (hóa đơn, biểu mẫu, v.v.) được quét thành định dạng kỹ thuật số thông qua máy quét tài liệu.
• Lập chỉ mục tài liệu: Hệ thống sắp xếp và phân loại dữ liệu được trích xuất từ tài liệu, cho phép tìm kiếm nhanh chóng và chính xác, giúp giảm đáng kể thời gian tìm kiếm các tài liệu cụ thể.
• Nhập các tệp tin điện tử: Nếu tài liệu kỹ thuật số hiện có ở định dạng không chuẩn hoặc không tương thích, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi chúng sang các định dạng được EDMS hỗ trợ và duy trì cấu trúc tổ chức hoặc tên file tương tự.

Quản lý tài liệu điện tử

Một trong những ưu điểm của Phần mềm quản lý tài liệu là khả năng mở rộng hiệu quả để chứa khối lượng tài liệu ngày càng tăng mà không cần thay đổi đáng kể về cơ sở hạ tầng. Điều này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức đang mở rộng quy mô hoạt động hoặc có nhu cầu lưu trữ tài liệu đa dạng.

EDMS có thể được cài đặt trực tiếp tại công ty (on-premises) hoặc trên đám mây (cloud), cho phép các tổ chức lựa chọn môi trường lưu trữ phù hợp nhất dựa trên các yêu cầu cụ thể về nhu cầu, ngân sách và khả năng mở rộng. EDMS on-premises triển khai server tại chỗ, mang lại quyền kiểm soát cao nhưng tính linh hoạt hạn chế. Trong khi đó, nền tảng EDMS đám mây lại mạnh mẽ hơn về khả năng phục hồi sau thảm họa, tiết kiệm chi phí và cập nhật phần mềm tự động dễ dàng.

Kiểm soát phiên bản tài liệu

Tính năng kiểm soát phiên bản tài liệu của EDMS giúp loại bỏ hoàn toàn các vấn đề như chỉnh sửa trùng lặp trên cùng một tài liệu, lưu hành nhiều phiên bản khác nhau, quy trình lộn xộn hoặc các lỗi tiếp theo. Ví dụ, hãy tưởng tượng một công ty dựa vào tài liệu phác thảo các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) để tiến hành sửa chữa.

Nếu không có kiểm soát phiên bản, các kỹ thuật viên có thể tham khảo các quy trình lỗi thời, điều này có thể dẫn đến những sai sót tốn kém hoặc nguy hiểm. EDMS lưu giữ các phiên bản lịch sử của tài liệu, cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian và bản chất của các thay đổi, đồng thời đảm bảo người dùng luôn luôn truy cập được vào các tài liệu mới nhất và chính xác nhất.

Phân tích và báo cáo

Hiểu biết thông tin chi tiết là rất quan trọng, và các tính năng báo cáo trong EDMS sẽ giúp bạn đo lường tính bảo mật và hoạt động của các thông tin quan trọng nhất của tổ chức. Dưới đây là những điều bạn có thể theo dõi với một hệ thống EDMS hiện đại và mạnh mẽ:

• Dữ liệu sử dụng: Tài liệu nào được truy cập, tần suất truy cập, ai truy cập, trong quy trình công việc nào, v.v.
• Lịch sử phiên bản tài liệu: (Các lần chỉnh sửa, bình luận, v.v.)
• Số lượng tài liệu đang chờ phê duyệt tại bất kỳ thời điểm nào
• Thời hạn hết hiệu lực của tài liệu
• Các sự cố bảo mật: chẳng hạn như cố gắng truy cập trái phép
• Một hệ thống EDMS tiên tiến còn cung cấp khả năng giám sát theo thời gian thực thông qua các biểu đồ, hình ảnh và bảng dễ hiểu để hỗ trợ ra quyết định sáng suốt.

Công cụ cộng tác

Phần mềm quản lý tài liệu cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên một tài liệu và cho phép xem các chỉnh sửa, đánh dấu hoặc chú thích cho tất cả các tác giả có quyền truy cập. Một số nền tảng EDMS tích hợp liền mạch với các công cụ và ứng dụng phổ biến (chẳng hạn như Microsoft 365, Google Docs, v.v.). Sự tích hợp này tạo điều kiện cho việc chỉnh sửa đồng thời, theo thời gian thực bởi nhiều người dùng, đảm bảo mọi người đều đang làm việc trên phiên bản mới nhất của tài liệu.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ

Nhiều tổ chức vẫn sử dụng nhiều tài liệu giấy tờ. Việc theo dõi thủ công lịch lưu trữ cho từng loại giấy tờ này rất dễ xảy ra sai sót và tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu các tài liệu nhạy cảm bị thất lạc hoặc hư hỏng.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS )hiện đại có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này. EDMS cho phép quản trị viên theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động của người dùng trên hệ thống, đảm bảo an toàn dữ liệu. Đồng thời, EDMS còn có khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ khác nhau, chẳng hạn như GDPR (Quy định chung về Bảo vệ dữ liệu của Châu Âu), HIPAA (Đạo luật Bảo hiểm Y tế Di động và Trách nhiệm Giải trình) hoặc SEC (Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ) bằng cách cung cấp các mẫu lưu trữ được thiết lập sẵn hoặc cho phép tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ cụ thể của từng tổ chức.

Ngoài ra, hệ thống quản lý tài liệu điện tử còn cung cấp tính năng lập lịch lưu trữ tự động. Tính năng này cho phép bạn thiết lập lịch lưu trữ và loại bỏ cho các tài liệu dựa trên loại và nội dung của chúng. Ví dụ, bạn có thể thiết lập tự động xóa các hóa đơn sau 5 năm lưu trữ, nhưng giữ lại các hợp đồng quan trọng trong 10 năm.

Sao lưu và lưu trữ dữ liệu

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử có tính năng sao lưu dữ liệu để phòng ngừa mất mát do sự cố phần cứng, hỏng dữ liệu hoặc các vấn đề bất ngờ khác. Bạn có thể tự động lên lịch sao lưu hàng ngày, hàng tuần hoặc theo các khoảng thời gian khác tùy theo nhu cầu của tổ chức.

Một ưu điểm về chi phí của EDMS là tính năng lưu trữ đa dạng. Ví dụ, các tổ chức có thể lưu trữ các tài liệu ít truy cập thường xuyên hoặc hồ sơ cũ trong các giải pháp lưu trữ tiết kiệm chi phí, lâu dài như sao lưu băng từ ngoài site hoặc kho lưu trữ chuyên biệt. Bằng cách này, EDMS giúp giảm thiểu dung lượng lưu trữ cần thiết cho các hoạt động hàng ngày, tiết kiệm chi phí cho tổ chức.

Công cụ bảo mật và nhật ký kiểm tra

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử giúp tăng cường bảo mật cho việc quản lý tài liệu thông qua các tính năng và phương pháp sau:

• Mã hóa: Hầu hết các nhà cung cấp EDMS trên nền tảng đám mây đều ưu tiên bảo mật cho dữ liệu đang truyền và lưu trữ. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền có khóa giải mã mới có thể truy cập và đọc thông tin. Các nền tảng EDMS cơ bản hoặc miễn phí có thể chỉ giới hạn ở các tính năng quản lý tài liệu cần thiết mà không có các biện pháp bảo mật nâng cao.
• Kiểm soát quyền truy cập: Kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập vào các tài liệu và chức năng cần thiết cho vai trò của họ, giảm thiểu rủi ro vô tình tiết lộ dữ liệu.
• Tích hợp với hệ thống đăng nhập một lần (SSO) của công ty: Tích hợp với hệ thống xác thực người dùng nâng cao tính bảo mật bằng cách yêu cầu người dùng đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của họ, giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép.
• Nhật ký kiểm tra: Nhật ký kiểm tra toàn diện theo dõi quá trình truy cập, sửa đổi và xóa tài liệu để giám sát các hoạt động đáng ngờ và hỗ trợ kiểm toán dễ dàng hơn.

Lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EMS)

Nếu tổ chức của bạn đang tìm cách chuyển đổi sang hình thức điện tử và thiết lập nền tảng vững chắc cho việc quản lý tài liệu, thì EDMS chính là điểm khởi đầu tuyệt vời. Chúng ta hãy cùng khám phá một số lợi ích chính của EDMS, kèm theo các ví dụ thực tế.

Lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu

Thúc đẩy cộng tác an toàn

Dưới đây là ví dụ về quy trình làm việc an toàn, ít thủ tục nhất có thể diễn ra trong phòng Nhân sự khi tài liệu được số hóa và lưu trữ tại một vị trí duy nhất: tuyển dụng, đề nghị tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, quản lý hồ sơ nhân viên đang làm việc, và thủ tục thôi việc.

Trong ví dụ này, hệ thống EDMS cho phép đội ngũ Nhân sự cùng nhau làm việc trên các tài liệu liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như hợp đồng, hồ sơ đào tạo và đánh giá. Mọi người có thể truy cập và cập nhật thông tin theo thời gian thực, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hồ sơ nhân sự. EDMS cũng cung cấp các tính năng theo dõi phiên bản để tránh nhầm lẫn và đảm bảo mọi người đều đang làm việc trên phiên bản mới nhất của tài liệu.

Truy cập thông tin nhanh chóng

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) hoạt động như một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất để truy cập các thông tin kinh doanh quan trọng. Mọi người đều có quyền truy cập nhanh chóng vào cùng một thông tin được cập nhật bất kể vị trí hoặc múi giờ của họ. Truy cập thông tin nhanh hơn tạo ra hiệu ứng lan truyền của hiệu quả. Tiếp tục với ví dụ về Nhân sự, các chuyên gia Nhân sự có thể truy cập nhanh hơn vào các tài liệu quan trọng (hợp đồng, biểu mẫu thuế, tài liệu onboarding,..) để giúp nhân viên mới hòa nhập vào vai trò của họ nhanh hơn bằng cách đảm bảo thông tin nhanh chóng và chính xác.

Tiết kiệm chi phí hơn so với quản lý tài liệu giấy

Quản lý tài liệu giấy tờ thường tốn kém nhiều chi phí liên quan đến việc tìm kiếm, truy xuất, lưu trữ, phân phối hoặc thay thế tài liệu. Ngoài ra, rủi ro bảo mật do tài liệu quan trọng bị thất lạc khi vận chuyển hoặc rơi vào tay kẻ xấu còn có thể khiến tổ chức phải chịu các khoản phạt vi phạm pháp lý nặng nề.

Phần mềm quản lý tài liệu với khả năng truy cập từ xa và tính năng phục hồi dữ liệu sau thảm họa đảm bảo các tài liệu tuân thủ luôn có sẵn và được bảo vệ ngay cả trong những trường hợp bất trắc như thiên tai hay đại dịch. Điều này giúp tránh các chi phí tiềm ẩn liên quan đến mất tài liệu hoặc gián đoạn hoạt động.

Tăng năng suất làm việc của nhân viên

Hệ thống EDMS giúp các tổ chức cải thiện nhiều quy trình lỗi thời, tốn thời gian và thủ công, đồng thời mang đến cách thức làm việc mới mẻ và hiệu quả hơn. Dưới đây là ví dụ về việc triển khai thành công EDMS trong bộ phận mua sắm:

• Trước khi sử dụng EDMS: Nhân viên tốn nhiều thời gian quý giá để lục lọi qua các tài liệu giấy tờ hoặc điều hướng các thư mục mạng phức tạp để tìm hợp đồng nhà cung cấp và đơn đặt hàng.
• Với EDMS: Tài liệu được lập chỉ mục kỹ thuật số và phân loại để truy xuất tức thời. Nhân viên không còn lãng phí hàng giờ để tìm kiếm dữ liệu quan trọng hoặc sàng lọc nhiều bản sao trùng lặp của cùng một tài liệu. Nhờ đó, họ có thêm nhiều giờ trong ngày để tập trung vào các quyết định mua sắm cấp cao và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp.

Đảm bảo tuân thủ quy định

Nghiên cứu của Globalscape cho thấy các công ty có thể thiệt hại trung bình 4 triệu USD chỉ trong một sự kiện vi phạm quy định. EDMS đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tuân thủ bằng cách giảm thiểu khả năng vi phạm, tranh chấp pháp lý tốn kém và rò rỉ dữ liệu, đặc biệt thông qua:

• Quản lý hồ sơ và chính sách lưu trữ: Phần mềm quản lý tài liệu cung cấp cho người dùng cái nhìn rõ ràng về trạng thái hiện tại của tài liệu trong vòng đời của nó – cho dù đang được sử dụng tích cực, lưu trữ hay sắp xếp để xóa – vì vậy các tổ chức có thể tuân thủ lịch trình và chính sách lưu trữ để đảm bảo dữ liệu được quản lý theo tiêu chuẩn ngành.
• Áp dụng lệnh giữ pháp lý: Trong trường hợp điều tra pháp lý hoặc kiểm toán, hệ thống EDMS cho phép áp dụng lệnh giữ pháp lý đối với các tài liệu cụ thể, ngăn chặn việc xóa hoặc thay đổi chúng cho đến khi lệnh giữ được gỡ bỏ.
• Bảo vệ dữ liệu khách hàng: Tích hợp EDMS-CRM kết hợp dữ liệu khách hàng từ CRM với các tài liệu liên quan trong EDMS – tất cả giúp việc tuân thủ các luật về quyền riêng tư dữ liệu ở Hoa Kỳ như Đạo luật Di động và Trách nhiệm Giải trình Bảo hiểm Y tế (HIPAA) và các quy định cấp bang dễ dàng hơn.

Các ngành nghề khác nhau có thể tận dụng lợi ích của EDMS như thế nào?

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) đem lại lợi ích cho nhiều ngành nghề, giúp cải thiện quy trình quản lý tài liệu, cộng tác, tuân thủ quy định và hiệu quả hoạt động tổng thể. Dưới đây là một số ví dụ:

Chính phủ

Các cơ quan chính phủ có thể sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu để đơn giản hóa thủ tục quản lý tài liệu, thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban, tăng tính minh bạch và đảm bảo tuân thủ các luật về quản lý hồ sơ.

Cơ sở y tế, bệnh viện

Các cơ sở y tế được hưởng lợi ích từ việc sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử để tổ chức và truy cập hồ sơ bệnh nhân dễ dàng hơn, cho phép chia sẻ thông tin an toàn giữa các chuyên gia y tế và tuân thủ các luật về quyền riêng tư.

Dịch vụ tài chính

EDMS lưu giữ nhật ký kiểm tra chi tiết về mọi hoạt động liên quan đến tài liệu, đảm bảo các công ty tài chính được ủy thác dữ liệu nhạy cảm của khách hàng luôn tuân thủ các quy định và chính sách nội bộ.

Công nghiệp, sản xuất

Các tổ chức sản xuất có thể sử dụng Hệ thống EDMS để cải thiện việc quản lý tài liệu giữa các đcội khác nhau. Từ khâu phát triển sản phẩm đến sản xuất và lập hóa đơn, EDMS có thể hỗ trợ và thực thi các Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) để vận hành và sửa chữa cơ sở sản xuất – giảm thời gian gián đoạn và nâng cao độ tin cậy.

Giáo dục

Hệ thống EDMS có thể được sử dụng để quản lý các tài liệu hành chính, hồ sơ học sinh và nhân viên, đơn xin học, giáo án và bài nghiên cứu, giúp tăng hiệu quả trong các thủ tục hành chính.

Đọc thêm: Chuyển đổi số ngành giáo dục: Thực trạng, cơ hội, thách thức và giải pháp

Bán lẻ

Các tổ chức bán lẻ có thể tập trung hóa việc quản lý hợp đồng nhà cung cấp, hóa đơn, dữ liệu hàng tồn kho và tài liệu nhân viên, giúp việc tìm kiếm tài liệu hiệu quả hơn.

Tổ chức phi lợi nhuận, từ thiện

Tính minh bạch là yếu tố then chốt đối với các tổ chức từ thiện và phi lợi nhuận. Hệ thống EDMS có khả năng tổ chức và lưu trữ hồ sơ nhà tài trợ, đơn xin tài trợ, tài liệu tài chính và thông tin liên quan đến tuân thủ pháp lý tại một vị trí, từ đó gia tăng tính minh bạch.

Xây dựng

Các tổ chức xây dựng có thể quản lý tài liệu dự án, chẳng hạn như bản vẽ thiết kế, giấy phép, hợp đồng và hồ sơ an toàn – cho phép dễ dàng truy cập các giấy tờ quan trọng ngay tại công trường.

Quản lý nguồn nhân lực (HR)

Phần mềm quản lý tài liệu giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng nhân viên mới và các quy trình liên quan đến nhân sự khác bằng cách lưu trữ và quản lý điện tử các tài liệu như hồ sơ xin việc, hợp đồng và chứng chỉ. Hệ thống cũng hỗ trợ tuân thủ quy định bằng cách lưu giữ hồ sơ nhân viên an toàn và đảm bảo quy trình kiểm toán dễ dàng.

Dịch vụ pháp lý

Các phòng ban pháp chế có thể tận dụng EDMS với các tính năng tìm kiếm nâng cao và công cụ tích hợp để tìm kiếm, xem xét và xuất các tài liệu điện tử có liên quan một cách hiệu quả trong quá trình tố tụng.

Logistics (Vận tải)

 Lưu trữ các tài liệu quan trọng (vận đơn, hóa đơn, hồ sơ vận chuyển,…) trong một trung tâm điện tử dễ truy cập và tự động hóa các thủ tục giấy tờ thủ công để giảm thiểu rủi ro chậm trễ vận chuyển.

Đọc thêm: Chuyển đổi số ngành Logistics: Tình hình, thách thức và giải pháp

Nghiên cứu

Các công ty nghiên cứu có thể sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử để lưu trữ các bài nghiên cứu, phát hiện và ấn phẩm học thuật, giúp quá trình xuất bản, chia sẻ và trích dẫn các nghiên cứu có giá trị trở nên dễ dàng hơn.

——————————-