Định biên nhân sự là gì? Phương pháp xây dựng định biên nhân sự

Last updated on 23 December, 2024

Xây dựng định biên nhân sự là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp xác định số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Bằng cách sử dụng các phương pháp định lượng, định tính hoặc kết hợp cả hai, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực, cải thiện hiệu suất và sẵn sàng cho mọi thách thức tương lai.

Xây dựng định biên nhân sự (Manpower Planning) là gì?

Xây dựng định biên nhân sự (Manpower Planning) là quá trình xác định số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng các mục tiêu chiến lược và vận hành của tổ chức trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là một phần quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nguồn lực lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự, từ đó tối ưu hóa chi phí và hiệu quả hoạt động.

Vai trò của định biên nhân sự

• Tối ưu hóa chi phí nhân sự:
  Giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách bằng cách tránh việc thuê quá nhiều hoặc quá ít nhân viên.
• Đáp ứng nhu cầu kinh doanh linh hoạt:
  Đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nhân sự phù hợp để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường.
• Nâng cao hiệu suất làm việc:
  Phân bổ nguồn lực hợp lý giúp cải thiện hiệu suất lao động và đạt được mục tiêu chiến lược.
• Hỗ trợ ra quyết định:
  Cung cấp dữ liệu để quản lý đưa ra các quyết định liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và sử dụng lao động.

Nội dung cơ bản của xây dựng định biên nhân sự

Dự báo nhu cầu nhân sự:

• • Đánh giá số lượng nhân sự cần thiết để thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức trong tương lai.
  • Xác định kỹ năng, năng lực, và trình độ chuyên môn cần có của nhân viên để đáp ứng các yêu cầu công việc cụ thể.
  • Phân tích nhu cầu thay đổi nhân sự dựa trên các yếu tố như mở rộng quy mô, thay đổi chiến lược, hoặc các yếu tố tác động từ bên ngoài (ví dụ: thị trường lao động, công nghệ mới).
  • Ví dụ: Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, có thể cần thêm nhân viên bán hàng, chuyên gia kỹ thuật, hoặc các chuyên viên hỗ trợ khách hàng để đảm bảo sự phát triển bền vững.

Đánh giá nguồn lực hiện tại:

• • Kiểm tra tình trạng nguồn nhân lực sẵn có trong tổ chức, bao gồm số lượng nhân viên hiện tại, kỹ năng và trình độ chuyên môn của họ.
  • Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, qua đó xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong nguồn lực hiện tại.
  • Phân tích mức độ sẵn sàng của nhân viên hiện tại để thực hiện các nhiệm vụ trong tương lai.
  • Điều này giúp tổ chức phát hiện ra những khoảng cách cần lấp đầy để đáp ứng nhu cầu nhân sự trong các mục tiêu chiến lược.

Xác định khoảng cách nhân sự:

• • So sánh nguồn nhân lực hiện có với nhu cầu dự kiến để phát hiện ra những khoảng trống về số lượng, kỹ năng, hoặc trình độ của nhân viên.
  • Đưa ra phân tích chi tiết về những vị trí chưa có người hoặc những kỹ năng chưa được phát triển đầy đủ trong đội ngũ hiện tại.
  • Khoảng cách này có thể đến từ việc thiếu các chuyên gia trong một lĩnh vực mới, hoặc việc thiếu nhân sự để xử lý khối lượng công việc lớn trong thời gian cao điểm.

Lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo:

• • Tuyển dụng thêm nhân sự: Dựa trên kết quả phân tích nhu cầu và khoảng cách nhân sự, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới để đáp ứng các yêu cầu công việc. Điều này có thể bao gồm việc tuyển dụng các vị trí cấp cao, nhân viên kỹ thuật, hoặc các chuyên gia trong các lĩnh vực quan trọng cho sự phát triển của công ty.
  • Đào tạo và nâng cao kỹ năng nhân viên hiện tại: Đào tạo nhân viên sẵn có để đáp ứng các yêu cầu công việc trong tương lai là một phần quan trọng của định biên nhân sự. Điều này bao gồm việc cung cấp các chương trình đào tạo chuyên môn, kỹ năng mềm, cũng như phát triển lãnh đạo cho các nhân viên tiềm năng.

Phân bổ nguồn lực hợp lý:

• • Đảm bảo rằng nhân sự được phân bổ vào các vị trí và nhiệm vụ phù hợp với năng lực và tiềm năng của họ. Việc này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo mỗi nhân viên có thể phát huy tối đa khả năng của mình trong công việc.
  • Phân bổ đúng thời điểm cũng rất quan trọng, đặc biệt trong các doanh nghiệp có tính mùa vụ hoặc thay đổi liên tục về nhu cầu nhân sự. Việc phân bổ nguồn lực hợp lý giúp tăng cường hiệu quả công việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

Xây dựng định biên nhân sự là một quá trình quan trọng giúp tổ chức tối ưu hóa sử dụng nguồn lực lao động và đảm bảo đáp ứng các mục tiêu kinh doanh. Điều này không chỉ đòi hỏi phân tích kỹ lưỡng nhu cầu và nguồn lực hiện có mà còn yêu cầu kế hoạch tuyển dụng và đào tạo hợp lý để khắc phục các khoảng cách nhân sự.

Các phương pháp định biên nhân sự phổ biến

Phương pháp định lượng

Đây là cách tiếp cận dựa trên dữ liệu và các công cụ phân tích để xác định nhu cầu nhân sự, giúp đưa ra kết quả cụ thể và có cơ sở khoa học.

• Mô hình toán học:
  Sử dụng các công thức, mô hình toán học để tính toán số lượng nhân sự cần thiết dựa trên dữ liệu lịch sử và các yếu tố đầu vào như khối lượng công việc, thời gian thực hiện và năng suất lao động.
• Phân tích khối lượng công việc:
  Dựa trên khối lượng công việc thực tế của từng vị trí để tính toán số lượng nhân viên cần thiết. Phương pháp này thường được áp dụng cho các công việc có tính định lượng cao, như sản xuất hoặc dịch vụ.
  Ví dụ: Nếu một nhân viên cần 2 giờ để hoàn thành một nhiệm vụ và có 100 nhiệm vụ cần thực hiện mỗi tuần, doanh nghiệp sẽ cần tối thiểu 25 giờ lao động mỗi ngày (với 5 ngày làm việc).
• Phương pháp tỷ lệ lao động:
  Sử dụng các tỷ lệ chuẩn để dự đoán nhu cầu nhân sự, dựa trên dữ liệu lịch sử hoặc thông lệ ngành.
  Ví dụ: Một công ty có thể xác định rằng cứ 10 nhân viên sản xuất thì cần 1 nhân viên quản lý. Nếu sản xuất tăng lên 100 nhân viên, họ sẽ cần thêm 10 quản lý.
• Dự báo dựa trên dữ liệu lịch sử:
  Phân tích xu hướng sử dụng lao động trong quá khứ để dự báo nhu cầu trong tương lai, kết hợp với các yếu tố khác như kế hoạch phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường hoặc biến động kinh tế.

Phương pháp định tính

Phương pháp này dựa trên kinh nghiệm và đánh giá chủ quan của các chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự hoặc quản lý doanh nghiệp.

• Ý kiến chuyên gia:
  Tập hợp ý kiến từ các quản lý cấp cao hoặc các chuyên gia trong ngành để xác định nhu cầu nhân sự. Họ sẽ dựa vào kinh nghiệm thực tế, hiểu biết về thị trường, và các chiến lược kinh doanh để đưa ra quyết định.
• Phân tích SWOT:
  Xem xét các yếu tố bên trong (điểm mạnh và điểm yếu của nguồn nhân lực hiện tại) và bên ngoài (cơ hội và thách thức từ thị trường lao động) để đưa ra dự đoán về nhu cầu nhân sự.
• Phân tích xu hướng:
  Dựa vào xu hướng ngành nghề, thị trường lao động và các biến động kinh tế xã hội để dự đoán những thay đổi về nhu cầu nhân sự trong tương lai.
  Ví dụ: Xu hướng chuyển đổi số có thể dẫn đến nhu cầu tăng cao về các vị trí liên quan đến công nghệ thông tin và quản lý dữ liệu.

Kết hợp định tính và định lượng:

Đây là phương pháp toàn diện, sử dụng cả dữ liệu thực tế (định lượng) và ý kiến chuyên gia (định tính) để đưa ra kế hoạch định biên nhân sự chính xác và khả thi hơn.

• Lợi ích:
  • Tăng tính chính xác nhờ việc dựa trên dữ liệu thực tế.
  • Đảm bảo tính thực tiễn nhờ vào sự tham gia của các chuyên gia có kinh nghiệm.
• Cách tiếp cận:
  • Bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu định lượng như năng suất lao động, tỷ lệ luân chuyển nhân sự, và khối lượng công việc.
  • Sau đó, tham khảo ý kiến chuyên gia để xác thực dữ liệu và điều chỉnh kế hoạch phù hợp với bối cảnh thực tế của tổ chức.
    Ví dụ: Một công ty dựa trên phân tích dữ liệu để dự báo cần 10 nhân viên mới trong năm tới. Tuy nhiên, sau khi thảo luận với các chuyên gia, họ nhận ra rằng xu hướng tự động hóa trong ngành có thể giảm nhu cầu này xuống còn 6 nhân viên.

Việc lựa chọn phương pháp định biên nhân sự phù hợp phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, mức độ phức tạp của công việc, và các yếu tố nội tại cũng như ngoại cảnh. Sự kết hợp giữa định tính và định lượng thường mang lại hiệu quả cao nhất, đảm bảo tính khoa học và thực tế cho kế hoạch nhân sự.

Tham khảo: 

Dịch vụ Tư vấn Định biên Nhân sự

Các phần mềm của OOC: