Định biên nhân sự là gì? Cách định biên nhân sự hiệu quả

Last updated on 17 June, 2024

Định biên nhân sự là một nhiệm vụ không thể thiếu trong việc quản trị nguồn nhân lực hiệu quả. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp hiện này vẫn đang loay hoay trong việc xác định nguồn lực cũng như không biết cách để xây dựng một chiến lược nhân sự chính xác. Vậy định biên nhân sự là gì? Nó có vai trò như thế nào đối với từng cá nhân, bộ phận trong công ty và Phương pháp định biên nhân sự hiệu quả. Cùng OCD tìm hiểu quả bài viết này.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là việc xác định số lượng nhân viên cần có cho từng vị trí công việc trong công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Quá trình này giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nhân viên với kỹ năng phù hợp cho từng vị trí, giảm thiểu chi phí không cần thiết. Từ đó giúp công ty đạt được mục tiêu.

Tầm quan trọng của định biên nhân sư

Đối với doanh nghiệp

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Cụ thể:

• Đảm bảo đủ nguồn lực: Đảm bảo đủ nhân lực là việc quan trọng để tổ chức luôn có đủ số lượng nhân viên để thực hiện các hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả. Nếu định biên nhân sự không đúng, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc, ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh.
• Hiểu rõ nguồn nhân lực: Doanh nghiệp sẽ nắm được chính xác số lượng nhân viên hiện có và năng lực của họ. Từ đó, có thể phân công công việc phù hợp, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa nhân sự.
• Nâng cao năng suất: Phân bổ nhân sự hợp lý giúp đảm bảo đúng người đúng việc, phát huy tối đa năng lực của nhân viên, qua đó gia tăng hiệu quả làm việc.
• Giải quyết vấn đề nhân sự: Dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự, giúp doanh nghiệp chủ động tìm kiếm nhân tài mới khi cần thiết, giải quyết các vấn đề về nhân sự nhanh chóng.
• Xây dựng môi trường làm việc tốt: Phân công phù hợp tạo động lực cho nhân viên, giảm thiểu căng thẳng và góp phần xây dựng môi trường làm việc lành mạnh.
• Lập kế hoạch nhân sự: Biết được số lượng nhân viên và năng lực của họ là nền tảng để xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, và tính toán lương thưởng cho nhân viên.

Đối với nhân viên

Việc phân bổ nhân sự hợp lý cũng mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên:

• Phù hợp với năng lực: Định biên nhân sự giúp nhân viên được giao phó công việc phù hợp với khả năng của mình. Điều này giúp họ cảm thấy thoải mái, tự tin và dễ dàng hoàn thành tốt công việc.
• Phát triển bản thân: Khi được giao những nhiệm vụ phù hợp, nhân viên có cơ hội để học hỏi, phát triển các kỹ năng và kiến thức liên quan đến lĩnh vực học giỏi.
• Nâng cao hiệu suất: Khi nhân viên được làm những gì họ giỏi, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, đạt được kết quả tốt và được công nhận.
• Giảm căng thẳng: Không phải lo lắng về việc bị giao những công việc quá khó hoặc vượt quá khả năng, giúp giảm căng thẳng và mệt mỏi trong công việc.

Điều kiện để định biên nhân sự hiệu quả

Để định biên nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Sai lầm thường gặp khi định biên nhân sự

Mặc dù định biên nhân sự là một hoạt động thiết yếu trong tổ chức nhưng nhiều doanh nghiệp mắc phải những sai lầm sau:

• Không đánh giá chính xác nhu cầu: Không xác định rõ ràng số lượng và kỹ năng nhân sự cần thiết, dẫn đến thiếu hụt hoặc thừa nhân lực.
• Sử dụng sai công cụ và kỹ thuật: Dùng phương pháp không phù hợp dẫn đến dự báo nhu cầu nhân sự không chính xác. Để lập kế hoạch chính xác, doanh nghiệp nên áp dụng các phương pháp phân tích năng lực nhân viên hiện tại, phân tích khối lượng công việc và dự báo thay đổi thị trường.
• Kế hoạch thiếu linh hoạt: Kế hoạch quá cứng nhắc, không thể điều chỉnh theo những thay đổi bất ngờ của thị trường hoặc chiến lược kinh doanh.
• Không phối hợp giữa các phòng ban: Các phòng ban hoạt động riêng lẻ, thiếu trao đổi thông tin, dẫn đến khó khăn trong việc phân bổ nhân sự.
• Không có kế hoạch dự phòng: Không có phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ, khiến doanh nghiệp bị động khi thiếu hụt nhân sự.
• Mục tiêu không rõ ràng: Mục tiêu định biên nhânsự không cụ thể, thiếu định hướng, gây khó khăn trong quá trình thực hiện.

Tham khảo: Dịch vụ Tư vấn Định biên nhân sự

Cách định biên nhân sự hiệu quả

Cách định biên nhân sự

Tỷ lệ tương quan

• Giữa nhân sự trực tiếp (sản xuất, bán hàng) và nhân sự gián tiếp: Cần đảm bảo tỷ lệ phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp bán hàng nhiều thì cần nhiều nhân viên bán hàng hơn so với doanh nghiệp sản xuất.
• Giữa chi phí trả cho quản lý và nhân viên: Tỷ lệ này cần hợp lý để đảm bảo chi phí nhân sự không quá cao so với năng suất lao động.

Định mức lao động

• Xác định dựa trên khối lượng công việc: Áp dụng cho các phòng ban sản xuất và kinh doanh, tùy vào nhu cầu thực tế để đáp ứng sản lượng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Xác định dựa trên hệ số hiệu suất: Áp dụng cho các phòng ban kinh doanh, tập trung vào tối ưu hóa hiệu quả công việc.
• Xác định dựa trên đối tượng phục vụ: Áp dụng cho các phòng ban gián tiếp, tùy vào nhu cầu của đối tượng họ phục vụ, đảm bảo hỗ trợ khách hàng tốt nhất.
• Xác định dựa trên tần suất công việc: Ví dụ, số lượng giao dịch hàng ngày, để quản lý hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Tần suất và thời gian

• Nguyên tắc này dựa trên chức danh công việc, tần suất và thời gian thực hiện các nhiệm vụ. Đây là hướng dẫn chung cho các phòng ban gián tiếp, cần tham khảo thêm các tiêu chuẩn thông thường được áp dụng trong lĩnh vực hoạt động và các doanh nghiệp tương tự.

Nhìn chung, việc phân bổ nhân sự cần dựa trên nhiều yếu tố như: nhu cầu thực tế, năng lực nhân viên, và mục tiêu kinh doanh. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể phân bổ nhân sự hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa nhân lực, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

Các bước Định biên nhân sự

Định biên nhân sự hiệu quả cần thực hiện theo 5 bước cơ bản:

Xác định nhu cầu nhân sự

• Dựa vào mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp để xác định cần bao nhiêu nhân sự cho từng vị trí.
• Xác định thời điểm cần tuyển dụng số lượng lớn nhân viên.
• Liệt kê các kỹ năng, phẩm chất và kiến thức chuyên môn cần thiết cho mỗi vị trí.

Phân tích tình hình nhân sự hiện tại

• Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực hiện có trong công ty.
• Giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược và kế hoạch nhân sự phù hợp.

Quyết định tăng hay giảm nhân sự

• Sau khi đánh giá, doanh nghiệp quyết định tăng hay giảm nhân sự cho phù hợp với nhu cầu.
• Đây là bước quan trọng, cần thực hiện cẩn thận để tránh sai lầm và tận dụng nguồn nhân lực hiệu quả.

Lập kế hoạch

• Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới, bao gồm thời gian và số lượng cần tuyển.
• Lập kế hoạch đào tạo, thăng chức và luân chuyển nhân viên nội bộ.
• Lập kế hoạch điều chỉnh cơ cấu tổ chức và xác định số nhân sự cần thiết cho mỗi phòng ban.
• Lập kế hoạch giảm biên chế nhân sự nếu cần thiết.

Đánh giá kết quả

• Đánh giá việc thực hiện kế hoạch nhân sự để kịp thời phát hiện những hạn chế và điều chỉnh cho phù hợp.
• Nhờ đó, doanh nghiệp có thể rút ra kinh nghiệm cho các lần tuyển dụng sau và đưa ra các giải pháp điều chỉnh phù hợp.

Bằng việc thực hiện theo 5 bước này, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình định biên nhân sự hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu phát triển và tiết kiệm chi phí tuyển dụng.

Đọc thêm: Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự: Cách thúc đẩy sự thay đổi nhân sự

Những lưu ý quan trọng khi định biên nhân sự

Để định biên nhân sự chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Dựa trên dữ liệu thực tế: Sử dụng số liệu thực tế về doanh thu, sản xuất, và tỷ lệ nghỉ việc để dự báo nhu cầu nhân sự. Tránh ước tính chủ quan.
• Xác định các yếu tố ảnh hưởng: Lên kế hoạch nhân sự cần tính đến nhiều yếu tố như tình hình thị trường lao động, chiến lược phát triển kinh doanh và chính sách nhân sự.
• Cập nhật thường xuyên: Thường xuyên điều chỉnh kế hoạch nhân sự cho phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp và thị trường. Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực.

——————————-