Đánh giá mức độ sẵn sàng số hóa quy trình đơn từ và cộng tác nội bộ trong các doanh nghiệp thâm dụng lao động

Đối với các doanh nghiệp thâm dụng lao động (như sản xuất, bán lẻ, dệt may), quản lý vận hành truyền thống bằng giấy tờ luôn là một “cơn ác mộng”. Hàng ngàn đơn xin nghỉ phép, đề xuất tăng ca hay phiếu vật tư luân chuyển mỗi ngày gây tắc nghẽn dòng thông tin và lãng phí chi phí. Việc số hóa quy trình đơn từ và nâng cấp cộng tác nội bộ không còn là lựa chọn, mà là bài toán sinh tồn. Tuy nhiên, mức độ sẵn sàng của các doanh nghiệp này hiện nay ra sao? Hãy cùng đánh giá mức độ sẵn sàng số hóa quy trình đơn từ và cộng tác nội bộ thông qua thực tế triển khai tại các tập đoàn lớn tại Việt Nam.

Mức độ sẵn sàng số hóa của DN thâm dụng lao động: Thách thức và Cơ hội

Mức độ sẵn sàng số hóa (Digital Readiness) của nhóm doanh nghiệp này thường phân hóa theo hai thái cực rõ rệt:

• Về hạ tầng và tài chính: Các doanh nghiệp quy mô lớn hoàn toàn sẵn sàng đầu tư ngân sách khủng cho hệ sinh thái ERP, bộ giải pháp văn phòng số (E-office) và các nền tảng Low-code.

• Về con người (Rào cản lớn nhất): Lực lượng lao động trực tiếp (công nhân, nhân viên cửa hàng) chiếm đa số, trình độ công nghệ không đồng đều và có tâm lý ngại thay đổi.

Do đó, các DN đi đầu thường chọn chiến lược “Số hóa từ trên xuống” nhưng “Tối giản ở đầu ra” – tức là hệ thống cốt lõi có thể phức tạp, nhưng ứng dụng thao tác của người lao động phải trực quan như mạng xã hội.

3 ví dụ thực tế từ các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam

Ví dụ 1: Tập đoàn VinFast (Vingroup) – Số hóa quy trình nhà máy thông minh

VinFast là minh chứng điển hình cho một doanh nghiệp sản xuất thâm dụng lao động kỹ thuật cao đã đồng bộ hóa quy trình từ hành chính đến phân xưởng sản xuất. Với quy mô hàng vạn kỹ sư và công nhân, việc áp dụng ký duyệt truyền thống hoàn toàn bất khả thi.

• Thực trạng triển khai: VinFast đã tích hợp toàn bộ quy trình đơn từ, đề xuất mua sắm thiết bị và phê duyệt kỹ thuật lên các hệ thống quản trị cốt lõi như SAP và các nền tảng văn phòng điện tử nội bộ. Công nhân tại xưởng sản xuất không cần gặp trực tiếp quản lý để xin phép hay báo cáo sự cố; họ sử dụng các ki-ốt công nghệ hoặc ứng dụng cài đặt ngay trên điện thoại thông minh được cấp phép bảo mật.

• Hiệu quả cộng tác nội bộ: Mọi thông tin từ khối gián tiếp (Office) đến khối trực tiếp (Factory) được liên thông theo thời gian thực (Real-time). Khi một robot trên dây chuyền gặp sự cố, đơn yêu cầu bảo trì được số hóa tự động chuyển đến kỹ sư chịu trách nhiệm gần nhất chỉ trong vài giây, thay vì phải viết phiếu sự cố bằng giấy rồi chờ ký duyệt.

• Đánh giá mức độ sẵn sàng: VinFast có mức độ sẵn sàng cực cao nhờ tư duy chuyển đổi số đồng bộ ngay từ khi xây dựng nhà máy. Họ giải quyết bài toán con người bằng cách chuẩn hóa giao diện trực quan và tổ chức các buổi đào tạo thực chiến cho công nhân ngay tại xưởng.

Link tham khảo trực tiếp: Bạn có thể tìm hiểu thêm về mô hình chuyển đổi số và vận hành nhà máy thông minh của hãng tại website chính thức: https://vinfastauto.com

Ví dụ 2: Tập đoàn FPT – Tối ưu hóa cộng tác nội bộ quy mô hàng vạn nhân sự

Là một tập đoàn công nghệ nhưng FPT cũng đồng thời là doanh nghiệp thâm dụng lao động chất lượng cao với hơn 40.000 cán bộ nhân viên (tính đến các năm gần đây). Thách thức của FPT là làm sao kết nối luồng công việc giữa các công ty thành viên (FPT Software, FPT Retail, FPT Telecom) với các tính chất công việc hoàn toàn khác nhau.

• Thực trạng triển khai: FPT đã tự phát triển và ứng dụng hệ sinh thái văn phòng số nội bộ (nổi bật là nền tảng như nCollab, các ứng dụng phê duyệt không giấy tờ MyFPT). Tất cả các quy trình từ xin nghỉ phép, thanh toán tạm ứng, đề xuất văn phòng phẩm đến đánh giá hiệu suất (KPI) đều được thực hiện 100% trên môi trường số.

• Hiệu quả cộng tác nội bộ: Ứng dụng MyFPT đóng vai trò như một siêu ứng dụng (Super-app) nội bộ. Tại FPT Retail (chuỗi Long Châu, FPT Shop), nhân viên nhà thuốc hoặc nhân viên bán hàng – vốn là lực lượng lao động phổ thông chiếm số lượng lớn – có thể dễ dàng chấm công bằng khuôn mặt, làm đơn xin chuyển ca, cập nhật chính sách thưởng ngay trên điện thoại cá nhân.

• Đánh giá mức độ sẵn sàng: Là “anh cả” công nghệ, mức độ sẵn sàng của FPT là tuyệt đối. Điểm sáng của FPT là họ không chỉ sẵn sàng về hạ tầng mà còn xây dựng được văn hóa số (Digital Culture) sâu rộng. Nhân viên coi công nghệ là công cụ thiết yếu hàng ngày, giúp giảm thiểu 90% thời gian chờ đợi phê duyệt thủ tục hành chính.

Link tham khảo trực tiếp: Chi tiết về các hoạt động, quy mô nhân sự và định hướng công nghệ của tập đoàn được cập nhật tại: https://fpt.com.vn

Ví dụ 3: Tập đoàn THACO (Trường Hải) – Chuyển đổi số quy trình tại các tổ hợp sản xuất lớn

THACO Group vận hành theo mô hình tập đoàn công nghiệp đa ngành, từ sản xuất ô tô, cơ khí, đến nông nghiệp và logistics với quy mô hơn vạn lao động phân bổ tại Khu kinh tế Chu Lai và các trang trại nông nghiệp rộng lớn. Mức độ phức tạp trong đơn từ và cộng tác nội bộ của THACO nằm ở sự phân tán địa lý. Vậy tập đoàn này đã đánh giá mức độ sẵn sàng số hóa quy trình đơn từ và cộng tác nội bộ như thế nào?

• Thực trạng triển khai: THACO đã từng bước hiện thực hóa việc loại bỏ văn hóa “văn bản giấy”. Hãng triển khai đồng bộ hệ thống quản trị nhân sự, số hóa toàn bộ quy trình hành chính (đơn từ, phiếu điều động, tờ trình ngân sách) qua hệ thống phần mềm dùng chung. Giao diện được thiết kế đơn giản hóa tối đa để phù hợp với cả công nhân nhà máy đóng gói nông sản lẫn kỹ sư lắp ráp ô tô.

• Hiệu quả cộng tác nội bộ: Trước khi số hóa, một tờ trình phê duyệt vật tư từ trang trại tại Lào hoặc Campuchia về tổng hành dinh có thể mất cả tuần. Hiện tại, luồng luân chuyển đơn từ được duyệt theo phân cấp ngay trên hệ thống điện tử, rút ngắn thời gian xuống còn vài giờ. Việc liên lạc, giao việc giữa các phòng ban chuyên môn được quản lý tập trung, giảm thiểu chồng chéo.

• Đánh giá mức độ sẵn sàng: Mức độ sẵn sàng của THACO dịch chuyển từ “Trung bình” lên “Cao” nhờ chiến lược đầu tư bài bản và kiên trì. Doanh nghiệp này chú trọng rất lớn vào khâu “Quản trị sự thay đổi” (Change Management) – liên tục cử nhân sự công nghệ xuống tận nông trường, xưởng máy để hướng dẫn người lao động sử dụng phần mềm hành chính mới.

Link tham khảo trực tiếp: Thông tin về quy mô đa ngành và chiến lược quản trị vận hành của tập đoàn có tại: https://www.thaco.com.vn

Kết luận

Đánh giá mức độ sẵn sàng số hóa quy trình đơn từ và cộng tác nội bộ trong các doanh nghiệp thâm dụng lao động cho thấy: Hạ tầng công nghệ không còn là điểm nghẽn, mà năng lực thích ứng của con người mới là yếu tố quyết định. Bài học từ VinFast, FPT và THACO chỉ ra rằng, để số hóa thành công, doanh nghiệp cần chọn giải pháp công nghệ có trải nghiệm người dùng tối giản nhất, kết hợp với lộ trình đào tạo bài bản để biến công cụ số thành thói quen tự nhiên của mỗi người lao động.