Có nên áp dụng KPI cho cán bộ công chức nhà nước không?

Last updated on 23 May, 2025

Trong bối cảnh cải cách hành chính ngày càng đòi hỏi hiệu quả và minh bạch, câu hỏi “Có nên áp dụng KPI cho cán bộ, công chức nhà nước?” trở thành một chủ đề vừa cấp thiết vừa nhạy cảm. KPI – chỉ số đo lường hiệu suất – vốn là công cụ phổ biến trong quản trị doanh nghiệp, nhưng liệu khi được đưa vào bộ máy công quyền, nó có giúp nâng cao chất lượng phục vụ người dân, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, hay chỉ tạo thêm một tầng hình thức mới trong guồng máy vốn đã nặng nề thủ tục?

Khu vực công là gì?

Khu vực công – một thuật ngữ về một hệ sinh thái rộng lớn vận hành theo những quy tắc riêng biệt, đóng vai trò sống còn trong việc duy trì trật tự, an sinh và phát triển bền vững của một quốc gia. Nôi cách khấc, khu vực công bao gồm các tổ chức , cơ quan và đơn vị thuộc sở hữu nhà nước, hoạt động chủ yếu bằng ngân sách công, và phục vụ lợi ích công cộng thay vì mục tiêu lợi nhuận. 

Khu vực công bao gồm các cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức sự nghiệp công lập, và doanh nghiệp nhà nước trong một số trường hợp đặc biệt. Các bộ, công chức, viên chức là lực lượng nòng cốt với nhiệm vụ hoạnh định và thực thi chính sách, cung cấp dịch vụ công và đảm bảo sự vận hành thông suốt của hệ thống chính trị – hành chính.

Tuy nhiên, trong bối cảnh ngày nay, khu vực công ngày càng thích nghi với các nguyên tắc quản trị tiên tiến như minh bạch, hiệu quả, trách nhiệm và lấy người dân làm trung tâm. Được Nhà nước kỳ vọng sẽ thể hiện vai trò dẫn dắt, kiến tạo và phục vụ xã hội một cách văn minh và hiệu quả.

KPI là gì? Bản chất của KPI trong khu vực công như thế nào?

KPI là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo những tiêu chí định lượng, có thể đo lường. Hiện nay, KPi được xem như chiến la bàn chiến lược, giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và thúc đẩy hiệu suất làm việc cá nhân, tổ chức. Nếu đưa KPI vào khu vực công, nơi hoạt động nhằm tập trung phục vụ cộng động thì bản chất cũng như cách tiếp cận KPI cần có sự điều chỉnh khéo léo.

Trong khu vực công, KPI không chỉ đơn thuần là một bảng chỉ số công việc. Nó phải là công cụ quản lý hiệu quả công vụ – đo lường khả năng hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức theo hướng minh bạch, có trách nhiệm và định hướng phục vụ người dân. Nếu KPI trong doanh nghiệp thường xoay quanh các con số như doanh thu, số khách hàng, tỷ suất lợi nhuận, thì trong khu vực công, chỉ số cần phản ánh được chất lượng dịch vụ, mức độ hài lòng của dân, thời gian xử lý hồ sơ,…

Tuy nhiên, nếu áp dụng KPI cho các cán bộ nhà nước trong khu vực công một cách máy móc, chạy theo thành tích hay thiếu giám sát minh bạch, nó có thể dẫn đến phản tác dụng: biến cán bộ trở thành “nô lệ của bảng điểm”, sinh ra tình trạng báo cáo ảo, né tránh việc khó, và làm xói mòn tinh thần trách nhiệm thực chất. Vì vậy, KPI trong khu vực công không chỉ là công cụ đo lường – mà còn là biểu hiện của một tư duy cải cách: hướng đến hiệu quả, minh bạch, và phục vụ người dân một cách đúng nghĩa.

Tính minh bạch và khách quan trong việc áp dụng KPI cho cán bộ công chức nhà nước?

Tính minh bạch và khách quan là “xương sống” của bất kỳ hệ thống đánh giá hiệu suất nào – và điều này càng trở nên sống còn khi áp dụng KPI trong khu vực công. Không giống như khu vực tư nhân, nơi mà mục tiêu lợi nhuận và cạnh tranh thị trường có thể là thước đo rõ ràng, khu vực công vận hành dựa trên niềm tin xã hội, công lý hành chính và trách nhiệm công vụ. Bởi vậy, nếu KPI thiếu minh bạch và khách quan, nó không chỉ phản tác dụng mà còn có thể làm suy yếu chính nền tảng đạo đức công vụ.

Trước hết, minh bạch nghĩa là mọi chỉ số KPI phải được xây dựng công khai, có tham vấn từ những người chịu ảnh hưởng trực tiếp – chính là cán bộ, công chức. Không thể để KPI trở thành “bí mật nội bộ” của lãnh đạo, áp từ trên xuống như mệnh lệnh hành chính. Khi người thực thi không hiểu rõ mình được đánh giá theo tiêu chí gì, mục tiêu ra sao và ai là người chấm điểm, thì sự nghi ngờ, đối phó và hình thức sẽ là điều không thể tránh khỏi.

Thứ hai, khách quan trong KPI là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo công bằng. Điều này không chỉ đòi hỏi chỉ số phải đo lường được bằng dữ liệu rõ ràng, mà còn cần quy trình đánh giá độc lập, hạn chế tối đa sự can thiệp mang tính cá nhân, cảm tính hay quan hệ thân hữu. Ở nhiều cơ quan, việc đánh giá hiện nay vẫn nặng tính hình thức – ai cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ, thậm chí “xuất sắc” – điều này nếu không được

Khả năng lượng hóa kết quả công việc của cán bộ công chức nhà nước

Liệu có thể “đo đếm” được những công việc như thẩm định một văn bản pháp luật, tham mưu xây dựng chính sách, hay tiếp công dân với thái độ đúng mực? Đây không phải là những sản phẩm đầu ra có thể “cân, đo, đong, đếm” như số sản phẩm xuất xưởng trong một dây chuyền sản xuất. Chính vì thế, việc lượng hóa đòi hỏi phải có sự phân loại kỹ lưỡng giữa các nhóm công việc: nhóm có thể lượng hóa rõ ràng (như xử lý số lượng hồ sơ, tiến độ giải quyết thủ tục hành chính) và nhóm khó lượng hóa (như đánh giá mức độ tham mưu, kỹ năng phối hợp liên ngành, hoặc tinh thần trách nhiệm).

Đối với nhóm có thể lượng hóa, điều quan trọng là xác định đúng đơn vị đo. Còn với nhóm khó đo lường, KPI không nên ép buộc chỉ số cứng nhắc, mà cần bổ sung các công cụ đánh giá định tính như khảo sát 360 độ, phản hồi từ người dân hoặc đánh giá thông qua sản phẩm cụ thể (biên bản họp, đề xuất chính sách, chất lượng văn bản ban hành…).

Tuy nhiên, cần thẳng thắn nhìn nhận: không phải vị trí công vụ nào cũng có thể lượng hóa công việc một cách chuẩn xác mà không phát sinh rủi ro hình thức hoặc đối phó. Đây là lúc vai trò của người xây dựng KPI trở nên cực kỳ quan trọng – họ không chỉ là “người viết chỉ số” mà là nhà thiết kế hệ thống quản trị, biết phân biệt đâu là thứ có thể đong đếm, đâu là điều cần đánh giá bằng góc nhìn tổng thể và lòng tin có cơ sở.

Tác động khi áp dụng KPI cho các cán bộ công chức nhà nước như thế nào? Liệu có ảnh hưởng gì?

Về mặt tích cực, KPI tạo ra một hệ quy chiếu rõ ràng, giúp cán bộ công chức hiểu họ cần làm gì, ở mức độ nào và trong khung thời gian bao lâu. Thay vì mơ hồ với những nhận xét “hoàn thành tốt nhiệm vụ” theo kiểu đồng đều, ai cũng như ai, KPI có thể thúc đẩy ý thức trách nhiệm cá nhân, làm rõ vai trò từng vị trí và tạo ra áp lực tích cực để làm việc hiệu quả hơn. Đặc biệt với những lĩnh vực có thể định lượng rõ ràng như hành chính công vụ, cấp phép, xử lý hồ sơ… KPI giúp loại bỏ sự trì trệ và nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

Tuy nhiên, mặt trái cũng không thể xem nhẹ. Khi KPI được triển khai cứng nhắc, thiên về số lượng hơn chất lượng, hoặc thiếu sự phản biện từ người thực thi, nó dễ đẩy cán bộ vào thế “chạy theo chỉ tiêu”. Một chuyên viên có thể ưu tiên giải quyết hồ sơ nhanh để đạt KPI về thời gian, nhưng bỏ qua chiều sâu nội dung hoặc giảm sự tỉ mỉ trong thẩm định. Thậm chí, việc đạt KPI đôi khi chỉ còn là trò chơi hình thức: tô vẽ số liệu, ngụy tạo thành tích, hoặc ngại làm việc khó, việc nhiều rủi ro.

Không chỉ vậy, nếu KPI không gắn với cơ chế khen thưởng – xử lý minh bạch, công bằng, thì hiệu ứng ngược sẽ xảy ra: người giỏi cũng không có động lực cống hiến, người đối phó cũng không thấy sợ, từ đó dẫn đến tâm lý buông xuôi, mất niềm tin vào hệ thống.

Khả năng giám sát và đánh giá công bằng?

Muốn có giám sát công bằng thì phải có cơ chế rõ ràng, độc lập và kiểm soát được sự can thiệp cảm tính. Thực tế hiện nay, ở nhiều cơ quan, việc đánh giá hiệu suất cán bộ vẫn mang nặng tính chủ quan – cấp trên “nhìn nhận” rồi cho điểm. Trong bối cảnh mối quan hệ cá nhân, lợi ích nhóm hoặc thiên kiến có thể len lỏi, sự khách quan dễ bị bóp méo. Khi đó, KPI không còn là thước đo hiệu quả, mà trở thành công cụ để ban phát, trừng phạt, hoặc thậm chí “mua chuộc lòng trung thành”.

Thêm vào đó, việc thiếu hệ thống giám sát độc lập – ví dụ như không có đơn vị kiểm tra nội bộ, không có sự tham gia của người dân hoặc đồng nghiệp trong đánh giá – khiến cho KPI dễ bị thao túng. Cán bộ có thể tự tạo “thành tích” trên giấy, hoặc được ưu ái vượt qua đánh giá dù không đạt tiêu chuẩn, chỉ vì nằm trong nhóm “khó đụng đến”.

Giải pháp ở đây không phải là thêm nhiều lớp báo cáo hay thanh tra chồng chéo, mà là xây dựng một cơ chế giám sát thông minh và có trách nhiệm giải trình. Chẳng hạn, một phần KPI có thể được gắn với ý kiến phản hồi từ người dân, từ đồng nghiệp trực tiếp hoặc từ kết quả đo lường khách quan (số hồ sơ xử lý đúng hạn, tỷ lệ hài lòng, v.v.). Việc công khai kết quả đánh giá định kỳ cũng là một cách để tạo áp lực minh bạch và khuyến khích sự trung thực trong hệ thống.

KPI có thực sự góp phần thúc đẩy cải cách, nâng cao hiệu suất phục vụ người dân, hay chỉ là một lớp giấy tờ bổ sung cho thủ tục vốn đã phức tạp? 

Liệu KPI là “chìa khóa cải cách” hay chỉ là “một lớp thủ tục bóng bẩy khác”? Và câu trả lời, như thường thấy trong quản trị nhà nước, không nằm ở chính KPI – mà ở cách chúng ta thiết kế và triển khai nó.

Lợi ích

Nếu được xây dựng một cách nghiêm túc, có căn cứ thực tiễn và gắn với trách nhiệm giải trình, KPI hoàn toàn có thể trở thành công cụ cải cách hữu hiệu. Nó giúp chuyển hóa tư duy hành chính từ “quản lý theo quy trình” sang “quản lý theo kết quả”. Khi một cán bộ biết rằng công việc của mình được đo lường bằng tỷ lệ hồ sơ xử lý đúng hạn, mức độ hài lòng của người dân, hoặc thời gian giải quyết thực tế, thì tư duy phục vụ sẽ dần thay thế thói quen hành chính thụ động. Đối với người dân, KPI – nếu được công khai minh bạch – sẽ là công cụ giám sát ngược, giúp họ có quyền đòi hỏi chất lượng dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn.

Mặt trái

Tuy nhiên, mặt trái của KPI – khi bị biến thành phong trào hoặc triển khai hình thức – là rất rõ. Thay vì cắt giảm thủ tục, nó có thể sinh ra thêm… thủ tục. Nhiều cơ quan có thể phải lập thêm bảng biểu, báo cáo định kỳ chỉ để “báo cáo cho đẹp”, thay vì thực sự dùng số liệu để cải tiến hoạt động. Khi KPI trở thành mục tiêu “đạt được bằng mọi giá”, người ta dễ sa vào tâm lý đối phó, tô vẽ thành tích, hoặc thậm chí “né việc” để tránh rủi ro ảnh hưởng đến điểm số. Trong trường hợp ấy, KPI không những không thúc đẩy cải cách, mà còn làm trầm trọng thêm chủ nghĩa hình thức – vốn đã là căn bệnh kinh niên của hành chính công.

KPI là cải cách hay thủ tục?

Vậy KPI là cải cách hay thủ tục? Nếu chỉ số được xây dựng sát thực tiễn, có sự tham gia từ cấp cơ sở, gắn với quyền lợi – trách nhiệm cụ thể, và được giám sát minh bạch, thì KPI là công cụ rất mạnh để “nắn lại” hành vi tổ chức theo hướng hiệu quả. Ngược lại, nếu nó chỉ là một danh sách chỉ tiêu được “bê” từ trên xuống, thiếu tính phản biện và kiểm chứng thực tế, thì KPI sớm muộn cũng sẽ bị cán bộ xem như một đống biểu mẫu để… hoàn thành cho xong.

Kết luận

KPI không phải là chiếc đũa thần, cũng không nên trở thành một nghĩa vụ hình thức tô điểm cho báo cáo. Nó chỉ phát huy sức mạnh thực sự khi được đặt trong một hệ thống quản trị minh bạch, công bằng, có giám sát hiệu quả và phản hồi hai chiều. Cải cách hành chính là một hành trình gian nan, nhưng nếu KPI được sử dụng đúng cách – với sự thấu hiểu con người, công việc và động lực nội tại – thì đó hoàn toàn có thể là một bước tiến lớn, chứ không chỉ là một bước đi… trên giấy. Và lúc ấy, người dân – chứ không phải những con số – mới là trung tâm thực sự của cải cách.

Đọc thêm: