Chuyển đổi số ngành F&B: Tác động, Rào cản và Quy trình chuyển đổi

Last updated on 2 July, 2024

Ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống (F&B) đang chứng kiến sự thay đổi to lớn do áp dụng chuyển đổi số. Việc áp dụng công nghệ vào mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ quản lý hàng tồn kho đến tương tác với khách hàng, đang mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể cho các doanh nghiệp F&B. Bài viết này sẽ thảo luận về tác động, rào cản và quy trình chuyển đổi số trong ngành F&B, giúp bạn hiểu rõ hơn về xu hướng quan trọng này và cách thức áp dụng nó cho doanh nghiệp của mình.

Chuyển đổi số ngành F&B là gì?

Chuyển đổi số ngành F&B nghĩa là sử dụng các giải pháp công nghệ tích hợp để phân tích và thu thập những thông tin chính xác, hữu ích và cập nhật. Trong một môi trường F&B đã chuyển đổi số, các hệ thống điểm bán hàng (POS), quản lý thực đơn, tính lương và các quy trình khác sẽ được kết nối và trao đổi dữ liệu với nhau. Điều này giúp loại bỏ tình trạng dữ liệu bị cô lập và tránh tình trạng quá tải thông tin. Nhờ đó, các giải pháp công nghệ có thể phân tích hàng triệu điểm dữ liệu để đưa ra những gợi ý chiến lược cho quản lý ở mọi cấp.

Tác động của chuyển đổi số đến ngành F&B

Gia tăng trải nghiệm của khách hàng

Chuyển đổi số đã thay đổi hoàn toàn cách khách hàng tương tác với các quán ăn, nhà hàng (F&B). Thay vì đến tận nơi, giờ đây công nghệ cung cấp cho khách hàng sự tiện lợi và linh hoạt. Chỉ cần vài thao tác trên điện thoại thông minh, họ có thể xem thực đơn, đặt món và thậm chí tùy chỉnh bữa ăn theo ý thích. Ngoài ra, các giải pháp số cho phép đưa ra những gợi ý cá nhân hóa dựa trên sở thích và đơn hàng trước đó của khách hàng, tạo ra trải nghiệm được thiết kế riêng. Bằng cách tận dụng phân tích dữ liệu, các doanh nghiệp F&B có thể thu thập thông tin giá trị về hành vi và sở thích của khách hàng, cho phép họ tinh chỉnh dịch vụ và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Đơn giản hoá hoạt động và nâng cao hiệu quả

Chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp Dịch vụ ăn uống (F&B) đơn giản hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả. Các công nghệ tiên tiến như tự động hóa, robot và trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng thay đổi nhiều khía cạnh của ngành.

Ví dụ, hệ thống quản lý kho tự động có thể tối ưu hóa mức hàng tồn kho, giảm thiểu lãng phí và giảm chi phí. Chatbot chạy bằng AI có thể xử lý các yêu cầu của khách hàng và cung cấp hỗ trợ theo thời gian thực, giúp nhân viên giải phóng thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn. Ngoài ra, các công cụ kỹ thuật số để lên lịch nhân viên, đào tạo và quản lý hiệu suất có thể nâng cao năng suất và hiệu quả của lực lượng lao động.

Tận dụng sức mạnh của phân tích dữ liệu

Trong ngành Dịch vụ ăn uống (F&B), dữ liệu là tài sản quý giá. Chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp tận dụng dữ liệu này một cách hiệu quả. Bằng cách áp dụng các giải pháp phân tích dữ liệu mạnh mẽ, các quán ăn, nhà hàng có thể thu thập thông tin về xu hướng, sở thích và hành vi mua hàng của khách hàng. Thông tin này giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, chẳng hạn như tối ưu hóa thực đơn, chiến lược giá cả và các chiến dịch marketing nhắm mục tiêu.

Ngoài ra, phân tích dữ liệu có thể cung cấp cái nhìn toàn diện theo thời gian thực về hiệu suất bán hàng, cho phép các doanh nghiệp xác định cơ hội cải thiện và thực hiện các điều chỉnh kịp thời. Bằng cách khai thác sức mạnh của dữ liệu, các doanh nghiệp F&B có thể đi trước đối thủ cạnh tranh và mang lại trải nghiệm được cá nhân hóa và hấp dẫn hơn cho khách hàng.

Cách mạng đặt đồ online nhờ chuyển đổi số

Đặt món online đang bùng nổ trong ngành Dịch vụ ăn uống (F&B) nhờ vào chuyển đổi số. Ngày nay, khách hàng mong muốn sự tiện lợi của việc đặt đồ ăn ngay tại nhà hoặc nơi làm việc. Với giao diện thân thiện và cổng thanh toán an toàn, các nền tảng đặt hàng trực tuyến mang đến trải nghiệm liền mạch và không rắc rối.

Hơn nữa, tích hợp với các dịch vụ giao hàng của bên thứ ba cho phép các doanh nghiệp F&B mở rộng phạm vi hoạt động và phục vụ cho lượng khách hàng rộng lớn hơn. Bằng cách áp dụng các nền tảng kỹ thuật số, nhà hàng, quán cà phê và các cơ sở F&B khác có thể khai thác thị trường đang phát triển này, tăng doanh thu và đáp ứng các sở thích thay đổi của khách hàng.

Tối hoá quản lý chuỗi cung ứng

Việc quản lý chuỗi cung ứng trong ngành thực phẩm và đồ uống (F&B) ngày càng được cải thiện nhờ sự phát triển của công nghệ số. Các công nghệ tiên tiến như thiết bị Internet of Things (IoT) và blockchain đã giúp cho việc truy xuất nguồn gốc, tính minh bạch và hiệu quả của chuỗi cung ứng được nâng cao.

• Cảm biến IoT có thể theo dõi điều kiện lưu trữ, đảm bảo an toàn thực phẩm và giảm thiểu lãng phí. Ví dụ: Gắn thiết bị nhỏ vào thùng hàng để đo nhiệt độ, độ ẩm. 
• Công nghệ Blockchain cho phép thực hiện các giao dịch an toàn và minh bạch, giảm thiểu rủi ro gian lận và tăng cường niềm tin giữa các bên liên quan. Ví dụ: Lưu trữ thông tin về nguồn gốc sản phẩm trên một sổ cái điện tử, không thể thay đổi.
• Các nền tảng số giúp cho việc trao đổi thông tin và hợp tác giữa các nhà cung cấp, nhà phân phối và các cơ sở F&B trở nên dễ dàng hơn, cho phép quản lý kho hàng theo thời gian thực và quy trình mua sắm hiệu quả. Ví dụ: Dùng app để quản lý hàng tồn kho, trao đổi thông tin đặt hàng với nhà cung cấp.

Đọc thêm: Chuyển đổi số ngành Logistics: Tình hình, thách thức và giải pháp

Rào cản của chuyển đổi số ngành F&B

Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng đi kèm với những khó khăn và vấn đề cần lưu ý.

Trong ngành thực phẩm và đồ uống, một số thách thức phổ biến của chuyển đổi số bao gồm:

• Bảo mật dữ liệu và lo ngại về quyền riêng tư: Làm sao đảm bảo an toàn thông tin khách hàng và tuân thủ các quy định về dữ liệu.
• Tích hợp hệ thống cũ với giải pháp số mới: Kết nối các phần mềm cũ với các công nghệ mới để hoạt động trơn tru.
• Nâng cao kỹ năng cho lực lượng lao động: Đào tạo nhân viên để thích nghi và sử dụng các công cụ kỹ thuật số mới.
• Quản lý thay đổi: Giúp nhân viên sẵn sàng đón nhận và làm việc hiệu quả với những thay đổi do chuyển đổi số mang lại.

Việc giải quyết những thách thức này là rất quan trọng để đảm bảo hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp thành công.

Đọc thêm: 9 rào cản của sự thay đổi tổ chức và Cách vượt qua chúng

Quy trình chuyển đối số ngành F&B

Giai đoạn 1: Kinh doanh theo cách truyền thống

Ở giai đoạn này, mọi thứ đều được vận hành theo cách truyền thống, an toàn. Từ việc thiết kế thực đơn đến cách mở rộng quy mô và khai trương thêm chi nhánh F&B mới, tất cả đều dựa trên kinh nghiệm có sẵn. 

• Về lãnh đạo và nhân sự

Đóng vai trò giáo dục, cung cấp thông tin và minh họa những câu chuyện thành công về chuyển đổi số ngành F&B. Tìm các nghiên cứu điển hình của đối thủ cạnh tranh và cho ban lãnh đạo thấy lợi ích của việc đầu tư sớm vào các sáng kiến đổi mới này. 

• Công nghệ và quy trình

Kiểm tra lại công nghệ và quy trình đang dùng. Câu hỏi gợi ý giúp bạn kiếm chứng: 

– Bạn có đang sử dụng các hệ thống cũ khiến dữ liệu bị phân rã, rời rạc không? 

– Công nghệ của bạn có cồng kềnh không?

– Quy trình của bạn dễ xảy ra lỗi đến mức nào (và điều đó khiến bạn thiệt hại bao nhiêu)?

• Dữ liệu và phân tích

Các quyết định F&B của bạn có dựa trên phân tích dữ liệu không? Bạn đang bỏ qua những dữ liệu quan trọng nào?

Nếu nhìn nhận mọi thứ theo cách truyền thống của F&B, hệ thống quản lý nhà hàng dựa trên phần mềm ERP cũ sẽ chỉ cung cấp nhiều dữ liệu nhưng lại nghèo thông tin. Điều này có nghĩa là hệ sinh thái vận hành của bạn đã sẵn sàng cho một nền tảng quản lý nhà hàng công nghệ mới.

Giai đoạn 2: Hiện tại và chủ động

Hoạt động kinh doanh của bạn đang bắt đầu nhận ra những tác động tích cực của chuyển đổi số nhờ công nghệ và quy trình hỗ trợ AI. Các sáng kiến đổi mới nhỏ lẻ bắt đầu xuất hiện trong lĩnh vực F&B. Ví dụ như việc số hóa việc kiểm kê kho hàng hoặc mua hàng dựa trên dự báo bán hàng.

• Vai trò của lãnh đạo và nhân viên

Nhà lãnh đạo có thể lấy những sáng kiến nhỏ này làm ví dụ thành công. Có thể mới các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số để giáo dục các giám đốc điều hành khác về lợi ích của chuyển đổi số. Sau đó, thành lập một nhóm để vạch ra lộ trình chuyển đổi số của bạn (bao gồm quy trình F&B + công nghệ + các dự án tiềm năng cho toàn tổ chức)

• Công nghệ, quy trình và dữ liệu, phân tích

Triển khai công nghệ hỗ trợ vận hành để thu thập dữ liệu tại các địa điểm chọn lọc, giúp bạn xác định những lỗ hổng cần cải thiện.

Chọn một khía cạnh, cải tổ quy trình, theo dõi hiệu suất và giám sát những thay đổi trong tỷ lệ chi phí thực phẩm, sai lệch hàng tồn kho và mức độ lãng phí thực phẩm. 

Giai đoạn 3: Chính thức hóa

Đây là giai đoạn bắt đầu của những thay đổi thực sự. Một người tiên phong thúc đẩy thay đổi (trong ngành F&B, thường là giám đốc điều hành COO hoặc giám đốc F&B cấp cao) bắt đầu thực hiện. Ngân sách ban đầu có thể nhỏ, nhưng cần nhanh chóng đạt được kết quả.

• Lãnh đạo và Nhân viên

Chính thức hóa nỗ lực chuyển đổi số của bạn bằng cách thành lập một nhóm. Thuyết phục lãnh đạo cấp cao và đảm bảo ngân sách cho các chương trình thí điểm – hợp tác với các phòng nhân sự, tài chính và IT để xây dựng một đội ngũ đa ngành.

• Công nghệ và Quy trình

Bắt đầu thay thế các công nghệ cũ (như ERP đã tùy chỉnh và các giải pháp riêng lẻ) bằng các giải pháp nền tảng có thể kết nối các hoạt động khác nhau ở hậu trường (BoH) của bạn.

Triển khai các giải pháp công nghệ có thể giao tiếp với nhau – ví dụ như Apicbase có thể kết nối với hệ thống nhân sự của bạn để tạo lịch làm việc và phân công ca giúp giảm chi phí lao động, hoặc kết nối với hệ thống POS để lên kế hoạch và dự báo dễ dàng hơn dựa trên dữ liệu.

Cải tổ quy trình phù hợp với công nghệ mới đang sử dụng. Tự động hóa những gì có thể, triển khai các quy trình kỹ thuật số mới và quyết định những gì cần loại bỏ.

• Dữ liệu và phân tích

Xác định những lỗ hổng trong việc đo lường và tiến hành thu thập dữ liệu (công thức nấu ăn, hàng tồn kho, doanh số bán hàng). Công nghệ hiện nay có thể tự động hóa các tính toán thủ công phức tạp như chi phí thực phẩm thực tế hoặc danh sách nguyên liệu. Cộng tác với IT và các phòng ban khác để tạo bảng điều khiển phân tích theo yêu cầu riêng.

Giai đoạn 4: Chiến lược

Để đưa tổ chức của bạn tiến xa hơn trên lộ trình chuyển đổi số trong lĩnh vực F&B, bạn cần xây dựng các mối quan hệ đối tác chiến lược. Điều này có nghĩa là hợp tác với các giám đốc điều hành khác (sự tham gia của Giám đốc công nghệ (CTO), Giám đốc tài chính (CFO) và Giám đốc sản phẩm (CPO) sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện hơn). Toàn bộ nhóm đang làm việc trên các dự án DT và ngân sách được cấp cũng đáng kể.

• Lãnh đạo và Nhân viên

Toàn bộ tổ chức lúc này nên tập trung vào việc loại bỏ những cản trở trong quá trình chuyển đổi số. Chủ động yêu cầu ngân sách lớn hơn và các dự án táo bạo hơn. tận dụng những thành công từ các thử nghiệm trước đó để thuyết phục lãnh đạo cấp cao tham gia.

• Công nghệ và Quy trình

Trong ngành F&B, hoạt động hậu trường hiện được quản lý bởi một nền tảng trung tâm. Ví dụ: Apicbase có thể điều hành toàn bộ hoạt động BoH của bạn (thông qua các module tích hợp sẵn hoặc tích hợp của bên thứ ba), điều đó có nghĩa là các hệ thống cũ và giải pháp riêng lẻ cần được loại bỏ.

Triển khai các quy trình và công nghệ mới đến tất cả các địa điểm. Nếu bạn đang thử nghiệm gì đó, hãy áp dụng phương pháp “nhanh chóng thất bại để rút kinh nghiệm” [Các quy trình của bạn cần sẵn sàng để mở rộng quy mô càng sớm càng tốt].

• Dữ liệu và Phân tích

Tất cả mọi thứ, từ hệ thống POS và nhân sự đến quan hệ nhà cung cấp và thời tiết, đều nên được đưa vào nền tảng quản lý BoH của bạn để cung cấp thông tin và gợi ý.

Các chuyên gia về dữ liệu và phân tích nên báo cáo trực tiếp với các giám đốc điều hành cấp cao. Điều này đảm bảo thông tin kinh doanh quan trọng không bị truyền sai lệch.

Giai đoạn 5: Hội tụ

Đây là giai đoạn đỉnh cao của chuyển đổi số. Giám đốc chuyển đổi số (Chief Digital Transformation Officer) giờ đây sánh vai với các giám đốc điều hành khác. Điều này là do công nghệ số là nền tảng cho mọi hoạt động của tổ chức bạn. Các vai trò mới được tạo ra và toàn bộ hoạt động dựa trên nguồn dữ liệu để đưa ra quyết định.

• Lãnh đạo và nhân viên

Những người đi đầu trong chuyển đổi số giờ đây là trụ cột của chiến lược vận hành. Mục tiêu là tìm ra sự kết hợp giữa các chương trình thử nghiệm, kết nối các yếu tố kỹ thuật số và triển khai chiến lược số dễ dàng hơn. Ngoài ra, nhân viên mới cần được đào tạo kỹ năng số mới để thích nghi với sự thay đổi của tổ chức. 

• Công nghệ và quy trình

Tất cả các công nghệ hiện tại đều dựa trên đám mây – ranh giới giữa công nghệ và quy trình trở nên nhạt dần vì hầu hết các hành động không yêu cầu thực hiện và giám sát mà chỉ cần phê duyệt.

• Dữ liệu và Phân tích 

Bắt đầu thử nghiệm quy trình sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (dữ liệu nội bộ – nhà cung cấp, công thức nấu ăn và dữ liệu bên ngoài – sự kiện hiện tại, thời tiết) để đưa ra dự đoán kinh doanh chính xác hơn.

Tích hợp AI và học máy vào nền tảng công nghệ, dữ liệu để tự động hóa các tác vụ phức tạp hơn trong hoạt động bếp (tự động chọn nhà cung cấp, đưa ra quyết định nên chọn nhà cung cấp nào).

Sử dụng dữ liệu và phân tích ngày càng chính xác để thử nghiệm và xây dựng các mô hình kinh doanh mới. Ví dụ: tạo các ki-ốt bán hàng F&B tự động hoặc bán tự động bên ngoài các địa điểm chính của bạn (hoặc giới thiệu dịch vụ giao hàng, mở rộng sang bếp đám mây và các dịch vụ tương tự).

Giai đoạn 6: Sáng tạo và Thích ứng

Trong giai đoạn này, đổi mới liên tục trở thành kim chỉ nam cho một doanh nghiệp F&B. Bạn luôn theo dõi các xu hướng, chạy các chương trình thử nghiệm (thực đơn số thông minh, nhân viên phục vụ robot, bếp hoàn toàn tự động) và triển khai rộng rãi những chương trình thành công. Tư duy đổi mới này cho phép bạn đa dạng hóa mô hình kinh doanh và tạo ra các dòng doanh thu mới nhanh hơn bao giờ hết.

Ở giai đoạn 6 của hành trình chuyển đổi số F&B, không chỉ hoạt động kinh doanh F&B của bạn được đổi mới, mà toàn bộ tổ chức của bạn trở thành một “cơ thể sống” được chuyển đổi số.

Lúc này, chuyển đổi số đã thấm sâu vào văn hóa doanh nghiệp. Cả nhân viên mới và cũ đều có kỹ năng số nhất định. Công nghệ, quy trình, con người, lãnh đạo và phân tích của bạn đều phục vụ cùng một mục tiêu – hỗ trợ đổi mới, thử nghiệm và lặp lại, áp dụng những gì hiệu quả và loại bỏ những gì không hiệu quả.

Kết luận

Chuyển đổi số (digital transformation) đang tạo ra bước ngoặt cho ngành F&B, mang đến vô vàn cơ hội để phát triển, đổi mới và vận hành hiệu quả. Bằng việc tận dụng công nghệ, các doanh nghiệp F&B có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng, tinh gọn hóa hoạt động, khai thác sức mạnh của phân tích dữ liệu, cách mạng hóa việc đặt hàng online và tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng. Chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là điều cần thiết cho các doanh nghiệp muốn thành công trong thị trường cạnh tranh khốc liệt. Các cơ sở F&B thích nghi với môi trường kỹ thuật số và liên tục phát triển chiến lược của mình sẽ gặt hái được nhiều lợi ích từ hành trình chuyển đổi đầy biến động. 

——————————-