Chuẩn hóa quy trình trong chuyển đổi số doanh nghiệp

Last updated on 7 November, 2024

Chuẩn hóa quy trình là việc xác định và thiết lập các bước, tiêu chuẩn, phương pháp làm việc đồng nhất trong một quy trình hoặc hệ thống. Mục tiêu của chuẩn hóa quy trình là đảm bảo hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót, tăng cường sự nhất quán, và cải thiện năng suất. Chuẩn hóa quy trình đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp và chuyển đổi số, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Chuẩn hóa quy trình là gì?

Chuẩn hóa quy trình là việc xác định và thiết lập các bước, tiêu chuẩn, phương pháp làm việc đồng nhất trong một quy trình hoặc hệ thống. Mục tiêu của chuẩn hóa quy trình là đảm bảo hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót, tăng cường sự nhất quán, và cải thiện năng suất.

Quy trình chuẩn hóa thường bao gồm các yếu tố như:

• Xác định rõ các bước trong quy trình: Các bước công việc cần được mô tả cụ thể để tất cả mọi người đều thực hiện theo một cách thức giống nhau.
• Thiết lập tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng: Đảm bảo rằng mỗi bước trong quy trình đáp ứng tiêu chuẩn nhất định về chất lượng và hiệu quả.
• Tài liệu hóa quy trình: Việc ghi lại chi tiết quy trình giúp dễ dàng giám sát và đào tạo nhân viên mới.
• Đảm bảo tính linh hoạt: Mặc dù quy trình được chuẩn hóa, nhưng cần có sự điều chỉnh khi có những thay đổi về yêu cầu công việc hoặc môi trường.

Chuẩn hóa quy trình có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, quản lý dự án, hay quy trình dịch vụ, giúp cải thiện sự ổn định và hiệu quả chung.

Vai trò của chuẩn hóa quy trình trong quản trị doanh nghiệp và chuyển đổi số

Chuẩn hóa quy trình đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp và chuyển đổi số, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Dưới đây là các vai trò nổi bật của chuẩn hóa quy trình trong hai lĩnh vực này:

Trong quản trị doanh nghiệp:

• Tăng cường hiệu quả và năng suất: Chuẩn hóa giúp các quy trình công việc trở nên đồng nhất, từ đó giảm thời gian lãng phí, tăng năng suất và cải thiện chất lượng công việc. Mỗi bộ phận hoặc nhân viên đều biết rõ mình cần làm gì và cách thức thực hiện, tránh sự trùng lặp và mơ hồ trong công việc.
• Cải thiện sự minh bạch và kiểm soát: Quy trình chuẩn hóa giúp các cấp quản lý dễ dàng giám sát và kiểm tra hiệu quả công việc. Các bước công việc và tiêu chuẩn được quy định rõ ràng, tạo ra một môi trường làm việc có tính minh bạch cao.
• Đảm bảo sự nhất quán và đồng nhất: Chuẩn hóa quy trình giúp đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện theo một cách thức đồng nhất, dù có thay đổi nhân sự hay mở rộng quy mô. Điều này cũng giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân lực: Khi các quy trình đã được chuẩn hóa, việc đào tạo nhân viên mới trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận tài liệu quy trình để hiểu rõ các yêu cầu và tiêu chuẩn công việc.

Trong chuyển đổi số:

• Tối ưu hóa quy trình với công nghệ: Chuẩn hóa quy trình là bước đầu tiên để doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ vào các hoạt động. Khi các quy trình đã được chuẩn hóa, việc tự động hóa và ứng dụng các phần mềm quản lý trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, việc áp dụng phần mềm ERP hay CRM giúp đồng bộ hóa và tự động hóa các quy trình như quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng.
• Tăng cường khả năng phân tích và ra quyết định: Với quy trình chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu chính xác và đầy đủ về hoạt động của mình. Những dữ liệu này giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt, dựa trên thông tin thực tế và không bị gián đoạn do sự thiếu nhất quán trong quy trình.
• Giảm rủi ro và sai sót: Quá trình chuyển đổi số đòi hỏi các quy trình phải được chuẩn hóa để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc triển khai công nghệ mới. Quy trình chuẩn hóa giúp giảm thiểu sai sót, tránh những sự cố ngoài ý muốn trong quá trình chuyển đổi, và đảm bảo việc tích hợp công nghệ diễn ra suôn sẻ.
• Khả năng mở rộng và thích ứng với thay đổi: Khi quy trình đã được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng và triển khai các sáng kiến chuyển đổi số khác mà không gặp phải sự gián đoạn lớn. Quy trình chuẩn hóa tạo điều kiện thuận lợi để áp dụng các công nghệ mới và thích nghi với thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Tóm lại, chuẩn hóa quy trình là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả và chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình chuyển đổi số.

Các bước chuẩn hóa quy trình

• Xác định mục tiêu quy trình: Đầu tiên, cần làm rõ mục tiêu của quy trình, đảm bảo nó phù hợp với chiến lược chung của doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu cụ thể của các bộ phận liên quan.
• Phân tích quy trình hiện tại: Đánh giá các quy trình hiện có để xác định những điểm mạnh, điểm yếu, và những vấn đề cần cải thiện. Các yếu tố như sự lặp lại, độ phức tạp hay thiếu hiệu quả cần được phân tích kỹ lưỡng.
• Xác định các bước và nguồn lực: Lập danh sách tất cả các bước trong quy trình và các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân sự, công nghệ, tài nguyên vật chất và thời gian.
• Đưa ra tiêu chuẩn và hướng dẫn chi tiết: Xây dựng các tiêu chuẩn rõ ràng cho mỗi bước trong quy trình, đảm bảo tính nhất quán và đáp ứng yêu cầu chất lượng. Đồng thời, cung cấp các hướng dẫn chi tiết để các nhân viên có thể thực hiện quy trình dễ dàng.
• Tài liệu hóa quy trình: Ghi lại quy trình dưới dạng tài liệu chuẩn hóa, dễ dàng tham khảo và chia sẻ trong nội bộ. Việc này sẽ giúp nhân viên và các bộ phận khác hiểu rõ và tuân thủ quy trình.
• Đào tạo và triển khai: Tiến hành đào tạo nhân viên về quy trình mới, đảm bảo tất cả mọi người đều nắm vững và thực hiện đúng cách. Sự tham gia và hỗ trợ của các nhà quản lý rất quan trọng trong bước này.
• Giám sát và đánh giá: Sau khi quy trình được triển khai, cần giám sát thường xuyên để đảm bảo hiệu quả. Sử dụng các chỉ số đánh giá và phản hồi từ nhân viên để theo dõi và cải tiến quy trình.
• Cải tiến liên tục: Quy trình chuẩn hóa không phải là cố định. Doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và cải tiến quy trình dựa trên các thay đổi trong môi trường kinh doanh, công nghệ mới hoặc phản hồi từ nhân viên để đảm bảo quy trình luôn tối ưu.

Tham chiếu tính năng của phần mềm liên quan khi chuẩn hóa quy trình

Tham chiếu tính năng của phần mềm liên quan có thể là một động thái cần thiết khi chuẩn hóa quy trình để đảm bảo độ phù hợp của quy trình với phần mềm sắp triển khai hoặc tận dụng lợi thế của công nghệ để đơn giản hóa hoặc tối ưu hóa quy trình. Tùy theo tính chất của quy trình, có thể cần tham khảo phần mềm ERP, phần mềm quản lý sản xuất MES, CRM hay phần mềm KPI.

• Tối ưu hóa quy trình: Tham chiếu tính năng của phần mềm có thể giúp xác định các bước quy trình có thể được tự động hóa hoặc cải tiến nhờ vào công nghệ. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình, giảm bớt công sức thủ công và tiết kiệm thời gian.
• Đảm bảo tính khả thi và phù hợp: Khi chuẩn hóa quy trình, việc tham chiếu các tính năng của phần mềm giúp đảm bảo rằng quy trình sẽ dễ dàng được triển khai và hỗ trợ bởi công cụ công nghệ hiện có, tránh tình trạng quy trình không thể thực hiện hoặc không tương thích với các công cụ sẵn có trong hệ thống của doanh nghiệp.
• Xây dựng quy trình linh hoạt: Các phần mềm quản lý quy trình có thể cung cấp những tính năng linh hoạt như phân quyền, theo dõi tiến độ, hoặc báo cáo tự động, điều này giúp quy trình chuẩn hóa có thể được điều chỉnh và kiểm soát hiệu quả hơn trong suốt quá trình triển khai.
• Tăng cường hiệu quả và chính xác: Sử dụng phần mềm trong quá trình chuẩn hóa giúp giảm thiểu lỗi do con người, đảm bảo các bước quy trình được thực hiện đúng đắn và đồng bộ. Các tính năng như cảnh báo, kiểm tra dữ liệu đầu vào, hoặc ghi lại các hoạt động sẽ giúp nâng cao độ chính xác và giảm thiểu sai sót.
• Tăng tính minh bạch: Phần mềm có thể cung cấp các công cụ để giám sát và báo cáo quy trình một cách trực quan, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát hiệu quả công việc, đồng thời cung cấp dữ liệu minh bạch cho việc cải tiến quy trình sau này.
• Linh hoạt trong thay đổi và mở rộng quy trình: Nếu doanh nghiệp cần thay đổi hoặc mở rộng quy trình trong tương lai, phần mềm có thể dễ dàng hỗ trợ việc điều chỉnh quy trình chuẩn hóa mà không gặp phải khó khăn lớn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển dài hạn.

Nên tự chuẩn hóa quy trình hay thuê tư vấn

Việc quyết định tự chuẩn hóa quy trình hay thuê tư vấn phụ thuộc vào một số yếu tố cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là những điểm mạnh và yếu của cả hai lựa chọn:

Tự chuẩn hóa quy trình:

Ưu điểm:

• Hiểu rõ doanh nghiệp: Doanh nghiệp tự chuẩn hóa quy trình có thể đảm bảo rằng các quy trình được xây dựng phù hợp với đặc thù và văn hóa tổ chức của mình.
• Chi phí thấp hơn: Không cần chi trả phí tư vấn, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát quá trình chuẩn hóa, dễ dàng điều chỉnh và thay đổi khi cần thiết.

Nhược điểm:

• Thiếu kinh nghiệm chuyên môn: Nếu đội ngũ không có đủ kinh nghiệm, có thể gặp khó khăn trong việc nhận diện vấn đề và xây dựng quy trình hiệu quả.
• Tốn thời gian: Quá trình tự chuẩn hóa có thể kéo dài, vì cần thời gian để nghiên cứu, thử nghiệm và điều chỉnh quy trình.
• Khó khăn trong việc áp dụng công nghệ: Nếu không có kiến thức về công nghệ hoặc các công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc ứng dụng phần mềm quản lý quy trình hoặc tự động hóa.

Thuê tư vấn chuẩn hóa quy trình:

Ưu điểm:

• Kinh nghiệm chuyên môn: Các công ty tư vấn thường có đội ngũ chuyên gia với kinh nghiệm lâu năm trong việc chuẩn hóa quy trình, giúp xác định nhanh chóng những điểm yếu và cải thiện quy trình hiệu quả.
• Tiết kiệm thời gian: Tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chuẩn hóa, từ đó nhanh chóng áp dụng quy trình mới vào công việc.
• Áp dụng công nghệ hiện đại: Các chuyên gia tư vấn có thể giúp doanh nghiệp áp dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

Nhược điểm:

• Chi phí cao: Việc thuê tư vấn thường đi kèm với chi phí đáng kể, đặc biệt đối với các công ty tư vấn lớn hoặc khi cần một dự án dài hạn.
• Không hoàn toàn phù hợp với đặc thù doanh nghiệp: Dù tư vấn có kinh nghiệm, nhưng quy trình chuẩn hóa do bên ngoài xây dựng có thể không hoàn toàn phù hợp với văn hóa hoặc nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Thiếu sự tham gia của nhân viên: Khi thuê tư vấn bên ngoài, các nhân viên trong công ty có thể không được tham gia nhiều vào quá trình chuẩn hóa, dẫn đến sự thiếu gắn kết và khó khăn trong việc thực hiện quy trình sau này.

Tóm lại:

• Lựa chọn tự chuẩn hóa quy trình nếu doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự đủ năng lực và thời gian để thực hiện, đồng thời chi phí là yếu tố cần cân nhắc.
• Lựa chọn thuê tư vấn nếu doanh nghiệp cần sự chuyên môn cao, muốn tiết kiệm thời gian, và có ngân sách để đầu tư vào việc cải thiện quy trình một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trong nhiều trường hợp, kết hợp cả hai cũng là lựa chọn hợp lý: Doanh nghiệp có thể thuê tư vấn để thiết lập quy trình chuẩn hóa cơ bản, sau đó tự duy trì và điều chỉnh quy trình trong dài hạn.

Tham khảo Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Quy trình của OCD

Một số dự án tư vấn xây dựng quy trình tiêu biểu:

Tư vấn Chuẩn hóa Quy trình và Dữ liệu cho Nhà máy Z183

Tư vấn Chuẩn hóa Quy trình và cung cấp phần mềm MES, ERP cho Nhà máy Sản xuất Thiết bị Điện tử