Chiến lược truyền thông là gì? Các bước thiết kế chiến lược

Last updated on 6 February, 2025

Như nhà lãnh đạo vĩ đại Nelson Mandela đã từng nói: ‘Giáo dục là vũ khí mạnh nhất mà bạn có thể sử dụng để thay đổi thế giới.’ Trong bối cảnh kinh doanh, truyền thông chính là ‘vũ khí’ giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng, xây dựng thương hiệu và đạt được những thành công bền vững. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và công cụ cần thiết để xây dựng một chiến lược truyền thông hiệu quả, giúp doanh nghiệp của bạn đạt được những mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

Chiến lược truyền thông là gì?

Chiến lược truyền thông (Communications Strategy) là một kế hoạch tổng thể và chi tiết, vạch ra cách thức một tổ chức hoặc doanh nghiệp sẽ giao tiếp với các bên liên quan (stakeholders) của mình, cả bên trong lẫn bên ngoài. Nó bao gồm việc xác định rõ mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, kênh truyền thông phù hợp và các hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu.

3 yếu tố chính của chiến lược truyền thông là gì?

Các yếu tố trong chiến lược truyền thông

1. Phân tích khách hàng tiềm năng: Hiểu rõ đối tượng mục tiêu là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc xác định đối tượng là ai, nhu cầu, sở thích và hành vi của họ là gì, và doanh nghiệp có thể tiếp cận họ ở đâu. Việc phân tích này giúp điều chỉnh thông điệp và lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp.
2. Phát triển thông điệp: Việc xây dựng thông điệp là yếu tố then chốt trong chiến lược truyền thông. Thông điệp cần được thiết kế sao cho vừa truyền tải được thông tin một cách rõ ràng, vừa thu hút được sự chú ý của đối tượng mục tiêu. Để làm được điều này, cần cân nhắc kỹ lưỡng mục tiêu kinh doanh, mục tiêu truyền thông, đặc điểm của đối tượng, cũng như giọng điệu, ngôn ngữ và nội dung phù hợp. Thông điệp hiệu quả sẽ tạo được ấn tượng sâu sắc và thúc đẩy hành động từ phía người nhận.
3. Lựa chọn và triển khai kênh: Chọn đúng kênh truyền thông để tiếp cận đối tượng mục tiêu là rất quan trọng. Hiện nay, doanh nghiệp có thể tận dụng đa dạng các kênh như email, website, phương tiện truyền thông truyền thống (banner, biển quảng cáo), tổ chức sự kiện hoặc mạng xã hội. Đặc biệt, các kênh được chọn phải phù hợp với đối tượng khách hàng tiềm năng và thông điệp muốn truyền tải.

Sự khác biệt giữa truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài

Sự khác biệt này nằm ngay trong tên gọi. Một chiến lược truyền thông hiệu quả bao gồm cả truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài, mỗi loại phục vụ một mục đích và đối tượng khác nhau.

Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ đề cập đến việc trao đổi thông tin nội bộ trong một tổ chức, chủ yếu hướng đến nhân viên và các bên liên quan trong doanh nghiệp. Nó tập trung vào việc tạo ra cảm giác thống nhất và đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ các mục tiêu, chính sách, tin tức cập nhật và sáng kiến mới của công ty. Các mục tiêu của truyền thông nội bộ thường bao gồm cải thiện sự gắn kết của nhân viên, tạo điều kiện hợp tác, giúp nhân viên thấu hiểu và đi theo sứ mệnh cũng như giá trị của tổ chức.

Ví dụ về truyền thông nội bộ:

• Truyền thông từ trên xuống (Top-down communication): Lãnh đạo truyền đạt các thông điệp quan trọng cho nhân viên, chẳng hạn như các chính sách mới hoặc quyết định chiến lược.
• Truyền thông từ dưới lên (Bottom-up communication): Nhân viên cung cấp phản hồi, chia sẻ ý tưởng hoặc báo cáo các vấn đề cho lãnh đạo.
• Truyền thông ngang hàng: Đồng nghiệp trao đổi thông tin và hợp tác trong các dự án.

Truyền thông bên ngoài

Mặt khác, truyền thông bên ngoài đề cập đến cách một tổ chức giao tiếp với các cá nhân bên ngoài công ty, chẳng hạn như khách hàng, đối tác, nhà đầu tư hoặc công chúng. Mục tiêu chính của truyền thông bên ngoài là xây dựng và duy trì mối quan hệ, quảng bá thương hiệu và đảm bảo rằng thông điệp của công ty được truyền tải hiệu quả đến đối tượng mục tiêu của mình.

Ví dụ về truyền thông bên ngoài:

• Chiến dịch marketing: Quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua quảng cáo, mạng xã hội hoặc tiếp thị qua email.
• Quan hệ công chúng: Quản lý hình ảnh của tổ chức thông qua thông cáo báo chí, phỏng vấn và xây dựng quan hệ với các bên truyền thông.
• Giao tiếp với khách hàng: Cung cấp hỗ trợ khách hàng hoặc chia sẻ thông tin cập nhật về sản phẩm qua email, trò chuyện trực tiếp, điện thoại hoặc mạng xã hội.

Các bước thiết kế chiến lược truyền thông

Dưới đây là các bước thiết kế và triển khai chiến lược mà bạn có thể tham khảo:

Xác định mục tiêu

• Tại sao bạn cần truyền thông? Mục tiêu này cần xuất phát từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Ví dụ:
  • Doanh số bán hàng đang giảm sút, cần tăng cường nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng mới.
  • Doanh nghiệp muốn giới thiệu một sản phẩm mới ra thị trường.
  • Doanh nghiệp muốn xây dựng hình ảnh là một đối tác đáng tin cậy trong ngành.
• Mục tiêu SMART: Để mục tiêu có tính khả thi, hãy đảm bảo đáp ứng tiêu chí SMART:
  • Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần được diễn đạt rõ ràng, không mơ hồ. Ví dụ: “Tăng 20% doanh số bán hàng trong quý 4” thay vì “Tăng doanh số”.
  • Measurable (Đo lường được): Cần có cách để đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu. Ví dụ: “Số lượng khách hàng truy cập website”, “Tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng”…
  • Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu cần phù hợp với nguồn lực và khả năng của doanh nghiệp.
  • Relevant (Liên quan): Mục tiêu cần phù hợp với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp.
  • Time-bound (Có thời hạn): Cần xác định thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu.

Phân tích đối tượng mục tiêu

• Ai là người bạn muốn tiếp cận? Càng hiểu rõ về đối tượng, bạn càng có thể truyền tải thông điệp hiệu quả. Hãy trả lời các câu hỏi sau:
  • Họ là ai? (Tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp, thu nhập, trình độ học vấn…)
  • Họ sống ở đâu? (Thành thị, nông thôn, vùng miền…)
  • Họ có sở thích, mối quan tâm gì?
  • Họ thường sử dụng những kênh truyền thông nào?
  • Họ có những nhu cầu, mong muốn, vấn đề gì liên quan đến sản phẩm/dịch vụ của bạn?
• Tạo chân dung khách hàng (Buyer Persona): Dựa trên những thông tin đã thu thập, hãy tạo ra một hoặc một vài chân dung khách hàng đại diện cho đối tượng mục tiêu của bạn. Điều này giúp bạn hình dung rõ hơn về khách hàng của mình và đưa ra các quyết định truyền thông phù hợp.

Phát triển thông điệp chính

• Bạn muốn nói gì với khách hàng? Thông điệp cần truyền tải được giá trị mà sản phẩm/dịch vụ của bạn mang lại cho khách hàng, đồng thời phải phù hợp với mục tiêu truyền thông và đặc điểm của đối tượng mục tiêu.
• Thông điệp cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ và tạo ấn tượng.
• Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng mục tiêu.
• Tập trung vào lợi ích của khách hàng, không chỉ tính năng của sản phẩm.

Lựa chọn kênh truyền thông

• Bạn sẽ tiếp cận khách hàng bằng cách nào? Mỗi kênh truyền thông có những ưu và nhược điểm riêng. Hãy lựa chọn kênh phù hợp với đối tượng mục tiêu, thông điệp và ngân sách của bạn.
• Một số kênh truyền thông phổ biến:
  • Mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, TikTok…
  • Email marketing: Gửi email cho khách hàng để giới thiệu sản phẩm, chia sẻ thông tin, xây dựng mối quan hệ…
  • Quảng cáo trực tuyến: Google Ads, Facebook Ads, quảng cáo trên các website…
  • Báo chí: Đăng bài viết, phỏng vấn trên báo in, báo điện tử…
  • Truyền hình, radio: Phát quảng cáo trên truyền hình, radio…
  • Sự kiện: Tổ chức hội thảo, triển lãm, buổi ra mắt sản phẩm…
  • PR: Quan hệ công chúng, hợp tác với báo chí để đưa tin về doanh nghiệp…
• Sử dụng đa kênh: Để đạt hiệu quả cao nhất, bạn nên kết hợp nhiều kênh truyền thông khác nhau.

Xây dựng kế hoạch nội dung

• Bạn sẽ tạo ra những nội dung gì để thu hút khách hàng? Nội dung cần đa dạng, hấp dẫn, phù hợp với từng kênh truyền thông và đáp ứng được nhu cầu của đối tượng mục tiêu.
• Một số loại nội dung phổ biến:
  • Bài viết: Bài viết trên website, blog, mạng xã hội…
  • Hình ảnh: Hình ảnh sản phẩm, infographic, ảnh chế…
  • Video: Video giới thiệu sản phẩm, video hướng dẫn, video quảng cáo…
  • Infographic: Hình ảnh hóa thông tin, giúp người đọc dễ hiểu hơn…
  • Ebook, Whitepaper: Tài liệu chuyên sâu về một chủ đề nào đó…
• Lên lịch xuất bản nội dung: Cần có lịch trình cụ thể để đảm bảo nội dung được đăng tải đều đặn và đúng thời điểm.

Thiết lập ngân sách

• Bạn sẽ chi bao nhiêu tiền cho chiến dịch truyền thông này? Cần xác định rõ ngân sách dành cho từng hoạt động cụ thể, ví dụ như:
  • Chi phí quảng cáo trên các kênh truyền thông.
  • Chi phí sản xuất nội dung (ví dụ: thuê người viết bài, quay video, thiết kế hình ảnh…).
  • Chi phí tổ chức sự kiện.
  • Chi phí thuê nhân viên hoặc agency truyền thông.

Lập kế hoạch thực hiện

• Ai sẽ làm gì? Khi nào làm? Cần phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm, đồng thời xác định thời gian cụ thể để hoàn thành từng công việc.
• Sử dụng công cụ quản lý dự án: Các công cụ như Trello, Asana, Google Calendar… có thể giúp bạn quản lý công việc và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.

Đo lường và đánh giá

• Làm sao để biết chiến dịch truyền thông có thành công hay không? Cần xác định các chỉ số KPI đo lường cụ thể, ví dụ như:
  • Số lượng người tiếp cận thông điệp.
  • Số lượng tương tác (like, share, comment…).
  • Số lượng truy cập website.
  • Tỷ lệ chuyển đổi (ví dụ: từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế).
  • Doanh số bán hàng.
• Sử dụng các công cụ phân tích: Google Analytics, Facebook Insights… là những công cụ hữu ích để đo lường và đánh giá hiệu quả truyền thông.

Điều chỉnh và cải tiến

• Dựa trên kết quả đo lường, bạn cần điều chỉnh và cải tiến chiến lược truyền thông như thế nào?
• Lắng nghe phản hồi từ khách hàng và đối tác.
• Theo dõi xu hướng thị trường và đối thủ cạnh tranh.
• Luôn sẵn sàng thử nghiệm những phương pháp mới.

Ví dụ về các chiến lược truyền thông của doanh nghiệp

Có rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai thành công các chiến lược truyền thông hiệu quả. Dưới đây là một vài ví dụ cụ thể, mỗi ví dụ thể hiện một cách tiếp cận và thành công khác nhau:

Chiến dịch truyền thông “Đi để trở về” của Biti’s

Chiến dịch “Đi để trở về” của Biti’s

Mục tiêu: Tăng nhận diện thương hiệu Biti’s và tạo sự gắn kết với khách hàng, đặc biệt là giới trẻ.

Chiến lược:

• Xây dựng câu chuyện ý nghĩa về hành trình “Đi để trở về” gắn liền với dịp Tết Nguyên Đán.
• Sử dụng các kênh truyền thông đa dạng như video trên YouTube, mạng xã hội, báo chí và hợp tác với người nổi tiếng.
• Tạo ra một thông điệp truyền cảm hứng, chạm đến trái tim của khán giả.

Kết quả: Chiến dịch đã tạo được tiếng vang lớn trong cộng đồng, giúp Biti’s tăng trưởng doanh số và củng cố vị thế trên thị trường.

Chiến dịch truyền thông “Real Beauty” của Dove

Mục tiêu: Thay đổi quan niệm về vẻ đẹp, tôn vinh vẻ đẹp tự nhiên của phụ nữ.

Chiến lược:

• Thực hiện các nghiên cứu về quan niệm của phụ nữ về vẻ đẹp.
• Tạo ra các quảng cáo chân thực, không sử dụng hình mẫu lý tưởng.
• Khuyến khích phụ nữ tự tin vào vẻ đẹp của bản thân.

Kết quả: Chiến dịch đã gây ấn tượng mạnh mẽ trong xã hội, giúp Dove xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực và gắn bó với khách hàng.

Chiến dịch truyền thông “Share a Coke” của Coca-Cola

Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng và tạo sự cá nhân hóa cho sản phẩm.

Chiến lược:

• In tên riêng lên vỏ lon Coca-Cola.
• Khuyến khích khách hàng chia sẻ những lon Coca-Cola có tên của họ trên mạng xã hội.
• Tạo ra một trào lưu, thu hút sự tham gia của đông đảo người dùng.

Kết quả: Chiến dịch đã thành công rực rỡ, giúp Coca-Cola tăng doanh số bán hàng và tạo dựng mối quan hệ gắn bó với khách hàng.

Chiến dịch truyền thông “Just Do It” của Nike

Mục tiêu: Truyền cảm hứng cho mọi người vượt qua giới hạn bản thân và theo đuổi đam mê.

Chiến lược:

• Sử dụng các hình ảnh và video truyền cảm hứng về những người tập luyện thể thao.
• Hợp tác với các vận động viên nổi tiếng để lan tỏa thông điệp.
• Tạo ra một slogan mạnh mẽ, dễ nhớ và truyền động lực.

Kết quả: Chiến dịch đã trở thành một biểu tượng của Nike, giúp thương hiệu này khẳng định vị thế dẫn đầu trong ngành thể thao.

Kết luận

Tóm lại, chiến lược truyền thông là một yếu tố không thể thiếu đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bằng cách xây dựng và triển khai một chiến lược truyền thông bài bản, doanh nghiệp có thể nâng cao nhận diện thương hiệu, tăng cường uy tín, thu hút và giữ chân khách hàng, đồng thời đạt được những lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

——————————-