Check sheet là gì? Các loại phiếu kiểm tra chất lượng phổ biến

Last updated on 14 September, 2024

Check sheet (Phiếu kiểm tra chất lượng) là gì?

Khái niệm về Check sheet

Check sheet (Phiếu kiểm tra chất lượng) là một biểu mẫu đơn giản, có cấu trúc được sử dụng để thu thập và phân tích dữ liệu một cách có hệ thống. Nó có thể thu thập cả dữ liệu định tính và định lượng. Check sheet là một trong những công cụ trong quan trọng của dự án Lean Six Sigma trong việc thu thập dữ liệu. Phiếu kiểm tra chất lượng là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng của tiến sĩ Kaoru Ishikawa.

Khi nào nên sử dụng Check sheet?

• Thu thập và phân tích dữ liệu
• Giám sát quy trình sản xuất và hiệu suất
• Truy xuất dữ liệu lịch sử để xác định và giải quyết các vấn đề trong chất lượng hay quy trình
• Xác định các vị trí xảy ra sai lỗi
• Nhìn ra xu hướng theo thời gian
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Kết hợp với phương pháp 5 whys)

Các loại Check sheet

Có rất nhiều loại Check sheet bạn có thể sử dụng. Danh sách dưới đây có thể không đầy đủ vì trong các dự án khác nhau thì người quản lý sẽ điều chỉnh lại Check sheet sao cho phù hợp với nhu cầu của bản thân họ, cũng như của đội nhóm. Dẫu sao thì 5 ví dụ dưới đây là các loại Check sheet phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo:

Check sheet định lượng các sai lỗi theo phân loại

Các sai lỗi có thể bắt nguồn từ nhiều vấn đề và thay đổi như mẻ, bong tróc, vết nứt, dị thường về kích thước,… Do đó, loại Check sheet này được sử dụng để đánh giá xem loại sai lỗi nào xảy ra thường xuyên hơn những loại khác. Điều này làm sáng tỏ các điểm nghẽn trong quy trình và xác định các khu vực cần cải thiện.

Dữ liệu từ loại phiếu kiểm tra chất lượng này nên được sắp xếp và tổng hợp thành một biểu đồ Pareto. Bằng cách đó, đội nhóm có thể dễ dàng thấy được sai lỗi nào nên được giải quyết trước do nó thường xuyên xuất hiện hơn các loại khác.

Ví dụ về Check sheet định lượng sai lỗi theo phân loại

Check sheet phân bố xác suất của các yếu tố trong quy trình

Phiếu kiểm tra chất lượng này có thể vô cùng hữu ích trong việc thu thập dữ liệu phân bố tần suất chính khi đo lường một quy trình và thu thập thông tin về hiệu suất của nó. Chức năng chính của nó là cung cấp cho bạn một biểu đồ mô tả trực quan về sự phân bố xác suất của một số yếu tố trong quy trình. Điều này giúp bạn dễ dàng quan sát và hiểu được quy trình bằng một cái liếc qua một phiếu phân bố xác suất.

Check sheet định lượng sai lỗi theo vị trí

Loại phiếu kiểm tra chất lượng này là một bản đồ, sơ đồ hoặc bản vẽ của một đối tượng được sản xuất được nhìn từ mọi góc độ. Người giám sát chất lượng sẽ nhìn vào sản phẩm hoàn thiện trên dây chuyền lắp ráp và so sánh nó với hình ảnh ban đầu. Sau đó, họ sẽ đánh dấu trên hình ảnh đó nơi xuất hiện các sai lỗi trên sản phẩm thực tế. Đánh giá này cho phép các nhà sản xuất xác định chính xác tần suất trong không gian của các loại sai lỗi như bóng bóng sơn, chảy sơn hoặc xước sơn.

Ví dụ về Check sheet định lượng sai lỗi theo vị trí

Check sheet định lượng sai lỗi theo nguyên nhân

Loại phiếu kiểm tra được sử dụng kết hợp với Biểu đồ xương cá, vì cả hai đều được sử dụng để xác định nguyên nhân của các khuyết tật sau khi bị phát hiện bởi công nhân. Check sheet này bao gồm một số cột với các nguyên nhân có khả năng xảy ra của khuyết tật đó. Khung 6M thường được sử dụng để điền vào các cột này. 6M ở đây bao gồm: con người (Manpower), máy móc (Machine), phương pháp (Method), nguyên vật liệu (Material), đo lường (Measurement) và môi trường (Mother Nature).

Thay vì dấu tích (✓), người giám sát sẽ sử dụng các ký hiệu khác nhau để đại diện cho các từng loại khuyết tật khác nhau. Sau đó, họ sẽ quan sát quy trình sản xuất và ghi lại một ký hiệu đại diện cho từng khuyết tật tiềm năng.

Việc thu thập dữ liệu mang hơi hướng định tính vì nó đến từ bản năng của người giám sát khi họ gắn các ký hiệu với những gì họ nghĩ có khả năng là vấn đề. Tuy vậy thì nó cũng là cách thức hữu hiệu để khám phá nguyên nhân gốc rễ gây nên các vấn đề sản xuất.

Check sheet theo dõi các quy trình nhiều bước

Đây là loại Check sheet đơn giản nhất – bạn có thể thường xuyên gặp loại này – nó thường được gọi là “Checklist”. Nó bao gồm một danh sách các bước phải tuân theo theo một thứ tự chính xác để hoàn thành một nhiệm vụ. Các bước này có thể được đánh dấu “tick” (✓) khi hoàn thành để giúp người dùng chuyển sang một quy trình dài hơn và phức tạp hơn.

Lợi ích khi sử dụng Check sheet

Check sheet được dùng với nhiều mục đích, bao gồm kiểm soát chất lượng, thu thập dữ liệu hiệu quả và trực quan hóa các sai lỗi, tần suất hay sự kiện.

Lợi ích khi sử dụng Check sheet

Kiểm soát chất lượng

Check sheet rất quan trọng trong kiểm soát chất lượng, cho phép bạn xác định các sai lỗi và hỗ trợ việc phân tích quy trình sản xuất. Nó đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống để thu thập và ghi nhận dữ liệu, giúp các nhóm phát hiện vấn đề thường xuyên và các khu vực cần cải tiến. Check sheet có khả năng biểu diễn trực quan các mẫu dữ liệu, giúp đội nhóm dễ xác định xu hướng hiện tại và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các khuyết tật trong quá trình sản xuất.

Thu thập dữ liệu

Check sheet cải thiện quy trình thu thập dữ liệu một cách đáng kể. Nó là một công cụ có cấu trúc giúp ghi nhận và sắp xếp dữ liệu khoa học. Từ đó, đội nhóm dễ dàng phát hiện đặc điểm và xu hướng tổng thể của bộ dữ liệu. Ngoài ra, việc thu thập dữ liệu theo thời gian thực về các khía cạnh khác nhau của hoạt động vận hành cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện các cải tiến có mục tiêu.

Check sheet khuyến khích một văn hóa cải tiến liên tục trong doanh nghiệp. Hơn nữa, nó còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn hóa quy trình thu thập dữ liệu, cải thiện độ tin cậy và gia tăng hiệu quả khi ra quyết định.

Cải tiến quy trình

Check sheet là công cụ hữu ích trong việc tổ chức và phân tích dữ liệu, sớm phát hiện ra những bất thường trong quy trình. Công cụ trực quan này giúp nhóm dễ dàng nhận ra các khâu cần cải tiến, từ đó ra quyết định và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Do việc cải tiến được thực hiện dựa trên bằng chứng rõ ràng nên các thay đổi sẽ luôn có đóng góp tích cực vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Tính đơn giản và linh hoạt của Check sheet khiến nó trở nên dễ tiếp cận với nhiều ngành công nghiệp và các bộ phận chức năng khác nhau. Vì thế, ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng rộng rãi công cụ này kết hợp với các phương pháp Lean (quản lý tinh gọn) khác để theo đuổi vận hành xuất sắc (Operational Excellence).

Các bước đơn giản thiết kế một Check sheet

• Chọn vấn đề cần được giải quyết và sau đó xây dựng các khái niệm cơ bản xoay quanh vấn đề.
• Xác định thời điểm bắt đầu và thời gian cần thu thập dữ liệu.
• Lấy một tài liệu trống và thiết kế nó để có thể ghi lại dữ liệu nhanh chóng. Ví dụ, ghi lại các lỗi bằng cách sử dụng dấu tích hoặc các ký hiệu tương tự trong hộp kiểm được đặt bên cạnh loại sai lỗi.
• Thực hiện một thử nghiệm trong thời gian ngắn để đảm bảo rằng nó phục vụ mục đích thu thập dữ liệu một cách hợp lý.
• Sau khi được kiểm tra và xác nhận, Check sheet này đã sẵn sàng để sử dụng.

Kết luận

Check sheet cần được cân nhắc và duy trì thường xuyên để bảo đảm hiệu quả liên tục trong việc hỗ trợ các biện pháp kiểm soát chất lượng và cải tiến quy trình. Nếu không được cập nhật thường xuyên, phiếu kiểm tra này có thể trở nên lỗi thời, không có nhiều tác dụng và dẫn đến các sai lỗi không được phát hiện trong quá trình sản xuất.

——————————-