BOM là gì? Toàn tập về định mức nguyên vật liệu

Khái niệm bom là gì?

Bom là viết tắt của cụm từ Bill of Materials trong tiếng Anh. Nó là một danh sách có cấu trúc bao gồm mọi nguyên liệu và linh kiện. Nó liệt kê đầy đủ số lượng cần thiết để sản xuất hoặc sửa chữa một sản phẩm. Ngoài ra, tài liệu này còn chứa tên, mô tả chi tiết và chi phí của từng vật tư.

Tài liệu này cũng đi kèm các hướng dẫn về cách thu mua và sử dụng vật liệu. Nhờ vào khối lượng dữ liệu khổng lồ, nó đóng vai trò như một hồ sơ trung tâm. Hồ sơ này ghi nhận toàn bộ vật tư và quy trình để tạo ra một thành phẩm.

Mục đích cốt lõi của danh sách bom là gì?

Mục đích chính của công cụ này là cung cấp một danh sách vật tư toàn diện. Tuy nhiên, vai trò của nó ngày nay đã vượt xa việc chỉ liệt kê các bộ phận. Nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhà máy.

Trong lịch sử, nhu cầu quản lý vật tư chính xác xuất hiện từ Thế chiến thứ nhất. Khi đó, sự khan hiếm tài nguyên buộc các nhà sản xuất phải tối đa hóa hiệu quả. Khi ngành sản xuất phát triển, công cụ này đã được tích hợp vào hệ thống máy tính. Ngày nay, nó phục vụ những mục đích sống còn sau:

• Tập trung thông tin: Đảm bảo mọi phòng ban làm việc dựa trên cùng một nguồn dữ liệu chuẩn.

• Lên kế hoạch hiệu quả: Dự báo chính xác nhu cầu vật liệu để tránh thiếu hụt hàng hóa.

• Kiểm soát chi phí: Chi tiết hóa từng thành phần để ước tính ngân sách chính xác.

• Đảm bảo chất lượng: Tiêu chuẩn hóa vật liệu và quy trình trên mọi dây chuyền.

Nếu bạn muốn hiểu thêm về quản lý tài nguyên, hãy tham khảo các tài liệu Wikipedia về MRP.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng bom?

Công cụ này tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra nhanh chóng và chính xác. Việc xác định trước mọi thành phần giúp nhà máy đánh giá đúng năng lực hiện tại. Họ sẽ biết mình đã có đủ đồ nghề để bắt đầu công việc hay chưa. Điều này giúp giảm thiểu tối đa rủi ro chậm trễ tiến độ.

Nó cũng hạn chế tình trạng thừa mứa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu đột xuất. Các công ty làm việc với nhà thầu phụ rất cần cung cấp bản định mức này. Nó đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng 100% các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra. Ngược lại, sản xuất mà không có danh sách này sẽ dễ dẫn đến sai sót tốn kém.

Ai là người lập định mức nguyên vật liệu?

Tạo ra một danh sách chuẩn là nỗ lực hợp tác của nhiều phòng ban. Các bộ phận thường tham gia bao gồm thiết kế, kỹ thuật, mua hàng và sản xuất. Mỗi nhóm đóng góp kiến thức chuyên môn để đảm bảo tài liệu được toàn diện.

• Bộ phận thiết kế: Khởi tạo hình dáng và chức năng của sản phẩm ban đầu.

• Bộ phận kỹ thuật: Chia nhỏ sản phẩm thành các cụm lắp ráp và gán mã số.

• Bộ phận mua hàng (Procurement): Thêm thông tin nhà cung cấp, thời gian giao hàng và đơn giá.

• Bộ phận sản xuất: Đánh giá tính khả thi và bổ sung các ghi chú thao tác máy móc.

Hai cấu trúc cơ bản của một danh sách bom

Cách trình bày dữ liệu vật tư có thể được chia thành hai dạng chính. Việc lựa chọn cấu trúc phụ thuộc vào độ phức tạp của thành phẩm.

Cấu trúc một cấp (single-level)

Ở dạng này, mỗi bộ phận cấu thành sản phẩm chỉ được liệt kê đúng một lần. Nó khá giống với một tờ danh sách đi siêu thị thông thường. Cấu trúc này rất dễ lập nhưng lại không thể hiện được mối quan hệ lắp ráp.

Ví dụ, nếu tay nắm cửa xe ô tô bị lỗi, cấu trúc này rất khó truy xuất. Nó không phân biệt được đâu là linh kiện của tay nắm, đâu là linh kiện của cửa. Do đó, định mức một cấp chỉ phù hợp với các sản phẩm thật sự đơn giản.

Cấu trúc nhiều cấp (multi-level)

Ngược lại với loại một cấp, cấu trúc này thể hiện rõ mối quan hệ cha – con. Nó phác thảo sự liên kết giữa thành phẩm, cụm lắp ráp và linh kiện nhỏ nhất. Nó thường dùng cách thụt lề dòng để biểu thị cấp độ của từng vật tư.

Một cụm lắp ráp nhỏ có thể chứa hàng chục linh kiện con khác. Khi có thay đổi ở cấp độ cha, dữ liệu sẽ tự động cập nhật xuống cấp con. Vì tính logic này, hầu hết các mặt hàng phức tạp đều dùng cấu trúc nhiều cấp.

Các thành phần bắt buộc trong danh sách vật tư

Một tệp tài liệu chuẩn mực không thể thiếu các trường thông tin cơ bản sau. Lưu ý rằng tài liệu này chỉ tính chi phí vật tư, không bao gồm chi phí nhân công.

• Cấp độ (Level): Vị trí của vật tư trong hệ thống phân cấp lắp ráp.

• Mã phụ tùng (Part Number): Dãy số định danh duy nhất cho mỗi linh kiện.

• Tên phụ tùng (Part Name): Tên gọi chung giúp nhân viên dễ dàng nhận diện nhanh chóng.

• Giai đoạn (Phase): Trạng thái vòng đời của vật tư (đang thiết kế, đang sản xuất).

• Mô tả (Description): Phân biệt rõ các vật tư có vẻ ngoài giống nhau.

• Số lượng (Quantity): Số định mức cần dùng để tạo ra một cụm thành phẩm.

• Đơn vị tính (Unit Measure): Đơn vị đo lường khi thu mua (cái, mét, kg, lít).

• Loại thu mua: Vật tư này là hàng tự sản xuất hay đi mua ngoài.

• Ghi chú: Hướng dẫn thêm về tiêu chuẩn hoặc danh sách nhà cung cấp thay thế.

Phân loại các định mức bom phổ biến hiện nay

Tùy vào từng giai đoạn của vòng đời sản phẩm, tài liệu này có nhiều biến thể. Mỗi loại sẽ phục vụ một mục đích chuyên biệt khác nhau.

Định mức kỹ thuật (EBOM)

EBOM (Engineering Bill of Materials) được thiết lập khi sản phẩm đang trong giai đoạn thiết kế. Nó xác định bản vẽ thiết kế nguyên bản của một mặt hàng. Định mức này thường do các kỹ sư tạo ra thông qua phần mềm vẽ kỹ thuật CAD.

Định mức bán hàng (SBOM)

SBOM liệt kê các sản phẩm và thành phần dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng. Nó được phát triển trực tiếp từ hồ sơ bán hàng. Nó thể hiện chính xác những gì khách hàng đã yêu cầu tùy chỉnh trước đó.

Định mức sản xuất (MBOM)

Định mức sản xuất được dùng trực tiếp dưới xưởng khi chạy máy. Nó xác định mọi linh kiện cần thiết để tạo ra mặt hàng có thể xuất xưởng. Tài liệu này bao gồm cả bao bì đóng gói và tỷ lệ hao hụt vật tư cho phép.

Dữ liệu của MBOM thường được đồng bộ trực tiếp vào phần mềm máy tính. Để quản lý tốt các loại định mức này, bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý kho nhà máy.

Hướng dẫn 7 bước tạo bom chuẩn xác

Việc tạo ra một hồ sơ vật tư chính xác sẽ giải phóng rất nhiều nguồn lực. Các kỹ sư và nhân viên kế hoạch có thể làm theo 7 bước cơ bản sau:

1. Xác định dữ liệu cần đưa vào: Cần quyết định xem có đưa các vật tư tiêu hao (keo dán, dây điện) vào hay không. Việc đưa vào từ đầu giúp đảm bảo không bị thiếu hụt khi sản xuất.

2. Tập trung quyền kiểm soát: Gom tất cả thông tin từ các phần mềm rời rạc về một cơ sở dữ liệu duy nhất.

3. Phân quyền chỉnh sửa: Giới hạn số lượng người có quyền sửa đổi tài liệu để tránh nhầm lẫn.

4. Theo dõi lịch sử sửa đổi: Mọi thay đổi về vật tư phải được ghi nhận và truy xuất được tác giả.

5. Chọn định dạng trình bày: Quyết định dùng cấu trúc một cấp hay nhiều cấp cho phù hợp với sản phẩm.

6. Bắt đầu liệt kê: Lên danh sách toàn bộ vật tư từ cụm lớn nhất đến linh kiện nhỏ nhất.

7. Tinh chỉnh liên tục: Cập nhật ngay khi có sự thay đổi về kỹ thuật hoặc nhà cung cấp vật liệu.

Tối ưu hóa định mức với hệ thống ERP

Chuẩn bị và quản lý vật tư bằng phương pháp thủ công rất dễ xảy ra sai sót. Khối lượng dữ liệu khổng lồ có thể khiến các bảng tính Excel trở nên quá tải. Đây là lúc các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) phát huy tác dụng.

Phần mềm ERP giúp tự động hóa quá trình phát triển danh sách vật liệu. Hệ thống sẽ tự động theo dõi các thay đổi thiết kế theo thời gian thực. Nó chỉ ra những điểm bất thường giữa phòng kỹ thuật và dưới xưởng lắp ráp.

Một danh sách định mức chính xác sẽ đẩy nhanh tốc độ ra quyết định. Doanh nghiệp có thể đưa mẫu mã mới ra thị trường nhanh hơn đối thủ. Bằng cách giảm thiểu sai số, công cụ này giúp nhà máy tiết kiệm hàng tỷ đồng. Ngược lại, việc quản lý kém sẽ dẫn đến tính sai giá thành và giao hàng chậm trễ.

Tóm lại, hiểu rõ BOM là gì chính là bước đệm để chuẩn hóa sản xuất. Tài liệu này là bản thiết kế hoàn hảo cho mọi hoạt động điều hành nhà máy. Sự rõ ràng của nó giúp kết nối mọi phòng ban thành một khối thống nhất. Đầu tư thời gian để xây dựng dữ liệu vật tư chuẩn là khoản đầu tư sinh lời bền vững nhất.

Đọc thêm