Hệ thống sổ sách giấy tờ cho Hộ kinh doanh

Last updated on 23 December, 2025

Từ khi Thông tư 88/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực, hệ thống sổ sách hộ kinh doanh đã có những thay đổi mang tính bước ngoặt. Việc hiểu sai hoặc thiếu sót các loại giấy tờ không chỉ khiến chủ hộ gặp khó khăn trong quản lý mà còn tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hành chính rất cao. Vậy hộ kinh doanh cần những loại sổ sách nào? Làm sao để chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý, chứng từ theo quy định mới nhất 2025? Bài viết sau đây sẽ cung cấp lộ trình chi tiết giúp bạn tối ưu hóa hệ thống sổ sách cho hộ kinh doanh của mình.”

Đối tượng nào bắt buộc phải lập sổ sách kế toán?

Theo quy định, không phải tất cả hộ kinh doanh đều phải thực hiện hệ thống sổ sách phức tạp. Các đối tượng bắt buộc bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Đây là nhóm bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán đầy đủ.
• Hộ kinh doanh quy mô lớn: Dựa trên tiêu chí doanh thu hoặc số lượng lao động (theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa).
• Hộ kinh doanh chưa đáp ứng quy mô lớn nhưng tự nguyện lựa chọn phương pháp kê khai.

Lưu ý: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán không bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán này, nhưng khuyến khích lưu trữ hóa đơn, chứng từ để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Danh mục 7 loại sổ sách kế toán bắt buộc (Theo Thông tư 88)

Thay vì hệ thống tài khoản phức tạp như doanh nghiệp, HKD chỉ cần duy trì 07 biểu mẫu sổ kế toán dưới đây để theo dõi các biến động về tài sản, nguồn vốn và doanh thu:

Quy định về chứng từ kế toán

Sổ sách chỉ có giá trị khi đi kèm với chứng từ hợp lệ. HKD cần lưu ý các loại chứng từ sau:

• Phiếu thu, Phiếu chi: Phải có đầy đủ chữ ký của người lập và người nhận/nộp tiền.
• Hóa đơn điện tử: Hiện nay 100% HKD kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
• Phiếu nhập kho, xuất kho: Dùng làm căn cứ ghi sổ S3-HKD.
• Bảng thanh toán tiền lương: Căn cứ ghi sổ S6-HKD.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện sổ sách

Hình thức ghi sổ

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn ghi sổ bằng tay (vở in sẵn) hoặc sử dụng phần mềm kế toán. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm được khuyến khích để dễ dàng kết xuất dữ liệu khi cơ quan thuế kiểm tra và đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử.

Thời gian lưu trữ

Chứng từ và sổ sách kế toán của hộ kinh doanh phải được lưu trữ ít nhất 10 năm tại địa điểm kinh doanh hoặc nơi lưu trữ an toàn để phục vụ công tác quyết toán và thanh tra thuế.

Chữ ký trên sổ sách

Sổ kế toán phải được ghi chép liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. Sau khi kết thúc kỳ kế toán năm, HKD phải đóng thành quyển và có chữ ký xác nhận của chủ hộ kinh doanh.

Lợi ích khi xây dựng hệ thống sổ sách chuẩn chỉnh

1. Tránh rủi ro pháp lý: Không bị xử phạt hành chính về hành vi vi phạm chế độ kế toán (mức phạt có thể từ 5 – 10 triệu đồng).
2. Minh bạch tài chính: Giúp chủ hộ biết chính xác lãi/lỗ, mặt hàng nào bán chạy, chi phí nào đang lãng phí.
3. Dễ dàng vay vốn: Các ngân hàng ưu tiên duyệt hồ sơ cho HKD có hệ thống sổ sách rõ ràng, chứng minh được năng lực tài chính.

Các loại sổ sách giấy tờ khác

Bên cạnh hệ thống 7 loại sổ sách kế toán bắt buộc theo Thông tư 88, để đảm bảo vận hành đúng luật và bảo vệ quyền lợi khi có thanh kiểm tra, Hộ kinh doanh (HKD) cần quản lý thêm các nhóm giấy tờ pháp lý, chứng từ và hồ sơ nhân sự sau đây:

Nhóm Giấy tờ Pháp lý (Hồ sơ “Gốc”)

Đây là những giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của hộ kinh doanh, cần lưu trữ cẩn thận tại địa điểm kinh doanh:

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (Mã số thuế): Thông báo mã số thuế của cơ quan thuế cấp.
• Giấy phép con (Nếu có): Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (Ví dụ: Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, Giấy phép phòng cháy chữa cháy, Giấy phép bán lẻ rượu/thuốc lá…).
• Hợp đồng thuê mặt bằng/Sổ đỏ: Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh hợp pháp.

Nhóm Chứng từ Kế toán (Cơ sở để ghi sổ)

Sổ sách chỉ có giá trị khi đi kèm chứng từ gốc. Theo quy định mới nhất, các chứng từ này bao gồm:

• Hóa đơn điện tử: Hóa đơn đầu vào (khi mua hàng) và hóa đơn đầu ra (khi bán hàng).

Lưu ý 2025: HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong một số lĩnh vực (ăn uống, bán lẻ…) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

• Phiếu thu – Phiếu chi: Ghi nhận các giao dịch tiền mặt thực tế.
• Phiếu nhập kho – Phiếu xuất kho: Đối với các hộ có lưu kho hàng hóa, nguyên vật liệu.
• Chứng từ ngân hàng: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng (Nên dùng riêng tài khoản kinh doanh để dễ đối chiếu).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Bắt buộc lưu trữ đối với các hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để được tính vào chi phí hợp lý.

Nhóm Hồ sơ Lao động & Nhân sự

Nếu HKD có thuê mướn lao động (kể cả người thân trong gia đình nếu có trả lương), cần có:

• Hợp đồng lao động: Bản gốc có chữ ký hai bên.
• Hồ sơ nhân viên: Bản sao CCCD, sơ yếu lý lịch, bằng cấp (nếu có).
• Bảng chấm công & Bảng thanh toán lương: Cần khớp với số liệu trên Sổ theo dõi thanh toán tiền lương (S5-HKD).
• Hồ sơ bảo hiểm (Nếu có): Từ 01/07/2025, quy định về đóng BHXH cho người lao động tại HKD có nhiều thắt chặt hơn, bạn cần lưu trữ các thông báo đóng BHXH, BHYT hàng tháng.

Nhóm Tờ khai & Giấy nộp tiền vào Ngân sách

• Tờ khai thuế định kỳ: Tờ khai thuế GTGT, TNCN (tháng hoặc quý).
• Giấy nộp tiền vào NSNN: Các biên lai, chứng từ chứng minh đã nộp thuế môn bài, thuế khoán hoặc thuế kê khai.

Tóm tắt thời hạn lưu trữ giấy tờ

Việc sắp xếp hồ sơ khoa học theo từng tháng/quý sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% thời gian khi cần đối chiếu dữ liệu với cơ quan Thuế.

Kết luận

Việc xây dựng và lưu trữ hệ thống sổ sách, giấy tờ cho hộ kinh doanh không đơn thuần là đối phó với cơ quan thuế, mà còn là thước đo sự chuyên nghiệp và ổn định của mô hình kinh doanh. Dù quy định đã được đơn giản hóa với 7 loại sổ bắt buộc, nhưng tính chính xác và kịp thời trong ghi chép vẫn là yếu tố then chốt. Hãy bắt đầu chuẩn hóa hồ sơ ngay hôm nay để tránh những khoản phạt không đáng có và tập trung hoàn toàn vào việc phát triển doanh thu.

Tham khảo

Quản lý công việc bằng Excel

Lỗi ngày tháng trong Excel và Google Sheets – nguyên nhân lỗi và cách khắc phục

Xây dựng hệ thống báo cáo bằng Google Sheets

Google Sheets là gì? Ưu điểm so với Excel và các hàm tiêu biểu

Sử dụng hàm ArrayFormula trong Google Sheets