Mô hình mua sắm tập trung – lợi ích và hạn chế

Last updated on 24 September, 2024

Mua sắm tập trung (hay còn gọi là mua sắm tập trung hóa) là một chiến lược trong quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm, trong đó một tổ chức hoặc doanh nghiệp hợp nhất các hoạt động mua sắm của mình để tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả.

Mua sắm tập trung là gì?

Mua sắm tập trung (hay còn gọi là mua sắm tập trung hóa) là một chiến lược trong quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm, trong đó một tổ chức hoặc doanh nghiệp hợp nhất các hoạt động mua sắm của mình để tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả.

Ví dụ, một tập đoàn khi cân nhắc mua và triển khai phần mềm KPI có thể mua sắm tập trung tại Tập đoàn, sau đó phân bổ cho các công ty thành viên để tối ưu hóa chi phí và tập trung dữ liệu.

Các đặc điểm chính của mua sắm tập trung bao gồm:

• Tập trung nguồn lực: Tất cả các hoạt động mua sắm được quản lý từ một bộ phận hoặc nhóm cụ thể, giúp giảm thiểu sự phân tán và tăng cường khả năng thương lượng với nhà cung cấp.
• Tiết kiệm chi phí: Do số lượng mua lớn hơn, doanh nghiệp có thể thương lượng được mức giá tốt hơn từ nhà cung cấp và giảm thiểu chi phí giao dịch.
• Quản lý rủi ro tốt hơn: Tập trung mua sắm giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn về chất lượng và nguồn gốc sản phẩm.
• Tối ưu hóa quy trình: Các quy trình mua sắm được chuẩn hóa và tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Dữ liệu và thông tin: Dễ dàng thu thập và phân tích dữ liệu về nhu cầu và hiệu suất mua sắm để đưa ra quyết định chiến lược hơn trong tương lai.

Mua sắm tập trung thường được áp dụng trong các tổ chức lớn, nơi mà việc phối hợp và quản lý hiệu quả các hoạt động mua sắm là rất quan trọng.

Lợi ích của mua sắm tập trung

Mua sắm tập trung mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức hoặc doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Tích lũy đơn hàng lớn cho phép doanh nghiệp đàm phán mức giá tốt hơn từ nhà cung cấp, giảm chi phí mua sắm.
• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Quy trình mua sắm được chuẩn hóa và tối ưu hóa, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho việc thực hiện các giao dịch mua sắm.
• Quản lý rủi ro tốt hơn: Tập trung vào một số nhà cung cấp đáng tin cậy giúp giảm thiểu rủi ro về chất lượng và nguồn gốc sản phẩm, đồng thời dễ dàng hơn trong việc theo dõi và quản lý.
• Tăng cường khả năng thương lượng: Khả năng thương lượng với nhà cung cấp mạnh mẽ hơn nhờ khối lượng mua lớn, từ đó có thể đạt được các điều khoản tốt hơn.
• Kiểm soát tốt hơn về chất lượng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát chất lượng sản phẩm khi làm việc với một số nhà cung cấp nhất định.
• Phân tích và ra quyết định tốt hơn: Dữ liệu mua sắm được tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích nhu cầu, xu hướng và hiệu suất, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược hơn.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Nhân sự và tài chính được phân bổ hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
• Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp: Việc làm việc chặt chẽ với một số nhà cung cấp nhất định có thể giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài, từ đó tạo ra sự tin tưởng và hợp tác hiệu quả hơn.

Những lợi ích này có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trong thị trường.

Hạn chế của mua sắm tập trung

Mặc dù mua sắm tập trung có nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế mà tổ chức cần cân nhắc:

• Thiếu linh hoạt: Quy trình tập trung có thể làm giảm khả năng phản ứng nhanh với những thay đổi trong nhu cầu hoặc thị trường, dẫn đến việc không kịp thời điều chỉnh chiến lược mua sắm.
• Rủi ro về phụ thuộc: Do doanh nghiệp có thể phụ thuộc vào một số nhà cung cấp nhất định, việc gặp vấn đề với những nhà cung cấp này (ví dụ: phá sản, thiếu hàng) có thể gây gián đoạn lớn trong chuỗi cung ứng.
• Giảm sự cạnh tranh: Tập trung vào một số nhà cung cấp có thể làm giảm tính cạnh tranh trong quá trình mua sắm, dẫn đến việc không có nhiều lựa chọn cho doanh nghiệp.
• Khó khăn trong quản lý: Quản lý một bộ phận mua sắm tập trung có thể phức tạp, đặc biệt khi cần điều phối giữa nhiều phòng ban và nhu cầu khác nhau trong tổ chức.
• Chi phí thiết lập: Việc thiết lập một hệ thống mua sắm tập trung có thể đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn về công nghệ và nhân sự.
• Khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu đa dạng: Trong các tổ chức lớn với nhiều bộ phận khác nhau, nhu cầu mua sắm có thể rất đa dạng, và việc tập trung có thể làm khó khăn trong việc đáp ứng những nhu cầu này.
• Đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm: Nhân sự trong bộ phận mua sắm tập trung cần có kiến thức chuyên môn cao và kỹ năng thương lượng tốt, điều này có thể yêu cầu đào tạo hoặc tuyển dụng thêm nhân lực.

Những hạn chế này cần được xem xét cẩn thận để đảm bảo rằng chiến lược mua sắm tập trung thực sự phù hợp với mục tiêu và tình hình của doanh nghiệp.

Làm thế nào để tận dụng lợi mua sắm tập trung nhưng vẫn khắc phục được hạn chế

Để tận dụng lợi ích của mua sắm tập trung và khắc phục những hạn chế, tổ chức có thể thực hiện các biện pháp sau:

• Đa dạng hóa nhà cung cấp: Mặc dù tập trung vào một số nhà cung cấp nhất định, tổ chức nên duy trì một số nhà cung cấp khác để giảm thiểu rủi ro và tăng tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng.
• Xây dựng quy trình linh hoạt: Thiết lập các quy trình linh hoạt cho phép dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi trong nhu cầu hoặc thị trường, từ đó cải thiện khả năng phản ứng.
• Đào tạo nhân sự: Đảm bảo nhân viên trong bộ phận mua sắm được đào tạo đầy đủ về kỹ năng thương lượng và quản lý chuỗi cung ứng để nâng cao hiệu quả làm việc.
• Sử dụng công nghệ thông tin: Áp dụng các phần mềm quản lý mua sắm và phân tích dữ liệu để theo dõi hiệu suất, quản lý hàng tồn kho và phân tích xu hướng nhu cầu, từ đó đưa ra quyết định kịp thời.
• Tăng cường giao tiếp và hợp tác: Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong tổ chức để hiểu rõ hơn về nhu cầu và yêu cầu cụ thể, từ đó có thể tối ưu hóa quy trình mua sắm.
• Đánh giá và điều chỉnh định kỳ: Thường xuyên đánh giá hiệu quả của chiến lược mua sắm tập trung và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.
• Phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp: Xây dựng mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp để nâng cao khả năng hợp tác và giảm thiểu rủi ro.
• Tăng cường kiểm soát chất lượng: Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng và hệ thống kiểm tra chất lượng để đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu và giảm thiểu rủi ro liên quan đến chất lượng.

Bằng cách áp dụng những biện pháp này, tổ chức có thể tận dụng được lợi ích của mua sắm tập trung mà vẫn khắc phục được những hạn chế liên quan.

Chức năng của Bộ phận Mua sắp tập đoàn và công ty thành viên trong mô hình mua sắm tập trung?

Trong mô hình mua sắm tập trung, việc phân bổ chức năng giữa Bộ phận Mua sắm của tập đoàn và Bộ phận Mua sắm của công ty thành viên cần được thực hiện một cách rõ ràng để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả. Dưới đây là cách phân bổ chức năng trong mô hình này:

Bộ phận Mua sắm của Tập đoàn

• Lập chiến lược mua sắm tổng thể: Xây dựng và thực hiện chiến lược mua sắm tổng thể cho toàn bộ tập đoàn, bao gồm các mục tiêu, chính sách và quy trình mua sắm.
• Đàm phán và ký kết hợp đồng: Thực hiện các thương lượng và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp lớn, điều này giúp đạt được điều kiện tốt nhất cho tất cả các công ty thành viên.
• Quản lý nhà cung cấp: Chọn lọc và quản lý các nhà cung cấp chiến lược, đảm bảo sự đồng bộ trong chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho toàn tập đoàn.
• Phân tích và báo cáo: Tổng hợp và phân tích dữ liệu mua sắm từ các công ty thành viên để theo dõi hiệu suất, xu hướng và đưa ra quyết định mua sắm chiến lược.
• Quản lý rủi ro: Xác định và quản lý các rủi ro có thể xảy ra trong chuỗi cung ứng, từ đó phát triển các biện pháp ứng phó kịp thời.
• Đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp hỗ trợ và đào tạo cho các bộ phận mua sắm của công ty thành viên về các quy trình, tiêu chuẩn và công cụ mua sắm.

Bộ phận Mua sắm của Công ty thành viên

• Thực hiện kế hoạch mua sắm: Triển khai các kế hoạch mua sắm cụ thể theo hướng dẫn từ bộ phận mua sắm tập đoàn, đảm bảo đáp ứng nhu cầu riêng của công ty thành viên.
• Lựa chọn nhà cung cấp địa phương: Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp địa phương phù hợp với nhu cầu cụ thể, đồng thời vẫn tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định từ tập đoàn.
• Quản lý đơn hàng và theo dõi giao hàng: Theo dõi và quản lý quy trình đặt hàng, giao hàng để đảm bảo tất cả sản phẩm đều được cung cấp đúng thời gian và đạt yêu cầu chất lượng.
• Báo cáo và phản hồi: Cung cấp báo cáo định kỳ về tình hình mua sắm, hiệu suất của nhà cung cấp và những thách thức gặp phải cho bộ phận mua sắm tập đoàn.
• Phản ánh nhu cầu cụ thể: Đưa ra các yêu cầu và phản ánh nhu cầu cụ thể của công ty thành viên về các sản phẩm và dịch vụ để bộ phận mua sắm tập đoàn có thể điều chỉnh chiến lược.

Việc phân bổ chức năng này giúp tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận mua sắm tập đoàn và các công ty thành viên, tối ưu hóa quy trình mua sắm và giảm thiểu chi phí. Bằng cách phối hợp hiệu quả, cả hai bộ phận có thể đạt được mục tiêu chung là tăng cường hiệu suất mua sắm và cung cấp giá trị tốt nhất cho tổ chức.