KPI-s là gì? Cách xây dựng KPI cho công ty, bộ phận và cá nhân

Last updated on 31 August, 2024

KPI-s là gì? KPI-s (Key Performance Indicator) là các chỉ số đo lường hiệu suất chủ chốt được sử dụng để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Những chỉ số này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất và điều chỉnh các chiến lược để đạt được các mục tiêu đã đề ra. KPIs có thể được áp dụng ở mọi cấp độ trong tổ chức, từ toàn bộ doanh nghiệp, các bộ phận, nhóm làm việc, cho đến cá nhân.

KPI-s là gì?

KPI-s (Key Performance Indicators) là các chỉ số đo lường hiệu suất chủ chốt được sử dụng để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Những chỉ số này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất và điều chỉnh các chiến lược để đạt được các mục tiêu đã đề ra. KPIs có thể được áp dụng ở mọi cấp độ trong tổ chức, từ toàn bộ doanh nghiệp, các bộ phận, nhóm làm việc, cho đến cá nhân.

Vai trò của KPI-s trong doanh nghiệp là gì?

KPI-s không chỉ là công cụ đo lường mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xác định và theo đuổi chiến lược hiệu quả. Dưới đây là một số lý do tại sao KPI-s là hệ thống có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp:

• Định hướng chiến lược: KPIs giúp xác định các mục tiêu cụ thể và đo lường mức độ đạt được các mục tiêu đó. Điều này cho phép doanh nghiệp điều chỉnh các chiến lược và nguồn lực cần thiết để đạt được các kết quả mong muốn.
• KPI-s là công cụ đánh giá hiệu suất: KPIs cung cấp một cơ sở khách quan để đánh giá hiệu suất của các cá nhân, bộ phận, và toàn bộ tổ chức. Điều này giúp nhận diện được những điểm mạnh và yếu, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện.
• KPI-s là công cụ tạo động lực: Khi các KPIs được thiết lập một cách rõ ràng và minh bạch, chúng có thể trở thành động lực mạnh mẽ thúc đẩy nhân viên làm việc hướng tới các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Quyết định dựa trên dữ liệu: KPIs cung cấp dữ liệu thực tế giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định dựa trên thông tin chính xác thay vì dựa vào cảm tính.
• Cải thiện quy trình: Việc theo dõi và phân tích KPIs giúp doanh nghiệp xác định các quy trình không hiệu quả và điều chỉnh chúng để tối ưu hóa hoạt động.

Ví dụ thực tiễn về ứng dụng KPI-s tại doanh nghiệp trên thế giới:

• Google: Google nổi tiếng với việc sử dụng OKRs (Objectives and Key Results) để quản lý hiệu suất, nhưng họ cũng sử dụng KPIs để theo dõi các khía cạnh cụ thể hơn của hoạt động. Ví dụ, một KPI quan trọng đối với Google là thời gian tải trang (Page Load Time) trên các sản phẩm web của họ. Việc giảm thời gian tải trang đã giúp Google cải thiện trải nghiệm người dùng, tăng thời gian sử dụng và tỷ lệ chuyển đổi trên các sản phẩm của họ.
• Amazon: Amazon sử dụng KPIs để quản lý và tối ưu hóa hiệu suất trong chuỗi cung ứng của họ. Một trong những KPIs chính của Amazon là thời gian giao hàng trung bình (Average Delivery Time). Amazon đã đầu tư rất nhiều vào việc cải tiến quy trình vận chuyển và sử dụng dữ liệu từ KPIs để đảm bảo họ luôn duy trì được lợi thế cạnh tranh trong ngành thương mại điện tử.
• Coca-Cola: Coca-Cola sử dụng KPIs để theo dõi hiệu suất bán hàng và thị phần trong các khu vực địa lý khác nhau. Một KPI quan trọng của Coca-Cola là tỷ lệ tiêu thụ sản phẩm hàng ngày trên đầu người (Per Capita Consumption). KPI này giúp Coca-Cola đánh giá mức độ phổ biến của sản phẩm và điều chỉnh chiến lược tiếp thị theo nhu cầu cụ thể của từng thị trường.
• Microsoft: Microsoft sử dụng KPIs để theo dõi sự tăng trưởng của các dịch vụ đám mây như Azure. Một KPI quan trọng của họ là tỷ lệ gia tăng số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ Azure (Azure Customer Growth Rate). Sử dụng KPI này, Microsoft có thể đánh giá hiệu quả của chiến lược tiếp thị và bán hàng của mình, từ đó điều chỉnh chiến lược để tăng trưởng liên tục.

7 đặc điểm của KPI-s theo David Parmenter

David Parmenter, một diễn giả nổi tiếng và tác giả cuốn sách “Key Performance Indicator – KPI”, đã đề xuất 7 đặc điểm cơ bản mà mỗi KPI cần có để đảm bảo hiệu quả trong việc đo lường và quản lý hiệu suất:

1. Phi tài chính: KPI-s không nên chỉ dựa trên dữ liệu tài chính, mà cần bao gồm cả các yếu tố phi tài chính như mức độ hài lòng của khách hàng, hiệu suất nhân viên, hoặc chất lượng dịch vụ. Những yếu tố này thường mang tính dài hạn và phản ánh chân thực hơn về sức khỏe của doanh nghiệp.
2. Đúng lúc, kịp thời: KPI-s cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh chính xác tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Việc sử dụng dữ liệu cũ có thể dẫn đến các quyết định sai lầm và lãng phí nguồn lực.
3. Sự chú ý của các CEO: KPI-s phải là những chỉ số mà các CEO và ban lãnh đạo cao cấp quan tâm, bởi vì chúng cung cấp thông tin quan trọng giúp họ đưa ra các quyết định chiến lược.
4. Đơn giản: KPI-s cần phải dễ hiểu và dễ đo lường để tất cả các bên liên quan có thể theo dõi và thực hiện. Những KPIs quá phức tạp có thể gây nhầm lẫn và khó khăn trong việc triển khai.
5. Ràng buộc với nhóm: KPI-s cần phản ánh được hiệu quả của cả nhóm, không chỉ của cá nhân. Điều này giúp khuyến khích sự hợp tác và tinh thần đồng đội trong việc đạt được các mục tiêu chung.
6. Có tác động quan trọng: Một KPI hiệu quả phải có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Những chỉ số không liên quan đến các mục tiêu cốt lõi có thể làm phân tán sự tập trung và tài nguyên.
7. Mặt tối được giới hạn: KPIs cần được thiết lập sao cho không gây áp lực tiêu cực lên nhân viên hoặc dẫn đến các hành vi không mong muốn, chẳng hạn như việc thao túng kết quả chỉ để đạt được chỉ tiêu.

Các loại KPI phổ biến theo bộ phận

Việc xác định và áp dụng KPIs phù hợp cho từng bộ phận trong doanh nghiệp là một bước quan trọng trong quản lý hiệu suất. Dưới đây là một số loại KPIs phổ biến theo từng bộ phận:

• KPI kinh doanh: Đo lường hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
  • Tăng trưởng doanh thu
  • Tỷ lệ giữ chân khách hàng
  • Tỷ lệ tăng trưởng thị trường
• KPI tài chính: Đánh giá hiệu suất tài chính, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả.
  • Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI)
  • Dòng tiền (Cash Flow)
  • Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu (Debt to Equity Ratio)
• KPI bán hàng: Theo dõi hoạt động bán hàng và giúp tối ưu hóa doanh thu.
  • Số lượng hợp đồng mới
  • Doanh số bán hàng
  • Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate)
• KPI Marketing: Đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và chiến lược quảng bá.
  • Lượng truy cập website
  • Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng (Leads) sang khách hàng
  • Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (Cost per Lead – CPL)
• KPI phòng hành chính nhân sự: Theo dõi hiệu suất của các hoạt động quản lý nhân sự.
  • Tỷ lệ nghỉ việc
  • Chi phí tuyển dụng
  • Thời gian tuyển dụng trung bình
• KPI phòng Kế toán: Đánh giá hiệu suất của các quy trình tài chính và kế toán.
  • Độ chính xác báo cáo tài chính
  • Thời gian xử lý hóa đơn
  • Tỷ lệ nợ phải trả
• KPI chăm sóc khách hàng: Đo lường mức độ hài lòng và hiệu quả dịch vụ khách hàng.
  • Thời gian phản hồi khách hàng
  • Mức độ hài lòng của khách hàng
  • Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay lần đầu tiên
• KPI quản lý dự án: Theo dõi và đánh giá tiến độ và chất lượng dự án.
  • Tiến độ dự án (Project Timeline)
  • Chi phí dự án so với ngân sách
  • Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng

Những lầm tưởng về KPI-s mà doanh nghiệp thường mắc phải là gì

Mặc dù KPIs là công cụ mạnh mẽ để quản lý hiệu suất, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những lầm tưởng phổ biến trong việc áp dụng chúng:

• Hầu hết mọi thước đo KPI đều giúp cải thiện hiệu suất: Không phải mọi thước đo đều mang lại hiệu quả; chỉ số KPI cần phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược cụ thể của doanh nghiệp. Việc sử dụng quá nhiều chỉ số không cần thiết có thể dẫn đến sự phân tán tập trung và giảm hiệu quả.
• Mọi thước đo đều có thể thành công trong bất kỳ tổ chức nào, ở bất kỳ thời điểm nào: KPIs cần được điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, môi trường kinh doanh và văn hóa tổ chức. Những KPIs hiệu quả trong một doanh nghiệp có thể không phù hợp với doanh nghiệp khác.
• Mọi thước đo mục tiêu đều là KPI: Không phải tất cả các chỉ số đều là KPI; chỉ những chỉ số quan trọng nhất, liên quan trực tiếp đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp mới được coi là KPI. Các chỉ số khác có thể chỉ là các chỉ số hỗ trợ hoặc đo lường hiệu suất chung.
• Tổ chức sẽ cải thiện được hiệu suất bằng cách ràng buộc KPI với lương thưởng: Việc ràng buộc KPI với lương thưởng có thể dẫn đến việc tập trung quá mức vào việc đạt chỉ tiêu mà bỏ qua các yếu tố quan trọng khác, hoặc dẫn đến các hành vi tiêu cực như báo cáo sai lệch.
• Có thể đặt ra các hiệu suất cuối năm: KPIs không nên chỉ tập trung vào các mục tiêu cuối năm mà cần được theo dõi liên tục để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang đi đúng hướng và có thể điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
• Đo lường hiệu suất khá đơn giản và các thước đo sẽ tạo ra sự khác biệt ngay lập tức: Việc thiết lập và đo lường KPIs đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng, thử nghiệm và điều chỉnh liên tục. Hiệu quả của các KPIs không phải lúc nào cũng thấy rõ ngay lập tức mà cần thời gian để thể hiện.

Các bước triển khai KPI trong doanh nghiệp

Việc triển khai KPI trong doanh nghiệp là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện có kế hoạch. Dưới đây là các bước cơ bản để triển khai KPI trong doanh nghiệp:

• Xác định mục tiêu chiến lược: Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu chiến lược mà họ muốn đạt được. Các KPIs sẽ được xây dựng dựa trên những mục tiêu này để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả.
• Lựa chọn KPIs phù hợp: Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần lựa chọn những KPIs phù hợp để đo lường tiến độ và hiệu suất. KPIs nên được chọn lọc cẩn thận để đảm bảo chúng phản ánh đúng các khía cạnh quan trọng nhất của doanh nghiệp.
• Thiết lập hệ thống đo lường: Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống để thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến KPIs. Hệ thống này cần đảm bảo độ chính xác và kịp thời của dữ liệu để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc ra quyết định.
• Truyền thông và đào tạo: Nhân viên cần được hiểu rõ về tầm quan trọng của KPIs và cách chúng liên quan đến công việc của họ. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo để đảm bảo mọi người đều nắm vững các KPIs và cách thực hiện chúng.
• Theo dõi và đánh giá: Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của các KPIs. Dữ liệu thu thập được cần được phân tích để đưa ra các điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
• Điều chỉnh và cải tiến: KPIs không phải là cố định; chúng cần được điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần liên tục cải tiến các KPIs để đảm bảo chúng luôn phản ánh đúng thực tế.

Đọc thêm: Triển khai KPI từ A đến Z
Tóm tắt

KPI là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất. Việc áp dụng đúng các KPIs có thể mang lại nhiều lợi ích, từ việc định hướng chiến lược, tạo động lực cho nhân viên, đến việc cải thiện quy trình hoạt động. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần lựa chọn KPIs phù hợp, triển khai một cách có kế hoạch và liên tục điều chỉnh chúng theo những thay đổi của môi trường kinh doanh. Việc tránh những lầm tưởng phổ biến và tuân thủ các bước triển khai chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những kết quả mong muốn và duy trì sự phát triển bền vững.

So sánh KPI và OKR

So sánh KPI và Metrics

Tóm tắt

Các ví dụ thực tế từ những doanh nghiệp hàng đầu thế giới cho thấy tầm quan trọng của việc sử dụng KPIs để theo dõi và cải thiện hiệu suất trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Bằng cách so sánh giữa KPIs, OKRs và Metrics, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về sự khác biệt và cách áp dụng từng phương pháp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đạt được các mục tiêu chiến lược. Việc chọn lựa và triển khai đúng các chỉ số phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì được sự ổn định mà còn phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.

Bạn có thể sử dụng những bảng so sánh và ví dụ này để mở rộng nội dung của bài viết, làm cho nó phong phú và sâu sắc hơn. Điều này cũng giúp tăng giá trị thông tin cho người đọc và cải thiện chất lượng SEO cho bài viết.

Một số câu hỏi thường gặp về xây dựng và triển khai KPI

Chạy KPI-s là gì?

Chạy KPI-s là quá trình triển khai và áp dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) vào hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các KPI để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu đề ra. Chạy KPI không chỉ đơn thuần là theo dõi các số liệu mà còn liên quan đến việc phân tích kết quả, xác định các yếu tố ảnh hưởng và thực hiện các hành động cải thiện khi cần thiết.

Đo lường KPI-s là gì? Cách đo lường như thế nào?

Đo lường KPI-s là quá trình thu thập thông tin về kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI. Đo lường KPI thường bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng các chỉ số cần đo lường và thiết lập các công cụ hoặc phần mềm để thu thập dữ liệu liên quan. Sau đó, doanh nghiệp sẽ so sánh kết quả đo lường thực tế với các mục tiêu đã đề ra. Các công cụ đo lường có thể là hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), phần mềm quản lý dự án, bảng tính Excel, hoặc các phần mềm chuyên dụng như digiiTeamW, Tableau, Power BI. Đo lường KPI cần chính xác và liên tục để cung cấp cái nhìn đúng đắn về hiệu suất của doanh nghiệp.

Ai là người xác định KPI cho doanh nghiệp?

Việc xác định KPI là trách nhiệm của lãnh đạo cấp cao, bao gồm giám đốc điều hành, giám đốc tài chính, giám đốc nhân sự và các quản lý cấp trung. Họ sẽ làm việc cùng nhau để hiểu rõ chiến lược của doanh nghiệp và từ đó thiết lập các KPI phù hợp với mục tiêu dài hạn. Đồng thời, sự tham gia của các phòng ban liên quan cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng các KPI được xác định có ý nghĩa và khả thi trong thực tế.

Có nên review KPI thường xuyên không?

Việc review KPI thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo rằng các chỉ số này vẫn phù hợp với tình hình thực tế và mục tiêu của doanh nghiệp. Các yếu tố thị trường, công nghệ và môi trường kinh doanh luôn thay đổi, do đó, việc định kỳ xem xét lại KPI sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh chiến lược và duy trì sự cạnh tranh. Tần suất review có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

Biện pháp để thúc đẩy sự đồng thuận và sự cam kết của nhân viên trong việc đạt được các chỉ tiêu KPI-s là gì?

Để thúc đẩy sự đồng thuận và cam kết của nhân viên, doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và hỗ trợ. Điều này bao gồm việc:

• Giao tiếp rõ ràng: Lãnh đạo cần truyền đạt mục tiêu và ý nghĩa của KPI một cách rõ ràng để nhân viên hiểu tại sao các chỉ số này quan trọng và vai trò của họ trong việc đạt được mục tiêu.
• Thưởng phạt công bằng: Thiết lập hệ thống khen thưởng và phạt rõ ràng dựa trên việc đạt hay không đạt KPI sẽ thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ đào tạo: Cung cấp các khóa đào tạo và hỗ trợ liên quan để nhân viên có kỹ năng và kiến thức cần thiết để đạt được KPI.
• Thúc đẩy văn hóa hợp tác: Khuyến khích sự hợp tác giữa các phòng ban và nhóm làm việc để đạt được các mục tiêu chung.

Phần mềm quản lý KPI-s là gì? Có những công cụ, phần mềm nào hiệu quả?

Phần mềm KPI-s là gì? Phần mềm KPI-s là phần mềm giúp doanh nghiệp thiết kế, giao chỉ tiêu KPI, theo dõi, đánh giá, tổng hợp kết quả KPI và lập báo cáo KPI cho doanh nghiệp.

Hiện nay, có nhiều công cụ và phần mềm hỗ trợ theo dõi và quản lý KPI hiệu quả, bao gồm:

• digiiTeamW: Phần mềm quản lý KPI là sản phẩm của OOC Technology Solutions, giúp doanh nghiệp thiết lập, theo dõi, và phân tích các chỉ số hiệu suất.
• Tableau: Một công cụ trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, giúp theo dõi KPI qua các biểu đồ và dashboard.
• Power BI: Giải pháp của Microsoft cho việc phân tích dữ liệu và theo dõi KPI, tích hợp tốt với các hệ thống khác của Microsoft.
• SAP SuccessFactors: Một phần mềm quản lý nhân sự toàn diện với tính năng theo dõi và quản lý KPI.
• Zoho Analytics: Một công cụ báo cáo và phân tích kinh doanh với khả năng tùy chỉnh dashboard KPI.

Tổng kết

Việc hiểu rõ KPI-s là gì, quy trình triển khai đến các công cụ quản lý KPI-s, sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong hoạt động và duy trì sự phát triển bền vững. Cùng với đó, doanh nghiệp cần nắm vững sự khác biệt giữa KPI-s và Metrics là gì để lựa chọn phương pháp đo lường hiệu suất phù hợp nhất với chiến lược kinh doanh của mình.