8 lãng phí trong sản xuất và các phương pháp loại bỏ

Last updated on 17 September, 2024

Tư duy tinh gọn (Lean) hướng tới loại bỏ lãng phí trong quy trình làm việc. Trước khi đi sâu vào 8 lãng phí trong sản xuất, điều quan trọng là phải hiểu thế nào là lãng phí. Lãng phí là bất kỳ hoạt động hoặc bước nào trong quy trình không tạo ra giá trị cho khách hàng. Nói cách khác, lãng phí là bất kỳ quy trình nào mà khách hàng không muốn trả tiền và không làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Trong bài viết dưới đây, OCD sẽ cùng bạn xem xét nguồn gốc và giải thích chi tiết từng loại trong 8 lãng phí này trong quản lý sản xuất nhé.

Nguồn gốc của 8 lãng phí trong sản xuất

Mới đầu, chỉ có 7 loại lãng phí trong sản xuất gốc được phát triển bởi Taiichi Ohno, kỹ sư trưởng của Toyota. Đây là một phần của Hệ thống sản xuất Toyota (TPS). Các loại lãng phí này bao gồm: Vận chuyển (Transportation), Hàng tồn kho (Inventory), Hoạt động thừa (Motion), Chờ đợi (Waiting), Sản xuất dư thừa (Over Production), Xử lý quá mức (Over Processing) và Lỗi sản phẩm (Defects). Chúng thường được nhắc đến với cái tên viết tắt “TIMWOOD”.

Trong sản xuất, loại lãng phí thứ 8 là tài năng của nguồn nhân lực sau đó được đưa vào những năm 1990 khi Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) được áp dụng ở phương Tây. Do đó, 8 lãng phí trong sản xuất thường được gọi chung là “DOWNTIME”. Nó bao gồm: Defects (Lỗi sản phẩm), Over Production (Sản xuất dư thừa), Waiting (Chờ đợi), Non-utilized talent (Lãng phí nguồn nhân lực), Transport (Vận chuyển), Inventory (Tồn kho), Motion (Hoạt động thừa) và Excess processing (Xử lý quá mức).

Giải thích chi tiết 8 lãng phí trong sản xuất của doanh nghiệp

Lãng phí do lỗi sản phẩm (Defects)

Lãng phí do lỗi sản phẩm

Lỗi sản phẩm tức là những sản phẩm hoặc dịch vụ có khuyết tật, không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng về một khía cạnh nào đó. Khi ấy, nhà sản xuất phải loại bỏ sản phẩm, sửa chữa lại hoặc tốn thêm nhiều nguồn lực để khắc phục.

Chi phí cho việc giải quyết vấn đề này bao gồm: bổ sung nhân công, nguyên vật liệu, tốn thêm thời gian,… Khi ấy, chi phi sẽ bị độn lên đáng kể. Thậm chí, nếu phải loại bỏ sản phẩm, điều này đồng nghĩa với việc mất toàn bộ giá trị của sản phẩm đó.

Với vai trò một người khách hàng, chắc hẳn ai cùng từng gặp phải lỗi sản phẩm. Bên cạnh sự thất vọng và bất tiện, nó còn tạo ra ấn tượng tiêu cực về sản phẩm. Điều này gây tổn hại rất lớn với danh tiếng và uy tín của công ty sản xuất sản phẩm.

Giảm thiểu lỗi là một trong những lý do ra đời của Six Sigma. Bằng việc sử dụng phương pháp DMAIC trong Six Sigma, việc tìm và loại bỏ lỗi trong quy trình trở nên dễ dàng hơn. Một số biện pháp phòng chống lỗi gồm:

• Xác định và tập trung vào lỗi thường gặp nhất.
• Thiết kế quy trình kiểm soát chất lượng để phát hiện ra những bất thường.
• Thiết kế lại quy trình sản xuất để loại bỏ yếu tố gây lỗi ngay từ đầu.
• Áp dụng và tuân thủ quy trình sản xuất chuẩn hóa cho từng công đoạn, đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót.

Lãng phí do sản xuất dư thừa (Over Production)

Lãng phí do sản xuất dư thừa

Đây là tình trạng sản xuất ra nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ hơn mức có thể bán được. Điều này dẫn đến hàng tồn kho dư thừa, gây lãng phí về mặt tài chính và diện tích dự trữ. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất thêm 3 lô hàng áo mưa dựa trên dự báo nhu cầu không chính xác. Lúc này, hàng nghìn đô la biến mất vì một sản phẩm không cần cần hoặc muốn mua.

Sản xuất dư thừa còn khiến hàng hóa có nguy cơ trở nên lỗi thời hoặc giảm chất lượng theo thời gian. Ngoài ra, việc sản xuất đồng loạt số lượng lớn trước khi kiểm tra chất lượng lô hàng đầu có thể dẫn đến lãng phí không cần thiết. Đặc biệt, nếu có lỗi thì sẽ rất khó để khắc phục triệt để. Trong ví dụ về áo mưa, nếu bạn sản xuất hàng nghìn chiếc áo mưa để rồi nhận ra sản phẩm của mình không chống thấm nước thì quả thật là một tai hại!

Lắng nghe Tiếng nói của khách hàng (Voice of customer) và hiểu nhu cầu của họ sẽ giúp hạn chế sản xuất dư thừa. Ngoài ra, sử dụng mô hình Just In Time, tức là sản xuất sản phẩm ngay khi cần thiết sẽ có thể rất hữu ích trong trường hợp này.

Lãng phí thời gian chờ đợi (Waiting)

Lãng phí do thời gian chờ đợi

Đây chính là khoảng thời gian trì trệ hoặc gián đoạn trong quy trình sản xuất, khi các hoạt động có giá trị gia tăng đang không diễn ra. Trong sản xuất, loại lãng phí này thường xảy ra khi phải chờ đợi bước trước đó trong quy trình hoàn thành. Đây được coi là tình trạng nút thắt cổ chai (bottleneck).

Tuy nhiên, tình trạng đợi chờ có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như sắp xếp hàng, thiết bị hư hỏng, thiếu nguyên vật liệu hoặc lịch trình sản xuất không hiệu quả. Nguyên tắc Lean nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lưu thông liên tục, loại bỏ tình trạng chờ đợi để nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

Xử lý lãng phí do thời gian chờ đợi bao gồm tinh gọn hóa quy trình, tối ưu lịch trình sản xuất, đảm bảo luồng công việc diễn ra trơn tru, không gián đoạn. Biểu đồ xương cá có thể được sử dụng phân tích mọi khía cạnh của hoạt động xuống các thành phần nhỏ nhất. Nó giúp tìm ra những nguyên nhân gốc rễ dẫn đến vấn đề lãng phí do thời gian chờ đợi. Mục tiêu cuối cùng là rút ngắn thời gian sản xuất, cải thiện năng suất và đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng.

Lãng phí về nguồn nhân lực (Non-utilized talent)

Lãng phí về nguồn nhân lực

Đây là tình trạng kỹ năng, khả năng sáng tạo hoặc đóng góp của nhân viên không được tận dụng hiệu quả. Nhân viên không được tham gia tích cực vào việc gia tăng giá trị cho hoạt động sản xuất. Vì thế, việc nhận biết và khai thác kỹ năng, ý tưởng đa dạng của lực lượng lao động hiện tại là cần thiết cho quy trình cải tiến liên tục và đổi mới.

Xây dựng văn hóa khuyến khích sự tham gia, trao quyền và hợp tác của nhân viên là chìa khóa để giải quyết lãng phí nguồn nhân lực. Bằng cách cho nhân viên tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề và ra quyết định, các tổ chức có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của họ. Việc này giúp cải thiện hiệu quả, mức độ hài lòng về công việc cao hơn và môi trường sản xuất năng động, linh hoạt hơn.

Lãng phí do vận chuyển (Transportation)

Lãng phí do vận chuyển

Vận chuyển là sự di chuyển không cần thiết của nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc thông tin trong quy trình sản xuất. Ví dụ: Hãy tưởng tượng một công ty sử dụng rất nhiều giấy. Họ đặt hàng cả một tấn giấy. Những lô hàng này được bốc xếp lên xe tải, chở đến công ty, dỡ hàng ở khu vực bên ngoài, dịch chuyển đến khu vực gia công và cuối cùng là chuyển đến khu vực lưu trữ. Quá trình này bao gồm rất nhiều khâu vận chuyển.

Một quy trình tinh gọn sẽ vận chuyển giấy trực tiếp từ xe tải đến khu vực lưu trữ, giảm thiểu số lần di chuyển hàng hóa. Các ví dụ khác về lãng phí do vận chuyển bao gồm:

• Chuyển dữ liệu điện tử từ hệ thống này sang hệ thống khác.
• Nhân viên phải đi lại giữa các địa điểm khác nhau để họp hành.

Lãng phí từ việc di chuyển số lượng lớn nguyên vật liệu có thể gia tăng chi phí bốc xếp, tăng thời gian chờ đợi và nguy cơ hư hỏng hàng hóa. Bằng cách giảm thiểu các vận chuyển không cần thiết, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả vận hành, tinh gọn sản xuất và giảm chi phí liên quan đến bốc xếp và logistics.

Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping – VSM) có thể khắc phục những điểm kém hiệu quả trong quy trình vận chuyển bằng các cung cấp hình ảnh trực quan về mọi giai đoạn trong quy trình. Khi ấy, việc tìm ra các khâu cần thay đổi trở nên dễ dàng hơn.

Lãng phí do hàng tồn kho (Inventory)

Lãng phí do hàng tồn kho

Hàng tồn kho là sự tích trữ dư thừa nguyên vật liệu, sản phẩm, thông tin hoặc hàng đang hoàn thiện vượt mức cần thiết để có thể sử dụng ngay lập tức hoặc đang trong tình trạng nhàn rỗi. Lãng phí này tốn nhiều chi phí cho doanh nghiệp, chiếm dụng diện tích kho bãi, tăng nguy cơ hàng hóa bị lỗi thời.

Một trong những phương pháp phổ biến nhất để chống lại lãng phí này là mô hình Just In Time (JIT). Theo đó, nguyên vật liệu được mua và sử dụng ngay vào thời điểm phát sinh nhu cầu.

Việc giảm mức tồn kho không chỉ giúp giải phóng vốn và thúc đẩy cải tiến liên tục mà còn giúp xác định và giải quyết các lãng phí khác trong sản xuất, chẳng hạn như vận chuyển và sản xuất dư thừa.

Lãng phí do hoạt động thừa (Motion)

Lãng phí do hoạt động thừa

Hoạt động thừa bao gồm việc di chuyển không cần thiết của con người, thông tin hoặc thiết bị do các yếu tố như bố trí khu vực làm việc không hợp lý, tìm kiếm các vật dụng thất lạc,… Các ví dụ về lãng phí này bao gồm đi lại quá nhiều hoặc quá xa; hoặc xử lý nguyên vật liệu nhiều lần. Những hoạt động này hoàn toàn có thể được tinh gọn hoặc loại bỏ.

Thiết lập các vị trí làm việc và quy trình hiệu quả giúp loại bỏ các hoạt động di chuyển gây lãng phí. Để duy trì vị trí môi trường làm việc thông minh và hiệu quả, các công ty có thể áp dụng phương pháp 5S.

Lãng phí do quy trình không cần thiết (Excess Processing)

Lãng phí do quy trình không cần thiết

Quy trình không cần thiết là mọi hoạt động không liên quan đến việc tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ. Loại lãng phí này bao gồm các bước không cần thiết hoặc dư thừa, gây tổn thất nhiều tài nguyên mà không gia tăng chất lượng hay giá trị sản phẩm.

Một trong những ví dụ điển hình là việc kiểm tra hay thử nghiệm quá mức cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Ngoài sản xuất, loại lãng phí này cũng có thể xảy ra trong ngành dịch vụ. Chẳng hạn như biểu mẫu đăng ký khám chữa bệnh yêu cầu nhiều thông tin hơn cần thiết, dẫn đến thời gian hoàn thiện lâu hơn và xử lý dữ liệu phức tạp hơn.

Để ngăn ngừa loại lãng phí này, doanh nghiệp cần đánh giá lại từng bước trong quy trình để đảm bảo mọi hoạt động đều tạo ra giá trị và đóng góp vào chất lượng sản phẩm, dịch vụ cuối cùng. Phương pháp 5 whys hay Sơ đồ chuỗi giá trị đều có thể hỗ trợ bạn phân tích chi tiết trong trường hợp này.

Tạm kết

8 lãng phí trong sản xuất là một thách thức dai dẳng, ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp, từ chất lượng sản phẩm đến hiệu quả hoạt động quản lý sản xuất. Quan trọng nhất là nó ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc trong sản xuất tinh gọn, các công ty có thể xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của những lãng phí này. Từ đó, quy trình sản xuất trở nên tinh gọn, hiệu quả và tạo ra nhiều giá trị hơn.

——————————-