Vượt rào vòng loại CV nhờ tư duy đúng về kỹ năng

Last updated on 24 May, 2024

Trong suốt hơn 10 năm làm nghề nhân sự của mình, không ít lần tôi nhận được những cuộc điện thoại, những email băn khoăn, những lời chia sẻ từ những ứng viên không vượt qua vòng loại hồ sơ. Họ trăn trở vì thất bại của mình, có những người không hiểu vì sao CV xin việc của họ đẹp và phong phú như vậy, thành tích, kinh nghiệm của họ không đến nỗi nào nhưng lại không được mời phỏng vấn. Tất nhiên luôn có muôn vàn lý do ứng viên bị từ chối, các nhà tuyển dụng cũng không mất quá nhiều thời gian để đọc vị các lỗi mà ứng viên mắc phải.

Tuy nhiên, với cách nhìn của nhà tuyển dụng, tôi đánh giá cao CVs chứa đựng các kỹ năng “có giá trị”, chứ không phải một CV “phong phú”. Bởi thông tin về kỹ năng cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thực sự hiểu & có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu vị trí công việc họ đang tuyển và bạn có chuyên môn trong nghề nghiệp của mình.

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho các bạn thông tin về một số kỹ năng khác nhau và cách bạn nên đưa chúng vào CVs để có kết quả ứng tuyển tốt nhất thay vì bê tất cả vào một cách “không phù hợp”.

Kỹ năng là gì? Có những loại kỹ năng nào?

Kỹ năng được định nghĩa là khả năng làm điều gì đó tốt, hoặc có chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể.

Đóng góp cho sự thành công của mỗi cá nhân, luôn song hành 2 loại kỹ năng chính:

• Kỹ năng cụ thể theo vai trò – còn được gọi là kỹ năng cứng, là các kỹ năng chuyên môn liên quan cần để thực hiện một chức năng công việc cụ thể. Ví dụ: Kỹ năng quản lý ngân sách, lập báo cáo cho vai trò tài chính, kỹ năng đàm phán, kỹ năng chốt hợp đồng cho vai trò bán hàng …
• Kỹ năng chung – còn được gọi là kỹ năng mềm hoặc kỹ năng cá nhân, là những kỹ năng phổ biến được yêu cầu cho hầu hết các vai trò. Ví dụ: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, Kỹ năng giải quyết vấn đề…

Kỹ năng cứng nào cần cho CV xin việc của bạn?

Nhiều vị trí công việc hiện đại yêu cầu bạn phải có nhiều hơn một kỹ năng cứng. Ví dụ, vai trò bán hàng có thể yêu cầu các kỹ năng từ bán hàng, dịch vụ khách hàng, marketing và quản lý. Hãy rượt qua & tham khảo một vài kỹ năng theo vai trò dưới đây, đồng thời nghiên cứu kỹ vai trò mục tiêu của bạn để xác định những kỹ năng theo yêu cầu bạn cần đưa vào CV xin việc nhé.

Kỹ năng Tài chính

Các kỹ năng sau đây áp dụng cho vai trò tài chính và kế toán, hoặc bất kỳ vai trò nào liên quan đến yếu tố trách nhiệm tài chính:

• Quản lý ngân sách – Thay mặt cho chủ sử dụng lao động quản lý quỹ và phân bổ chi tiêu hiệu quả, có trách nhiệm
• Dự báo – Sử dụng dữ liệu, xu hướng và phân tích trong quá khứ để dự đoán dòng doanh thu trong tương lai cho các sản phẩm và dịch vụ
• Tiết kiệm chi phí – Sử dụng nhiều phương pháp để giảm chi tiêu của doanh nghiệp trong khi duy trì hoặc thậm chí cải thiện các tiêu chuẩn
• Cân đối tài khoản – Định khoản các nghiệp vụ chính xác để có được một Bảng cân đối kế toán nhằm phục vụ cho mục tiêu quản trị & dữ liệu công bố
• Báo cáo – Tạo báo cáo để thông báo cho các bên liên quan về các khía cạnh khác nhau của hiệu quả kinh doanh
• Lập bảng lương – Tính toán thu nhập và thực hiện thanh toán cho nhân viên, đảm bảo số tiền thuế chính xác phải nộp
• Lập sổ sách kế toán – Ghi chép thu nhập và chi tiêu của công ty cho lưu trữ hồ sơ và các mục đích về thuế
• Chịu trách nhiệm lãi lỗ – Trách nhiệm về lợi nhuận của một đơn vị kinh doanh hoặc doanh nghiệp

Kỹ năng Công nghệ thông tin

Công nghệ có mặt ở đại đa số nơi làm việc hiện nay, vì vậy ngay cả khi bạn không có vai trò CNTT kỹ thuật, có lẽ bạn vẫn sẽ cần một số kỹ năng về máy tính để thực hiện tốt nó:

• Xử lý sự cố – Chẩn đoán sự cố với phần cứng và phần mềm để xác định nguyên nhân và đề xuất cách khắc phục
• Phát triển – Mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình để phát triển trang web hoặc ứng dụng
• Kiến thức về phần mềm / công cụ – Khả năng sử dụng phần mềm hoặc công cụ dành riêng cho vai trò của bạn, chẳng hạn như Microsoft Excel, Outlook hoặc Photoshop…
• Quản trị cơ sở dữ liệu – Việc quản lý và bảo trì một tập hợp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của công ty
• Thu thập yêu cầu – Thảo luận với các đồng nghiệp để thu thập sự hiểu biết về những gì họ yêu cầu từ hệ thống CNTT trước khi xây dựng hoặc nâng cấp
• Kiểm tra – Dùng thử các tính năng của hệ thống để đảm bảo chúng hoạt động trước khi đi vào hoạt động
• Cài đặt – Thiết lập hệ thống phần cứng hoặc phần mềm mới và điều chỉnh chúng theo nhu cầu kinh doanh
• Khuyến nghị – Đánh giá một yêu cầu CNTT tổ chức và đề xuất các giải pháp công nghệ phù hợp

Kỹ năng Bán hàng và Cung cấp dịch vụ

Những vị trí làm việc với khách hàng sẽ đòi hỏi các yếu tố của dịch vụ khách hàng và bán hàng – đây là một số kỹ năng quan trọng nhất cần có. Tuy nhiên, một số kỹ năng này cũng có giá trị khi giao dịch với các đồng nghiệp trong nội bộ.

• Dịch vụ khách hàng – Khả năng tiếp xúc với khách hàng một cách thường xuyên để thực hiện các yêu cầu của họ phù hợp với mục tiêu kinh doanh
• Quản lý mối quan hệ – Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng (hoặc thậm chí là đồng nghiệp) để thúc đẩy kết quả tích cực cho nhà tuyển dụng
• Đàm phán – Tổ chức các cuộc thảo luận với đồng nghiệp và khách hàng để đạt được kết quả và thỏa thuận thuận lợi
• Chốt hợp đồng – Tạo doanh số bán sản phẩm và dịch vụ bằng cách đạt được thỏa thuận cuối cùng từ khách hàng
• Đạt được mục tiêu – Khả năng đạt và vượt các mục tiêu do sếp của bạn đặt ra (thường là mục tiêu bán hàng nhưng có thể bao gồm các lĩnh vực khác)
• Mở rộng quan hệ – Phát triển danh sách các liên hệ cá nhân của bạn bằng cách tìm kiếm các kết nối có giá trị và xây dựng mối quan hệ với họ
• Giải quyết khiếu nại – Xử lý khiếu nại của khách hàng và cung cấp giải pháp để khắc phục những lo lắng của họ
• Tạo khách hàng tiềm năng – Cung cấp cho doanh nghiệp một nhóm khách hàng tiềm năng có khả năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ
• Kiến thức về sản phẩm / dịch vụ – Có hiểu biết vững chắc về các sản phẩm và dịch vụ của công ty để giải thích các tính năng và lợi ích cho khách hàng
• Ảnh hưởng – Thuyết phục người khác đồng ý với ý kiến ​​của bạn và phản hồi lại ý tưởng của bạn

Kỹ năng Marketing

Marketing là quá trình làm cho khách hàng nhận thức được một dịch vụ hoặc sản phẩm và đưa họ đến gần hơn với việc bán hàng – vì vậy các kỹ năng về Marketing cũng là các kỹ năng vô cùng giá trị trước nhà tuyển dụng. Nhóm kỹ năng bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường – Điều tra đối tượng và xu hướng mua hàng để xác định nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ
• Quản lý chiến dịch – Phát minh và thực hiện các chiến dịch Marketing thông qua các kênh khác nhau, đo lường hiệu suất
• SEO (Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm) – Quá trình hướng lưu lượng truy cập tự nhiên đến các trang web bằng cách làm cho chúng thân thiện với công cụ tìm kiếm
• Quản lý phương tiện truyền thông xã hội – Quản lý hồ sơ xã hội của các tài khoản tổ chức (Twitter, Facebook, LinkedIn)
• Quảng cáo – Định vị các phương tiện mua bán, tạo hình ảnh và chủ đề, hướng khách hàng đến các trang web, cửa hàng, nhà hàng, v.v.
• Marketing qua email – Tạo các chiến dịch email để xây dựng mối quan hệ với khách hàng và tạo khách hàng tiềm năng và bán hàng
• Tạo nội dung – Tạo nội dung Marketing dưới dạng bài viết, video, trang đích, podcast và hơn thế nữa
• UX (Trải nghiệm người dùng) – Tối ưu hóa các trang web để giúp người dùng dễ dàng điều hướng và hướng họ đến việc mua hàng.

Kỹ năng Quản lý dự án

Quản lý dự án là kỹ năng phổ biến ở tất cả các ngành, ngay cả khi bạn không phải là người quản lý dự án chuyên sâu, bạn vẫn có thể thấy mình ở vai trò hỗ trợ hoặc lãnh đạo các dự án trong vị trí hiện tại của mình.

• Lập kế hoạch – Lập kế hoạch các hoạt động liên tiếp và theo dõi tiến độ để đảm bảo dự án tổng thể được hoàn thành đúng thời hạn
• Lãnh đạo – Quản lý con người và hướng dẫn họ hoàn thành mục tiêu chung
• Quản lý rủi ro – Xác định rủi ro dự án tiềm năng và đưa ra các phương án để giảm thiểu tác động của chúng đối với việc hoàn thành dự án
• Quản lý nhiệm vụ – Đề ra các mục tiêu, sản xuất theo kế hoạch, để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách
• Đạt được ủng hộ – Thuyết phục các nhân vật kinh doanh cấp cao ủng hộ các sáng kiến & cung cấp quyền/ tài trợ
• Quản lý các bên liên quan – Quản lý kỳ vọng của các nhân vật kinh doanh cấp cao và giữ cho họ cập nhật về tiến độ dự án

Kỹ năng Quản trị Hành chính

Quản trị hành chính hiệu quả rất quan trọng đối với sự vận hành trơn tru của một tổ chức, vì vậy cho dù bạn có làm việc trực tiếp với vai trò quản trị viên hay không, bạn có thể sẽ vẫn cần một số kỹ năng quản trị hành chính.

• Quản lý tài liệu – Tạo, cập nhật và định dạng các tài liệu kinh doanh quan trọng như danh sách nhân viên hoặc hồ sơ nhân sự
• Báo cáo – Tạo và phân phối báo cáo có chứa số liệu kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận và chi phí
• Nhập dữ liệu – Nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu để cập nhật hồ sơ của tổ chức
• Phân tích dữ liệu – Lấy tập dữ liệu thô và sử dụng thông tin để phát hiện xu hướng và đưa ra dự đoán
• Đánh máy – Tạo tài liệu Word, email và thông tin ở các dạng khác
• Truyền thông – Tạo và truyền thông trong nội bộ để thông báo cho đồng nghiệp về tin tức và thay đổi trong tổ chức (thường là qua email)
• Hỗ trợ kinh doanh – Hỗ trợ Quản lý kinh doanh cấp cao với các nhiệm vụ đặc biệt như ghi chú, quản lý nhật ký, v.v.

Kỹ năng Quản lý

Cho dù bạn quản lý một nhóm người hay đơn giản là phải quản lý thời gian của riêng bạn hoặc quản lý các nguồn lực của công ty, thì các kỹ năng quản lý cũng luôn là kỹ năng nên có trong CV xin việc của bạn.

• Lãnh đạo – Chỉ dẫn nhân viên thường xuyên để đảm bảo họ thực hiện với khả năng tốt nhất và đạt được các mục tiêu của tổ chức
• Đào tạo – Dạy cho nhân viên các kỹ năng quan trọng và kiến ​​thức hệ thống để cải thiện khả năng thực hiện vai trò của họ
• Quản lý nguồn lực – Phân bổ vai trò cho nhân viên và thiết lập thang thời gian cho các nhiệm vụ cần hoàn thành
• Phát triển nhân viên – Đảm bảo rằng nhân viên nhận được sự tiến bộ đầy đủ trong suốt sự nghiệp của họ để có được sự thăng tiến và phát triển chuyên nghiệp
• Phân quyền – Chuyển giao trách nhiệm phù hợp cho nhân viên cấp dưới để hỗ trợ sự tiến bộ của họ trong khi giải phóng thời gian của bạn để thực hiện các hoạt động đòi hỏi khắt khe hơn
• Chiến lược – Xây dựng kế hoạch dài hạn để đạt được mục tiêu kinh doanh tổng thể
• Cải tiến quy trình – Xác định các quy trình hoạt động kém trong doanh nghiệp và thay đổi chúng để trở nên hiệu quả hơn

Kỹ năng mềm nào cho CV xin việc của bạn?

Mặc dù các kỹ năng mềm được áp dụng cho hầu hết các vai trò, nhưng vẫn rất quan trọng & không dễ để chứng minh rằng bạn có chúng trong CV xin việc. Khi thể hiện các kỹ năng mềm trong CV của bạn, bạn không nên chỉ ra rằng bạn có chúng – thay vào đó bạn nên thể hiện cách chúng được áp dụng trong vai trò của bạn. Hãy tham khảo danh sách các kỹ năng mềm cốt lõi dưới đây:

• Tổ chức – Đưa các hệ thống và trật tự vào vị trí để đảm bảo các công việc thường xuyên được thực hiện hiệu quả
• Lập kế hoạch – Chuẩn bị cách thức thực hiện các nhiệm vụ, đưa các quy trình vào vị trí
• Giao tiếp – Cung cấp thông tin cho người khác để họ tiếp nhận và hiểu ý tưởng của bạn – Điều này có thể được viết (email, thư, hệ thống nhắn tin) được nói (cuộc hội thoại, cuộc họp, thuyết trình) hoặc trực quan (video, áp phích, hình ảnh)
• Làm việc theo nhóm – Làm việc cộng tác với các đồng nghiệp và các cá nhân bên ngoài để đạt được các mục tiêu chung
• Động lực – Khả năng duy trì sự tập trung và tập trung để đạt được mục tiêu, đặc biệt là trong thời điểm khó khăn
• Ngoại giao – Ứng xử với mọi người một cách nhạy bén và khéo léo trong khi cố gắng đạt được các thỏa thuận/ thỏa mãn các nhu cầu khác nhau
• Ra quyết định – Lựa chọn thực hiện các hành động có thể có ảnh hưởng lớn đến đồng nghiệp và khách hàng, đặc biệt là trong các tình huống bị áp lực
• Giải quyết vấn đề – Xử lý các tình huống gây ra mối đe dọa đối với hoạt động của tổ chức của bạn và cung cấp các giải pháp để chống lại chúng
• Khả năng thích ứng – Khả năng điều chỉnh nhanh chóng với các tình huống và môi trường mới trong khi duy trì hiệu suất cao
• Chú ý đến chi tiết – Phát hiện các chi tiết nhỏ có thể gây hậu quả lớn cho doanh nghiệp của bạn và xử lý chúng
• Sáng tạo – Khả năng tạo ý tưởng mới như chiến dịch tiếp thị mới, sáng kiến ​​nhân viên hoặc hình ảnh cho quảng cáo

Cách thêm kỹ năng vào CV của bạn – Một số lưu ý

Khi bạn đã có một ý tưởng tốt về các loại kỹ năng cần phải có trong CV xin việc của bạn. Nhưng, cách bạn thể hiện những kỹ năng đó có thể tạo ra sự khác biệt giữa CV xin việc tốt và CV chưa tốt.

Việc làm nổi bật các kỹ năng cứng trong CV của bạn rất quan trọng bởi vì chúng thường là những gì nhà tuyển dụng quét thông tin để tìm kiếm đầu tiên.

Ví dụ, một nhà tuyển dụng nhận được một đề xuất tuyển dụng như sau: “Tôi cần bạn tìm cho tôi một người có 5 năm kinh nghiệm bán hàng, người có thể tạo ra khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ, có kỹ năng đàm phán và giao dịch”. Và dưới đây là cách thông thường mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên phù hợp:

Trước tiên nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm các kỹ năng cứng trên cơ sở dữ liệu CV của trang web việc làm, cơ sở dữ liệu CV nội bộ và LinkedIn. Do đó, bạn càng có nhiều kỹ năng cụ thể về vai trò trong CV, bạn sẽ càng xuất hiện nhiều tìm kiếm hơn, CV của bạn sẽ được mở nhiều lần hơn – điều này sẽ tăng cơ hội được gọi trong các cuộc phỏng vấn.

Khi mở CVs của bạn, nhà tuyển dụng quét CV của bạn rất nhanh để tìm trước tiên một số kỹ năng cứng quan trọng nhất mà họ đã được yêu cầu tìm kiếm (bán hàng, đàm phán, chốt giao dịch, v.v.) sau đó mới sang các bước sàng lọc tiếp theo.

Vậy bạn có thể làm điều gì để gia tăng mức độ thu hút cho CVs của mình ngay từ đầu với những kỹ năng cứng? Hãy thử cách dưới đây nhé:

Các kỹ năng cứng nên được đề cập ở phần trên cùng CVs

Vài giây đầu tiên của một nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng mở CV của bạn là rất quan trọng cho sự thành công của CV của bạn.

Nếu một nhà tuyển dụng bận rộn với hàng trăm CV xin việc để xem xét thì không thấy các kỹ năng chính họ đang tìm kiếm trong phần đầu của CV của bạn, họ có thể tắt nó đi mà không cần đọc hết.

Thêm các kỹ năng cứng CVs

Để chỉ cho người quản lý tuyển dụng cách bạn áp dụng các kỹ năng của mình tại nơi làm việc, bạn cần đưa chúng vào mô tả vai trò của mình.

Nhưng chỉ đơn giản là liệt kê các kỹ năng bạn sử dụng sẽ không đủ. Bạn cần giải thích cách bạn áp dụng chúng, và những kết quả tích cực mà họ đạt được cho nhà tuyển dụng, khách hàng và đồng nghiệp.

Ví dụ, đừng chỉ viết: “Thương lượng với khách hàng”. Mà bạn có thể nói “Đàm phán với khách hàng, góp phần tăng giá trị mua hàng và tăng doanh thu 5-10% hàng tháng cho doanh nghiệp”. Cách viết này cho nhà tuyển dụng thấy các kỹ năng của bạn có giá trị như thế nào và tác động bạn có thể mang lại cho nơi làm việc mới.

Thêm các kỹ năng mềm vào CV

Khác với kỹ năng cứng, các kỹ năng mềm khó thể hiện hơn một chút trong CVs của bạn vì chúng cần được ngụ ý hơn là được nêu.

Như đề cập ở phần trên, các nhà tuyển dụng không tìm kiếm ngay các kỹ năng mềm, vì vậy bạn nên đề cập trực tiếp ở mức tối thiểu và tiết kiệm không gian CV cho các kỹ năng cứng của bạn. Bạn hãy chỉ cho họ, thay vì nói với họ.

Ví dụ, thay vì viết đơn giản “Tôi là người biết tổ chức”, “Tôi có động lực”, “Tôi là một người có tinh thần đồng đội”, bạn nên chứng minh điều đó bằng cách đưa ra các ví dụ thực tế về điều này trong trách nhiệm và thành tích của bạn. Chẳng hạn “Dẫn dắt một nhóm gồm 10 người để đạt được một nhóm mục tiêu dẫn đầu trong 3 tháng với các lần kiểm tra thường xuyên, cập nhật tiến độ và hỗ trợ những người làm việc kém hiệu quả…” Như vậy, bạn chứng minh được vô số kỹ năng mềm như tạo động lực và làm việc nhóm, (mà không phải viết chúng ra) và thể hiện các kỹ năng cụ thể về vai trò của bạn cùng một lúc.

Đặc biệt với ứng viên có ít hoặc chưa có kinh nghiệm làm việc, bạn có thể sử dụng phần sở thích và sở thích của mình để thể hiện các kỹ năng mềm. Ví dụ, đội trưởng một đội thể thao có thể cho thấy các yếu tố làm việc nhóm, lãnh đạo và động lực.

Thêm kỹ năng vào CV xin việc của bạn là hoàn toàn cần thiết nếu bạn muốn được chú ý và phỏng vấn xin việc. Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn hiểu các yêu cầu kỹ năng cốt lõi của vị trí bạn dự tuyển để bạn có thể phản ánh chúng trong suốt CV của mình, đồng thời hiểu sự khác biệt giữa các kỹ năng cứng và kỹ năng mềm và cách mỗi thứ nên được thêm vào CV xin việc của bạn. Các kỹ năng cứng nên được viết xuống, trong khi các kỹ năng mềm nên được ngụ ý trong suốt các mô tả vai trò của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các mẫu CV chuyên nghiệp để tạo CV ấn tượng hơn.

Hãy dùng gợi ý của chúng tôi để tạo nên đột phá cho CV xin việc của bạn.

Chúc bạn may mắn trong quá trình săn việc!

Nguồn: Ths. Bùi Kim Liên | OCD

Bà Bùi Kim Liên là Trưởng phòng Nhân sự của OCD, đồng thời là Chuyên gia Tư vấn Quản lý của OCD, chuyên sâu về các lĩnh vực quản trị và phát triển nguồn nhân lực.

Đọc thêm: Mẫu CV xin việc chuyên nghiệp dành cho sinh viên