Một số vấn đề khi triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI

Last updated on 24 May, 2024

Từ thực tiễn tư vấn xây dựng và triển khai hệ thống mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp (hệ thống chỉ tiêu KPI), chúng tôi nhận thấy một số vấn đề doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai hệ thống KPI. Điều này có thể làm giảm hiệu quả của việc triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, thậm chí có thể làm thất bại việc triển khai KPI.

Bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là chỉ tiêu KPI

Đây là một sai lầm điển hình. Nhiều doanh nghiệp đang mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa của mình là hệ thống chỉ tiêu KPI mà không lý giải được phương pháp thiết kế và sử dụng chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động nào có thể được gắn tên là KPI. Thậm chí những tiêu chí không hề mang tính chủ chốt để đánh giá chức năng và mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp, bộ phận hay cá nhân cũng vẫn cứ gọi là chỉ tiêu KPI. Điều này tạo nên cách hiểu sai lệch của số đông nhà quản lý về bản chất của KPI trong điều hành doanh nghiệp.

Triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI không cần đến chiến lược

Về bản chất của phương pháp BSC, hệ thống chỉ tiêu KPI phải được xây dựng từ chiến lược. Triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI phải bám sát Bản đồ chiến lược hoặc các yếu tố thành công then chốt (CSF – Critical Success Factors). Nếu không đảm bảo điều kiện này, các chỉ tiêu thiết kế chỉ là những mục tiêu mang tính vận hành, nhằm đạt được các mục tiêu chức năng, hay tạm gọi là PI (chỉ số hiệu quả).

Bối rối trong việc sử dụng cùng lúc cả hệ thống chỉ tiêu KPI và kế hoạch kinh doanh

Nhiều doanh nghiệp từng đặt câu hỏi: tôi đã có kế hoạch kinh doanh rồi, tại sao cần triển khai KPI? (Hơn nữa, Kế hoạch kinh doanh đối với nhiều doanh nghiệp chưa phải là Kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp – Business Plan). Thực tế thì triển khai hệ thống KPI tập trung vào những mục tiêu cốt yếu mang tính chiến lược của doanh nghiệp. Trong khi đó kế hoạch kinh doanh phải bao hàm cả những mục tiêu mang tính vận hành và kế hoạch thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Vì vậy, có thể coi hệ thống chỉ tiêu cốt lõi từ chiến lược (chỉ tiêu KPI) và các sáng kiến chiến lược là lõi của kế hoạch kinh doanh, bên cạnh các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả vận hành khác.

Thiết kế quá nhiều chỉ tiêu KPI cho một bộ phận, vị trí

Điều này khiến cho sự tập trung vào từng chỉ tiêu KPI thấp và có xu hướng bị cào bằng khi triển khai KPI. Việc phân tán quá nhiều chỉ tiêu cũng khiến cho các bộ phận và cá nhân mất đi sự tập trung vào chỉ tiêu KPI trọng yếu. Khi đó, có thể xảy ra tình huống là nhiều hoặc toàn bộ các cá nhân, bộ phận được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ mà công ty không đạt được chỉ tiêu KPI chủ đạo của mình.

Lạm dụng hệ thống KPI trong quản lý 

Tình trạng coi triển khai KPI là liều thuốc bách bệnh, đánh giá sự có mặt của hệ thống chỉ tiêu KPI trong quản lý (chứ không phải là sử dụng hiệu quả hệ thống chỉ tiêu KPI) quá cao dẫn đến việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cho đồng loạt tất cả các vị trí. Điều này khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi, trong khi nhiều vị trí nhân viên không nhất thiết phải có chỉ tiêu KPI. Điều này đặc biệt lãng phí trong các doanh nghiệp lớn, đông nhân viên. Thay vào đó nên sử dụng một số chỉ tiêu mang tính vận hành, PI.

Hệ thống KPI có thể xây dựng và vận hành tốt ngay trong năm đầu

Thực tế thì khi xây dựng các chỉ tiêu, có khá nhiều chỉ tiêu KPI cần những thông tin mới mà hệ thống thông tin hiện tại của doanh nghiệp chưa có. Ví dụ doanh nghiệp có thể thiếu thông tin về sự hài lòng của khách hàng, độ nhận biết hoặc ưa thích của khách hàng đối với thương hiệu hoặc sản phẩm nào đó. Điều này khiến doanh nghiệp phải tổ chức lại hệ thống thu thập thông tin. Do vậy, nhanh nhất phải cuối kỳ đó, doanh nghiệp mới có thông tin về chỉ tiêu cần thu thập, và phải đến kỳ tiếp theo mới có số liệu quá khứ để làm căn cứ đặt mục tiêu cho kỳ đó.

Giao chỉ tiêu KPI mà bộ phận/cá nhân không tác động được tới kết quả thực hiện

Điều này dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp giao cho các đơn vị, bộ phận những chỉ tiêu mà họ không thể tác động để có kết quả tốt, từ đó tạo ra nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

Giao chỉ tiêu KPI không gắn với hệ thống giao việc theo chuẩn

Nhiều doanh nghiệp coi việc giao chỉ tiêu KPI chỉ dựa trên các bản phân công giao việc của cấp trên cho bộ phận và / hoặc cá nhân, mà không theo nguyên tắc phân bổ chức năng. Nếu thiếu chuẩn chức năng, việc giao chỉ tiêu KPI sẽ làm lãng phí nguồn lực mà bộ phận hoặc nhân viên đầu tư để đạt được kết quả khi có sự chồng chéo, trùng lặp trong thực hiện một công việc. Chuẩn hóa lại phân bổ chức năng cho bộ phận và chức danh, giao việc cho cá nhân theo chức danh là điều kiện tiên quyết để triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI.

Vận hành hệ thống KPI không gắn với trả lương, thưởng

Còn nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu KPI và đánh giá nhưng không có những tác động nhằm tạo sự khác biệt giữa thành tích và hoàn thành căn bản công việc. Sự thiếu đồng bộ này khiến cho các bộ phận và cá nhân không có động lực thực sự để đạt được các chỉ tiêu KPI. Điều đó dẫn tới việc triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI mang tính hình thức.

Nguồn: OCD Management Consulting Co.

——————————-