Hướng dẫn cách tự xây dựng cơ cấu tổ chức

Mọi doanh nghiệp đều cần có một cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp bạn có thể được tự xây dựng. Nhưng điều quan trọng là phải chủ động và suy nghĩ thấu đáo về cấu trúc tổ chức của mình, đặc biệt là khi số lượng nhân viên tăng lên và hoạt động trong công ty ngày càng trở nên phức tạp.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức là:

• Diễn giải về quy trình làm việc và vai trò trách nhiệm 
• Hướng dẫn chi tiết nhiệm vụ hàng ngày, cách thức tương tác và báo cáo cho nhân viên
• Là phương tiện giúp nhân viên hiểu được đâu là nơi họ cần tìm đến khi gặp vấn đề hoặc cần tìm sự trợ giúp

Tự xây dựng cơ cấu tổ chức là một nhiệm vụ khó. Tuy nhiên, việc này là một phần không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Nếu được thực hiện tốt, nó có thể mang lại những tác động đáng kể đến hoạt động của công ty và trải nghiệm của khách hàng.

Bất kể doanh nghiệp hoạt động ở quy mô nào, tốc độ tăng trưởng ra sao, bạn cũng nên:

• Tự xây dựng cơ cấu tổ chức lần đầu tiên
• Xem xét định kỳ và tối ưu cơ cấu tổ chức hiện tại

Quy trình tự xây dựng cơ cấu tổ chức

Dưới đây là các bước mà bạn có thể áp dụng khi tự xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp mình:

Bước 1: Lên kế hoạch cho tương lai

Hãy tự hỏi chính mình: Công ty bạn đang hướng đến điều gì cuối cùng? Bạn muốn làm những gì mà bạn chưa từng làm trước đây?

Sau đó, hãy lập kế hoạch cho tương lai xa nhất có thể. Đối với các tổ chức mới, kế hoạch này có thể trải dải từ ba đến năm năm. Đối với các tổ chức lâu đời hơn, hãy nhắm đến việc lên kế hoạch 10 năm trở lên.

Bước 2: Xem xét quá khứ

Khi xem xét cách thức các phòng ban hoặc nhóm làm việc cùng nhau, hãy cân nhắc những gì đã hoạt động hiệu quả và những gì chưa. Ví dụ, liệu một số phòng ban có đang mâu thuẫn với nhau không? Liệu một số nhóm có cạnh tranh nhau vì doanh nghiệp của bạn khuyến khích sự ganh đua không lành mạnh không?

Hãy thử tưởng tượng, nếu bạn có một ngôi nhà bị nứt móng thì vấn đề sẽ chỉ thêm trầm trọng hơn khi bạn cố gắng xây thêm nhiều tầng nữa cho ngôi nhà.

Bước 3: Tự xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp

Đầu tiên, bạn cần tự xây dựng cấu trúc tổ chức mà không thêm tên người cụ thể vào. Ở bước này, bạn nên tập trung vào:

• Xây dựng luồng công việc tối ưu và hiệu quả nhất
• Đạt được mục tiêu kinh doanh
• Phục vụ khách hàng tốt

Có rất nhiều cách mà bạn có thể tổ chức nhân viên:

• Theo chức năng (Ví dụ: phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng kế toán,…)
• Theo vùng miền (Ví dụ: chi nhánh miền Bắc, Trung, Nam)
• Theo dòng sản phẩm (Ví dụ: nhóm phát triển sản phẩm A,…)

Tổ chức của bạn có thể được phân chia theo chiều dọc, theo thứ bậc, cấu trúc phẳng hoặc theo ma trận. Hãy cân nhắc sử dụng phần mềm lập kế hoạch tổ chức để:

• Xây dựng biểu đồ tổ chức dựa trên dữ liệu 
• Dễ dàng xem xét cấu trúc tổ chức từ nhiều góc độ khác nhau
• Xem hiệu quả của các thay đổi theo thời gian
• Đưa ra quyết định sáng suốt hơn

Đối với mỗi vị trí, hoặc ô, hãy liệt kê 5 đến 6 dấu gạch đầu dòng mô tả trách nhiệm công việc và chức năng nhiệm vụ.

Bước 4: Điền tên người cụ thể

Nếu bạn là một tổ chức đã được thành lập với đội ngũ nhân viên có sẵn, hãy thêm tên của họ vào sơ đồ tổ chức.Việc quyết định xem liệu một nhân viên hiện tại có phù hợp tự nhiên với vai trò được tái cơ cấu vừa cần thiết, lại vừa khó khăn. Nếu nhân viên không phù hợp hoàn toàn với vai trò mới giống như trước đây, bạn có thể cân nhắc phát triển những năng lực mới cho họ.

Ngược lại, có khả năng nhân viên đó sẽ phù hợp hơn với một vai trò khác trong công ty. Hãy xác định xem mỗi nhân viên có phù hợp với vai trò mới trong tương lai hay không. Sự phù hợp có nghĩa là:

• Nhân viên có trình độ kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc.
• Nhân viên có mong muốn đảm nhận vai trò mới này.

Ngoài ra, một nhân viên có thể có kỹ năng cần thiết nhưng lại không thích công việc. Hoặc, vai trò mới mang lại cho họ nhiều áp lực và phải bỏ ra nhiều công sức hơn họ mong muốn. Điều này cũng không hoàn toàn phù hợp. Nguyên tắc đánh giá giữa kỹ năng và mong muốn cũng được áp dụng cho việc tuyển dụng nhân viên mới.

Bước 5: Cân bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm

Bất kể nhân viên của bạn thuộc bộ phận nào trong cấu trúc tổ chức, hãy trao cho họ những quyền hạn và trách nhiệm tương xứng. Nếu không, họ có thể dễ cảm thấy bị kìm hãm, nản lòng, thiếu kiên nhẫn và gắn kết với công việc. Điều này gây ra tổn thất nghiêm trọng cho doanh nghiệp về lâu dài.

Bước 6: Điền dữ liệu và số liệu của nhân viên

Khi tự xây dựng cơ cấu tổ chức, hãy thêm vào các số liệu quan trọng vào cơ cấu tổ chức. Điều này cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về từng vai trò và người chịu trách nhiệm cho nó.

Các số liệu này có thể bao gồm thời gian làm việc và đánh giá hiệu quả công việc. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp:

• Xác định và lên kế hoạch cho các yếu tố rủi ro. Ví dụ, bạn có nhân viên nào có chức danh hoặc mức lương không phù hợp với thời gian và kinh nghiệm làm việc của họ không? Người này có nguy cơ cao sẽ rời bỏ công ty bạn.
• Phân loại nhân viên dựa trên đóng góp của họ cho doanh nghiệp: nhân viên trung thành, chăm chỉ và hỗ trợ. Từ đó, nhân viên sẽ được định hướng đến các cấp độ trách nhiệm và quyền hạn phù hợp hơn.
• Thực hiện kế hoạch kế thừa nhân sự. Bạn có thể tìm ra những nhân viên nào là ứng cử viên tốt để tiếp quản một vai trò trong trường hợp một nhân viên khác được thăng chức hoặc nghỉ việc.

Bước 7: Thực hiện quản lý hiệu suất nhân viên một cách toàn diện

Đánh giá nhân viên liên tục trong suốt cả năm giúp giảm tần suất cập nhật cơ cấu tổ chức. Điều này cũng sẽ giúp tránh rủi ro về tình trạng phình to tổ chức. Đây là tình trạng chấp nhận những nhân viên kém hiệu quả và thỏa mãn với hiện trạng công việc của họ.

Các doanh nghiệp phình to có thể tạo ra nhân viên hạnh phúc và hài lòng. Tuy nhiên, đây chính là sự thiếu chuẩn bị cho tương lai và thiết lập các mục tiêu chiến lược. Về lâu dài, tình trạng phình to không bao giờ mang lại lợi ích tốt đẹp cho doanh nghiệp.

Bước 8: Đánh giá lại cơ cấu tổ chức thường niên

Bằng việc đánh giá nhân viên thường xuyên và cập nhật cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp có thể đảm bảo nhân sự phù hợp với các mục tiêu chiến lược và thích ứng với những thay đổi của thị trường trong 12 tháng tới. Cơ cấu tổ chức phải được tự xây dựng linh hoạt, không nên quá cứng nhắc.

Để làm được điều này, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:

• Cơ cấu hiện tại có phù hợp với cách thức hoạt động của doanh nghiệp và nhu cầu của người lao động?
• Có mục tiêu kinh doanh nào thay đổi không, nếu có thì nó có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức không?
• Mối quan hệ hợp tác giữa các phòng ban có đang thiếu hiệu quả không?
• Bạn có cần tuyển thêm người không? Nếu có thì là tuyển vị trí nào và tại sao?
• Quyết định tuyển dụng này có khiến bạn phải điều chỉnh lại phòng ban đó không?
• Bạn có thể phát triển doanh nghiệp của mình mà không cần thêm các cấp quản lý thừa thãi không?

Tạm kết

Tự xây dựng cơ cấu tổ chức cần đáp ứng được nhu cầu của mục tiêu kinh doanh và khách hàng của bạn. Đây là một trụ cột quan trọng để phát triển một công ty thành công. Tuy nhiên, việc dành thời gian để xây dựng và suy nghĩ thấu đáo về một cơ cấu tổ chức lý tưởng có thể khá khó khăn. Dù là doanh nghiệp mới hay doanh nghiệp lâu đời, cơ cấu tổ chức sẽ tạo ra sự trơn tru cần thiết cho toàn bộ máy hoạt động doanh nghiệp.

——————————-