Từ điển năng lực: Ví dụ chi tiết theo từng nhóm năng lực

Last updated on 2 April, 2025

Từ điển năng lực là công cụ quan trọng giúp các tổ chức xác định, mô tả và đánh giá các kỹ năng, kiến thức và hành vi mà nhân viên cần có để đạt được mục tiêu và phát triển nghề nghiệp. Việc phân loại các năng lực theo từng nhóm như năng lực cốt lõi, chuyên môn, quản lý và bổ trợ không chỉ giúp tổ chức xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả, mà còn tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao năng lực của mình.

Bài viết này sẽ đi sâu vào các ví dụ chi tiết về từng nhóm năng lực, từ đó giúp làm rõ cách thức áp dụng và phát triển những năng lực cần thiết trong môi trường làm việc hiện đại.

Từ điển năng lực là gì?

Từ điển năng lực liệt kê và định nghĩa tất cả các năng lực mà tổ chức của bạn cần hiện tại và trong tương lai. Năng lực khác với kỹ năng, vì chúng sử dụng các chỉ số hành vi để cho thấy cách nhân viên có thể thành công trong vai trò của mình.

Việc sử dụng năng lực cùng với kỹ năng trong quản lý nhân tài giúp tổ chức điều chỉnh hiệu suất với mục tiêu công ty, tạo điều kiện cho nhân viên nhìn thấy tiềm năng phát triển của họ và xây dựng một lực lượng lao động linh hoạt, đáp ứng được nhu cầu hiện tại và tương lai. Ngoài ra, cả quản lý và nhân viên đều mong muốn có sự minh bạch hơn trong các quyết định thăng tiến. Năng lực giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kinh doanh khách quan một cách rõ ràng.

Cấu trúc của từ điển năng lực

Để triển khai bất kỳ chiến lược quản lý dựa trên năng lực nào, bạn cần có một từ điển năng lực. Mỗi năng lực trong từ điển năng lực bao gồm bốn phần:

• Tên năng lực: Xác định năng lực trong một đến năm từ.
• Định nghĩa năng lực: Tóm tắt mục tiêu của năng lực trong một câu.
• Loại năng lực: Nhóm năng lực mà năng lực này thuộc về (Năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực quản lý hoặc năng lực bổ trợ).
• Năm cấp độ thành thạo: Cung cấp giá trị cao nhất cho các chiến lược quản lý dựa trên năng lực.
• Chỉ số hành vi ở mỗi cấp độ thành thạo: Xác định các hành vi trong công việc dưới dạng hành động có thể quan sát được mà nhân viên có thể thực hiện.

Vai trò của từ điển năng lực

Đối với doanh nghiệp

• Hoạch định nguồn nhân lực: Từ điển năng lực cung cấp tiêu chuẩn để đánh giá cơ cấu và chất lượng nhân sự hiện tại, từ đó xác định mục tiêu và kế hoạch phát triển năng lực cho đội ngũ trong tương lai. 
• Tuyển dụng hiệu quả: Xác định rõ tiêu chuẩn năng lực giúp doanh nghiệp xây dựng tiêu chí tuyển dụng, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. 
• Đào tạo và phát triển: Dựa trên đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên, doanh nghiệp có thể thiết kế chương trình đào tạo phù hợp, nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc. ​
• Đánh giá hiệu suất: Từ điển năng lực cung cấp tiêu chí khách quan để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, hỗ trợ việc thiết lập chế độ lương thưởng công bằng.

Đối với nhân viên

• Định hướng phát triển cá nhân: Nhân viên có thể sử dụng từ điển năng lực để xác định các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vị trí hiện tại và tương lai, từ đó xây dựng kế hoạch phát triển bản thân. ​
• Tự đánh giá và cải thiện: Dựa trên các tiêu chí rõ ràng, nhân viên có thể tự đánh giá năng lực của mình, nhận biết điểm mạnh và yếu để có hướng cải thiện phù hợp.​
• Tăng cường cơ hội thăng tiến: Việc đáp ứng và vượt qua các tiêu chuẩn năng lực giúp nhân viên chứng minh khả năng, nâng cao cơ hội được đề bạt và thăng tiến trong tổ chức.

Tóm lại, từ điển năng lực đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và phát triển nguồn nhân lực bền vững trong doanh nghiệp.

Ví dụ về bộ từ điển năng lực chi tiết theo từng nhóm

Dưới đây là bộ từ điển năng lực được phân theo từng nhóm chính:

Từ điển năng lực cốt lõi

Năng lực cốt lõi là những hành vi có thể đo lường được mà tổ chức mong muốn mỗi nhân viên thể hiện trong công việc. Đây là những hành vi cần thiết giúp nhân viên đóng góp vào việc đạt được mục tiêu, tầm nhìn và các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Năng lực cốt lõi giúp tổ chức xác định những điểm mạnh và giá trị chung mà tất cả các thành viên trong tổ chức đều cần có, không phân biệt chức danh.

Chúng giúp tổ chức làm rõ tầm nhìn và sứ mệnh thông qua các hành vi cụ thể của nhân viên, cải thiện mọi khía cạnh từ tinh thần làm việc của nhân viên cho đến lợi nhuận. Các năng lực cốt lõi còn là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hệ thống năng lực cho tổ chức.

Ví dụ:

• An toàn có thể là một năng lực cốt lõi đối với công ty xây dựng hoặc công ty điện.
• Tập trung vào khách hàng có thể là một năng lực cốt lõi đối với tổ chức (nếu công ty chú trọng đến chất lượng dịch vụ khách hàng).

Năng lực định hướng khách hàng

Định nghĩa: Khả năng hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, duy trì sự hài lòng của họ và luôn cải thiện dịch vụ khách hàng.

Chỉ số hành vi:

• Lắng nghe và phản hồi nhanh chóng các yêu cầu và thắc mắc của khách hàng
• Cung cấp thông tin rõ ràng và hữu ích cho khách hàng.
• Đề xuất các giải pháp sáng tạo nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Xử lý các vấn đề của khách hàng một cách chủ động và nhanh chóng.

Năng lực định hướng chất lượng

Định nghĩa: Khả năng duy trì và nâng cao chất lượng công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ, đảm bảo đạt tiêu chuẩn cao và cải tiến quy trình làm việc.

Chỉ số hành vi:

• Đảm bảo chất lượng trong từng bước công việc.
• Phát hiện và sửa chữa sai sót nhanh chóng.
• Tìm kiếm cơ hội cải tiến quy trình và chất lượng.
• Cung cấp dịch vụ và sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao.

Năng lực làm việc nhóm / hợp tác

Định nghĩa: Khả năng làm việc hiệu quả trong một nhóm, phối hợp và hỗ trợ đồng nghiệp để đạt được mục tiêu chung.

Chỉ số hành vi:

• Tham gia tích cực vào các cuộc họp nhóm.
• Hỗ trợ đồng nghiệp hoàn thành công việc nhóm.
• Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.
• Chia sẻ thông tin và tài nguyên với nhóm.

Năng lực đổi mới sáng tạo

Định nghĩa: Khả năng đưa ra những ý tưởng mới và sáng tạo để cải tiến công việc, sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình.

Chỉ số hành vi:

• Đưa ra các ý tưởng sáng tạo để cải tiến công việc hoặc sản phẩm.
• Áp dụng các phương pháp làm việc mới để giải quyết vấn đề.
• Đề xuất các giải pháp đổi mới nhằm giải quyết các thách thức hoặc cơ hội.
• Tìm kiếm và áp dụng công nghệ mới vào công việc.

Từ điển năng lực chuyên môn

​Năng lực chuyên môn là khả năng, kiến thức và kỹ năng chuyên sâu mà một cá nhân sở hữu trong một lĩnh vực hoặc ngành nghề cụ thể. Những năng lực này giúp cá nhân thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, góp phần vào sự thành công và phát triển của tổ chức.

Năng lực bán hàng

Định nghĩa: Năng lực bán hàng là khả năng xây dựng mối quan hệ với khách hàng, hiểu và đáp ứng nhu cầu của họ, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ, và đạt được mục tiêu doanh thu.

Chỉ số hành vi:

• Xác định và tiếp cận khách hàng tiềm năng.
• Tư vấn, giải thích các tính năng, lợi ích của sản phẩm/dịch vụ một cách rõ ràng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Quản lý mối quan hệ với khách hàng, duy trì sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
• Xử lý các khiếu nại hoặc vấn đề của khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Đạt được chỉ tiêu doanh thu và phát triển mạng lưới khách hàng.

Năng lực quản lý dự án

Định nghĩa: Năng lực quản lý dự án là khả năng lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và giám sát tất cả các hoạt động của dự án để đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, trong ngân sách và đạt chất lượng mong đợi.

Chỉ số hành vi:

• Lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên cho dự án.
• Giám sát tiến độ dự án, đảm bảo các mốc quan trọng được hoàn thành đúng thời gian.
• Quản lý ngân sách dự án và các rủi ro tiềm ẩn.
• Báo cáo tiến độ và kết quả dự án cho các bên liên quan.
• Phối hợp với các nhóm để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu dự án.

Năng lực nghiên cứu thị trường

Định nghĩa: Năng lực nghiên cứu thị trường bao gồm khả năng thu thập, phân tích và diễn giải dữ liệu thị trường để hỗ trợ các quyết định kinh doanh. Năng lực này giúp xác định nhu cầu thị trường, xu hướng và cơ hội kinh doanh.

Chỉ số hành vi:

• Thu thập và phân tích dữ liệu từ các nguồn thị trường khác nhau.
• Thực hiện khảo sát, phỏng vấn và nghiên cứu để thu thập thông tin.
• Đưa ra các báo cáo và khuyến nghị dựa trên dữ liệu nghiên cứu thị trường.
• Theo dõi và cập nhật thông tin thị trường liên tục để đáp ứng các thay đổi.
• Đưa ra dự báo và chiến lược dựa trên kết quả nghiên cứu.

Năng lực lập trình phần mềm

Định nghĩa: Năng lực lập trình phần mềm bao gồm khả năng thiết kế, phát triển, kiểm tra và duy trì các phần mềm hoặc ứng dụng. Năng lực này yêu cầu kiến thức về các ngôn ngữ lập trình, công cụ và phương pháp phát triển phần mềm.

Chỉ số hành vi:

• Viết mã nguồn rõ ràng, dễ hiểu và tuân thủ các quy chuẩn lập trình.
• Phát triển các ứng dụng phần mềm hoặc tính năng mới dựa trên yêu cầu của người dùng.
• Kiểm tra và gỡ lỗi phần mềm để đảm bảo tính ổn định và hiệu suất.
• Cập nhật phần mềm để sửa lỗi và cải thiện tính năng.
• Hợp tác với các nhóm khác để đảm bảo phần mềm đáp ứng được yêu cầu và mục tiêu dự án.

Từ điển năng lực quản lý

​Năng lực quản lý là tập hợp các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm mà một cá nhân ở vị trí quản lý cần có để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ quản lý, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.

Lập kế hoạch

Định nghĩa: Khả năng xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhằm đạt được mục tiêu tổ chức. Lập kế hoạch giúp nhà quản lý xác định các bước hành động cụ thể, phân bổ tài nguyên hợp lý và lên lịch trình cho các dự án hoặc công việc.

Chỉ số hành vi:

• Xác định rõ mục tiêu và ưu tiên công việc để đạt được kết quả mong muốn.
• Phân tích các yếu tố tác động và các rủi ro liên quan đến kế hoạch.
• Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng và xác định các bước thực hiện cụ thể.
• Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Đảm bảo kế hoạch phù hợp với chiến lược và mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Tổ chức thực hiện công việc

Định nghĩa: Khả năng tổ chức các nguồn lực (nhân lực, thời gian, tài chính) để thực hiện công việc một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Chỉ số hành vi:

• Phân công công việc phù hợp cho các thành viên trong nhóm dựa trên năng lực của họ.
• Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả để hoàn thành công việc.
• Kiểm tra và giám sát tiến độ công việc, đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng thời hạn.
• Đảm bảo tất cả các nguồn lực cần thiết được cung cấp đầy đủ và đúng lúc.
• Điều chỉnh kế hoạch và công việc nếu có sự thay đổi trong yêu cầu hoặc nguồn lực.

Quản lý sự thay đổi

Định nghĩa: Khả năng quản lý và điều hành quá trình thay đổi trong tổ chức. Điều này bao gồm việc hướng dẫn nhân viên thích nghi với thay đổi, đảm bảo sự chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và giúp tổ chức duy trì hiệu suất trong suốt quá trình thay đổi.

Chỉ số hành vi:

• Thường xuyên giao tiếp về lý do và lợi ích của sự thay đổi cho đội ngũ.
• Hỗ trợ nhân viên trong việc thích nghi với các quy trình và công nghệ mới.
• Đánh giá tác động của sự thay đổi và đưa ra các chiến lược điều chỉnh nếu cần.
• Khuyến khích nhân viên phản hồi và tham gia vào quá trình thay đổi.
• Quản lý các mối quan ngại và kháng cự từ nhân viên một cách hiệu quả.

Hướng dẫn / Kèm cặp

Định nghĩa: Khả năng hướng dẫn, hỗ trợ và phát triển nhân viên để giúp họ nâng cao kỹ năng, cải thiện hiệu suất và đạt được mục tiêu nghề nghiệp.

Chỉ số hành vi:

• Cung cấp phản hồi xây dựng và tích cực để giúp nhân viên cải thiện kỹ năng và hiệu suất.
• Tạo ra môi trường học hỏi, khuyến khích nhân viên phát triển khả năng cá nhân.
• Hướng dẫn và giải thích các quy trình, kỹ thuật cần thiết cho công việc.
• Khả năng lắng nghe và đưa ra các lời khuyên giúp nhân viên vượt qua khó khăn.
• Đặt ra các mục tiêu phát triển cá nhân rõ ràng và theo dõi tiến trình thực hiện.

Từ điển năng lực bổ trợ

Năng lực bổ trợ là những kỹ năng và khả năng cần thiết để hỗ trợ công việc chính của một cá nhân hoặc tổ chức. Những năng lực này không phải là yếu tố cốt lõi, nhưng chúng giúp cải thiện hiệu quả công việc, tạo sự liên kết và hỗ trợ quá trình làm việc hàng ngày. Các năng lực bổ trợ giúp cá nhân phát triển thêm kỹ năng mềm và nâng cao sự tương tác, giao tiếp, và hợp tác trong môi trường làm việc.

Năng lực thuyết trình

Định nghĩa: Khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục trước một nhóm người hoặc đối tượng cụ thể. Thuyết trình không chỉ yêu cầu khả năng nói trước đám đông mà còn phải biết cách tổ chức thông tin, sử dụng công cụ hỗ trợ, và tạo sự tương tác với khán giả.

Chỉ số hành vi:

• Tổ chức thông tin một cách có hệ thống, dễ hiểu và rõ ràng.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ thuyết trình (ví dụ: PowerPoint, bảng trắng,…) một cách hiệu quả.
• Đảm bảo duy trì sự tương tác với người nghe, khuyến khích họ tham gia và phản hồi.
• Trình bày một cách tự tin, rõ ràng, và truyền cảm hứng cho người nghe.
• Thích nghi với đối tượng khán giả và điều chỉnh phong cách thuyết trình phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của họ.

Năng lực thương lượng / đàm phán

Định nghĩa: Khả năng tham gia vào các cuộc đàm phán để đạt được kết quả có lợi cho cả hai bên, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Năng lực thương lượng bao gồm việc hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến các bên tham gia và biết cách giải quyết các mâu thuẫn, đồng thời tìm kiếm các giải pháp đôi bên cùng có lợi.

Chỉ số hành vi:

• Xác định rõ các mục tiêu và ưu tiên của mình trong cuộc đàm phán.
• Lắng nghe và hiểu nhu cầu, mong muốn của đối tác trong khi đàm phán.
  Đưa ra các đề xuất hợp lý, linh hoạt và tìm ra giải pháp sáng tạo để giải quyết mâu thuẫn.
• Duy trì thái độ hòa nhã và chuyên nghiệp, giữ mối quan hệ tốt dù kết quả đàm phán có như thế nào.
• Đảm bảo rằng các thỏa thuận đạt được sẽ có lợi cho cả hai bên và có thể thực hiện được.

Năng lực phân tích / tổng hợp

Định nghĩa: Khả năng phân tích thông tin, dữ liệu và các tình huống để đưa ra quyết định hoặc giải pháp hợp lý. Năng lực này đòi hỏi khả năng tổng hợp các yếu tố từ nhiều nguồn khác nhau để đưa ra cái nhìn tổng quan và chính xác về vấn đề.

Chỉ số hành vi:

• Phân tích các dữ liệu hoặc thông tin để xác định các yếu tố quan trọng và mối liên hệ giữa chúng.
• Sử dụng các công cụ phân tích phù hợp để xử lý thông tin (ví dụ: bảng tính, phần mềm phân tích dữ liệu,…).
• Đưa ra các kết luận logic và hợp lý dựa trên thông tin đã phân tích.
• Tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn để tạo ra một bức tranh toàn diện về vấn đề.

Cách xây dựng từ điển năng lực

Nên mua hay tự xây dựng? Đó là câu hỏi cần cân nhắc. Hãy cùng xem xét ưu và nhược điểm của việc tự phát triển từ điển năng lực so với việc mua sẵn.

Tự phát triển từ điển năng lực

Ưu điểm:

• Giúp đảm bảo tổ chức có đầy đủ các năng lực cần thiết để thành công.
  Các năng lực được mô tả phù hợp với giá trị, tầm nhìn và cách giao tiếp của tổ chức.

Nhược điểm:

• Việc xây dựng từ điển năng lực từ đầu rất tốn kém và mất nhiều thời gian.
• Hiếm có tổ chức nào sở hữu đủ chuyên môn nội bộ để tự phát triển một từ điển năng lực hoàn chỉnh.

Thuê chuyên gia tư vấn

Ưu điểm:

• Khi mua hoặc thuê tư vấn từ một công ty uy tín, bạn có thể tin tưởng vào việc từ điển năng lực được nghiên cứu bài bản bởi các chuyên gia.
• Tiết kiệm thời gian để tập trung vào các chiến lược quan trọng khác.

Nhược điểm:

• Từ điển năng lực có sẵn có thể không bao gồm tất cả các năng lực mà tổ chức của bạn cần.
• Ngôn ngữ và cách diễn đạt của từ điển mua sẵn có thể không phù hợp với văn hóa và giá trị của tổ chức.

Kết luận

Từ điển năng lực là công cụ quan trọng giúp tổ chức xác định, đánh giá và phát triển các kỹ năng cần thiết cho nhân viên. Nó hỗ trợ xây dựng chiến lược nhân sự hiệu quả, từ tuyển dụng đến đào tạo và thăng tiến. Bằng cách phân loại các năng lực theo nhóm cốt lõi, chuyên môn, quản lý và bổ trợ, tổ chức có thể nâng cao hiệu suất làm việc và tạo môi trường làm việc tích cực, góp phần vào sự thành công lâu dài.

Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực của OCD

OCD cung cấp Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Khung năng lực và đánh giá năng lực nhân viên theo phương pháp COID. Đây là phương pháp xây dựng khung năng lực của OCD phát triển và đăng ký bản quyền. Phương pháp COID được phát triển trên nền tảng phương pháp khung năng lực của Harvard và MIT. Sau nhiều dự án, OCD đã phát triển công cụ xây dựng từ điển năng lực và đánh giá năng lực với mức độ tự động hóa cao, tạo thuận tiện cho người sử dụng – Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT.

Tư vấn xây dựng Khung năng lực

Quy trình tư vấn xây dựng Khung năng lực:

• Điều chỉnh cơ cấu tổ chức
• Chuẩn hóa chức năng bộ phận
• Chuẩn hóa hệ thống chức danh
• Xây dựng mô tả công việc
• Thiết kế khung năng lực chung
• Xây dựng khung năng lực cho các vị trí
• Tích hợp khung năng lực vào phần mềm đánh giá năng lực digiiCAT của OOC
• Đánh giá năng lực nhân viên theo khung năng lực trên phần mềm digiiCAT