Tổng quan về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Last updated on 16 October, 2024

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là gì? 

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, thu mua, quản lý dự án, quản lý rủi ro và vận hành chuỗi cung ứng.  Một hệ thống ERP hoàn chỉnh cũng sẽ bao gồm quản lý hiệu suất doanh nghiệp, phần mềm giúp lập kế hoạch, ngân sách, dự đoán và báo cáo kết quả tài chính của một tổ chức. erp

Các hệ thống ERP liên kết với vô số quy trình kinh doanh và cho phép dòng chảy của các luồng dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch của tổ chức từ nhiều nguồn, hệ thống ERP sẽ loại bỏ dữ liệu trùng lặp và cung cấp toàn bộ dữ liệu chuẩn hóa từ một nguồn duy nhất. 

Ngày nay, hệ thống ERP rất quan trọng khi quản lý hàng ngàn doanh nghiệp với mọi quy mô trong tất cả các ngành.

Nguyên tắc cơ bản về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu duy nhất mà thường sử dụng cơ sở dữ liệu thông dụng. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin sử dụng trên toàn bộ doanh nghiệp được chuẩn hóa và dựa trên các định nghĩa, trải nghiệm người dùng phổ biến. Sau đó, cấu trúc cốt lõi này được kết nối với các quy trình kinh doanh qua dòng chảy công việc giữa các bộ phận (ví dụ: tài chính, nhân lực, kỹ thuật, tiếp thị, vận hành), kết nối hệ thống với người sử dụng. Nói một cách đơn giản, ERP là phương tiện để tích hợp con người, quy trình và công nghệ trong một doanh nghiệp hiện đại.

Ví dụ: một công ty chế tạo ô tô mua các bộ phận và linh kiện từ nhiều nhà cung cấp. Công ty có thể sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để theo dõi các yêu cầu và mua hàng hóa, đảm bảo rằng mỗi thành phần trong toàn bộ quy trình mua phải sử dụng dữ liệu thống nhất và rõ ràng, được kết nối với quy trình công việc của doanh nghiệp, quy trình kinh doanh, báo cáo và phân tích. Khi ERP được triển khai đúng cách tại công ty này, ví dụ, một bộ phận (má phanh trước) sẽ được xác định thống nhất bởi tên, kích thước, vật liệu, nguồn, số lô, số bộ phận nhà cung cấp, số sê-ri, chi phí và thông số kỹ thuật  cùng với rất nhiều mục mô tả và dữ liệu khác. Vì dữ liệu là nguồn sống của mọi công ty hiện đại. ERP giúp dễ dàng thu thập, sắp xếp, phân tích và truyền tải thông tin này đến mọi cá nhân và hệ thống cần thiết để học có thể hoàn thành tốt nhất vai trò và trách nhiệm. 

ERP cũng đảm bảo rằng các trường dữ liệu và thuộc tính trỏ về đúng tài khoản trong hệ thống chung của công ty, khi đó tất cả chi phí được theo dõi và biểu diễn đúng. 

Một nguyên tắc cơ bản của ERP là luôn thu thập dữ liệu về trung tâm, sau đó phân phối rộng rãi. Thay vì vô tận những kho cơ sở dữ liệu thiếu liên kết, ERP đưa ra trật tự và sắp xếp dữ liệu logic để tất cả người dùng từ CEO đến kế toán có thể tạo, lưu trữ và sử dụng cùng một dữ liệu bằng những quy trình thông dụng. Với kho lưu trữ dữ liệu an toàn và tập trung, mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu chính xác, cập nhật và hoàn chỉnh. Dữ liệu được bảo toàn giúp cho mọi công việc trong tổ chức được thực hiện suôn sẻ, từ báo cáo tài chính hành quý cho đến các khoản thu tồn đọng, giảm thiểu sai số tới mức thấp nhất.

Giá trị kinh doanh của hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đang ngày càng khẳng định tầm quan trọng trong thời đại kinh doanh hiện nay. Với ERP, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa dữ liệu và quy trình, phân quyền giữa các bộ phận, giúp giảm thiểu đáng kể chi phí doanh nghiệp. Một số lợi ích có thể kể tới:

• Nâng cao hiệu suất doanh nghiệp bằng báo cáo thời gian thực.
• Giảm chi phí hoạt động thông qua các quy trình kinh doanh hợp lý và thực tiễn nhất
• Tăng tính hợp tác trong tổ chức khi người dùng chia sẻ thông tin hợp đồng, yêu cầu và đơn hàng.
• Cải thiện hiệu suất nhờ thống nhất quy trình làm việc chung trong doanh nghiệp
• Thống nhất về giao diện từ các phòng ban back office đến front office, cùng trải nghiệm và các thức sử dụng.
• Tăng tỷ lệ chấp thuận của người dùng mới khi tất cả đều sử dụng và trải nghiệm một cách thức chung.
• Giảm thiểu rủi ro nhờ đồng nhất dữ liệu và kiểm soát tài chính.
• Giảm chi phí vận hành và quản lý qua một hệ thống đồng nhất và tích hợp. 
• Hiệu suất của doanh nghiệp được nâng cao từ những báo cáo thời gian thực
• Giảm chi phí hoạt động thông qua các quy trình kinh doanh hợp lý và thực tiễn nhất
• Sự hợp tác được gia tăng từ việc người dùng chia sẻ dữ liệu trong hợp đồng, yêu cầu và đơn đặt hàng.
• Hiệu suất được cải thiện thông qua trải nghiệm người dùng trên nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được xác định.
• Cơ sở hạ tầng nhất quán từ back office đến front office, với tất cả các hoạt động kinh doanh có cùng một giao diện
• Tỷ lệ chấp nhận người dùng cao hơn từ trải nghiệm và thiết kế chung của người dùng
• Rủi ro được giảm thiểu thông qua việc cải thiện tính toàn vẹn dữ liệu và kiểm soát tài chính
• Chi phí quản lý và vận hành thấp hơn thông qua các hệ thống thống nhất và tích hợp

Mô hình phân phối hệ thống ERP mới nhất

Sự kết hợp mô hình điện toán đám mây (cloud) đã đem đến SaaS (Software-as-a-Service) –  một phần mềm dạng dịch vụ phân phối qua internet. Khi phần mềm ERP được phân phối dưới dạng dịch vụ trên nền tảng cloud, nó sẽ chạy trên một mạng lưới các máy chủ từ xa thay vì bên trong phòng máy chủ của công ty. Nhà cung cấp sẽ quản lý và cập nhật phần mềm nhiều lần trong một năm, thay vì một bản nâng cấp đắt tiền trong 5 đến 10 năm với một hệ thống cố định. Cloud có thể giảm chi phí hoạt động (OpEx) và chi phí vốn (CapEx) nhờ loại bỏ chi phí mua phần mềm và phần cứng cần thiết hoặc thuê thêm nhân viên Công nghệ thông tin (CNTT). Thay vào đó, các nguồn lực này có thể được đầu tư vào các cơ hội kinh doanh mới và giúp tổ chức luôn cập nhật phiên bản ERP mới nhất. Nhân viên có thể chuyển trọng tâm từ quản lý CNTT sang các nhiệm vụ có giá trị gia tăng cao hơn như R&D.

——————————-