Last updated on 24 May, 2024
Phần mềm lương là phần mềm giúp doanh nghiệp lập chính sách lương, tính toán tiền lương hàng tháng, quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách thay đổi hoặc có sự thay đổi về cá nhân của người lao động. Phần mềm lương có thể là một cấu phần trong một phần mềm nhân sự. Quy mô của doanh nghiệp càng lớn, quy mô nhân sự và độ đa dạng của công việc càng lớn thì vai trò của phần mềm lương càng quan trọng.
Chính sách lương luôn là một vấn đề quan trọng, cấp thiết và nhạy cảm nhất trong số các chính sách nhân sự vì nó ảnh hưởng đến cuộc sống, động lực cũng như tâm tư, nguyện vọng của người lao động. Đối với các doanh nghiệp lớn và có nhiều cách thức trả lương tương ứng với nhiều nhóm lao động và tính chất công việc, , hệ thống lương cần đáp ứng được sự đa dạng và phức tạp trong các hình thức trả lương này. Đồng thời, nếu quản lý hệ thống lương và thao tác tính lương trên Excel sẽ rất khó đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán trong việc thực thi chính sách lương. Bài viết này tập trung thảo luận các yêu cầu phải có đối với một phần mềm quản lý đãi ngộ, hay phần mềm lương cho doanh nghiệp.
Table of Contents
ToggleĐây là các yếu tố thuộc về công ty mà có ảnh hưởng đến mức lương chung của người lao động hoặc mức lương của một người lao động cụ thể.
Là các yếu tố như năng lực, kinh nghiệm hay kết quả công việc cá nhân, thường ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương của người lao động.
Là các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến tiền lương hoặc thu nhập của người lao đông, có thể bao gồm những yếu tố dưới đây. Các yếu tố này thường được coi là căn cứ tham khảo hoặc điều chỉnh chính sách lương, đa phần các yếu tố không nằm trong công thức tính lương trực tiếp của phần mềm lương, trừ các yếu tố liên quan đến quy định về chế độ nghỉ, làm thêm giờ ban đêm, lễ, tết….
Một trong những vấn đề cốt lõi của phần mềm lương là thiết lập chính sách lương – quy định cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành một hoặc nhiều công thức tính toán tiền lương của người lao động dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định cũng như hình thức hay phương pháp trả lương.
Công thức tính lương là một hàm số tổng hợp của các yếu tố nói trên, giúp tính toán tiền lương của người lao động theo các yếu tố đầu vào. Có thể sử dụng 1 công thức chung cho các hình thức trả lương khác nhau – thường dẫn đến công thức phức tạp hơn, hoặc nhiều công thức tính lương cho các hình thức trả lương khác nhau – khiến cho 1 công thức đơn lẻ trở nên đơn giản hơn. Cho dù doanh nghiệp lựa chọn hình thức hay công thức trả lương nào, thường tiền lương của người lao động được chia thành lương cố định và lương biến đổi.
Các hình thức trả lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán), loại công việc khác nhau (gián tiếp, trực tiếp, quản lý…) quyết định tỉ trọng lương cố định và lương biến đổi khác nhau. Nói cách khác, tỉ trọng giữa lương cố định và lương biến đổi có thể dao động từ 100% và 0% đến 0% và 100%. Tổng tiền lương đơn giản là tổng số của lương cố định và lương biến đổi.
Chính sách lương cần có thời hạn áp dụng (ít nhất là thời điểm bắt đầu áp dụng) và phần mềm lương bắt đầu tính lương theo chính sách này từ thời điểm chính sách có hiệu lực.
Khi có sự thay đổi về chính sách lương, nhân sự có trách nhiệm có thể chỉnh sửa trực tiếp chính sách trên phần mềm, bao gồm cả thời hạn áp dụng chính sách mới. Khi đó, hệ thống sẽ tạo ra một phiên bản của chính sách lương mới, được áp dụng từ thời hạn mới trong khi chính sách cũ sẽ tự động hết hạn từ thời điểm đó.
Thông tin về vị trí cần được nhập vào phần mềm lương hoặc phần mềm nhân sự chung dưới dạng cây, qua đó thể hiện được tên vị trí và tương quan trên sơ đồ tổ chức công ty. Ngoài ra, yêu cầu năng lực của vị trí, KPI của chức danh cũng cần thể hiện trên phần mềm lương một cách trực tiếp lấy từ những module khác của phân mềm nhân sự.
Thông tin cá nhân của người lao động như số năm kinh nghiệm, bằng cấp… cần được lấy từ phần mềm nhân sự.
Dữ liệu đánh giá kết quả công việc của người lao động, được lấy từ các phần mềm KPI hay các phần mềm quản lý chức năng chuyên dụng như Phần mềm quản lý sản xuất (ERP…), Phần mềm quản lý kinh doanh (CRM, DMS…)
Để tính toán ra tiền lương chi trả cuối cùng cho người lao động, phần mềm lương cần thiết lập công thức và tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản phải trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm do người lao động chi trả – thông tin lấy từ phần mềm bảo hiểm; tiền công đoàn phí (nếu có), tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản phải trừ khác (nếu có) có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hoặc được nhập trực tiếp.
Việc tính lương trên phần mềm lương có thể thông qua các bước:
Chốt ngày công (trên phần mềm lương hoặc trên phần mềm quản lý công việc, chức năng). Ngày công có thể được chốt tại các hệ thống chuyên biệt hoặc tập trung.
Chốt điểm kết quả công việc hoặc KPI – các trưởng bộ phận thực hiện trên phần mềm quản lý chức năng hoặc phần mềm KPI
Lập bảng tính lương – tự động trên phần mềm lương. Bảng lương sau khi lập được chuyển sang giao diện duyệt lương của Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương.
Kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương cho người lao động
Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Ở mức độ cao hơn, nếu doanh nghiệp đã có module HR Portal (cổng thông tin nhân viên – là cổng trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động), người lao động có thể tự kiểm tra thông tin lương trên Portal cá nhân. Nếu có vấn đề thắc mắc, người lao động có thể phản hồi đến Phòng nhân sự thông qua Portal.
Phần mềm được xây dựng cần xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng để thiết lập các tính năng theo nhiều tình huống khác nhau, nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình thực hiện. Phần mềm cũng cần được thiết kế đảm bảo có độ mở để đáp ứng được những hình thức trả lương khác nhau trong một doanh nghiệp
Phần mềm lương hay Phần mềm quản lý đãi ngộ tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo kỳ, Báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, quỹ lương chi trả từng bộ phận…). Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.
Trên đây là một số lưu ý để các doanh nghiệp cân nhắc, xem xét khi lựa chọn một phần mềm lương hay phần mềm Quản lý đãi ngộ tốt. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau, do vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm tính lương hay phần mềm quản lý đãi ngộ, doanh nghiệp cần đặt đầu bài/lựa chọn các tính năng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh, hoạt động và độ phức tạp của tính lương trong doanh nghiệp. Nhưng trên hết, phần mềm vẫn cần đảm bảo được tính linh hoạt với nhiều biến số được dự liệu tương ứng với nhiều hình thức trả lương, tính logic, dễ sử dụng, có nguyên tắc nhất quán, được phân quyền chặt chẽ và theo đúng nguyên tắc quản lý.
Báo cáo phần mềm lương
Tham khảo:
Dịch vụ Tư vấn hệ thống lương của OCD
Phần mềm Quản lý Đãi ngộ của OOC