Thế nào là một phần mềm lương tốt?

Last updated on 24 May, 2024

Phần mềm lương là phần mềm giúp doanh nghiệp lập chính sách lương, tính toán tiền lương hàng tháng, quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách thay đổi hoặc có sự thay đổi về cá nhân của người lao động. Phần mềm lương có thể là một cấu phần trong một phần mềm nhân sự. Quy mô của doanh nghiệp càng lớn, quy mô nhân sự và độ đa dạng của công việc càng lớn thì vai trò của phần mềm lương càng quan trọng.

Chính sách lương luôn là một vấn đề quan trọng, cấp thiết và nhạy cảm nhất trong số các chính sách nhân sự vì nó ảnh hưởng đến cuộc sống, động lực cũng như tâm tư, nguyện vọng của người lao động. Đối với các doanh nghiệp lớn và có nhiều cách thức trả lương tương ứng với nhiều nhóm lao động và tính chất công việc, , hệ thống lương cần đáp ứng được sự đa dạng và phức tạp trong các hình thức trả lương này. Đồng thời, nếu quản lý hệ thống lương và thao tác tính lương trên Excel sẽ rất khó đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán trong việc thực thi chính sách lương. Bài viết này tập trung thảo luận các yêu cầu phải có đối với một phần mềm quản lý đãi ngộ, hay phần mềm lương cho doanh nghiệp.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN LƯƠNG

Các yếu tố công ty

Đây là các yếu tố thuộc về công ty mà có ảnh hưởng đến mức lương chung của người lao động hoặc mức lương của một người lao động cụ thể.

• Quỹ lương công ty có thể là một con số ngân sách cố định, cũng có thể được neo vào kết quả thực hiện chung của công ty, ví dụ doanh thu và lợi nhuận, theo các kịch bản kết quả kinh doanh của công ty. Quỹ lương phản ánh khả năng chi trả tiền lương của công ty đối với người lao động.
• Vị trí: vị trí mà người lao động nắm giữ trong hệ thống vị trí (cơ cấu tổ chức) của công ty ảnh hướng lớn đến tiền lương của người lao động – trong nhiều trường hợp, vị trí là căn cứ quyết định thang lương hay khung lương trong doanh nghiệp, người lao động giữ các vị trí khác nhau có thể thuộc khung lương khác nhau, , từ đó ảnh hưởng đáng kế đến tiền lương của người lao động.
• Chiến lược nhân sự của công ty. Việc xác định nhóm nhân sự chiến lược có thể ảnh hưởng đến việc trả lương cho nhóm này cao hơn thị trường để thu hút nhân sự giỏi, phản ánh qua việc điều chỉnh khung lương hoặc phụ cấp tương ứng.
• Các yếu tố về điều kiện làm việc của công ty hoặc của một số loại vị trí đặc biệt có thể là một yếu tố cần tính đến khi xây dựng hệ thống lương, ví dụ mức độ độc hại trong thực hiện công việc của vị trí, thời gian làm việc của vị trí (ca, kíp, làm đêm…) hoặc khoảng cách từ địa điểm đặt công ty hoặc nhà máy đến khu vực sinh sống của số đông người lao động.
• Kết quả thực hiện công việc của bộ phận trong một số trường hợp có thể được sử dụng như một yếu tố bổ sung để tính lương kết quả của cá nhân, nhằm ràng buộc người lao động vào kết quả của bộ phận.

Yếu tố cá nhân

Là các yếu tố như năng lực, kinh nghiệm hay kết quả công việc cá nhân, thường ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương của người lao động.

• Năng lực thường được coi là một yếu tố quan trọng trong trả lương. Nếu doanh nghiệp trả lương theo phương pháp 3P hoặc một phương pháp nào đó coi năng lực là một yếu tố ảnh hưởng dài hạn đến kết quả và đóng góp của người lao động, yếu tố năng lực hay kết quả đánh giá năng lực cần được phản ánh trong phần mềm lương.
• Kinh nghiệm là một yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng lực, hay xa hơn là kết quả thực hiện. Tùy theo doanh nghiệp có thể mong muốn đưa yếu tố kinh nghiệm vào hệ thống lương ở mức độ khác nhau, nhưng phần mềm lương cần phản ánh được yếu tố này.
• Bằng cấp chuyên môn của người lao động cũng là một trong những yếu tố để doanh nghiệp xem xét khi xác định bậc lương hoặc mức lương của người lao động khi doanh nghiệp cho rằng bằng cấp chuyên môn có thể ảnh hưởng đến năng lực và hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân. Doanh nghiệp có thể coi bằng cấp là một đại diện của năng lực, hoặc như một yếu tố khuyến khích trong lương nếu doanh nghiệp đã có kết quả đánh giá năng lực riêng.
• Yếu tố khác, (năng khiếu…) cũng là một trong các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức lương của người lao động khi đây là những tiêu chí cần có để thực hiện tốt các chức năng của vị trí. Nhiều khi các nhà xây dựng phần mềm lương thường quên không xem xét rốt ráo để đưa những biến số này vào trong hệ thống phần mềm
• Kết quả công việc hay KPI cá nhân có thể là một yếu tố quan trọng trong việc tính lương biến đổi của người lao động. Vì thế, phần mềm lương chắc chắn phải phản ánh được yếu tố kết quả cá nhân của người lao động, được đưa về cùng một định dạng.

Các yếu tố của môi trường kinh doanh hay môi trường nói chung

Là các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến tiền lương hoặc thu nhập của người lao đông, có thể bao gồm những yếu tố dưới đây. Các yếu tố này thường được coi là căn cứ tham khảo hoặc điều chỉnh chính sách lương, đa phần các yếu tố không nằm trong công thức tính lương trực tiếp của phần mềm lương, trừ các yếu tố liên quan đến quy định về chế độ nghỉ, làm thêm giờ ban đêm, lễ, tết….

• Chính sách và quy định của nhà nước (lương tối thiểu, quy định về chế độ nghỉ, làm thêm giờ…)
• Lạm phát
• Sự khan hiếm của lao động
• Đặc điểm vùng miền

CHÍNH SÁCH LƯƠNG

Thiết lập chính sách lương

Một trong những vấn đề cốt lõi của phần mềm lương là thiết lập chính sách lương – quy định cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành một hoặc nhiều công thức tính toán tiền lương của người lao động dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định cũng như hình thức hay phương pháp trả lương.

Công thức tính lương là một hàm số tổng hợp của các yếu tố nói trên, giúp tính toán tiền lương của người lao động theo các yếu tố đầu vào. Có thể sử dụng 1 công thức chung cho các hình thức trả lương khác nhau – thường dẫn đến công thức phức tạp hơn, hoặc nhiều công thức tính lương cho các hình thức trả lương khác nhau – khiến cho 1 công thức đơn lẻ trở nên đơn giản hơn. Cho dù doanh nghiệp lựa chọn hình thức hay công thức trả lương nào, thường tiền lương của người lao động được chia thành lương cố định và lương biến đổi.

Các hình thức trả lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán), loại công việc khác nhau (gián tiếp, trực tiếp, quản lý…) quyết định tỉ trọng lương cố định và lương biến đổi khác nhau. Nói cách khác, tỉ trọng giữa lương cố định và lương biến đổi có thể dao động từ 100% và 0% đến 0% và 100%. Tổng tiền lương đơn giản là tổng số của lương cố định và lương biến đổi.

Chính sách lương cần có thời hạn áp dụng (ít nhất là thời điểm bắt đầu áp dụng) và phần mềm lương bắt đầu tính lương theo chính sách này từ thời điểm chính sách có hiệu lực.

Thay đổi chính sách lương

Khi có sự thay đổi về chính sách lương, nhân sự có trách nhiệm có thể chỉnh sửa trực tiếp chính sách trên phần mềm, bao gồm cả thời hạn áp dụng chính sách mới. Khi đó, hệ thống sẽ tạo ra một phiên bản của chính sách lương mới, được áp dụng từ thời hạn mới trong khi chính sách cũ sẽ tự động hết hạn từ thời điểm đó.

Quyết định lương

• Khi một nhân sự có sự thay đổi về vị trí, phần mềm lương cần tạo ra một quyết định lương tương ứng phản ánh những thay đổi về lương và chính sách khác tương ứng với sự thay đổi vị trí của nhân sự và chuyển ra giao diện quyết định để Phòng Nhân sự và BGĐ duyệt.
• Đầu hoặc cuối kỳ, phần mềm lương cần cập nhật những thay đổi của cá nhân người lao động ảnh hưởng đến tiền lương, tự tạo quyết định lương theo đúng chính sách với thời hạn từ thời điểm đầu kỳ hoặc năm tài chính, và chuyển ra giao diện quyết định lươn để Phòng Nhân sự và BGĐ duyệt.

NGUỒN DỮ LIỆU

Thông tin về vị trí công việc

Thông tin về vị trí cần được nhập vào phần mềm lương hoặc phần mềm nhân sự chung dưới dạng cây, qua đó thể hiện được tên vị trí và tương quan trên sơ đồ tổ chức công ty. Ngoài ra, yêu cầu năng lực của vị trí, KPI của chức danh cũng cần thể hiện trên phần mềm lương một cách trực tiếp lấy từ những module khác của phân mềm nhân sự.

Dữ liệu nhân sự

Thông tin cá nhân của người lao động như số năm kinh nghiệm, bằng cấp… cần được lấy từ phần mềm nhân sự.

Dữ liệu chấm công

• Thông tin về ngày công, được lấy từ máy chấm công, phần mềm chấm công, bảng chấm công, thông qua nhập trực tiếp hoặc tích hợp
• Dữ liệu về ngày nghỉ các loại của người lao động như nghỉ phép, nghỉ chế độ… trên phần mềm nhân sự hoặc hình thức khác

Đánh giá kết quả công việc

Dữ liệu đánh giá kết quả công việc của người lao động, được lấy từ các phần mềm KPI hay các phần mềm quản lý chức năng chuyên dụng như Phần mềm quản lý sản xuất (ERP…), Phần mềm quản lý kinh doanh (CRM, DMS…)

Dữ liệu về Bảo hiểm bắt buộc, Thuế TNCN và các khoản trừ khác

Để tính toán ra tiền lương chi trả cuối cùng cho người lao động, phần mềm lương cần thiết lập công thức và tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản phải trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm do người lao động chi trả – thông tin lấy từ phần mềm bảo hiểm; tiền công đoàn phí (nếu có), tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản phải trừ khác (nếu có) có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hoặc được nhập trực tiếp.

QUY TRÌNH TÍNH LƯƠNG, DUYỆT LƯƠNG VÀ THANH TOÁN

Việc tính lương trên phần mềm lương có thể thông qua các bước:

Chốt ngày công

Chốt ngày công (trên phần mềm lương hoặc trên phần mềm quản lý công việc, chức năng). Ngày công có thể được chốt tại các hệ thống chuyên biệt hoặc tập trung.

Chốt điểm kết quả công việc

Chốt điểm kết quả công việc hoặc KPI – các trưởng bộ phận thực hiện trên phần mềm quản lý chức năng hoặc phần mềm KPI

Lập bảng tính lương

Lập bảng tính lương – tự động trên phần mềm lương. Bảng lương sau khi lập được chuyển sang giao diện duyệt lương của Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương.

Duyệt lương

• Phòng Nhân sự duyệt bảng lương, điều chỉnh nếu cần. Bảng lương duyệt chuyển sang Ban Giám đốc hoặc CEO
• CEO duyệt lương. Bảng lương sau khi CEO duyệt được chuyển sang giao diện thanh toán của Kế toán.

Thanh toán tiền lương

Kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương cho người lao động

Cung cấp thông tin về thanh toán lương

Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Ở mức độ cao hơn, nếu doanh nghiệp đã có module HR Portal (cổng thông tin nhân viên – là cổng trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động), người lao động có thể tự kiểm tra thông tin lương trên Portal cá nhân. Nếu có vấn đề thắc mắc, người lao động có thể phản hồi đến Phòng nhân sự thông qua Portal.

ĐỘ LINH HOẠT CỦA PHẦN MỀM LƯƠNG

Phần mềm được xây dựng cần xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng để thiết lập các tính năng theo nhiều tình huống khác nhau, nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình thực hiện. Phần mềm cũng cần được thiết kế đảm bảo có độ mở để đáp ứng được những hình thức trả lương khác nhau trong một doanh nghiệp

HỆ THỐNG BÁO CÁO

Phần mềm lương hay Phần mềm quản lý đãi ngộ tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo kỳ, Báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, quỹ lương chi trả từng bộ phận…). Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.

Trên đây là một số lưu ý để các doanh nghiệp cân nhắc, xem xét khi lựa chọn một phần mềm lương hay phần mềm Quản lý đãi ngộ tốt. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau, do vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm tính lương hay phần mềm quản lý đãi ngộ, doanh nghiệp cần đặt đầu bài/lựa chọn các tính năng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh, hoạt động và độ phức tạp của tính lương trong doanh nghiệp. Nhưng trên hết, phần mềm vẫn cần đảm bảo được tính linh hoạt với nhiều biến số được dự liệu tương ứng với nhiều hình thức trả lương, tính logic, dễ sử dụng, có nguyên tắc nhất quán, được phân quyền chặt chẽ và theo đúng nguyên tắc quản lý.

Báo cáo phần mềm lương

Tham khảo:

Dịch vụ Tư vấn hệ thống lương của OCD

Phần mềm Quản lý Đãi ngộ của OOC