Scenario planning là gì? Cách ứng dụng theo từng ngành

Last updated on 24 March, 2025

Lập kế hoạch kịch bản (Scenario Planning) là một phương pháp chiến lược giúp doanh nghiệp dự đoán và chuẩn bị cho những biến động trong tương lai. Bằng cách xây dựng các kịch bản khác nhau, doanh nghiệp có thể đánh giá rủi ro, xác định cơ hội và đưa ra quyết định linh hoạt để thích ứng với môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi. Cùng OCD tìm hiểu thêm về cách ứng dụng kỹ thuật này vào doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé!

Scenario planning là gì?

Khái niệm Scenario planning

Lập kế hoạch kịch bản (Scenario planning) là một phương pháp hoạch định chiến lược mà các tổ chức sử dụng để xây dựng các kế hoạch dài hạn hiệu quả. Đây là quá trình xem xét những gì có thể xảy ra trong tương lai và cách nó có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Công ty thực hiện phân tích các tình huống, kịch bản khả thi để chuẩn bị cho những điều không chắc chắn.

Phương pháp này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định bằng cách cân nhắc các khả năng khác nhau có thể xảy ra trong tương lai. Các kịch bản được xây dựng dựa trên những giả định về các thay đổi tiềm ẩn, nhằm chuẩn bị sẵn sàng các kế hoạch ứng phó phù hợp.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ dự báo rằng chi phí vận chuyển có thể tăng mạnh trong năm tới do giá nhiên liệu biến động. Họ xây dựng các kịch bản khác nhau, như tìm nhà cung cấp gần hơn hoặc tăng giá sản phẩm, để sẵn sàng ứng phó nếu tình huống xảy ra.

Tại sao Scenario planning lại quan trọng?

Scenario planning có thể mang lại lợi thế cạnh tranh bằng cách giúp các nhà lãnh đạo phản ứng nhanh chóng và dứt khoát với tình huống bất ngờ. Vì các tình huống đã được xem xét kỹ lưỡng và các hành động tương ứng đã được chuẩn bị trước, doanh nghiệp không phải rơi vào tình trạng lúng túng khi đối mặt với khủng hoảng.

Ngoài ra, phương pháp này còn giúp các giám đốc điều hành và hội đồng quản trị đưa ra quyết định tốt hơn ngay cả trong những tình huống không khẩn cấp. Nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về kế hoạch, ngân sách và dự báo, đồng thời xác định các yếu tố cốt lõi thúc đẩy tăng trưởng và đánh giá tác động tiềm tàng của các sự kiện trong tương lai.

Ưu và nhược điểm của Scenario planning

Việc thực hiện một quy trình lập kế hoạch kịch bản toàn diện đòi hỏi thời gian, công sức và chi phí. Liệu doanh nghiệp có nên đầu tư vào nó không? Dưới đây là một số lợi ích và hạn chế của phương pháp Scenario planning khi áp dụng vào doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Giúp các nhà lãnh đạo hiểu rõ tác động của những sự kiện có thể xảy ra.
• Các bộ phận tài chính, vận hành và các nhóm liên quan có thể chuẩn bị phương án phản ứng ban đầu.
• Hỗ trợ quản lý tri thức; khi các nhân sự chủ chốt tham gia, doanh nghiệp có thể ghi nhận những hiểu biết và đề xuất quan trọng của họ.
• Nếu những nhân sự này không thể có mặt trong trường hợp xảy ra sự kiện nghiêm trọng, công ty vẫn có tài liệu hướng dẫn để sử dụng và giải quyết vấn đề.

Nhược điểm:

• Scenario planning có thể là một nhiệm vụ rất lớn, đòi hỏi quá trình thu thập dữ liệu phức tạp và phân tích các yếu tố tác động, có thể kéo dài hàng tháng đối với các doanh nghiệp lớn.
• Các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch có thể thay đổi nhanh chóng, đồng nghĩa với việc kế hoạch phải được cập nhật liên tục khi điều kiện và giả định thay đổi.

Chúng tôi khuyến nghị tất cả doanh nghiệp nên thực hiện ít nhất một hình thức Scenario planning cơ bản, ngay cả khi chỉ trong bối cảnh lập kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh. Quá trình này mang lại nhiều giá trị thực tế.

Các loại Scenario planning phổ biến

Các chuyên gia FP&A (Lập kế hoạch và phân tích tài chính) thường sử dụng nhiều loại Scenario planning để phân tích và chuẩn bị cho các tình huống có thể xảy ra trong tương lai. Dưới đây là 4 loại lập kế hoạch kịch bản phổ biến, mỗi loại phục vụ một mục đích cụ thể và cung cấp các công cụ quan trọng để đưa ra quyết định trong môi trường thay đổi liên tục.

Các loại Scenario planning

Kịch bản định lượng (Quantitative scenario)

Các kịch bản này dựa trên mô hình tài chính, thể hiện cả kết quả tốt nhất và xấu nhất có thể xảy ra.

• Doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh bằng cách thay đổi các biến số chính.
• Loại kịch bản này thường được sử dụng trong dự báo kinh doanh hàng năm.
• Giúp định lượng rủi ro tiềm tàng để lập kế hoạch tài chính cho các tình huống bất ngờ.

Kịch bản vận hành (Operational scenario)

Đây là những tình huống “điều gì sẽ xảy ra nếu” mà tổ chức sử dụng để chuẩn bị cho các sự kiện hoặc khủng hoảng có thể ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại.

• Tập trung vào tác động ngay lập tức của một sự kiện.
• Giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch vận hành ngắn hạn và phản ứng chiến lược trước các tình huống cụ thể.

Kịch bản chuẩn mực (Normative scenario)

Loại kịch bản này mô tả trạng thái lý tưởng có thể đạt được trong tương lai, nhấn mạnh vào các mục tiêu và cách thức doanh nghiệp vận hành về lâu dài.

• Ngoài việc phác thảo hiệu suất tương lai của tổ chức, loại Scenario planning này còn giúp xây dựng lộ trình để đạt được mục tiêu.
• Doanh nghiệp có thể xác định các cột mốc quan trọng, tầm nhìn dài hạn và nguồn lực cần phân bổ để hiện thực hóa mục tiêu.

Kịch bản quản trị chiến lược (Strategic management scenario)

Các kịch bản này xem xét bối cảnh bên ngoài rộng lớn hơn, nơi sản phẩm và dịch vụ được tiêu thụ, tạo nền tảng để phân tích và đưa ra quyết định dựa trên bối cảnh ngành, tình hình kinh tế và thế giới.

• Giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho những thay đổi trong ngành và quản lý các biến động về công nghệ, kinh tế.
• Hỗ trợ tư duy chiến lược, xác định xu hướng và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh để phù hợp với môi trường, thị trường.

Ví dụ về cách ứng dụng Scenario planning theo ngành

Những ví dụ thực tế dưới đây cho thấy cách các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau áp dụng Scenario planning để quản lý rủi ro và ra quyết định chính xác hơn trong điều kiện bất định.

Lập kế hoạch kịch bản cho tổ chức phi lợi nhuận

Các tổ chức phi lợi nhuận thường phải đối mặt với sự biến động về nguồn tài trợ, thách thức trong chương trình hoạt động, suy thoái kinh tế và thay đổi trong quan điểm công chúng.

Scenario planning giúp họ dự đoán những tình huống có thể ảnh hưởng hoạt động thường ngày, từ việc tìm kiếm nguồn tài trợ mới, mở rộng quan hệ đối tác đến điều chỉnh quy mô chương trình theo ngân sách. Cách tiếp cận chủ động này giúp tổ chức phi lợi nhuận thích ứng với điều kiện kinh tế thay đổi và đảm bảo sự ổn định tài chính.

Lập kế hoạch kịch bản cho ngành phần mềm & SaaS

Các công ty phần mềm và SaaS phải liên tục đối mặt với xu hướng công nghệ thay đổi và thách thức trong việc quản lý dữ liệu khách hàng.

Scenario planning giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối phó với các rủi ro như thay đổi quy định pháp lý, sự cố hệ thống hoặc tấn công mạng. Chẳng hạn, các công ty SaaS có thể mô phỏng tình huống rò rỉ dữ liệu để kiểm tra khả năng ứng phó. Việc phát hiện lỗ hổng bảo mật và xây dựng phương án xử lý trước giúp họ giảm thiểu thiệt hại nếu sự cố xảy ra.

Lập kế hoạch kịch bản cho ngành sản xuất

Các công ty sản xuất sử dụng Scenario planning để chuẩn bị cho những gián đoạn chuỗi cung ứng do thiên tai, căng thẳng địa chính trị hoặc vấn đề từ nhà cung cấp. Việc xác định trước các điểm nghẽn tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch dự phòng giúp họ duy trì hoạt động sản xuất ổn định, giảm thiểu tác động từ các sự cố ngoài ý muốn.

Lập kế hoạch kịch bản cho ngành bất động sản

Trong lĩnh vực bất động sản, Scenario planning tập trung vào phân tích sự biến động giá trị tài sản trong các giai đoạn suy thoái kinh tế hoặc bất ổn địa chính trị.

Bằng cách đánh giá các kịch bản khác nhau và tác động của chúng lên thị trường bất động sản, các nhà đầu tư có thể đưa ra quyết định chính xác hơn về quản lý rủi ro, chiến lược đầu tư và đa dạng hóa danh mục. Đồng thời, họ có thể cải thiện độ chính xác trong dự báo giá trị bất động sản và điều chỉnh chiến lược kịp thời để tránh thua lỗ.

Lập kế hoạch kịch bản cho ngành y tế

Trong lĩnh vực y tế và công nghệ sinh học, Scenario planning giúp giải quyết các rủi ro trong quá trình phát triển thuốc, chẳng hạn như thất bại trong thử nghiệm lâm sàng, vấn đề an toàn hoặc trì hoãn trong phê duyệt pháp lý.

Bằng cách xem xét các kịch bản và tác động của chúng, doanh nghiệp có thể lập chiến lược phù hợp, phân bổ nguồn lực hiệu quả và điều hướng hoạt động kinh doanh hiệu quả trong bối cảnh phức tạp của ngành dược phẩm.

Lập kế hoạch kịch bản cho ngành dịch vụ

Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sử dụng lập kế hoạch kịch bản để xây dựng chiến lược thâm nhập thị trường và mở rộng kinh doanh.

Họ đánh giá những thay đổi về quy định, sự cạnh tranh và các rủi ro tiềm tàng khi bước vào thị trường mới. Việc dự báo các kịch bản khác nhau giúp họ điều chỉnh chiến lược phù hợp để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đa dạng.

Lập kế hoạch kịch bản cho ngành tài chính

Trong lĩnh vực tài chính, Scenario planning tập trung vào việc đánh giá chiến lược đầu tư và mức độ rủi ro trong bối cảnh thị trường sụp đổ hoặc khủng hoảng tài chính. Cách tiếp cận chủ động này giúp các tổ chức tài chính xây dựng nhiều phương án ứng phó với các kịch bản dự báo trước, bảo vệ tài sản, điều chỉnh danh mục đầu tư và duy trì sự ổn định khi thị trường gặp biến động.

Quy trình lập kế hoạch kịch bản (Scenario Planning)

Lập kế hoạch kịch bản là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho những thay đổi trong tương lai. Mặc dù quy trình này có thể khác nhau tùy từng tổ chức, cách tiếp cận chung thường bao gồm 5 bước chính sau đây:

Bước 1: Khám phá các xu hướng bên ngoài

Trong bước đầu tiên, doanh nghiệp phân tích dữ liệu bên ngoài để xác định các xu hướng vĩ mô có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Mục tiêu là nhận diện các xu hướng đã được nghiên cứu kỹ lưỡng, đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng đến tổ chức thay vì tạo ra các xu hướng mới.

Ví dụ, một nhà bán lẻ tã trẻ em tại Nhật Bản và Đức nhận thấy dân số đang già hóa và tỷ lệ sinh giảm. Nhận thức được nguy cơ giảm doanh thu trong phân khúc trẻ sơ sinh, công ty quyết định mở rộng sản phẩm sang lĩnh vực chăm sóc người lớn để đa dạng hóa nguồn thu và giảm rủi ro.

Bước 2: Xác định phạm vi và khung thời gian

Bước này giúp doanh nghiệp đặt ra giới hạn cho kế hoạch kịch bản bằng cách xác định:

• Khung thời gian: Hầu hết các tổ chức tập trung vào trung hạn đến dài hạn, thường từ 5 đến hơn 20 năm. Nếu doanh nghiệp mới bắt đầu với phương pháp Scenario planning, nên lựa chọn thời gian ngắn hơn để dễ dàng kiểm soát.
• Phạm vi và giới hạn: Xác định những vấn đề chính mà doanh nghiệp muốn khám phá và loại bỏ những yếu tố nằm ngoài phạm vi xem xét.

Ví dụ, một công ty trong ngành y tế muốn nghiên cứu tác động của việc tư nhân hóa hệ thống y tế đến hoạt động kinh doanh của họ. Tuy nhiên, họ quyết định không phân tích yếu tố chính trị dù nó có ảnh hưởng đến kịch bản. Thay vào đó, công ty chỉ tập trung vào các cấp độ tư nhân hóa khác nhau và ảnh hưởng của chúng đến mô hình kinh doanh của mình.

Nếu phạm vi phân tích quá rộng, kịch bản sẽ trở nên quá chung chung và không có giá trị thực tiễn. Ngược lại, nếu phạm vi quá hẹp, nó có thể hạn chế tư duy sáng tạo và chỉ phản ánh thực tế hiện tại thay vì dự báo tương lai.

Bước 3: Xây dựng các kịch bản (Scenario)

Ở bước này, doanh nghiệp làm việc cùng một nhóm đa ngành để xây dựng từ 3 đến 5 kịch bản với xác suất xảy ra khác nhau. Từng kịch bản cần dựa trên dữ liệu đáng tin cậy để giúp nhà lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác. Các tổ chức thường xây dựng ít nhất một kịch bản xấu nhất, một kịch bản tốt nhất và một kịch bản trung bình. Các kịch bản này không nhất thiết phải loại trừ lẫn nhau mà có thể bổ trợ nhau.

Ví dụ, một nhà bán lẻ thực phẩm lớn muốn hiểu tác động của thương mại điện tử đến hệ thống siêu thị của mình. Họ xây dựng ba kịch bản sau:

• Kịch bản xấu nhất: Thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, người tiêu dùng sẵn sàng trả nhiều tiền hơn để nhận hàng tận nhà. Các công ty có công nghệ tiên tiến nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường, làm giảm nhu cầu về cửa hàng truyền thống.
• Kịch bản tốt nhất: Thương mại điện tử có sự phát triển nhất định, nhưng cửa hàng vật lý vẫn giữ vai trò quan trọng. Doanh nghiệp có thể hợp tác với bên thứ ba để đáp ứng nhu cầu mua sắm trực tuyến mà không cần giảm số lượng cửa hàng.
• Kịch bản trung bình: Thương mại điện tử trở thành một phần bổ trợ cho hệ thống cửa hàng. Công ty có thể tận dụng các cửa hàng hiện có làm trung tâm giao hàng cho các khu vực chưa có siêu thị, mở rộng tiếp cận thị trường mà không cần đầu tư thêm vào mặt bằng.

Việc xây dựng các kịch bản giúp doanh nghiệp chuẩn bị sẵn phương án cho những biến động có thể xảy ra trong tương lai.

Bước 4: Xác định các lựa chọn chiến lược

Sau khi đã xây dựng các kịch bản, doanh nghiệp cần đưa ra các lựa chọn chiến lược phù hợp để ứng phó với từng tình huống.

Ví dụ, với nhà bán lẻ thực phẩm đã phân tích ở trên, một số lựa chọn chiến lược có thể bao gồm:

• Chúng ta có nên cạnh tranh trong thị trường thương mại điện tử không?
• Việc đa dạng hóa sản phẩm có giúp giữ chân khách hàng và thu hút khách hàng mới không?
• Chúng ta có nên tự phát triển nền tảng thương mại điện tử hay hợp tác với bên thứ ba?
• Có nên đầu tư vào hệ thống giao hàng riêng để cạnh tranh với các đối thủ mới không?
• Nếu các đối thủ giảm giá mạnh, chúng ta có khả năng giảm giá để cạnh tranh không?

Sau khi xác định các lựa chọn này, doanh nghiệp có thể phân loại chúng thành từng nhóm như:

• Giá cả (chiến lược giá)
• Năng lực và kỹ năng (đào tạo nhân sự, phát triển công nghệ)
• Logistics (mở rộng hệ thống giao hàng)
• Hợp tác (liên kết với đối tác bên ngoài)

Ví dụ, nếu doanh nghiệp chọn kịch bản tốt nhất, họ có thể:

• Giảm tốc độ mở rộng mặt bằng để tối ưu chi phí.
• Đầu tư vào logistics để nâng cao khả năng giao hàng.
• Xây dựng nền tảng số để cung cấp trải nghiệm mua sắm đồng nhất giữa cửa hàng và kênh trực tuyến.
• Mở rộng danh mục sản phẩm để tạo động lực thu hút thêm khách hàng đến cửa hàng.

Bước 5: Xây dựng hệ thống theo dõi dấu hiệu bên ngoài và kích hoạt nội bộ

Bước cuối cùng trong quy trình Scenario planning là thiết lập một hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi thị trường và phản ứng kịp thời trước các thay đổi. Hệ thống này bao gồm hai yếu tố chính:

• Dấu hiệu bên ngoài: Những tín hiệu từ thị trường cho thấy một kịch bản có thể sắp xảy ra.
• Kích hoạt nội bộ: Những hành động mà doanh nghiệp sẽ thực hiện khi phát hiện dấu hiệu đó.

Ví dụ, trong trường hợp xấu nhất, nếu các đối thủ trong lĩnh vực giao hàng nhận được khoản đầu tư lớn và khách hàng bắt đầu chuyển sang sử dụng dịch vụ của họ, doanh nghiệp có thể:

• Điều chỉnh giá cả để khiến dịch vụ của đối thủ trở nên kém hấp dẫn hơn.
• Đầu tư mạnh hơn vào hệ thống giao hàng để nâng cao khả năng cạnh tranh.

Nhờ hệ thống này, doanh nghiệp có thể chủ động giám sát thị trường và nhanh chóng đưa ra các điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Khi nào nên sử dụng kỹ thuật Scenario planning?

Về cơ bản, kỹ thuật Scenario planning có thể được sử dụng như một công cụ quản trị chiến lược để hỗ trợ ra quyết định ở mọi cấp độ – cá nhân, bộ phận, nhóm hoặc tổ chức. Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong việc xây dựng một tầm nhìn rõ ràng về tương lai cho toàn doanh nghiệp, qua đó áp dụng cách tiếp cận “từ tương lai quay về hiện tại” (future-back approach) trong hoạch định chiến lược.

Các tổ chức sẽ thu được lợi ích lớn nhất từ lập kế hoạch kịch bản khi đối mặt với các tình huống sau:

• Mức độ không chắc chắn cao: Doanh nghiệp khó dự đoán hoặc điều chỉnh trước những biến động trong tương lai.
• Rủi ro đáng kể: Các sự kiện bất ngờ có thể gây ra tổn thất lớn cho công ty.
• Thiếu cơ hội rõ ràng: Doanh nghiệp không thể nhìn nhận những cơ hội mới và rõ rệt trong tương lai.
• Tư duy “kinh doanh như thường lệ”: Tổ chức bị mắc kẹt trong tư duy cũ, thiếu sự đổi mới và linh hoạt trong chiến lược.
• Biến động ngành: Ngành nghề đang trải qua những thay đổi lớn, có xu hướng phát triển nhanh hoặc dễ bị gián đoạn.
• Nhu cầu về sự đồng thuận: Cần có một ngôn ngữ chung và sự thống nhất để thúc đẩy hành động mà vẫn đảm bảo sự đa dạng trong góc nhìn.
• Nhiều lựa chọn thay thế: Có nhiều phương án chiến lược khác nhau, mỗi phương án đều có giá trị riêng.
• Mong muốn cạnh tranh bền vững: Các đối thủ đã chứng tỏ khả năng thích ứng tốt và có dấu hiệu sử dụng Scenario planning trong chiến lược dài hạn.

Kỹ thuật Scenario planning có thể áp dụng cho bất kỳ tình huống nào mà người ra quyết định cần hiểu rõ hơn về cách tương lai có thể diễn ra tùy thuộc vào các điều kiện khác nhau.

Kết luận

Tóm lại, Scenario planning là một công cụ chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước cho những biến động trong tương lai. Mặc dù quá trình này đòi hỏi thời gian và nguồn lực, nhưng lợi ích nó mang lại là đáng kể. Nó không chỉ giúp lãnh đạo doanh nghiệp có tầm nhìn dài hạn mà còn tăng cường khả năng ra quyết định linh hoạt trước những tình huống không chắc chắn.

Scenario planning không phải là dự đoán chính xác tương lai mà là một cách để doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng cho nhiều khả năng có thể xảy ra, từ đó xây dựng chiến lược vững chắc và thích ứng nhanh chóng khi thị trường thay đổi.

——————————-