Quy trình kiểm soát tài liệu chuẩn cho doanh nghiệp

Last updated on 29 July, 2024

Tình trạng tài liệu bị thất lạc, thông tin không được cập nhật kịp thời hoặc các quy định không được tuân thủ một cách nghiêm túc thường xuyên xảy ra tại các công ty hiện nay. Những vấn đề này không chỉ gây ra sự hỗn loạn trong quá trình làm việc mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Để giải quyết những khó khăn trên, việc xây dựng một quy trình kiểm soát tài liệu khoa học và hiệu quả là điều vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để thiết lập một quy trình kiểm soát tài liệu chuẩn.

Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ đạt chuẩn

Quy trình kiểm soát tài liệu là gì?

Đây là bộ quy tắc giúp tổ chức tạo ra, quản lý và sử dụng các tài liệu quan trọng một cách có hệ thống. Nó bao gồm các hướng dẫn về tạo mới, lưu trữ, phê duyệt, cập nhật và xử lý tài liệu trong nội bộ công ty và khi chia sẻ bên ngoài.

Kiểm soát tài liệu không chỉ đơn giản là quản lý tệp, mà còn là một phần quan trọng trong quản lý rủi ro và chất lượng. Nó đảm bảo tài liệu luôn chính xác, dễ truy cập và phản ánh thông tin mới nhất. Tuân thủ các quy trình này giúp đảm bảo tài liệu được xem xét thường xuyên và cập nhật kịp thời, từ đó tránh được sự trùng lặp, lỗi người dùng, truy cập trái phép và sửa đổi không đúng.

Các bước cơ bản để xây dựng hệ thống kiểm soát tài liệu

Dưới đây là những bước cơ bản để phát triển một hệ thống kiểm soát tài liệu cho công ty của bạn:

Xác định tài liệu

• Liệt kê tất cả các tài liệu cần quản lý.
• Đặc biệt chú trọng vào các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm, riêng tư, có giá trị pháp lý hoặc yêu cầu kiểm soát phiên bản chặt chẽ.
• Các tài liệu được quản lý phải được lưu trữ đúng nơi.

Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng

• Xác định quy trình vận hành tiêu chuẩn cho tài liệu và các yêu cầu cần đáp ứng.
• Chỉ định người chịu trách nhiệm phê duyệt và giám sát mỗi tài liệu.

Đặt tên cho tài liệu

• Gán cho tài liệu một tên gọi rõ ràng và dễ phân biệt.
• Phân loại tài liệu theo mục đích sử dụng hoặc phòng ban để dễ dàng tìm kiếm và quản lý, đặc biệt khi cần kiểm toán.

Thiết lập quy trình chỉnh sửa

• Xây dựng một hệ thống để quản lý việc sửa đổi tài liệu thường xuyên, bao gồm cả việc xác định ai có quyền thay đổi.
• Theo dõi các thay đổi bằng cách sử dụng bảng tính ghi lại tên tài liệu, người phụ trách, ngày xem xét và nội dung chỉnh sửa.

Quản lý quyền truy cập

• Bảo mật là yếu tố quan trọng trong quản lý tài liệu, đặc biệt khi xử lý thông tin nhạy cảm hoặc cá nhân.
• Chỉ những người được phép mới có quyền truy cập tài liệu.
• Thực hiện sao lưu dữ liệu để phòng ngừa rủi ro.

Thiết lập quy trình lưu trữ

• Xác định cách lưu trữ hoặc xóa các tài liệu cũ để đảm bảo kiểm soát phiên bản tốt.
• Sử dụng quy tắc đặt tên để dễ dàng phân biệt tài liệu cũ và mới.

Đọc thêm: Cách lựa chọn Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) phù hợp

Các bước trong quy trình kiểm soát tài liệu

Tạo mới

Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát tài liệu là tạo mới. Đây là một giai đoạn vô cùng quan trọng. Bạn cần xác định rõ người chịu trách nhiệm tạo mỗi tài liệu. Ngoài ra, hãy thiết lập quy tắc đặt tên bao gồm cấu trúc, tiêu đề và các thông tin kỹ thuật khác của tài liệu.

Tạo tài liệu là bước khởi đầu trong vòng đời sản phẩm, xác định hoặc thiết kế một phần quan trọng của sản phẩm. Tuy nhiên, việc phát triển tài liệu (thường được chia sẻ qua nhiều nền tảng) dễ dẫn đến lỗi và thiếu sót, ảnh hưởng đến chất lượng hoặc thành công của sản phẩm trong tương lai. Hơn nữa, với nhiều người cùng bình luận và bổ sung vào tài liệu, thông tin quan trọng có thể bị bỏ qua, ghi đè hoặc bị lạc trong quá trình chỉnh sửa liên tục.

Email và Google Docs là những ví dụ điển hình về tình trạng này, dễ dàng tạo ra các phiên bản mới của tài liệu mà không được người khác biết. Để quản lý tốt quá trình tạo tài liệu, bạn cần đảm bảo:

• Tài liệu được lưu trữ trong kho dữ liệu trung tâm an toàn và dễ truy cập.
• Chỉ những người được chỉ định mới có quyền xem và bình luận.
• Một người duy nhất chịu trách nhiệm phê duyệt hoặc từ chối chỉnh sửa khi cần thiết.
• Ngăn chặn chỉnh sửa trái phép.

Xem xét và phê duyệt tài liệu

Chúng ta cần có một quy trình rõ ràng để kiểm tra và phê duyệt tài liệu. Quy trình này sẽ giúp chúng ta xác định được ai sẽ kiểm tra tài liệu nào, và tài liệu đó phải đạt được những tiêu chuẩn gì.

Để quản lý quy trình này một cách hiệu quả, chúng ta cần một công cụ hỗ trợ. Công cụ này sẽ giúp chúng ta:

• Phân công công việc: Ai sẽ kiểm tra tài liệu nào sẽ được phân công rõ ràng.
• Theo dõi tiến độ: Chúng ta sẽ biết được tài liệu đang ở giai đoạn nào của quá trình phê duyệt.
• Nhắc nhở: Hệ thống sẽ tự động nhắc nhở khi đến hạn phê duyệt.
• Kết hợp tài liệu: Khi tất cả các phần của tài liệu đã được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động ghép chúng lại thành một tài liệu hoàn chỉnh.

Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi một tài liệu được mọi người xem xét và đồng ý, việc chỉnh sửa tài liệu sẽ diễn ra. Chúng ta cần xác định rõ:

• Ai sẽ chỉnh sửa: Người nào sẽ chịu trách nhiệm thay đổi tài liệu.
• Chỉnh sửa như thế nào: Sẽ thay đổi những gì và theo cách nào.
• Ghi lại sự thay đổi: Cần ghi rõ những gì đã được thay đổi.
• Bảo quản bản cũ: Bản gốc của tài liệu sẽ được lưu trữ lại.

Trong quá trình sử dụng, tài liệu có thể cần phải chỉnh sửa nhiều lần. Vì vậy, chúng ta cần có một quy trình rõ ràng để quản lý những lần chỉnh sửa này, bao gồm:

• Ai yêu cầu chỉnh sửa: Người nào muốn thay đổi tài liệu.
• Ai thực hiện chỉnh sửa: Người nào sẽ thực hiện việc thay đổi.
• Mức độ thay đổi: Thay đổi lớn hay nhỏ.
• Thời gian thay đổi: Khi nào tài liệu được chỉnh sửa.
• Người chịu trách nhiệm: Ai là người quản lý tài liệu này.
• Khi nào cần xem xét lại: Tài liệu sẽ được xem xét lại vào thời điểm nào.

Sau khi chỉnh sửa, tài liệu sẽ lại được đưa ra để mọi người xem xét và phê duyệt giống như lần đầu tiên. Ngoài ra, chúng ta cần có cách để phân biệt các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu.

Thay thế tài liệu

Khi một tài liệu cần được cập nhật hoặc thay thế, bạn cần xác định rõ người chịu trách nhiệm cập nhật, thay thế tài liệu bên ngoài và quy trình xử lý tài liệu cũ. Quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp bạn thực hiện điều này.

Phân phối tài liệu

Sau khi hoàn thành và được phê duyệt, quy trình quản lý tài liệu sẽ xác định cách thức và địa điểm phân phối tài liệu, cũng như ai được phép truy cập. Ví dụ, quy định phân phối có thể xác định tài liệu được phân phối nội bộ hay bên ngoài, nơi cung cấp tài liệu, các hạn chế bảo mật áp dụng cho tài liệu,…

Tích hợp tài liệu bên ngoài

Tài liệu bên ngoài được đưa vào hệ thống kiểm soát tài liệu cần có quy trình tích hợp riêng, bao gồm cách nhận diện, dán nhãn, đánh giá, chỉnh sửa và xác định người có quyền truy cập.

Loại bỏ tài liệu

Một quy trình quan trọng khác trong hệ thống quản lý tài liệu là biết khi nào nên loại bỏ hoặc ngừng sử dụng một tài liệu.

• Tài liệu cũ: Những tài liệu đã quá cũ hoặc đã có tài liệu mới thay thế thì nên loại bỏ. Chúng ta có thể xác định thời gian loại bỏ dựa trên ngày tháng hoặc khi có tài liệu mới.
• Tài liệu quan trọng: Một số tài liệu, đặc biệt là trong các ngành nghề cần tuân thủ nhiều quy định, phải được lưu giữ lâu dài để làm bằng chứng hoặc để tham khảo trong tương lai.
• Tài liệu không cần thiết: Ngược lại, có những tài liệu không cần thiết phải giữ quá lâu, thậm chí có luật quy định thời gian lưu trữ tối đa.

Sau khi đảm bảo rằng chính sách của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn quy định cơ bản, hệ thống của bạn nên giúp bạn xác định thời gian lưu giữ phù hợp cho các loại tài liệu khác nhau bằng cách tiếp cận dựa trên rủi ro.

Tài liệu lỗi thời có thể làm tắc nghẽn hệ thống, gây khó khăn cho việc tìm kiếm và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất không cần thiết. Ngoài ra, việc duy trì các tài liệu khác liên quan đến chi phí lưu trữ bổ sung, có thể tránh được bằng cách quản lý chủ động.

Lợi ích của quy trình kiểm soát tài liệu hiệu quả

Bạn có thể hình dung việc quản lý tài liệu như việc sắp xếp một thư viện khổng lồ. Khi có một hệ thống quản lý tài liệu tốt, doanh nghiệp sẽ:

• Tìm tài liệu dễ dàng: Giống như tìm một cuốn sách trong thư viện, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần.
• Giảm lỗi sai: Nhờ có hệ thống quản lý, thông tin sẽ được cập nhật thường xuyên, đảm bảo mọi người đều làm việc dựa trên thông tin mới nhất.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu việc in ấn tài liệu giấy, giảm thời gian tìm kiếm thông tin, từ đó tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu quả làm việc: Khi mọi thứ được tổ chức rõ ràng, nhân viên sẽ làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Bảo vệ thông tin: Chỉ những người có quyền hạn mới được phép truy cập vào tài liệu, giúp bảo mật thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
• Đảm bảo tuân thủ quy định: Hệ thống giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định về quản lý chất lượng và bảo mật thông tin.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Nhờ có thông tin chính xác và cập nhật, doanh nghiệp có thể tạo ra sản phẩm/dịch vụ chất lượng hơn.
• Khách hàng hài lòng hơn: Khi doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn.

Ai chịu trách nhiệm quản lý quy trình kiểm soát?

Thông thường, sẽ có một người hoặc một nhóm người được giao nhiệm vụ quản lý hệ thống quản lý tài liệu. Người này sẽ chịu trách nhiệm:

• Cập nhật Sổ tay Quy trình Kiểm soát Tài liệu: Đây là tài liệu hướng dẫn chi tiết về cách thức quản lý tài liệu trong doanh nghiệp.
• Đào tạo nhân viên: Giúp nhân viên hiểu rõ cách sử dụng hệ thống và tuân thủ quy trình.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh: Khi có bất kỳ vấn đề gì liên quan đến hệ thống, người này sẽ chịu trách nhiệm tìm ra giải pháp.

Giải pháp cho quy trình kiểm soát tài liệu

Để quản lý tài liệu một cách chặt chẽ, chúng ta có thể sử dụng một hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hệ thống này sẽ giúp chúng ta theo dõi mọi thay đổi của tài liệu thông qua các tính năng sau:

• Theo dõi phiên bản: Mỗi lần có chỉnh sửa, hệ thống sẽ ghi lại một phiên bản mới, giúp chúng ta dễ dàng so sánh và xem lại các thay đổi.
• Lịch sử hoạt động: Mọi hành động thực hiện trên tài liệu (như ai đã chỉnh sửa, khi nào, chỉnh sửa gì) đều được ghi lại một cách chi tiết.
• Bảo mật thông tin: Chỉ những người có quyền hạn mới được phép truy cập và chỉnh sửa tài liệu.
• Quá trình phê duyệt: Tài liệu sẽ được gửi đi theo một quy trình nhất định để được nhiều người xem xét và phê duyệt trước khi chính thức được sử dụng.

Dịch vụ phần mềm kiểm soát tài liệu là gì?

Bạn có thể hình dung phần mềm quản lý tài liệu như một thư viện điện tử thông minh. Nó giúp chúng ta quản lý tất cả các loại tài liệu, từ văn bản, hình ảnh đến các file thiết kế, một cách gọn gàng và khoa học.

Tại sao cần phần mềm kiểm soát tài liệu?

• Tránh nhầm lẫn và mất mát: Thay vì tìm kiếm các file lung tung trên máy tính, phần mềm sẽ giúp bạn tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
• Bảo mật thông tin: Chỉ những người có quyền hạn mới được phép truy cập và chỉnh sửa tài liệu, giúp bảo vệ thông tin quan trọng.
• Quản lý phiên bản: Mỗi lần có thay đổi, phần mềm sẽ tự động lưu lại một phiên bản mới, giúp bạn so sánh và khôi phục dữ liệu khi cần.
• Làm việc nhóm hiệu quả: Nhiều người có thể cùng làm việc trên một tài liệu cùng một lúc, đồng thời theo dõi được tiến độ của công việc.

Tại sao nên chọn phần mềm kiểm soát tài liệu dựa trên đám mây?

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần có kết nối internet, bạn có thể truy cập tài liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào.
• Dễ dàng chia sẻ: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc khách hàng.
• An toàn và bảo mật: Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên các máy chủ an toàn, giúp bảo vệ thông tin của bạn.

Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay

 Kết luận

Một quy trình kiểm soát tài liệu hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần xây dựng một nền tảng vững chắc để phát triển bền vững. Bằng cách quản lý tài liệu một cách khoa học, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo dựng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Mong những kiến thức chia sẻ ở trên hữu ích với bạn đọc.

——————————-