Last updated on 25 September, 2024
Số hóa tài liệu là gì? Tại sao số hóa tài liệu không còn là cụm từ quá xa lạ trong thời đại 4.0 như hiện nay. Dịch vụ số hóa tài liệu được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm bởi tính tiện ích mà nó mang lại. Với số hóa tài liệu, các phương pháp lưu trữ thủ công truyền thông đã dần được thay thế. Hãy cùng OCD tìm hiểu những giá trị thực mà số hóa tài liệu mang lại qua nội dung bài viết dưới đây.
Table of Contents
ToggleTài liệu và giấy tờ luôn tăng lên và chất đống theo từng ngày, trừ khi doanh nghiệp thu dọn thường xuyên. Điều này đồng nghĩa với việc: khi quy mô công ty phát triển hơn thì số lượng giấy tờ cũng tăng theo cấp số nhân. 10 tủ hồ sơ luôn chiếm diện tích hơn 1 tủ. 100 file tài liệu cũng luôn nhẹ hơn 1 file tài liệu. Vậy, câu hỏi đặt ra là: giấy tờ càng nhiều thì lưu trữ ở đâu khi diện tích không gian có hạn? Hơn nữa, rất khó để lưu trữ khối “tài sản” khổng lồ này. Hiểu được những khó khăn này, một giải pháp mang tên số hóa tài liệu đã ra đời.
Số hóa tài liệu là công việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng.
Có nhiều lý do dẫn đến việc số hóa tài liệu trở nên quan trọng tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Nếu bạn chưa đủ động lực để tiến hành số hóa, hãy tham khảo những lý do dưới đây:
Số hóa tài liệu không thể thành công nếu không xét đến các yếu tố liên quan. Các yếu tố này sẽ tác động trực tiếp đến tốc độ và kết quả của quá trình số hóa. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng:
Bạn không thể “số hóa” cho vui mà không quan tâm đến mục đích cuối cùng. Bạn cũng không thể số hóa để “nới rộng không gian” mà không biết làm gì với số tài liệu đã số hóa. Cuối cùng, nhân lực và tiền bạc bị tiêu tốn nhưng không hề mang lại giá trị thực sự. Hãy xác định mục tiêu rõ ràng khi bắt đầu số hóa như: dễ dàng chia sẻ, rút ngắn quy trình làm việc,để phục vụ nghiên cứu, đào tạo hay kinh doanh; đối tượng sử dụng.
Nên lựa chọn các nền tảng cho phép lưu trữ và khai thác tài liệu đã được số hoá với nhiều định dạng khác nhau. Với chúng, bạn có thể dễ dàng truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.
Trên thực tế, không thể nào số hóa toàn bộ các tài liệu hiện nó. Hãy lưu ý rằng chỉ nên số hóa các tài liệu cần thiết và quan trọng. Khi lựa chọn tài liệu, cần chú trọng đến nhu cầu về nội dung; các tài liệu chỉ có một bản, quý hiếm,…
Lựa chọn người có khả năng tiếp nhận và làm chủ công nghệ số hóa tài liệu là vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo các tài liệu được số hóa có chất lượng và lưu trữ trong thời gian dài.
Số hóa tài liệu không phải công việc đơn giản với chi phí thấp. Khi quyết định số hóa, bạn phải chấp nhận bỏ ra một khoản kinh phí khá lớn: mua các trang thiết bị scan chuyên dụng, phần mềm nhận dạng. Bên cạnh đó, các kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu cũng không hề nhỏ.
Trước khi bắt đầu số hóa tài liệu, hãy cần nhắc những gì ” quan trọng” và ” kém quan trọng”. Điều này để phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những thông tin không còn giá trị.
Một trong những yếu tố quan trọng khi tiến hành số hóa tài liệu là tính bảo mật. Tự làm hay sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu, bạn đều cần lưu ý những điểm dưới đây:
Chi phí số hóa tài liệu không phải là con số nhỏ. Bạn phải đầu tư các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa. Điều này đảm bảo tài liệu được số hóa ổn định từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác. Bên cạnh đó, kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực cũng không hề nhỏ. Họ phải là những cá nhân biết cách sử dụng hệ thống thông tin để triển khai sử dụng hiệu quả.
Với lượng nguồn lực phải bỏ ra như trên, việc thuê đơn vị số hóa tài liệu là hoàn toàn hợp lý. Bài toán “đi thuê” luôn đơn giản hơn là ” tự làm” khi thiếu nguồn lực và chuyên môn. Đó chính là lý do khiến nhiều công ty cung cấp dịch vụ số hóa ra đời.
Dịch vụ lưu trữ đám mây digiiCloud là một giải pháp lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây (cloud), tích hợp với phần mềm digiiDoc. digiiCloud giúp bạn giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa hiệu suất và dễ dàng mở rộng quy mô theo nhu cầu.
——————————-
Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.
Nếu bạn quan tâm, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!
Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn
Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting
Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn