Quản lý công việc hiệu quả – top 10 câu hỏi thường gặp

Last updated on 24 May, 2024

Quản lý công việc là một trong những kỹ năng mà bất kỳ ai cũng nên hình thành và rèn luyện  để có được hiệu suất công việc hiệu quả. Hiện nay, thời đại công nghiệp hóa khiến cho khối lượng công việc của mỗi người nhiều hơn đáng kể. Dưới đây là 10 câu hỏi thường xuyên gặp nhất về quản lý công việc hiệu quả. Cách trả lời đơn giản, dễ hiểu của OCD chắc chắn sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích.

Quản lý công việc là gì?

Khi cuộc sống ngày càng phát hiện hơn, con người ngày càng ngập chìm trong hàng đống công việc. Nếu không  sắp xếp, quản lý công việc hiệu quả, con người rất khó để hoàn thành công việc cũng như dành thời gian để nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống. Do đó, quản lý công việc là tất cả những công việc, kinh nghiệm và tips cần có để điều phối thời gian làm việc hiệu quả cũng như đạt được hiệu suất tốt nhất.

Mô hình quản lý công việc hiệu quả

Hiện nay, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách định hình rõ các mô hình quản lý công việc của doanh nghiệp mình. Việc xác định chính xác mô hình quản lý công việc cho doanh nghiệp sẽ mang đến những hiệu quả công việc rất tích cực.

Mô hình quản lý công việc đơn tuyến

Mô hình quản lý công việc đơn tuyến (hay còn gọi là Mô hình đơn tuyến) là mô hình đơn giản nhất. Hiểu đơn giản, trong mô hình này, các công việc được quản lý sẽ phân luồng đơn tuyến theo từng Project (dự án) độc lập.

Mô hình này có các đặc điểm chính là:

• Phân luồng công việc đơn lẻ, rõ ràng
• Chỉ đạo, thực hiện công việc mạch lạc, gọn gàng.
• Công tác quản lý nhanh chóng, đơn giản.
• Mô hình rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với tính chất công việc đơn giản, thời gian thực hiện ngắn, ví dụ như các doanh nghiệp shiper, các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ nhanh …

Tuy nhiên, mô hình quản lý công việc đơn tuyến  tương đối khó phân cấp. Nhà quản lý không thể nhìn thấy  bức tranh tổng quát đối với các dự án có nhiều mảng công việc khác nhau hoặc những doanh nghiệp đa chức năng.

Mô hình quản lý công việc đơn tuyến

Mô hình quản lý công việc đa tuyến

Mô hình quản lý công việc đa tuyến đòi hỏi tính chất sắp xếp, phân luồng đa cấp công việc tương đối chặt chẽ. Ví dụ, các công việc trong một dự án được phân cấp và tách thành các luồng khác nhau. Giữa các luồng có mối liên hệ chặt chẽ.

Mô hình đa tuyến có những đặc điểm chính:

• Công tác lập kế hoạch công việc phải chặt chẽ
• Phân tách công việc và nhóm thành các luồng việc rõ ràng
• Xây dựng được bức tranh tổng thể về dự án cần thực hiện
• Các công việc trong 1 luồng có cùng tính chất
• Các luồng công việc trong dự án có mối quan hệ chung với nhau
• Phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn, phù hợp với các dự án phức tạp có thời gian thực hiện kéo dài và cần sự tham gia của nhiều nhóm tài nguyên.

Tuy nhiên, mô hình này có nhược điểm

• Nhân sự cần có trình độ để xây dựng kế hoạch công việc đa luồng
• Quá trình thực hiện cần phải kiểm soát và phân bổ nguồn lực thực hiện phù hợp
• Thông tin đa chiều và ràng buộc nên quản lý khó khăn hơn, phức tạp hơn

Mô hình quản lý công việc đa tuyến

Mô hình kết hợp đơn tuyến + đa tuyến

Doanh nghiệp có thể  kết hợp sử dụng mô hình hỗn hợp đơn tuyến và đa tuyến để quản lý công việc của doanh nghiệp dựa trên cơ sở các ưu và nhược điểm của 2 mô hình nêu trên,

• Đối với các nhóm công việc đơn giản, doanh nghiệp áp dụng mô hình đơn tuyến để dễ dàng chỉ đạo và quản lý tức thời
• Đối với các dự án phức tạp hoặc nhóm việc lớn thì nên áp dụng mô hình đa tuyến để xây dựng được kế hoạch công việc chặt chẽ, sử dụng hiệu quả nhân lực và có cái nhìn tổng thể hơn về dự án.

Mô hình quản lý công việc đa tuyến và đơn tuyến

Kỹ năng xử lý công việc

Theo nghiên cứu, khoảng 60% người được hỏi trả lời rằng họ không có kế hoạch làm việc trong một tuần. 80% trong 40% còn lại bị lôi kéo bởi những công việc khác khiến họ mất tập trung vào công việc chính.

Bước đầu tiên để xử lý công việc hiệu quả là lựa chọn công việc để xử lý. Giữa hàng đống công việc đi kèm thông tin và tình huống được cập nhật mỗi ngày sẽ khiến công việc bị quá tải. Người thông minh luôn nên biết việc nào nên làm trước, việc nào nên lên lịch và làm sau.

Sau đó là tạo mối liên kết giữa mục tiêu công việc cá nhân với mục tiêu hằng ngày, hằng tuần.  Trong đó, sắp xếp để các mục tiêu hỗ trợ và tương tác với nhau, tìm ra công việc để đạt từng mục tiêu là một thử thách mà bạn phải vượt qua.

Tiếp đó, note công việc cần thực hiện. Nhiều người có thể sử dụng bộ não để lưu trữ thông tin các công việc. Tuy nhiên, họ dễ dàng bị phân tán hoặc quên những công việc cần làm khi khối lượng công việc nhiều, dày đặc hơn.  Bước tiếp theo trong quy trình này là chinh phục công việc. Kế hoạch đã lập, danh sách công việc đã ra thì không có lý do gì để không thực hiện.

Quản lý công việc bằng excel

Nếu như trước kia, Excel là giải pháp duy nhất thay thế cho giấy bút rườm rà, cũng như để quản lý công việc, thì hiện nay, Excel đã  trở nên lạc hậu. Khi Internet và các phần mềm công nghệ lên ngôi, lượng công việc nhiều hơn thì việc dùng Excel để quản lý tiến độ công việc đã lạc hậu , thậm chí còn làm giảm năng suất lao động.  Bởi vì suy cho cùng, Excel là một chương trình xử lý bảng tính, không phải chương trình được thiết kế chuyên dụng để quản lý tiến độ công việc.

Hiện nay, quản lý công việc bằng Excel lộ rõ nhiều nhược điểm:

• Template rất phức tạp, khó sử dụng
• Lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, đủ lâu
• Bị động, chậm trễ, không có tính cộng tác
• Không lưu trữ được kết quả công việc trên Excel

Tuy nhiên, với lượng công việc ít và có thể kiểm soát thủ công, Excel vẫn sẽ là lựa chọn hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí.

Quản lý công việc bằng excel

Quản lý công việc online

Quản lý công việc online vô cùng quan trọng tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay.  Người quản lý, lãnh đạo có thể quản lý tất cả các công việc dù là nhỏ nhất trong cả một doanh nghiệp hiệu quả, khoa học tại bất kỳ đâu, bất kỳ thời điểm nào. Một số ưu điểm lớn mà chúng ta có thể kể tới khi quản lý công việc online đó là:

•  Quản lý thông tin cực kỳ hiệu quả, khoa học: Một trong những công việc quan trọng nhất của các nhà quản trị, lãnh đạo doanh nghiệp đó là quản lý các nguồn thông tin về hoạt động, dự án của doanh nghiệp. Nhờ sự trợ giúp của các công cụ, phần mềm quản lý mà hiện nay, việc này đã trở lên vô cùng đơn giản.
• Hoạt động, hỗ trợ từ xa. Đối với những người đang quản lý, lãnh đạo các công ty, doanh nghiệp lớn hiện nay thì họ thường xuyên có các cuộc họp, chuyến công tác xa. Chính vì thế nên trong thời gian không có mặt tại công ty, việc quản lý doanh nghiệp là vô cùng khó khăn, chính bởi vậy nên sử dụng các công cụ quản lý online với mục đích quản lý từ xa mang lại hiệu quả cực kỳ cao. Mọi thông tin, dữ liệu cần thiết về hoạt động của doanh nghiệp sẽ được tổng hợp qua các công cụ này giúp ban lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đưa ra được những phương hướng hoạt động hợp lý cho công ty dù không có mặt tại đó
• Giảm bớt chi phí quản lý và nâng cao năng lực của doanh nghiệp. Khi sử dụng các công cụ quản lý online, mỗi doanh nghiệp sẽ cắt giảm được đáng kể nguồn nhân lực cho khâu quản lý, đây cũng là một khoản chi phí không hề nhỏ. Không những vậy, sử dụng công cụ này còn giúp năng cao năng lực, hoạt động của doanh nghiệp, công ty thông qua việc liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau một cách hiệu quả, thống nhất. Ngoài ra, hệ thống thông tin của các công cụ quản lý online còn có thể giúp cho ban lãnh đạo bao quát, phát hiện ra những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp mình.

Ứng dụng quản lý công việc nhóm

Ngoài bộ office của Microsoft,  các phần mềm làm việc nhóm luôn được sử dụng khá nhiều trong doanh nghiệp. Để làm việc nhóm hiệu quả mà không mất quá nhiều nguồn lực, dưới đây là top 5 ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả:

• Ứng dụng làm việc nhóm Slack: Slack được ứng dụng khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay bởi tính  chuyên nghiệp và hoàn toàn miễn phí. Slack hỗ trợ các thành viên trong nhóm liên lạc với nhau thông qua hệ thống tin nhắn. Từ đó, thời gian thực sẽ được lưu trữ lại, thuận tiện để quản lý sắp xếp các cuộc hội thoại thành các kênh khác nhau với những thành viên liên quan.
• Phần mềm làm việc nhóm Trello: Trello hoạt động  giúp cho dự án của nhóm được sắp xếp theo hệ thống rõ ràng. Từ đó, các nhà giám sát không gặp khó khăn khi  giám sát dự án. Lãnh đạo có thể phân công các nhiệm vụ đến từng thành viên trong nhóm dễ dàng và thuận tiện.
• Dropbox: Dropbox nổi tiếng với hệ thống kết nối cho phép các thành viên trong một nhóm làm việc từ xa, nhất là những lúc người lãnh đạo phải đi công tác xa. Nó liên kết các tập tin được tải lên thành các thư mục theo một hệ thống nhất định, dễ quản lý và tìm kiếm.
• Asana: Asana là ứng dụng làm việc nhóm chuyên nghiệp, hỗ trợ thúc đẩy các tiến trình công việc trong dự án. Nó cho phép các thành viên cập nhật những thông báo, nhiệm vụ mới từ bất cứ đâu.
• Google Hangouts: Google Hangouts hỗ trợ các nhóm tạo phòng họp video phổ biến nhất hiện nay với quy mô nhóm là khoảng 100 người. Hangouts được nhiều công ty sử dụng làm cơ sở để kết nối với khách hàng. Những đoạn hội thoại sẽ được lưu trữ và bạn có thể kiểm tra lại bất cứ lúc nào.

Ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại

• Todoist: Với Todoist, người dùng có thể ghi chú công việc, thiết lập các thông báo hay email nhắc nhở, quản lý và ghi chú nhanh những ý tưởng mới, khá tiện dụng và dễ dàng.
• Pickit: Pickit giúp bạn quản lý, ghi chú những ý tưởng để giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng. Bên cạnh ghi chú và thông báo nhắc nhở, Pickit hỗ trợ bạn phân loại các công việc ưu tiên cần làm trước, đồng thời cảnh báo những vấn đề trong bản kế hoạch của bạn. Nhìn chung, ứng dụng này tập trung vào công việc tạo ra kết quả ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
• Google Keep: Google Keep là một trong những ứng dụng khá hữu ích giúp người sử dụng  lên ý tưởng, kế hoạch công việc để thực hiện hiệu quả nhất. Tuy nhiên, khuyết điểm của ứng dụng  này là khó phân loại công việc.
• Evernote: Evernote là ứng dụng hữu ích nhất để ghi chép hiện nay. Bạn có thể tạo những bản ghi chú, xây dựng các kho lưu bài viết và ý tưởng kế hoạch. Bạn cũng có thể chia sẻ những ghi chú này với người khác để cùng hợp tác, tạo danh sách việc cần làm…

Quản lý công việc nhân viên

Trong môi trường doanh nghiệp, quản lý công việc của nhân viên là điều mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng nên làm. Theo dõi để nắm bắt tiến độ công việc, xem xét những vấn đề phát sinh và đưa ra hướng giải quyết. Dưới đây là 8 kỹ năng quản lý công việc của nhân viên mà lãnh đạo cần ghi nhớ:

• Kỹ năng quản lý công việc qua các ứng dụng công nghệ
• Lương – thưởng của nhân viên cần rõ ràng và xứng đáng
• Luôn là người đồng hành với nhân viên
• Không nên giám sát nhân viên quá chặt chẽ
• Khuyến khích cạnh tranh cần cẩn thận
• Bạn là một lãnh đạo nhưng không phải bạn giỏi mọi thứ
• Luôn cho nhân viên biết bạn mong muốn gì ở họ
• Đào tạo nhân viên hàng ngày cũng nằm trong kỹ năng quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc

Trong một doanh nghiệp với số lượng nhân viên tương đối thì việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc là điều nên làm. Các ứng dụng quản lý công việc cá nhân tuy hiệu quả nhưng không thể đồng bộ hóa để tất cả mọi người cùng kết nối lại với nhau. Mọi doanh nghiệp muốn hoạt động được hiệu quả nhất thì họ nhất định phải tìm ra giải pháp tối ưu hóa hiệu suất và cả thời gian thực hiện công việc của cả nhân viên và của cả ban lãnh đạo. Tất nhiên, kết quả của việc tối ưu hóa quản lý công việc cũng chỉ để cho mọi người có thể hoàn thành công việc đúng hạn cũng như đạt thành quả tốt trong công việc.

Giao diện phần mềm quản lỹ công việc digiiTask

Tìm hiểu về phần mềm quản lý dự án và công việc digiiPM của OOC – một trong những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay.