Quản lý công việc hiệu quả kiểu Nhật

Last updated on 24 May, 2024

Ngày nay, các doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng quá tải trong công việc, phân chia công việc không đều, không có đủ thời gian hoàn thành công việc, dẫn đến hiệu suất công việc bị giảm đi đáng kể. Nổi tiếng vì luôn hết lòng vì công việc, người Nhật luôn giữ ngọn lửa đam mê trong mình hực cháy bất kể là làm việc gì. Họ tận tâm, tận tuỵ vì công việc và lúc nào cũng cố gắng để hoàn thành tốt trách nhiệm của mình bởi họ quan niệm “sống để làm việc chứ không phải làm việc để sống”. Họ cảm thấy hạnh phúc vì được làm việc, được cống hiến cho xã hội. Sau đây là một số phương pháp quản lý công việc kiểu Nhật.

Xây dựng phương pháp quản lý công việc kiểu Nhật

Phương pháp quản lý bằng bảng KANBAN

Mô hình Kanban vẫn là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Phương pháp Kanban được phát triển ở Nhật Bản sau chiến tranh Thế giới thứ 2 và được ông M.OHNO áp dụng ở Toyota Motor từ những năm 1959 và đến nay vẫn được Thế giới tin dùng.

Nguyên tắc của phương pháp này rất đơn giản. Công việc của bạn sẽ được đặt trên 3 cột: 

• To do (kế hoạch): Đầu tiên bạn cần lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do. Điều này sẽ giúp bạn có được trình tự và thực hiện công việc bài bản hơn
• Doing (đang thực hiện): Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên trên từng công việc. Tránh để các công việc chồng chéo lên nhau sẽ gây mất tập trung và không biết nên làm gì ưu tiên.
• Done (đã hoàn thành): Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân.

Phương pháp quản lý công việc theo quy tắc HORENSO

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: 

• Hokoku: Nghĩa là báo cáo; 
• Renraku: Trao đổi 
• Và Sodan: Hỏi ý kiến.

Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Sẵn sàng học hỏi và tôn trọng mọi người

Giá trị tập thể là văn hoá làm việc nổi bật nhất của người Nhật Bản thế nên thay vì bảo thủ với quan điểm cá nhân, họ biết cách kiềm hãm cái tôi để tôn trọng quyết định của nhóm. Khi làm việc nhóm, họ cũng luôn tôn trọng mọi người và rút kinh nghiệm bản thân nếu hoàn thành chưa tốt. Họ đảm bảo mọi người đều có tiếng nói và dựa trên cuộc thảo luận chung để kết lại vấn đề mà mọi người đều cảm thấy hài lòng. Họ cũng không ngần ngại học hỏi, lắng nghe ý kiến của người đi trước, Trong văn hóa của mình, người Nhật luôn đề cao sự hiểu biết, từng trải và kinh nghiệm của người đi trước. Kể cả khi bạn làm sếp nhưng nếu nhỏ tuổi hơn thì bạn vẫn phải tôn trọng ý kiến của họ. Nguyên tắc làm việc của người Nhật là đặt phép lịch sự lên hàng đầu, đây cũng là một trong những nguyên nhân giúp nâng cao hiệu quả công việc. 

Vực dậy tinh thần bằng những câu khẩu hiệu 

Dù sao thì tác phong làm việc của người Nhật vẫn rất nhanh nhẹn, chủ động và vì tập thể nên nếu có một cá nhân chán nản, họ sẽ “lên dây cót” bằng cách hô vang những khẩu hiệu theo văn hoá công ty. Bên cạnh đó, vào mỗi buổi sáng, người Nhật sẽ có khoảng thời gian họp mặt ngắn để khen ngợi, nhắc nhở, động viên,… nhau cho ngày làm việc thêm tràn năng lượng.

じ っ く り い こ う よ (Jikkuri Ikouyo) – Cố lên, thoải mái lên nào!

踏 ん 張 っ て / 踏 ん 張 れ (Funbatte / Funbare) – Hãy tiếp tục cố gắng/ Đừng từ bỏ 

Đúng giờ

Người Nhật rất nghiêm khắc với bản thân về chuyện giờ giấc. Đúng giờ là một đức tính cần thiết ở một xã hội văn minh, nó nói lên độ tin cậy và tinh thần tôn trọng người khác. Đúng giờ thể hiện tinh thần trách nhiệm, lối sống khoa học và sự chuyện nghiệp trong công việc của một người. Đây cũng là đức tính giúp họ luôn quản lý và hoàn thành công việc một cách hiệu quả 

Nói lời cảm ơn 

Thêm một nét đẹp không chỉ có trong văn hóa làm việc mà còn hiện diện ở đời sống người Nhật chính là cảm ơn. Dù chỉ là câu đơn giản nhưng nó lại khiến người nói lẫn người được nhận cảm thấy thoải mái, vui vẻ. Nói lời cảm ơn thể hiện một cách cư xử có văn hóa, đây là hành vi lịch sự trong quan hệ xã hội, trong mối quan hệ với cộng đồng. Nói lời cảm ơn đồng nghĩa với việc bạn có ý thức về bản thân mình, tôn trọng người khác và và biết quý trọng sự giúp đỡ của mọi người. Đây là biểu hiện của một lối sống có văn hóa và giàu ý thức tự trọng.  

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Đọc thêm

Hiện tượng iphone 11 ra mắt- Ai cũng cần phải thay đổi 

Đạo kinh doanh của Doanh nhân huyền thoại Hồ Tuyết Nham- Ai cũng có ngày mưa không mang dù