PPAP là gì? Tổng quan về Quy trình phê duyệt sản xuất

Last updated on 24 October, 2024

Trong ngành sản xuất ô tô, năm công cụ cốt lõi (5 core tools) bao gồm PPAP, APQP, FMEA, SPC và MSA đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chất lượng sản phẩm. Mặc dù được sử dụng rộng rãi trong ngành ô tô, nhưng các công cụ này cũng hữu ích trong nhiều lĩnh vực khác, đặc biệt là trong việc hiểu rõ và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Trong bài viết dưới đây, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu một trong những công cụ trên, đó là PPAP. Trong quản lý sản xuất, đây là một công cụ bao quát toàn bộ quá trình sản xuất, từ khâu lập kế hoạch đến kiểm soát chất lượng, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự ổn định của sản phẩm.

PPAP là gì?

Quy trình phê duyệt sản xuất (PPAP – Production Part Approval Process) là một thủ tục quan trọng trong lĩnh vực hàng không vũ trụ và ô tô nhằm đảm bảo các bộ phận được nhà cung cấp sản xuất một cách nhất quán. Đây là một quy trình toàn diện bao gồm 18 yếu tố. Nó đảm bảo mỗi bộ phận được sản xuất đều đáp ứng kỳ vọng tiêu chuẩn từ khách hàng và có chất lượng cao nhất.

Mặc dù PPAP bắt nguồn từ ngành hàng không vũ trụ và sản xuất ô tô, nó đã được sử dụng rộng rãi hơn trong toàn bộ lĩnh vực sản xuất để hỗ trợ các hoạt động chính và tạo điều kiện hợp tác giữa nhà cung cấp và khách hàng.

PPAP bắt nguồn từ ngành hàng không vũ trụ và ô tô

PPAP mô tả từng bước và giai đoạn của quy trình sản xuất và được người đại diện cho khách hàng phê duyệt. Khách hàng cũng sử dụng PPAP như một cơ chế kiểm soát, vì vậy điều quan trọng là phải xác nhận lại với khách hàng nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra trong quy trình. Quy trình này cũng là một phần của APQP (Hoạch định chất lượng sản phẩm nâng cao). Cụ thể, PPAP nằm trong giai đoạn thứ 4 – giai đoạn xác thực sản phẩm và quy trình. 

Tại sao PPAP lại quan trọng?

Lý do tại sao PPAP quan trọng

Đảm bảo chất lượng: PPAP giúp đảm bảo rằng các bộ phận được sản xuất đáp ứng đúng tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật, giảm thiểu lỗi sản xuất và tăng độ tin cậy của sản phẩm cuối cùng.

Tối ưu hóa quy trình: Quy trình PPAP giúp xác định và khắc phục các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí trong sản xuất.

Cải thiện hợp tác giữa nhà cung cấp và khách hàng: PPAP tạo ra một ngôn ngữ chung và một bộ khung tiêu chuẩn chung giữa nhà cung cấp và khách hàng, giúp tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và hợp tác hiệu quả.

Tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn: PPAP giúp các doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, tăng cường uy tín của sản phẩm trên thị trường.

Tăng cường năng lực cạnh tranh: Việc tuân thủ các yêu cầu của khách hàng và cung cấp sản phẩm chất lượng cao giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Ngoài ra, một hệ thống quản lý chất lượng tốt, bao gồm PPAP, giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu hút thêm khách hàng.

Kết hợp PPAP với Six Sigma và Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

PPAP thường được sử dụng kết hợp với phương pháp Six Sigma và Hệ thống quản lý chất lượng (QMS), vì nó đảm bảo các bộ phận đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất có thể. Nó vừa có bản chất của một quy trình quản lý chất lượng, lại vừa có Six Sigma để đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất theo thông số kỹ thuật của khách hàng.

Quy trình bắt đầu bằng việc khách hàng cung cấp cho nhà sản xuất thông số kỹ thuật của sản phẩm, sau đó nhà sản xuất sử dụng để sản xuất các bộ phận. Bộ phận sau đó được gửi đến khách hàng để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, nhà sản xuất có thể bắt đầu vận chuyển sản phẩm.

18 yếu tố quan trọng trong PPAP

Có 18 yếu tố của PPAP, không phải tất cả đều luôn cần thiết – nó sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng và độ phức tạp của bộ phận được sản xuất, bao gồm:

Nhóm các yếu tố liên quan đến thiết kế và phê duyệt

1. Tài liệu thiết kế: Đây là nền tảng của toàn bộ quy trình. Nó bao gồm bản vẽ kỹ thuật, thông số kỹ thuật, vật liệu, và tất cả các thông tin chi tiết về sản phẩm. Mục đích là để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về sản phẩm cần sản xuất.

Tài liệu thiết kế

2. Tài liệu thay đổi kỹ thuật: Khi có bất kỳ thay đổi nào đối với thiết kế ban đầu, tài liệu này sẽ ghi lại chi tiết về những thay đổi đó, lý do thay đổi, và tác động của nó đến sản phẩm.

3. Phê duyệt kỹ thuật của khách hàng: Đây là một bước quan trọng để xác nhận rằng khách hàng đã đồng ý với thiết kế sản phẩm. Chữ ký và dấu của người đại diện cho khách hàng trên tài liệu này sẽ là bằng chứng pháp lý.

Nhóm các yếu tố liên quan đến phân tích rủi ro và phòng ngừa lỗi

4. Phân tích sai lỗi và ảnh hưởng trong thiết kế (DFMEA): Đây là một công cụ để xác định các lỗi tiềm ẩn có thể xảy ra trong quá trình thiết kế và đánh giá mức độ nghiêm trọng của chúng. Mục đích là để tìm ra các giải pháp để giảm thiểu hoặc loại bỏ các lỗi này trước khi tiến hành sản xuất.

5. Sơ đồ quy trình: Sơ đồ này mô tả chi tiết các bước trong quy trình sản xuất, từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng. Nó giúp hình dung rõ ràng toàn bộ quá trình và xác định các điểm cần kiểm soát.

6. Phân tích sai lỗi và ảnh hưởng trong quy trình (PFMEA): Tương tự như DFMEA, nhưng tập trung vào quy trình sản xuất. Nó giúp xác định các lỗi có thể xảy ra trong quá trình sản xuất và các biện pháp phòng ngừa.

7. Kế hoạch kiểm soát: Kế hoạch này xác định các đặc tính quan trọng của sản phẩm cần kiểm soát và các phương pháp kiểm soát để đảm bảo chất lượng cuối cùng.

Nhóm các yếu tố liên quan đến đo lường và kiểm soát chất lượng

8. Phân tích hệ thống đo lường (MSA): Đánh giá độ chính xác và độ tin cậy của các thiết bị đo lường. Điều này đảm bảo rằng các phép đo là chính xác và đáng tin cậy.

9. Bộ phận sản phẩm mẫu: Một mẫu sản phẩm được cung cấp cho khách hàng để phê duyệt. Thông thường, cũng kèm theo một hình ảnh của bộ phận sản xuất và vị trí lưu trữ các bộ phận.

10. Mẫu chính: Mẫu chính được sử dụng để đào tạo nhóm sản xuất về các kiểm tra chủ quan. Sau đó, nó được ký bởi khách hàng hoặc nhà cung cấp.

11. Phương tiện kiểm tra: Các công cụ và thiết bị được sử dụng để kiểm tra sản phẩm.

12. Yêu cầu cụ thể của khách hàng: Phần này liệt kê các yêu cầu cụ thể của khách hàng cho PPAP. Điều này cho phép PPAP được điều chỉnh theo nhu cầu và kỳ vọng riêng của khách hàng.

13. Kết quả bố cục kích thước: Danh sách bao gồm thông số kỹ thuật của sản phẩm, đặc tính và kết quả đo lường của nó. Nó cũng cung cấp một đánh giá cho thấy kích thước có “đạt” hay “không đạt”.

14. Hồ sơ kiểm tra vật liệu hoặc hiệu suất: Tất cả các thử nghiệm đã được thực hiện trên bộ phận sẽ được ghi lại trong bản tóm tắt này, bao gồm bất kỳ kết quả kiểm tra đạt hoặc không đạt nào. Bản tóm tắt này sẽ được ký duyệt bởi khách hàng và nhà cung cấp để chứng nhận rằng tất cả các thử nghiệm yêu cầu đã được hoàn thành và dữ liệu bổ sung cho các thử nghiệm đã được gửi.

Nhóm các yếu tố liên quan đến chứng nhận và phê duyệt cuối cùng

15. Nghiên cứu quy trình ban đầu: Đây là một nghiên cứu chi tiết về một quy trình sản xuất mới hoặc đã được sửa đổi. Mục tiêu chính là thu thập dữ liệu và phân tích để chứng minh rằng quy trình đó đang vận hành ổn định và có khả năng sản xuất ra các sản phẩm đáp ứng yêu cầu về chất lượng.

16. Tài liệu phòng thí nghiệm đủ tiêu chuẩn: Tài liệu bao gồm chứng nhận từ bất kỳ phòng thí nghiệm nào tham gia vào thử nghiệm xác nhận. Chứng nhận này xác minh rằng các phòng thí nghiệm đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của ngành.

Phòng thí nghiệm đủ tiêu chuẩn

17. Báo cáo phê duyệt hình thức: Báo cáo xác nhận rằng khách hàng đã kiểm tra sản phẩm cuối cùng và nó thỏa mãn tất cả các thông số kỹ thuật về hình thức cần thiết cho thiết kế. Báo cáo bao gồm màu sắc, kết cấu, độ vừa vặn (khoảng cách giữa các bộ phận)…

18. Bảo đảm đệ trình một phần (PSW): PSW đóng vai trò như một bản tóm tắt ngắn gọn, súc tích của toàn bộ quá trình PPAP. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các tài liệu, kiểm tra và phê duyệt đã được thực hiện.

Tóm lại, 18 yếu tố của PPAP là một hệ thống toàn diện để đảm bảo chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng. Mỗi yếu tố đều đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng từ giai đoạn thiết kế cho đến sản xuất và giao hàng.

5 mức độ của PPAP

Quy trình này được chia thành 5 mức độ để đáp ứng các yêu cầu khác nhau trong quá trình sản xuất và cung cấp sản phẩm. Mỗi mức độ đại diện cho một cấp độ chứng nhận khác nhau, đòi hỏi nhà cung cấp phải cung cấp một lượng thông tin và mẫu sản phẩm cụ thể.

Các mức độ của PPAP

Mức 1: Bảo đảm đệ trình một phần (PSW) chỉ được gửi cho khách hàng

Đây là mức độ thấp nhất, chỉ yêu cầu nhà cung cấp gửi một phần thông tin xác nhận (PSW) cho khách hàng. Thường được áp dụng cho những thay đổi nhỏ, không ảnh hưởng đáng kể đến sản phẩm hoặc quy trình sản xuất.

Mức 2: PSW với các mẫu sản phẩm và dữ liệu hỗ trợ hạn chế

Ngoài PSW, nhà cung cấp cần cung cấp thêm mẫu sản phẩm và một số dữ liệu hỗ trợ cơ bản. Được áp dụng cho các thay đổi vừa phải, yêu cầu một số kiểm tra và đánh giá thêm.

Mức 3: PSW với các mẫu sản phẩm và dữ liệu hỗ trợ đầy đủ

Đây là mức độ thông thường nhất, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các thông tin và mẫu sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Nó bao gồm tất cả các tài liệu cần thiết để đánh giá chất lượng và khả năng sản xuất của sản phẩm.

Mức 4: PSW và các yêu cầu khác được định rõ bởi khách hàng

Khách hàng có thể yêu cầu thêm các thông tin hoặc mẫu sản phẩm đặc biệt ngoài các yêu cầu tiêu chuẩn ở mức 3. Được áp dụng cho các sản phẩm phức tạp hoặc các yêu cầu chất lượng cao.

Mức 5: PSW với mẫu sản phẩm và dữ liệu hỗ trợ đầy đủ sẵn có để xem xét tại vị trí sản xuất của nhà cung cấp

Đây là mức độ cao nhất, yêu cầu nhà cung cấp cho phép khách hàng đến kiểm tra trực tiếp quy trình sản xuất và xem xét các tài liệu liên quan tại nhà máy sản xuất. Thường được áp dụng cho các sản phẩm mới, quan trọng hoặc các dự án đặc biệt.

Lợi ích của PPAP

PPAP mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả nhà cung cấp và khách hàng trong quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Đối với nhà cung cấp

• Nâng cao chất lượng sản phẩm: PPAP giúp đảm bảo rằng các sản phẩm được sản xuất đúng theo yêu cầu của khách hàng, giảm thiểu lỗi và tăng cường chất lượng sản phẩm cuối cùng.
• Cải thiện hiệu quả sản xuất: Bằng cách xác định và loại bỏ các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình sản xuất, PPAP giúp tăng năng suất và giảm thiểu lãng phí.
• Tăng cường giao tiếp với khách hàng: PPAP tạo ra một kênh giao tiếp rõ ràng và hiệu quả giữa nhà cung cấp và khách hàng, giúp cả hai bên hiểu rõ hơn về yêu cầu và mong đợi của nhau.
• Mở rộng cơ hội kinh doanh: Một quy trình PPAP hiệu quả giúp nhà cung cấp xây dựng được uy tín và niềm tin từ khách hàng, mở ra nhiều cơ hội hợp tác kinh doanh mới.

Đối với khách hàng

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: PPAP giúp khách hàng yên tâm rằng các sản phẩm họ nhận được đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng và tiêu chuẩn.
• Giảm thiểu rủi ro: Bằng cách phê duyệt sản phẩm trước khi sản xuất hàng loạt, khách hàng có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến chất lượng sản phẩm và các vấn đề phát sinh sau này.
• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: PPAP giúp khách hàng quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian và chi phí.
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng cuối cùng (End-user): Khi sản phẩm đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng, điều này sẽ góp phần tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng cuối cùng – người sẽ trực tiếp sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp.

Kết luận

Tóm lại, PPAP là một công cụ tuyệt vời để đảm bảo rằng khách hàng nhận được các bộ phận mà họ đã trả tiền và để hạn chế tác động tiềm năng của lỗi trong sản phẩm cuối cùng.

——————————-