Phương pháp FEFO là gì? Tầm quan trọng, ví dụ và cách triển khai

Last updated on 3 March, 2025

Ngày nay, nhiều ngành công nghiệp phải quản lý hàng hóa dễ hư hỏng, trong đó ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) là một lĩnh vực điển hình. Quản trị hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò then chốt, vì khách hàng luôn yêu cầu sản phẩm tươi mới, chất lượng. Quy mô nhà máy càng lớn, lượng nguyên liệu thô càng nhiều, khiến việc kiểm soát trở thành một thách thức. FEFO (Hết hạn trước, xuất trước) là giải pháp tối ưu hơn bất kỳ phương pháp nào khác.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích tầm quan trọng của phương pháp FEFO trong ngành FMCG, so sánh FEFO, LIFO và FIFO, đồng thời đề xuất cách quản lý hàng hóa dễ hư hỏng hiệu quả nhất.

Phương pháp FEFO là gì?

Khái niệm phương pháp FEFO

FEFO (First Expired, First Out) là phương pháp quản lý hàng tồn kho, trong đó hàng hóa có hạn sử dụng sớm nhất được ưu tiên xuất kho trước. Điều này có nghĩa là thông tin quan trọng nhất trong việc sắp xếp kho hàng chính là ngày hết hạn của sản phẩm. Nói cách khác, sản phẩm nào sắp hết hạn trước sẽ được tiêu thụ hoặc phân phối trước.

Trong quản lý sản xuất, cách tiếp cận này giúp duy trì sự ổn định trong chất lượng sản phẩm, giảm thiểu chi phí do hàng hóa hết hạn và hạn chế rủi ro hư hỏng.

Trong ngành thực phẩm và đồ uống, phương pháp FEFO được áp dụng rộng rãi để đảm bảo chất lượng và an toàn cho các sản phẩm như sữa, thịt, trái cây, rau củ… Tương tự, phương pháp này cũng được sử dụng phổ biến trong ngành dược phẩm nhằm ngăn chặn việc tiêu thụ và phân phối các loại thuốc hoặc thực phẩm chức năng đã hết hạn.

Tóm lại, việc áp dụng phương pháp FEFO cho các sản phẩm dễ hư hỏng giúp bảo vệ sức khỏe và an toàn cho người tiêu dùng.

Tầm quan trọng của phương pháp FEFO trong ngành FMCG

• Giảm thiểu lãng phí: Lợi ích lớn nhất của phương pháp FEFO là giúp doanh nghiệp hạn chế lãng phí hàng hóa. Bằng cách ưu tiên tiêu thụ hoặc bán các sản phẩm gần hết hạn trước, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng tồn kho không thể bán được do hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng, nhằm giảm tổn thất tài chính.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Khách hàng luôn tin tưởng và trung thành hơn với những thương hiệu cung cấp sản phẩm tươi mới, chất lượng ổn định. Áp dụng phương pháp FEFO giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng tỷ lệ mua lại.
• Tuân thủ quy định của ngành: Ngành FMCG phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về bảo quản và phân phối hàng hóa dễ hư hỏng. FEFO giúp doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn này, giảm nguy cơ bị phạt vi phạm hoặc gặp rắc rối pháp lý do bán sản phẩm hết hạn.
• Tối ưu hóa hàng tồn kho: Bằng cách hạn chế lãng phí và đảm bảo sản phẩm cũ được bán trước, FEFO giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho hợp lý. Điều này không chỉ giúp cải thiện dòng tiền, mà còn giảm nhu cầu phải xả hàng với giá thấp để đẩy sản phẩm cận date, tối ưu lợi nhuận.

Ví dụ về phương pháp FEFO

Để hiểu rõ hơn phương pháp FEFO, hãy cùng xem một ví dụ thực tế trong ngành dược phẩm.

Giả sử một công ty dược sử dụng FEFO để quản lý kho hàng:

• Tháng 1/2025, công ty sản xuất lô X gồm 10.000 sản phẩm A, có ngày sản xuất 01/01/2025 và hạn sử dụng 31/12/2027.
• Tháng 2/2025, công ty tiếp tục sản xuất lô Y gồm 10.000 sản phẩm A, có ngày sản xuất 01/02/2025 và hạn sử dụng 31/01/2028.

Đến tháng 3/2025, khi công ty cần giao 11.000 sản phẩm A cho khách hàng, phương pháp FEFO đảm bảo rằng:

• Lô X (hết hạn trước) sẽ được xuất kho trước.
• Sau khi xuất hết lô X (10.000 sản phẩm), 1.000 sản phẩm tiếp theo trong lô Y sẽ được chọn để hoàn thành đơn hàng.

Như vậy, FEFO giúp công ty tự động ưu tiên xuất kho những lô hàng có hạn sử dụng gần nhất, tránh nguy cơ hàng hết hạn và gây lãng phí.

Sự khác biệt giữa các phương pháp FEFO, FIFO và LIFO

Có nhiều phương pháp quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Trong đó, LIFO, FIFO và FEFO là ba phương pháp phổ biến nhất. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình kho bãi, đặc điểm sản phẩm, quy trình logistics của doanh nghiệp…

Dù áp dụng phương pháp nào, mục tiêu chung vẫn là tối ưu hóa việc xuất – nhập hàng hóa, đảm bảo dòng lưu chuyển hàng hóa trơn tru, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Phân biệt FEFO, FIFO và LIFO

FEFO – Ưu tiên sản phẩm có hạn sử dụng sớm nhất

FEFO (First Expired, First Out) có nghĩa là hàng hóa nào có hạn sử dụng gần nhất sẽ được xuất kho trước. Phương pháp này giúp doanh nghiệp:

• Hạn chế tình trạng hàng hết hạn, giảm lãng phí
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng
• Tuân thủ quy định an toàn thực phẩm, dược phẩm

Phù hợp với: ngành thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm do đây là những sản phẩm có hạn sử dụng rõ ràng.

FIFO – Xuất trước sản phẩm nhập kho sớm nhất

FIFO (First In, First Out) có nghĩa là hàng nhập vào trước sẽ được xuất trước. Phương pháp này giúp:

• Tránh tồn đọng hàng cũ trong kho
• Đảm bảo sản phẩm luân chuyển liên tục, giữ được chất lượng
• Giảm nguy cơ lỗi thời của sản phẩm (đặc biệt trong ngành thời trang may mặc)

Phù hợp với: các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị điện tử hoặc quần áo – đây là các sản phẩm có vòng đời sử dụng nhưng không quá khắt khe về hạn sử dụng.

LIFO – Xuất trước sản phẩm nhập kho sau cùng

LIFO (Last In, First Out) là phương pháp ngược lại với FIFO. Hàng nhập sau sẽ được xuất trước, tức là sản phẩm mới về kho sẽ được ưu tiên xuất đi trước hàng cũ. LIFO phù hợp với các sản phẩm không có hạn sử dụng và ít rủi ro hư hỏng như vật liệu xây dựng, kim loại, than đá, nơi việc lấy hàng theo thứ tự nhập có thể gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

Cách triển khai phương pháp FEFO

Việc áp dụng phương pháp FEFO đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết và một cách tiếp cận có hệ thống trong việc tổ chức kho hàng. Thực hiện đúng các bước quan trọng dưới đây sẽ giúp quản lý sản phẩm hiệu quả, giảm lãng phí và tăng cường hiệu suất vận hành:

• Phân loại: Bắt đầu bằng cách sắp xếp và phân loại sản phẩm theo nhóm, chẳng hạn như rau củ, thịt cá, thực phẩm đóng hộp. Một hệ thống quản lý sản xuất (MES) thực phẩm có thể tự động phân loại sản phẩm dựa trên loại hàng hóa và hạn sử dụng.
• Dán nhãn: Đối với nguyên liệu thô trong bao bì (như đường, gia vị), cần gắn nhãn hạn sử dụng. Đối với thực phẩm tươi sống (như trái cây, rau củ), cần có “hạn dùng trước” để dễ dàng kiểm soát vòng đời sản phẩm.
• Sắp xếp: Đặt các sản phẩm sắp hết hạn ở phía trước trong kho để đảm bảo chúng được xuất ra trước, giúp giảm thiểu hư hỏng và tối ưu hóa việc sử dụng sản phẩm.
• Lặp lại: FEFO là một quy trình liên tục, vì vậy cần lặp lại các bước trên mỗi khi nhập hàng mới. Để đảm bảo phương pháp FEFO hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hạn sử dụng trước khi mua hoặc bổ sung hàng hóa.

Việc thực hiện các bước trên một cách nhất quán giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống FEFO trơn tru, đảm bảo quản lý kho hàng khoa học, giảm lãng phí và tối đa hóa độ tươi mới của sản phẩm.

Các thông lệ thực tiễn tốt nhất khi áp dụng FEFO

Triển khai phương pháp FEFO trong chuỗi cung ứng đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện đối với quản lý hàng tồn kho trong kho bãi. Dưới đây là một số phương pháp tối ưu giúp thực hiện FEFO hiệu quả:

Thực hành phân phối tốt (GDP)

GDP (Good Distribution Practice) là một tập hợp các nguyên tắc giúp đảm bảo sản phẩm được sản xuất và kiểm soát theo các tiêu chuẩn chất lượng phù hợp với mục đích sử dụng. Trong ngành thực phẩm, GDP bao gồm từ quản lý kho bãi đến vận chuyển và giao hàng cho khách hàng. Tuân thủ các hướng dẫn trong GDP giúp nhà sản xuất đảm bảo sản phẩm an toàn và có chất lượng cao.

Quản lý kho bãi

Kho hàng cần được sắp xếp hợp lý để có thể dễ dàng tiếp cận các sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất. Điều này đòi hỏi quy trình xoay vòng hàng hóa đúng cách, đảm bảo sản phẩm sắp hết hạn được đặt ở phía trước, còn sản phẩm mới hơn được đặt ở phía sau. Thực hiện tốt quy trình này giúp giảm thiểu lãng phí và đảm bảo an toàn thực phẩm.

Theo dõi ngày hết hạn

Việc theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm là yếu tố then chốt để thực hiện phương pháp FEFO. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ quản lý kho như máy quét mã vạch và hệ thống kiểm kê điện tử để nhanh chóng theo dõi vòng đời của từng sản phẩm, đảm bảo hàng hóa được bán ra trước khi hết hạn. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và cải thiện an toàn thực phẩm.

Xử lý sản phẩm sắp hết hạn

Nhà sản xuất cần có quy trình rõ ràng để xử lý các sản phẩm sắp hết hạn. Ví dụ:

• Giảm giá để thúc đẩy tiêu thụ nhanh hơn.
• Quyên góp cho các ngân hàng thực phẩm hoặc tổ chức từ thiện để giảm lãng phí.

Việc thiết lập quy trình xử lý sản phẩm sắp hết hạn không chỉ giúp giảm lãng phí cho bản thân doanh nghiệp mà còn góp phần thúc đẩy tính bền vững trong chuỗi cung ứng.

Kết luận

FEFO là một chiến lược quản lý hàng tồn kho quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm có hạn sử dụng nghiêm ngặt. Bằng cách đảm bảo các sản phẩm cũ nhất (hoặc sắp hết hạn) được xuất kho trước, doanh nghiệp có thể giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả và tuân thủ các quy định.

Việc triển khai phương pháp FEFO giúp khách hàng tránh những tổn thất do hàng hết hạn, đồng thời đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng trong điều kiện tốt nhất. Dù bạn đang quản lý hàng tồn kho trong ngành thực phẩm, dược phẩm hay bất kỳ lĩnh vực nào có sản phẩm nhạy cảm với thời gian, hiểu và áp dụng FEFO sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn trở nên hiệu quả hơn và gia tăng đáng kể lợi nhuận.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Quản trị sản xuất của OCD

• Phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất: OCD hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiện trạng, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình, từ đó giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.
• Thiết kế hệ thống quản lý sản xuất hiện đại: Xây dựng các hệ thống quản lý sản xuất thông minh dựa trên công nghệ tiên tiến, phù hợp với đặc thù từng ngành nghề.
• Áp dụng công cụ quản lý tiên tiến: OCD triển khai các công cụ quản lý như Lean, Six Sigma, và TPM, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót trong sản xuất.
• Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý: Trong dịch vụ tư vấn quản trị sản xuất, OCD cung cấp các chương trình đào tạo thực tiễn cho đội ngũ quản lý và nhân viên, giúp họ áp dụng thành công các phương pháp cải tiến sản xuất.

Tìm hiểu ngay tại:

Dịch vụ Tư vấn Quản trị Sản xuất

——————————-