5 whys là gì? Phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả

Last updated on 14 September, 2024

Trong quản lý sản xuất, đôi khi mọi việc sẽ không diễn ra theo kế hoạch. Máy móc hỏng hóc, dây dợ bị rối tung cũng có thể dẫn đến việc kế hoạch chi tiết nhất cũng sẽ đổ sông đổ bể. Vậy nên, việc biết chính xác những gì đã xảy ra sẽ rất hữu ích trong việc tránh lặp lại sai sót một lần nữa. Lúc này, chúng ta có thể tận dụng một công cụ giải quyết vấn đề đơn giản nhưng hiệu quả bất ngờ: Phương pháp 5 whys.

Trong bài viết này, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu xem phương pháp 5 whys là gì, lợi ích nó mang lại và các bước triển khai trong phương pháp này như thế nào?

Phương pháp 5 whys là gì?

Khái niệm phương pháp 5 whys

Phương pháp 5 whys là công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ sử dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm quản lý sản xuất. Với phương pháp này, bạn cần lặp đi lặp lại câu hỏi “Tại sao? (Why?)” nhiều lần. Khi ấy, bạn có thể đào sâu và tìm hiểu lý do thực sự gây ra vấn đề thay vì chỉ giải quyết những triệu chứng bề nổi.

Số 5 ở đây được coi là con số tượng trưng để giải quyết gốc rễ vấn đề. Tuy nhiên trên thực tế, số câu hỏi “Why?” có thể nhiều hơn hoặc ít hơn 5. Một vấn đề có để bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân. Nó đòi hỏi bạn cần sử dụng phương pháp này một cách linh hoạt hơn. Phương pháp 5 whys là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả. Nó có thể được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề khác nhau. Đó có thể là những sự cố nhỏ nhặt hàng ngày nhưng cũng có thể là những vấn đề phức tạp, mang tính chiến lược.

Phương pháp 5 whys được sử dụng khi nào?

Trong quá trình giải quyết vấn đề, 5 whys là công cụ hữu ích để loại bỏ những giả định vô căn cứ, logic không thống nhất và những kết luận vội vàng. Thay vào đó, phương pháp này giúp xây dựng một chuỗi nguyên nhân – kết quả logic và chặt chẽ, đi sâu vào nguồn gốc cốt lõi của vấn đề. 

Phương pháp 5 whys là kỹ thuật giải quyết vấn đề phổ biến trong sản xuất. Nó đóng vai trò quan trọng trong các phương pháp như sản xuất tinh gọn, Six Sigma và Kaizen. Mục tiêu cuối cùng là xác định và loại bỏ nguyên nhân cốt lõi gây ra vấn đề.

7 bước triển khai phương pháp 5 whys

Phương pháp 5 whys là công cụ mạnh mẽ để giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, bạn cần một quy trình rõ ràng. Dưới đây là 7 bước đơn giản để thực hiện việc phân tích theo 5 whys:

Cách triển khai phương pháp 5 whys

Bước 1: Tạo ra một đội nhóm xử lý sự cố hùng hậu

Như đã nói, những giả định không có căn cứ và các lập luận mâu thuẫn có thể làm giảm tính chính xác của phương pháp 5 whys. Việc tập hợp một đội nhóm bao gồm những chuyên gia trong lĩnh vực này là một cách để đảm bảo sự nhất quán khi triển khai công cụ này.

Bước 2: Xác định vấn đề bạn muốn tìm ra nguyên nhân gốc rễ

Việc xác định chính xác vấn đề đôi khi khó khăn hơn ta tưởng tượng. Tuy nhiên, đây là một bước vô cùng quan trọng để triển khai 5 whys. Sau khi xác định được vấn đề, bước tiếp theo là ghi lại nó thành một câu văn tuyên bố gọn, rõ ràng và được sự đồng ý của cả đội.

Bước 3: Hỏi câu “Tại sao?” đầu tiên

Đây là bước bắt đầu phân tích chi tiết. Bước này khá khó thực hiện vì nó đòi hỏi việc đặt các câu hỏi “Tại sao?” đúng trọng tâm. Bạn nên sử dụng câu tuyên bố về vấn đề bạn đã viết ở bước trước làm kim chỉ nam. Câu hỏi “Tại sao?” đầu tiên nên nhắm vào nguyên nhân chính gây ra vấn đề.

Ngoài ra, bạn nên tránh đặt những câu hỏi chung chung hoặc đặc tính lý thuyết. Hãy tập trung vào những dẫn chứng, ví dụ cụ thể có thể giải thích cho vấn đề.

Bước 4: Hỏi thêm 4 lần câu “Tại sao?”

Dưới đây là ví dụ về cách hỏi “Tại sao?” và quy trình sẽ trông như thế nào:

Vấn đề: Website đã không được ra mắt đúng thời hạn

1. Tại sao?

Câu trả lời 1: Lập trình viên không có nội dung họ cần

2. Tại sao?

Câu trả lời 2: Copywriter không cung cấp nội dung đó

3. Tại sao?

Câu trả lời 3: Copywriter đợi trưởng phòng Marketing phê duyệt

4. Tại sao?

Câu trả lời 4: Trưởng phòng Marketing quên duyệt nội dung

5. Tại sao?

Câu trả lời 5: Trưởng phòng Marketing đang đi công tác

Giải pháp: Hiện tại, giải pháp khả thi nhất là ủy quyền một người khác duyệt nội dung hoặc yêu cầu trưởng phòng Marketing đưa ra một khoảng thời gian cụ thể để duyệt nội dung kịp thời.

Bước 5: Đưa ra phương án giải quyết thích hợp

Trong quá trình phân tích 5 whys, đôi lúc bạn sẽ cần đặt thêm nhiều câu hỏi “Tại sao?” hơn để đi sâu vào vấn đề. Biết khi nào cần dừng lại là điều quan trọng nhất. Nếu không, bạn sẽ bị lạc lối trong một mớ hỗn độn khi không đặt ra số lượng câu hỏi cố định.

Bước 6: Khắc phục nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Bây giờ, bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thông qua phương pháp 5 whys. Đây là bước quan trọng để tiến tới việc giải quyết vấn đề hiệu quả. Bạn cần thảo luận với đội nhóm của mình để đưa ra các bước triển khai tiếp theo.

Bước 7: Theo dõi và điều chỉnh

Sau khi xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và thực thi các giải pháp, bước tiếp theo là đánh giá hiệu quả của các giải pháp đó. Đôi lúc, phương pháp 5 whys được áp dụng một cách hoàn hảo và bạn đã giải quyết triệt để vấn đề. Nhưng đôi khi, bạn cần điều chỉnh một vài câu hỏi “Tại sao?” và câu trả lời cho chúng.

Trong trường hợp nay, bạn chỉ cần xem xét các câu hỏi “Tại sao?”, tìm nguyên nhân gốc rễ và sáng tạo thêm những giải pháp. Các giải pháp này cần phải nhắm trúng mục tiêu ban đầu, có thể đo lường được và trực tiếp loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề.

Ưu điểm của phương pháp 5 whys không nằm ở việc nó là một công cụ hoàn hảo. Điểm mấu chốt của phương pháp này là nó cung cấp một cách tiếp cận logic để tìm giải pháp cho những vấn đề phức tạp. Nó cũng được coi là một cách để tự trấn an bản thân giữa hàng loạt cơn bão của sự rắc rối.

Ưu nhược điểm của phương pháp 5 whys

Ưu điểm của 5 Whys

• Đây là một phương pháp nghiên cứu hiệu quả và đơn giản
• Dễ dàng thực hiện được
• Giúp người sử dụng xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
• Xác định mối liên hệ giữa các nguyên nhân khác nhau
• Hiểu rõ chuỗi nguyên nhân – hậu quả của một vấn đề

Nhược điểm của 5 Whys

• Đối với các vấn đề phức tạp, phương pháp 5 whys có thể được sử dụng kết hợp với các công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ khác.
• Hiệu quả của phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng và sự kiên trì của người thực hiện. Ngoài ra, dữ liệu chính xác và đầy đủ cũng là yếu tố quan trọng để thực hiện phân tích hiệu quả.
• Không cung cấp bộ câu hỏi cố định. Người thực hiện phải tự linh hoạt sáng tạo và điều chỉnh câu hỏi “Tại sao?” sao cho phù hợp.

Ví dụ doanh nghiệp áp dụng phương pháp 5 whys trong thực tế

Toyota

Vào đầu những năm 2000, Toyota đã áp dụng kỹ thuật 5 whys để xác định nguyên nhân cốt lõi của sự cố liên quan đến bàn đạp ga trên một số mẫu xe. Bằng cách liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?”, Toyota đã có thể xác định được vấn đề xuất phát từ một lỗi thiết kế ở bàn đạp ga.

Microsoft

Microsoft sử dụng phương pháp 5 whys để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề về hệ điều hành Windows. Sau đó, họ đã có thể phát hiện vấn đề bắt nguồn từ một lỗi (bug) trong mã code phần mềm.

Amazon

Để cải thiện trải nghiệm người dùng trên website mua sắm trực tuyến, Amazon đã tận dụng 5 whys để biết lỗi trực tiếp gây ra trải nghiệm tồi nằm ở đâu. Khi ấy, Amazon nhận ra vấn đề nằm ở lỗi thiết kế giao diện người dùng (UI) và đưa ra các giải pháp khắc phục cụ thể.

Apple

Cũng giống như các ông lớn khác trong ngành công nghệ, Apple đã từng đặt ra các câu hỏi “Tại sao?” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự cố liên quan đến iPhone. Trong trường hợp này, vấn đề nằm ở pin của iPhone. 

Tạm kết

Bạn không cần kỹ năng toán học cao cấp cho một phương pháp phân tích logic như 5 whys. Tuy nhiên, khả năng tư duy phản biện, đặc biệt là về tư duy logic quy nạp (khái quát hóa từ những quan sát cụ thể), logic suy diễn (đi từ giả thiết tổng quan đến kết luận cụ thể) và logic giả thuyết (đi từ quan sát tổng quát đến giả thuyết), là cần thiết.

Phương pháp 5 whys rất hữu ích cho các nhà quản lý sản xuất, vì nó giúp họ giải quyết các vấn đề gốc rễ thay vì chỉ giải quyết triệu chứng nhỏ lẻ. Từ đó, nó thúc đẩy khả năng hợp tác và đổi mới, khuyến khích một cách tiếp cận toàn diện để giải quyết bất kỳ vấn đề nào.

——————————-