Phần mềm quản lý lương là gì?

Last updated on 16 October, 2024

Theo một cuộc khảo sát gần đây, có đến 80% nhân viên không hài lòng với mức lương thưởng mà họ được đãi ngộ. Đối với các doanh nghiệp lớn và có nhiều cách thức trả lương tương ứng với nhiều nhóm lao động và tính chất công việc, hệ thống lương cần đáp ứng được sự đa dạng và phức tạp trong các hình thức trả lương này. Đồng thời, nếu quản lý hệ thống lương và thao tác tính lương trên Excel sẽ rất khó đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán trong việc thực thi chính sách lương. Cùng với sự phát triển của thời kỳ công nghệ hiện đại ngày nay, phần mềm quản lý lương ra đời như một giải pháp mới cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý lương ,những lợi ích, tính năng của chúng cũng như những thiếu sót doanh nghiệp đang gặp phải trong việc quản lý lương bổng qua bài viết này nhé.

Phần mềm quản lý lương là gì?

Phần mềm quản lý lương là phần mềm giúp doanh nghiệp lập chính sách lương, tính toán tiền lương nhân sự hàng tháng, quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách thay đổi hoặc có sự thay đổi về cá nhân của người lao động. Phần mềm quản lý lương có thể là một cấu phần trong một phần mềm nhân sự. Quy mô của doanh nghiệp càng lớn, quy mô nhân sự và độ đa dạng của công việc càng lớn thì vai trò của phần mềm lương càng quan trọng.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý lương

Quản lý lương thưởng là một phần quan trọng trong việc giữ chân nhân viên. Đó là một quá trình để thu hút nhân tài mới, giảm doanh thu và tăng hiệu suất bằng cách đưa ra mức lương cạnh tranh và lợi ích phi tiền tệ. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý lương thưởng là đảm bảo rằng mức lương và lợi ích của người sử dụng lao động dựa trên thước đo theo tỷ lệ thị trường cho mỗi công việc mà người sử dụng lao động đang cung cấp.

Cấu phần dữ liệu trong một phần mềm quản lý lương

Để phần mềm quản lý lương có thể hoạt động một cách trơn tru, chúng cần lấy dữ liệu từ các phần mềm khác. Ví dụ như phần mềm quản lý nhân sự sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về nhân sự như vị trí, cấp bậc, phòng ban. Từ đó xác định bậc lương chính xác nhất của nhân sự. Hay như phần mềm quản lý KPI sẽ cung cấp mức độ hiệu quả công việc của nhân viên, từ đó xác định chế độ thưởng, ưu đãi, hoa hồng,…Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn cấu phần dữ liệu trong phần mềm quản lý lương:

• Dữ liệu nhân sự

Dữ liệu nhân sự là một phần rất quan trọng trong việc quản lý lương bổng. Dữ liệu nhân sự là cấu phần thiết yếu để xây dựng hệ thống quản lý lương thưởng. Phần mềm quản lý lương nên được tích hợp thông tin cá nhân của người lao động được liên kết từ phần mềm quản lý thông tin nhân sự như vị trí làm việc để xác định bậc lương, hiệu suất làm việc của cá nhân để xác định chế độ ưu đãi,… Giảm thời gian làm thủ công của bộ phận tính lương.

• Dữ liệu chấm công

Phần mềm quản lý lương sẽ tổng hợp dữ liệu về ngày công, được lấy từ máy chấm công, phần mềm chấm công, bảng chấm công, thông qua nhập trực tiếp hoặc tích hợp. Dữ liệu về ngày nghỉ các loại của người lao động như nghỉ phép, nghỉ chế độ… trên phần mềm nhân sự hoặc các hệ thống kiểm soát ngày công của nhân viên khác. Từ những thông tin về ngày công của nhân viên, xác định được mức lương cố định hợp lý.

• Dữ liệu kết quả công việc

Dữ liệu đánh giá kết quả công việc của người lao động, được lấy từ các phần mềm KPI hay các phần mềm quản lý chức năng chuyên dụng như Phần mềm quản lý sản xuất (ERP…), Phần mềm quản lý kinh doanh (CRM, DMS…) Những con số, dữ liệu này sẽ góp phần vào chế độ lương thưởng của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng suất hiệu quả, làm được nhiều sản phẩm, bán được nhiều hàng (sale) thì hoa hồng, ưu đãi hay lương hiệu quả sẽ càng cao.

• Dữ liệu về Bảo hiểm bắt buộc, Thuế TNCN và các khoản trừ khác

Để tính toán ra tiền lương chi trả cuối cùng cho người lao động, phần mềm lương cần thiết lập công thức và tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản phải trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm do người lao động chi trả – thông tin lấy từ phần mềm bảo hiểm; tiền công đoàn phí (nếu có), tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản phải trừ khác (nếu có) có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hoặc được nhập trực tiếp.

Những điều trên đều nằm trong chính sách lương được nhà nước ban hành. Nếu doanh nghiệp đang dùng phương pháp tính lương thủ công, mỗi khi Nhà nước thay đổi chính sách thì việc thay đổi quy chế lương cho cả tổ chức là rất phức tạp. Nhờ có phần mềm quản lý lương, những khó khăn này đã được khắc phục một cách dễ dàng hơn. Người quản lý chỉ cần áp dụng công thức tính lương theo nhà nước đưa ra, phần mềm sẽ dựa trên dữ liệu đó, kết hợp với công thức tính lương của doanh nghiệp, đưa ra con số cuối cùng chính xác nhất, mà vẫn tuân thủ luật pháp.

Các tính năng của phần mềm quản lý lương

• Chốt ngày công

Điều nàyáp dụng nếu doanh nghiệp đó tính lương theo thời gian làm việc, dựa trên thời gian làm việc của nhân viên trong tháng, có thể đưa ra mức lương cuối cùng cho nhân viên đó. Nhưng không được áp dụng nếu doanh nghiệp chi trả lương theo KPI, lương cứng, hay các phương pháp khác,…

• Chốt điểm kết quả công việc

KPI cũng là một yếu tố rất quan trọng khi xét lương thưởng của nhân viên. Hiệu suất làm việc của nhân viên được tổng hợp trực tiếp từ các phần mềm giao việc, phần mềm quản lý KPI,… Sau đó được tổng hợp bởi người quản lý để đưa ra mức thưởng phù hợp nhất cho nhân viên. Nếu nhân viên làm tốt, vượt KPI yêu cầu, thì có thể xem xét thưởng theo tháng, quý, năm,…

• Lập bảng tính lương

Được thực hiện tự động trên phần mềm quản lý lương. Phần mềm quản lý lương sẽ lưu trữ dữ liệu về bảng tính lương và chờ xử lý bởi gười phụ trách như giám đốc doanh nghiệp hay trưởng phòng hành chính, nhân sự,…

• Thanh toán tiền lương

Tiền lương sau khi được xem xét kỹ lưỡng bởi người quản lý sẽ được thanh toán thông qua phần mềm quản lý lương. Thông thường thì sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên sau khi đã được xác nhận kỹ càng.

• Tự động thông báo cho nhân viên về khoản lương vừa thanh toán

Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Ở mức độ cao hơn, nếu doanh nghiệp đã có module HR Portal (cổng thông tin nhân viên – là cổng trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động), người lao động có thể tự kiểm tra thông tin lương trên Portal cá nhân. Nếu có vấn đề thắc mắc, người lao động có thể phản hồi đến Phòng nhân sự thông qua Portal.

Những sai lầm doanh nghiệp đang mắc phải 

• Không cân nhắc kỹ tất cả yếu tố: có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chế độ lương thưởng của nhân viên, từ các yếu tố cá nhân như năng lực, vị trí, năng suất làm việc,… hay các yếu tố đến từ môi trường bên ngoài như chính sách ban hành quy định lương thưởng của nhà nước, lạm phát, đặc điểm môi trường sống,…
• Chiến lược nhân sự của công ty đang còn có lỗ hổng: Việc xác định nhóm nhân sự chiến lược có thể ảnh hưởng đến việc trả lương cho nhóm này cao hơn thị trường để thu hút nhân sự giỏi, phản ánh qua việc điều chỉnh khung lương hoặc phụ cấp tương ứng. Nhưng nếu xác định hay đánh giá không đúng, điều này có thể ảnh hưởng đến cảm nhận của nhân viên. Nhân viên cảm thấy mình bị đánh giá không đúng năng lực, không nhận được ưu đãi xứng đáng với những gì mình bỏ ra, từ đó cảm thấy chán nản, muốn từ bỏ công việc.
• Tính thủ công vẫn còn cao: Do điều kiện chưa phát triển nhiều về công nghệ ở nước ta hiện nay, các doanh nghiệp mới chỉ đang dần thích ứng với những phần mềm, hệ thống quản lý kiểu mới. Việc chưa áp dụng công nghệ hiện đại có thể gây khó khăn cho việc nhập liệu. Những con số, dữ liệu vẫn đang được nhập theo cách thủ công, những biểu đồ hình ảnh về bảng lương khi xuất ra không giữ nguyên format,…Dữ liệu hầu như chưa được số hoá nên đưa lên rất khó khăn. Từ đó ảnh hưởng đến cách quản lý tiền lương cũng như bảng tính lương, về lâu dài có thể gây bất tiện cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên.

Team Marketing

Nguồn: Công ty Tư vấn quản lý OCD

Đọc thêm:

HRM và sự phổ biến hóa của phần mềm nhân sự