Phần mềm ERP và tầm quan trọng của nó trong doanh nghiệp

Last updated on 24 May, 2024

Với thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự kiến ​​sẽ trị giá 41,69 tỷ đô la vào năm 2020, tác động của các hệ thống này là hiển nhiên. Mặc dù con số đó ấn tượng nhưng những người chưa bao giờ sử dụng phần mềm có thể thấy khó hiểu tại sao hệ thống ERP lại quan trọng đối với doanh nghiệp của họ. Nhưng khi toàn cầu hóa đang bóp nghẹt nhiều thị trường công nghiệp, điều cần thiết là tìm kiếm tất cả các công cụ để cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một lợi thế cạnh tranh. Đối với nhiều công ty, điều này đạt được thông qua việc sử dụng phần mềm ERP.

Chức năng của hệ thống ERP?

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise resource planning) được các tổ chức sử dụng để quản lý các chức năng kinh doanh của họ trong một hệ thống tập trung và tích hợp. Phần mềm ERP thường được sử dụng bởi các công ty làm việc trong chuỗi cung ứng để giúp theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động của sản xuất và phân phối. Tuy nhiên, hệ thống ERP có thể được sử dụng bởi nhiều ngành công nghiệp khác nhau bao gồm các ngành như chăm sóc sức khỏe, các nhóm phi lợi nhuận, xây dựng và khách sạn. Hệ thống ERP có thể giúp các doanh nghiệp và tổ chức quản lý nhân viên, khách hàng và hàng tồn kho.

Hệ thống ERP lưu trữ tất cả các dữ liệu được nhập vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, cho phép tất cả các phòng ban làm việc với cùng một thông tin. Ngoài ra, tất cả dữ liệu này có thể được sắp xếp, phân tích và đưa vào báo cáo. Hệ thống ERP tập hợp các chức năng quản lý khách hàng, nguồn nhân lực, quản lý tài chính, kiểm kê và chuỗi cung ứng vào một hệ thống

Tại sao cần phải sử dụng ERP?

Phần mềm ERP cũng được sử dụng để quản lý một số chức năng kinh doanh, nhưng nó tốt hơn các giải pháp khác như thế nào? Mặc dù phần mềm ERP có thể có mục tiêu tương tự với các giải pháp khác, nhưng các tính năng độc đáo của nó làm cho nó trở thành một đối thủ cạnh tranh đặc biệt trong thị trường phần mềm. Dưới đây là 8 lý tại sao Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Hệ thống ERP) lại vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí

Mặc dù nhiều nhà cung cấp đã giới thiệu giá linh hoạt trong những năm gần đây, gói phần mềm  ERP vẫn là một khoản đầu tư lớn. Đối với nhiều người, một khoản đầu tư quá lớn ban đầu sẽ khó có thể tiết kiệm được bất kỳ chi phí nào cho doanh nghiệp. Nhưng một khi vượt qua được điều đó, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy tỷ suất hoàn vốn ROI (Return on investment) của hệ thống ERP tuyệt vời như thế nào.

Đầu tiên, hệ thống ERP hợp nhất nhiều hệ thống có thể bị phân mảnh trong tổ chức của bạn. Từ phát triển sản phẩm đến các khoản phải trả, nhân viên của bạn sẽ có thể truy cập tất cả các công cụ cần thiết cho công việc của họ từ một hệ thống tập trung.

Bằng cách thống nhất các hệ thống, bạn sẽ giúp nhân viên tận dụng thời gian hiệu quả hơn. Với hệ thống ERP, người dùng không phải tìm kiếm một mẩu thông tin trên nhiều hệ thống. Với cơ sở dữ liệu trung tâm, thông tin trở nên dễ dàng hơn nhiều. Hơn nữa, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm tiền với hệ thống ERP bằng cách loại bỏ việc phải đào tạo cho nhân viên sử dụng nhiều hệ thống khác nhau. Điều này không chỉ làm giảm số tiền chi cho đào tạo mà còn làm giảm nỗ lực hậu cần liên quan. Thay vì lập lịch một số buổi đào tạo với một số nhà cung cấp khác nhau, bạn chỉ cần trao đổi với một người.

Sự cộng tác trong toàn thể doanh nghiệp được cải thiện

Các tính năng của phần mềm ERP có thể thay đổi đôi chút tùy thuộc vào chương trình bạn đang sử dụng, nhưng nói chung, tất cả các hệ thống đều cải thiện tính cộng tác theo một cách nào đó. Như đã đề cập trước đây, cơ sở dữ liệu tập trung là một phần không thể tách rời của những gì làm cho phần mềm ERP vượt trội. Với cơ sở dữ liệu này, bạn cung cấp cho công ty của bạn một nguồn duy nhất để làm việc. Điều này làm loại bỏ hoàn toàn sự cố làm việc với dữ liệu không chính xác, từ đó chi phí cũng giảm đáng kể.

Hơn nữa, một cơ sở dữ liệu trung tâm làm giảm bất kỳ do dự hoặc trì hoãn trong các dự án, vì tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào dữ liệu toàn công ty mà họ cần. Ngoài ra, không cần phải hợp nhất thông tin trên các hệ thống hoặc nguồn khác nhau. Bởi vì tất cả các dữ liệu được biên dịch, lưu trữ, chia sẻ và truy cập thông qua một hệ thống duy nhất, không có mối quan ngại các lỗi liên quan đến sự chính xác, đầy đủ hoặc an toàn từ các tập tin dữ liệu.

Phân tích tốt hơn

Cơ sở dữ liệu thông tin trung tâm cũng hỗ trợ trong việc cải thiện phân tích và báo cáo của bạn. Khi phần mềm ERP là bắt đầu lưu trữ tất cả các dữ liệu người dùng như một đầu vào (input), phần mềm ERP trở thành một công cụ kinh doanh thông minh xuất sắc. Phần mềm ERP giúp nhóm của bạn tạo các báo cáo khác nhau dễ dàng hơn và nhanh hơn. Các báo cáo có thể mất nhiều ngày nghiên cứu và biên dịch, giờ đây với hệ thống ERP chỉ mất vài phút.

Hầu hết các phần mềm ERP cung cấp một bảng điều khiển tùy chỉnh để giám đốc điều hành có thể xem báo cáo khi họ lần đầu tiên đăng nhập vào hệ thống. Các báo cáo này có thể bao gồm nhiều tài liệu từ báo cáo thu nhập và chi phí cho các KPI tùy chỉnh cung cấp thông tin chi tiết về các chức năng nhất định. Khả năng truy cập vào các báo cáo này nhanh chóng cho phép bạn và nhóm của bạn đưa ra quyết định tốt hơn nhanh hơn. Bạn không còn cần phải dựa vào nhân viên CNTT của bạn để tạo ra các báo cáo mà bạn cần. Cuối cùng, các báo cáo thường đi kèm với các cấp truy cập, đảm bảo chỉ các nhân viên có liên quan mới thấy dữ liệu công ty có giá trị.

Cải thiện năng suất

Với ​​các phương pháp truyền thống, nhiệm vụ tẻ nhạt là hoàn toàn không thể tránh khỏi. Các nhiệm vụ như tạo báo cáo, giám sát các mức hàng tồn kho, theo dõi timesheet và lịch sử các đơn đặt hàng chế biến đã lấy đi nhiều giờ làm việc của nhân viên để hoàn thành. Ngoài việc dành thời gian, các quy trình này còn làm giảm tinh thần của nhân viên và mở ra lỗi của con người. Sau giờ thứ mười lăm của việc nhập cùng một dòng dữ liệu vào các hình thức khác nhau, ngay cả những nhân viên giỏi nhất cũng nhất định mắc lỗi.

Nếu bạn chọn giải pháp phù hợp, phần mềm ERP có thể tự động hóa các công việc tẻ nhạt nhất của bạn. Cơ sở dữ liệu trong phần mềm ERP loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa như nhập dữ liệu và cho phép hệ thống thực hiện các phép tính nâng cao trong vòng vài phút. Điều này giải phóng thời gian của các thành viên trong nhóm của bạn để làm việc chu đáo hơn, tăng tỷ suất hoàn vốn ROI của bạn khi nói đến lao động. Từ đó, hệ thống ERP làm tăng năng suất, hiệu quả và khả năng sinh lời của tổ chức bạn.

Khách hàng hài lòng

Công việc quản lý khách hàng luôn quan trọng đặc biệt trong thời điểm này. Trong thời đại số 4.0, ngày càng có nhiều người dùng internet để tìm lời khuyên về quần áo,thực phẩm và cả về phong cách sống. Với 84% người tiêu dùng tin tưởng các ý kiến đánh giá online trên các mạng xã hội thì sự hài lòng của các khách hàng đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ trước đó quan trọng hơn bao giờ hết.

Cách tốt nhất để cải thiện sự hài lòng của khách hàng là khi cung cấp sản phẩm và dịch vụ thì luôn lấy khách hàng làm trung tâm. Phần mềm ERP có thể cung cấp điều này theo nhiều cách khác nhau. Đầu tiên, hầu hết các hệ thống ERP đều được trang bị công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc có thể dễ dàng tích hợp với một hệ thống tương tự như vậy. Với hệ thống ERP, CRM của bạn có quyền truy cập vào dữ liệu trên các chức năng kinh doanh.

Cùng với thông tin liên hệ, một CRM tích hợp có thể hiển thị cho bạn các chi tiết như lịch sử đặt hàng và thông tin thanh toán. Điều này cho phép nhóm kinh doanh của bạn quản lý thông tin khách hàng một cách tổng thể hơn, từ đó hiểu rõ hơn về mong muốn và nhu cầu của họ. Mức độ hiển thị của khách hàng gia tăng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược bán hàng của mình, từ đó gia tăng hiệu suất của công ty.

Tuân thủ đơn giản và quản lý rủi ro

Khi các công ty đa quốc gia mở rộng thị trường trên các vùng lãnh thổ và các quốc gia khác nhau, họ sẽ rất khó có thể theo dõi tất cả các quy định sử dụng trong công ty trên tất cả các vùng, miền. Ngay cả đối với các công ty nội địa, các quy định về môi trường, bảo mật thông tin và nguồn nhân lực cũng là mối quan tâm hàng đầu.

May mắn thay, nhiều hệ thống ERP được xây dựng trên nền tảng là những quy định để giúp bạn luôn sự tuân thủ ở mọi giai đoạn. Hơn nữa, phần mềm ERP cung cấp các công cụ kiểm tra được tích hợp sẵn để hỗ trợ việc ghi lại những thứ như sử dụng hóa chất và các quy định về thuế. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng báo cáo và gửi trực tiếp cho các cơ quan quản lý có liên.

Ngoài ra, một số hệ thống ERP cung cấp thêm các công cụ để quản lý rủi ro. Độ tin cậy và độ chính xác nâng cao của giải pháp này cải thiện việc quản lý tài chính tổng thể vì khả năng mắc lỗi trong quá trình kế toán là rất ít. Các công cụ dự báo cũng cho phép người dùng dự đoán các vấn đề liên quan đến nhu cầu, lao động và ngân sách. Với thông tin này trong tay, bạn có thể tạo ngân sách, lịch biểu và kế hoạch phát triển sản phẩm an toàn và chắc chắn hơn.

Cải thiện khả năng quản lý hàng tồn kho

Một thách thức lớn đối với các công ty đang phát triển là theo dõi và giám sát các mức tồn kho đang ngày càng mở rộng của họ. Hệ thống ERP sử dụng mã vạch, thẻ RFID và số sê-ri để giữ các tab của hàng tồn kho của doanh nghiệp trong mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng. Những công cụ này giúp bạn theo dõi lượng hàng tồn kho tại các kho khác nhau, mặt hàng nào đang được vận chuyển và các mặt hàng nào có sẵn trên kệ sẵn sàng cho người tiêu dùng. Khả năng hiển thị kho tăng lên, tối ưu hóa quá trình chọn, đóng gói và đóng tàu rất nhiều, loại bỏ tất cả các phỏng đoán.

Giám sát hàng tồn kho cũng củng cố báo cáo, vì các công nghệ theo dõi của phần mềm ERP cung cấp số liệu chính xác hơn. Với độ chính xác cao hơn được cung cấp bởi phần mềm ERP, các nhà quản lý kho hàng có thể nhận được dữ liệu thời gian chính xác nhất về số lượng và chất lượng hàng tồn kho của họ để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Cải thiện kế hoạch sản xuất và quản lý tài nguyên

Cùng với việc quản lý hàng tồn kho của bạn, hệ thống ERP cũng quản lý sản xuất. Phần mềm ERP cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các hoạt động sản xuất bao gồm cả tầng bán hàng. Điều này cho phép người dùng tối ưu hóa lịch trình sản xuất, thiết bị và lao động để tối đa hóa năng lực.

Ngoài ra, phần mềm ERP có thể quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp (BOM- Bill of Materials) và các tài sản cố định. Với phần mềm ERP, người dùng có thể dễ dàng tạo và chỉnh sửa các BOM cùng với việc theo dõi tất cả các thay đổi trước đó. Quản lý tài sản cố định cho phép người dùng lên lịch bảo trì thiết bị để giảm khả năng hỏng, hao mòn theo thời gian, cải thiện khả năng sinh lời và mối quan hệ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Kết luận

Tầm quan trọng và lợi ích của hệ thống ERP vượt xa chi phí ban đầu, thời gian và công sức liên quan đến việc doanh nghiệp triển khai. Với việc nghiên cứu kỹ lưỡng và sử dụng thành thạo, doanh nghiệp sẽ nhận ra được lợi ích vượt trội đã được liệt kê ở trên phần mềm ERP và nhận ra tầm quan trọng của phần mềm ERP trong kỷ nguyên số 4.0.